1、第一章,公文,第一节 什么叫公文？,行政公文是法定的机关与组织在管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布行政法规和规章，请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。,理解,法定的机关与组织 ：指党政机关、人民团体、企事业单位。公文的使用范围传达贯彻党和国家的方针、政策：说明公文在教育群众，规范行为，指导工作，商洽问题中具有的重要作用。公文的用途重要工具：是一种不可缺少的管理手段。公文的属性,古代公文,诏、敕、令、檄、旨下行公文章、表、奏、驳、书上行公文移文、咨、照令平行公文,第二节 公文的分类,按性质作用分类：十三种命令 决定
2、公告 通告 通知 通报 议案 报告 请示 批复 意见 函 会议纪要按行文走向分类：上行文：下级往上级报送的文件。下行文：上级给下级传达的文件。平行文：平行机关或不相隶属机关之间往来的文件。中性行文：既可向上，又可向下，还可平行的文件。,第四节 公文的格式,文头（版头）：份号 发文机关标识 发文字号 签发人 秘密等级 紧急程度主体：标题 主送机关 正文 附件 成文日期 印章文尾（版记）阅读范围 主题词 抄送机关,一、文头部分,份号：每份公文的顺序编号。只在绝密、机密级公文使用。发文机关标识：发文机关名称（全称或规范化简称） + “文件”二字发文字号：包括发文机关的代字、年号和顺序号。国发2007
3、5号,一、文头部分,签发人：签发文件人的姓名，为增强公文签发人的责任感。多用于上行公文。秘密等级：根据公文内容的重要程度而划分的等级。绝密：涉及国家 核心 秘密的文件。 严重损害。机密：涉及国家 重要 秘密的文件。 较大损害。秘密：涉及国家 一般 秘密的文件。 一定损害。,一、文头部分,紧急程度：对急需处理的文件，发文机关对受文机关提出处理的时限要求。特急急件,二、主体部分,标题：由发文单位名称、事由、文种组成。例：国务院办公厅关于整顿统一着装的通知标题一般不使用标点符号，若出现法规、规章名称时，则应使用书名号XX省人民政府关于学习宣传中华人民共和国森林法的通知,二、主体部分,主送机关：法定公
4、文的主要受理机关。 主要有三种情况： 一、普发性和周知性公文主送机关不止一个； 二、特指性公文主送机关只有一个； 三、无指性公文没有主送机关。,一、普发性和周知性公文主送机关不止一个,顺序由高到低排列：级别高的机关排前，低的排后；同一系统内部各单位用顿号隔开；不同系统和级别之间用逗号隔开。,例题,各省市自治区人民政府 各大军区 野战军 国务院各部委 各直属机构 军委各总部 各军兵种 国防科委 军事科学院 军委直属各院校,二、主体部分,附件：是法定公文的一个组成部分，但不是每份公文都有。正文只起批转、转发、发布作用，主要内容则是附件。用于补充说明主件的内容。,二、主体部分,成文日期：指法定公文的
5、生效日期。其原则是： 领导人签发的公文，以签发日期为准； 联合行文，以最后签发机关领导人的签发日期为准； 会议通过的决定、决议等以会议通过日期为准； 法规性文件以批准日期为准； 一般电报、信函等以实际发出日期为准。,二、主体部分,印章：是公文生效、取信的凭证。其原则是：骑年压月、上大下小。,三、文尾部分,阅读范围（附注）：指限定文件的发送范围和规定阅读对象。 例：（此件发至县团级）（此件在党委常委中讨论）它是根据工作的需要和保障机密安全两个方面制定的。 附注只能在下行文使用。上行文不可使用。,三、文尾部分,主题词：是确切表达出公文主旨的规范化名词或名词性词组，用于公文的标引和检索。,三、文尾部
