1、公文管理,钱曼 2011年01月,公文的定义和分类,（一）定义公文，是公务活动中所形成和使用的文字材料，是方针、政策、法规、政令和信息、情况的表现者、运载者，是机关实施管理的基本手段和重要工具，发挥着上令下达、下情上报和信息沟通的重要作用。,二、公文分类：按照规范性和颁发程序的规范程度、行政约 束力的强弱划分： 13种规范性公文命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。 非规范性公文：常用的非规范性通用公文有调查报告、工作计划类、工作总结类、提案、建议、说明、讲话稿、简报信息、书信类、启事类、条据类、表格类、大事记等等。,我公司公文分类：按文种划分,会议纪
2、要 通报 通知,我公司公文分类：按发文级别划分,公司级公文：针对公司各部门、工厂下发的公文。 部门及公文：针对本部门/工厂内部下发的公文。,公文的结构,公文中各要素标识眉首部分：公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人主体部分：公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、公文生效标识、附注版记部分：主题词、抄送、印发机关和印发时间,我公司公文格式的一般要求,公文格式一般包括：标题、正文、发文时间、主送单位、抄送单位、公文编号、主题词等，必要时可加附件。 当公司发布重大决定事项要求、组织机构调整、人事任命、对外请示报告等公文时采用红头，其它一般性公文、通知通报
3、等用黑头。各种公文的版式、字体、格式详见附表。,1. 概念：通知是上级机关用来批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属的公文、发布规章、传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或共同执行的事项，以及用来任免和聘用干部的一种晓喻性公文。2. 分类： （1）指示性通知：对某事或某问题作出具体指示； （2）事务性通知：安排一般具体事务的通知； （3）会议通知：用以发出召开会议的通知； （4）任免通知：对任免人员用通知的形式告知。,几种常用公文要求：通知,3. 组成部分：由标题、正文和落款三部分组成。 （1）标题：1、由发文机关名称、事由和文种构成；2、由事由和文种构成；3、由文种“通知”作标题。 （
4、2）正文：开头：主要交代通知缘由、根据；主体：说明通知事项；结尾：提出执行要求。 （3）落款：发文机关和发文时间。如标题中已写可略。 注：写正文之前，要在标题之下顶格写出被通知对象的名 称、加冒号。或将名称以“抄送”形式写于最后一面的下 文。,几种常用公文要求：通知,1. 概念：通报是国家机关、社会团体、企事业 单位表彰先进、批评错误、传达重要精神 或情况所使用的一种下行公文。2. 分类：表彰性通报、批评性通报和情况通报 三种。,几种常用公文要求：通报,3. 由标题、正文和落款三部分组成。 （1）标题：1、由发文机关名称、事由和文种构成；2、事由和文种构成；3、由发文机关和文种构成；4、只以文
5、种“通报”为标题。 （2）正文：1、表彰性通报：事件情况。概述先进事迹。通过客观分析，阐述事件性质和意义。通报决定.明确提出希望和要求。2、批评性通报：具法规性质。对所通报的事件、人物 作出的决定，提出的要求措施要写具体、明确。3、情况通报：起沟通情况作用。旨在使下级单位和干 部、群众了解全面情况，统一认识步调、推动工作的开展。 （3）落款：发文机关名称、发文日期。,几种常用公文要求：通报,1. 概念：会议纪要是一种记载和传达会议基本情况或主要精 神，方案事项等内容的纪实性公文。多向行文，具有上报 、下达和与同级进行门交流的作用。2. 组成：由首部、正文和尾部组成。 （1）首部：标题：由会议名
6、称和文种构成。成文时间：用括号在标题下注明会议通过时间。,几种常用公文要求：会议纪要,（2）正文：前言：概括交代会议名称、时间、地点、参加 人、主持人、会期、形式和会议组织情况。然后 用“现将此次会议的主要精神纪要如下”。主体：会议纪要的中心部分，记载会议情况如 下和反映会议结果。结尾：会议纪要的结束语，一般是向收文单位 提出希望和要求。 （3）尾部：写明召开会议的领导机关名称及成文 日期，并加盖公章。,几种常用公文要求：会议纪要,公司级公文由管理部统一编号，编号办法如下： 通知的编号为：“ZJXTZ 201X-”。 通报的编号为“ZJX -TB 201X-”。 会议纪要的编号为：“ZJX -
7、JY 201X-”。 “ZJX” 代表郑州精信的拼音缩写；“TZ” 代表通知；“TB” 代表通报；“JY” 代表会议纪要，“201X-” 为年代号和流水号。,我公司文件编号规定：公司级公文,部门/工厂级公文由发文的部门/工厂统一编号，编号办法如下： 通知编号“ZJX部门代号-TZ 201X-”。 通报的编号为“ZJX 部门代号-TB 201X-” 会议纪要的编号为：“ZJX 部门代号 -JY 201X-”。,我公司文件编号规定：部门级公文,公司公文审批流程,公司级公文：归口管理部统一管理（各部门拟稿的公文，统一由管理部审稿、编号、下发） 工厂级公文：归口各公司综合科管理，按公司规定编号、下发。
8、,公司级公文的审核,公文拟稿部门在公文草拟后，应将电子文稿发给负责审核的人员，并填写纸质发文审批表附上公文纸质草案送管理部审核并编号。管理部审核的内容包括：是否需要行文？行文关系、公文格式是否正确？文字叙述是否符合文法和逻辑？标点符合是否正确？是普通公文还是红头公文？,公文的发放,公司级公文由管理部发放，所发放的公文要有纸质文稿和电子文稿，纸质公文发放范围为各部门、各工厂，同时，以OA邮件方式将电子文稿发送给需知情的员工。 公司级公文的纸质文稿原稿连同文件审批单，交管理部建立纸质档案，文件的电子文稿由管理部建立电子档案。各部门发布的公文由其发文部门进行分发并建立纸质档案及电子档案。 要求员工须
9、知的公文，各工厂应张贴。,公文处理的注意事项（一）,数字和数值范围规范表述的问题 1、百分数与分数应用阿拉伯数字表述。如20%不应写为汉字表述的“百分之二十”，3/4不应写为“四分之三”。 2、数值范围表述：百分号，不能省略：如表述“3%-8%”，不能写成“38%”，不能省略3后的百分号；用分数和整数表述数字范围时，也同理不能省略第一个数字后的单位，5万-10万人不能写成5-10万人。 3、表述时间时段，一般不要表述为去年、今年、明年等，应表述出具体的年份，如2007年、2008年。正文一般不应该出现：