6、分,抄送机关：指除主送机关外，需要协助承办或需要知悉公文内容的机关。抄送机关不能太多太滥，应严加控制。不得抄送其下级机关。,第五节 公文的语言,准确 简练,语言的准确,要服从思维的逻辑要服从语法规律要服从大众习惯,公文语言的特点,一、有一套固定的习惯用语 （一）、标题中用“关于” （二）、正文部分开头过渡主体结尾,有一套固定的习惯用语,正文部分的习惯用语：开头：1、表依据：根据 遵照 按照2、表目的：为了 为3、表原因：由于 因为 鉴于4、专用于批转、转发：现将,有一套固定的习惯用语,过度部分的习惯用语：1、特（文种）如下：2、特做如下（文种）：结尾部分的习惯用语：,公文语言的特点,二、公文中
7、保留了一些文言词语：公文语言需言简意赅，要言不繁，庄重典雅。而某些文言词语正好符合这个特性，故公文中保留了一些文言词语。例：“收悉” “均应” “为菏” “周知” “以资” “届时” “兹”,公文语言的特点,三、对某些熟语的使用与排斥成语 格言 俗语 歇后语,公文语言的特点,四、简缩语的使用简缩语是在原来词语的基础上重新概括与总结的一种高度简化与紧缩的词语。它可以省略许多文字，使文字简练。 注意： （一）要避免产生歧义 （二）要避免苟简 （三）要避免区域性和地方性,公文语言的特点,模糊语的运用模糊语是指自然语言中带有模糊性的语言。他与含糊不清有本质的区别。模糊是与具体相对而言，有些话说具体反而
8、不准确。模糊语言实际是模糊中有准确。例: ”要认真贯彻执行” 定性上准确定量上模糊,公文语言的特点,模糊语的优点：1、可以提高表达的准确性 2、能使一些问题的表述有回旋的余地，有 一定的灵活性。 3、可以明显地减少公文的字句，避免表达内容的冗长。,公文语言的特点,模糊语的局限： 1、因模糊语具有一定的不确切性和随意性，有些经济合同类慎用。 2、若公文常用模糊语代替具体情况的陈述和必要的数字说明，容易导致情况不明，领导难于批复。 3、警惕因工作马虎，心中无数，只能含糊其词做表面文章，借模糊语来掩盖事实真相。,命令,根据中华人民共和国宪法规定：中华人民共和国全国人民代表大会常务委员长、中华人民共和
9、国主席、总理、各部长、各部委主任以及县以上各级人民政府，可发布命令。党的机关和领导人一般不用命令，多用指示或通知。其余任何国家机关及其首长一律不能发布命令。,命令,一、标题：1、以中华人民共和国主席名义签署命令，由“个人职务+令“组成中华人民共和国主席令 2、其它首长或人民政府由“发文机关+命令（令）”中华人民共和国国务院令,命令,二、发文字号：1、首长任期期间所发命令总数的流水帐。任期满，文号自动终止。 2、以人民政府名义签发的命令，其发文字号和一般行政公文相同。,命令,三、签署：1、以行政首长个人名义签署的命令，要写明行政职务，然后签名。中央军委主席胡锦涛 2、以人民政府签发的命令，其签署
10、方式和其它行政公文相同。,命令,特点：1、权威性2、严肃性3、强制性,决定,说明： 1、“重要事项”：一般是指对已发生过的事项的处置安排，带有知照的性质。国务院关于民航222号客机空难事故的处理决定 2、“重大行动”:一般指对未来工作加以部署安排的决定，带有指挥性的性质。中共中央国务院关于深化教育改革全面推进素质教育的决定 （联合下发的决定日期一般标注在标题下方，可以用括号括起来）,公告,说明： 1、“重要事项”：应站在国家的立场作判断。重要人物逝世；党和国家重要领导人出访；召开重要会议；形成重要决议或决定；出现重要人事变动；出现一些为世界瞩目的重要事件；形成关涉国内外有关方面的重要政策和决策
11、并需要向国内外宣布的 2、“决定事项”：指的是按法律程序批准确定的重大事项。中共广东省委组织部广东省人事厅关于2003年报考机关工作人员和国家公务员的公告,公告,公告的特点：1、公告的事项是重大要闻，不是一般事件。2、公告的对象是国内外有关方面和人士，范围相当广泛。3、公告只能由国家最高权力机关或最高管理机关发布，一般机关和基层单位不能制发。4、公告只能以报纸、广播、电视等大众传媒方式进行发布，不能以张贴的形式发布。,公告,公告的种类：1、事项性公告2、祈使性公告,公告,发文字号：公告一般不编发文字号，如果相关内容连续发出两份以上。则编流水号：第一号第二号 例：邓小平悼念活动所发公告有两份,公
12、告,公告的写法：公告的正文大都比较简短，通常只说明何时、何地；为了什么、根据什么；已经或将要发生什么即可。结语：“现予公告”或“特此公告”。,公告,公告的写作要求：1、公告所宣布的均属国家重大事项，所以要求准确无误，如要失真，将会带来重大损失和不良影响。 2、公告的内容不宜过多，要高度概括，不需细节或具体的表述。 3、公告写作要严格遵守“一文一事”原则，做到内容单一、集中。,通告,公告和通告的区别： 1、内容不同：公告只能宣布重大事件；通告则可宣布一般事件。 2、范围不同：公告范围广，一般对国内外；通告范围窄，一般对有关单位或人员。 3、发文机关不同：公告只能由国家最高权力机关或最高管理机关发
13、布；通告则一般企事业单位均可发布。 4、发布方式不同：公告不能张贴；通告可以张贴。,通告,通告的种类：1、事项性通告：2、禁止性通告,通告,通告的写法：开头过渡主体结语,通告,通告的写作要求： 1、通告的文字一定要准确、周密，不能有漏洞。 2、通告要尽量少用专业术语，尽量写得明了，不能让人费解，更不能令人误解，做到通俗易懂。 3、禁止性通告的结语一定要注意政策性、法规严肃性，惩戒要求要有法律依据，对违反者不可用恫吓语言，要注意法律的尊严。 4、通告虽事项较多，但基本还要遵循“一文一事”的原则。,通知,通知是运用频率最高，使用范围最广的文种。运用频率最高：约占各级机关下行文总数的一半。使用范围最
14、广：从党政机关到企事业单位；上至领导机关，下至基层单位；大到国家大事，小到单位内部具体事件，都可用通知行文。,通知,通知的种类：1、指示性通知 2、转文性通知 3、发布性通知 4、事务性通知 5、任免通知 6、紧急通知 7、联合通知,一般通知的写法,发文缘由：总结以往工作所取得的成绩、现存的问题以及解决这些问题的必要性，然后再写目的“为现就有关问题通知如下” 通知事项：内容较多可分条款或分层列项写（有大到小；逻辑排列） 通知结语：要么写希望要求“各有关部门要”；要么用通知的固定结语；要么意尽言止，不加结语。,转文性通知,转批性通知上级机关认为某一下级机关上报的文件具有普遍意义，于是加上批语，用
15、通知的形式发给所属下级机关。转发性通知上级机关、同级机关或不相隶属机关发来的文件，对本机关所属的下级机关具有指导或参考作用，于是加上批语，用通知的形式发给所属下级机关。,转文性通知的写法,1、用介词结构“现将印发给你们” 2、写出转文的原因、目的或意义“ 已经某机关同意（批准）”或“ 很重要（对 具有 意义）” 3、提出希望要求“请结合实际情况参照执行”或“请认真贯彻执行”,转文性通知的标题写法,1、国务院关于批转国家医药管理局关于进一步加强中药工作的报告的通知2、XX县人民政府关于转发省人民政府关于学习宣传中华人民共和国森林法的通知的通知3、XX县人民政府关于转发省人民政府关于转发国务院关于
16、国家行政机关公文处理办法的通知的通知的通知,会议通知的写法,通知原因：一般要写出会议的名称，召开会议的目的、意义（为什么开会，开什么会） 通知内容：主要交待会议的议题、时间、地点；其中还要交待参加会议人员的条件、范围以及会议期限、会前应准备的事项；还要交待住宿安排、联系方式等。有的会议通知还附有回执，以便受文机关及时反馈有关情况。 通知结语：三种,根据下列材料拟写一份会议通知,假设：中国建设银行决定于2002年12月15日在北京中国建设银行机关会议厅（北京市XX区XX路XX号）召开投资信息调查研究工作会议，传达、贯彻行长对当前投资信息调查研究工作的指示，交流经验，布置2003年工作。会期五天，
17、各省、市、自治区分行请派一名主管这项工作的主任（或处长）参加，并自带本单位投资信息调查研究工作总结一式20份。 要求：发文机关标识、发文字号、标题、主送机关、正文、日期、印章、主题词,通报,表彰性通报 批评性通报（典型事故、错误行为） 传达性通报（情况通报）,表彰性通报的写法,表彰缘由：首先、概述先进事迹：用直叙式的写法交待人员、单位、时间、地点、事情的主要经过和结果。其次、对先进事迹进行适当的分析和评价，即对先进事迹所蕴含的精神的提炼和升华。 表彰决定：写明机关表彰奖励的依据以及对表彰机关进行何种奖励。 希望号召：“希望”一般是希望被表彰者再接再厉、发扬成绩；“号召”则是倡导、发动广大群众向
18、先进学习，并对今后工作提出指导性意见。,练习,共青团员肖XX，见义勇为，奋不顾身，抢救落水儿童，被授予“模范共青团员称号”。请以共青团天津市委员会的名义写一份表彰性通报。（情节可略加虚构）要求：发文机关标识、发文字号、标题、主送机关、正文、日期、印章、主题词,报告,报告的种类： 综合报告 专题报告 例行报告 调查报告 上复报告 知照报告 报送文件、物件的报告,综合报告的写法,报告导语 工作情况 经验体会 存在问题 努力方向,综合报告的写法,一、报告导语：主要是进行总的工作回顾，概述主要成绩，还要交待报告的背景、环境、形势以及报告分几个部分等。 二、工作情况（主体部分）主要写做了哪些工作，采取了
19、哪些措施和做法，取得了哪些成绩，遇到哪些问题和怎样解决的。（横式结构：按部门类别些；纵式结构：按时间顺序写）,综合报告的写法,经验体会：这部分主要是对取得的成绩和产生缺点的原因进行分析和探讨，具体写出那些做法成功，那些做法不大适宜，不适宜的原因何在，总结出一些值得借鉴的经验体会。这部分内容较多，可单独作为一部分写，起到突出醒目的作用，如内容不多，可揉到第二部分中写。,综合报告的写法,存在问题：做工作总要存在问题和不足，作为报告，应如实反映。这部分主要把有待解决或未完全解决的问题以及主要工作教训按性质的主次写出，并适当分析存在问题的原因。,综合报告的写法,努力方向：写出今后工作的设想，或针对存在
20、的问题，准备下一步如何解决等。,报告的写作要求,报告要力戒搪塞敷衍、例行公事，更要反对文过饰非、弄虚作假。 报告要有针对性，禁止搞漫无边际的流水帐式的报告。 报告要坚持辩证性，防止一种倾向掩盖另一种倾向，不能用绝对肯定或绝对否定的态度写报告。 报告要及时，使上级及时了解、掌握下级情况。,请示和报告的区别：,目的不同：请示的目的是要求上级机关给予答复；报告的目的是作汇报，供参考。 时间形态不同：请示所涉及的工作或情况一般是没有进行的，有待批准后执行，属未来时；报告所汇报的工作是已经进行了的，属过去时。 中心词不同：请示的最后中心词是请示；报告的最后中心词是报告，二者不可连用或混用。,工作中遇下列
21、情况需请示：,工作中遇到的问题是重大的、涉及全局性的问题，超出本单位的职权范围，又要本单位去处理，这时需请示。 工作中遇到非常规事件，既无现行政策为依据，又无先例可遵循，这时需请示。 对工作中发生的新情况，新问题提出处理办法，不知当否，需上级机关予以裁定。 对有关方针政策或上级指示有疑问，需上级予以解释、说明。 与其他单位协作，在较重要的问题上出现分歧，需上级机关予以裁夺。,请示的种类,申请性请示： 安排性请示：,请示的写法,申请性请示： 一、请示理由：这部分是将请示的来由、情况说明，事实原因要详写，从事实的必要性、迫切性，关系的重大性等方面说明，理由越充分，越站得住脚，越能达到请示的目的。
22、二、请示事项：这部分一定要从实际出发，中肯明确而又具体地提出。要钱？要物？要条件？要多少？ 三、请示结语：“以上请示当否，请批示。”或“以上请示如无不可，请批准。”,请示的写法,安排性请示： 一、申请缘由：将请示的原因和背景情况或者请示问题的依据、出发点交代清楚。然后用过渡语“现将我们的工作设想（工作安排）陈述如下，请领导定夺：” 二、申请事项：把几套工作设想（工作安排）具体、明确细致地加以陈述，便于领导筛选。 三、请示结语：“以上意见当否，请批示。”或“以上请示，请领导找在全局角度，予以定夺。”,请示的注意事项,请示的理由一定要写得有理、充分、明确、有利，把请示的必要性、迫切性表现出来，便于
23、上级机关及时批示、回复。 安排性的请示事项，提出的几方案也要明确、具体，便于领导考虑、批复。 请示中，既要考虑本部门的必要性，又要考虑上级能给予解决的可能性，超越实际，势必强领导所难。 请示应遵循“一文一事”的原则，且内容不宜庞杂，便于上级尽快研究解决。 请示不得越级。,批复,批复的特点： 被动性 针对性 权威性,批复的写作方法,（1）你单位X发XXXXX号关于的请示收悉，经研究，（现批复如下）（2）同意+希望要求；不同意+合理的理由（引据有关政策、法规、规定）。（3）“特此批复”或“此复”。,批复的写作要求,批复的态度要明朗，答复要有针对性。不能答非所问，所复非所求。 如对下级机关请示事项不
24、同意，一定要有充分的理由，使人信服。 批复要及时，要讲求工作效率。,函,函的特点：使用灵活无论商洽、询问、请求、答复，都能使用。 平等诉求没有领导与被领导的关系，措辞用语要不卑不亢，平等尊重。,函的种类,问函：主动去信一方。（商洽性；询问性） 复函：被动回信一方。,函的发文字号,一般发文字号： X发XXXXX号 例：国办发XXXXX号函的发文字号： X函XXXXX号 国办函XXXXX号,问函的写作方法,商洽性问函： 一、原因：简要陈述发函的原因和情况，引出要商洽的事项。 二、事项：具体说明有什么事情需要协商，有何意向和要求。 三、结语：“请研究复函”；“即请函复”,问函的写作方法,询问性问函：
25、原因：简要陈述询问的原因、目的。 事项：明确提出要询问的事。若询问的问题较多时，需分条款表述。 结语：“即请回复为盼”；“即请函复”。,复函的写作方法,一、开头部分：贵单位X函XXXXX号关于的函（X月X日贵单位XXX来函）已收悉，经研究，现答复如下： 二、中间部分：主要是针对商洽或询问的事项一一作答。答复时要写的具体、明确，如内容较多，可分条款列出。 三、结语部分：“特此函复”或“此复”。,函的写作要求,函的内容必须单一、集中，不能罗列事项，漫无中心。 无论是商洽或询问，都须开门见山，直截了当，不要拐弯抹角。 函的用语要朴实、恳切，虽无需寒暄，但要讲求必要的礼貌。,会议纪要,会议纪要是在会议
26、记录的基础上，根据需要进行加工整理的，因此它比会议记录更为严肃和正规。 会议纪要的作用：使与会者了解和掌握会议主要精神，并把会议纪要当成与会单位共同遵守的行为规范。,会议纪要的写法,一、会议的基本情况：（七个部分） 1、会议召开的根据，即会议是根据什么上级指示或什么需要召开的。 2、会议召开的目的，即会议要解决什么问题。 3、会议召开的起止时间、会议地点。 4、参加会议的范围、单位、人员；参加会议的主要领导人。 5、会议的基本议程和主要活动。 6、会上主要领导人的讲话内容。 7、会议结果及对会议的估价。,会议纪要的写法,二、会议的主要精神：（四个部分） 1、会议所讨论的工作的意义。如果工作已经
27、进行，还要进一步展开的话，则要写出对过去工作的基本评价（指出取得的成绩，存在的问题）。 2、会议研究的问题、讨论的意见。即与会人员的主要发言内容，主要的观点和意见。 （详见附件） 3、今后工作的指导思想。即今后按照什么原则或精神开展工作。 4、今后工作的具体要求或措施。即今后怎么做。,会议纪要的写法,结语：（1）提出希望、号召；（2）要求有关单位认真贯彻执行会议精神，努力完成会上提出的各项任务。（3）意尽言止。,会议纪要的写作方法,打开附件与会人员主要的发言内容： 综合概括式：即把会议的发言，讨论的情况综合到一起，概括地叙述出来。适用于小型会议，讨论的问题比较单一、集中，意见比较统一、一致。 归纳分项式：即把众多意见分类整理，然后分项写，或列出小标题分项写。适用于大型会议，讨论的问题比较多，涉及的方面比较广，意见也不尽相同。 （前两种写法，除报告人和主要发言人写出名字外，一般可用“与会者认为”或“会议认为”） 发言纪录式：即按照会上发言的顺序，把每个人发言的主要内容写出来。适用于座谈会、学术讨论会等。 第三种要写出姓名XXX（职务或职称）,会议纪要的写作要求,会议纪要就是要记“要”，既突出重大问题，主要精神，不能不分主次，面面俱到。 在对会议记录进行加工、整理时，既要忠实会议原貌，又要有所升华。,
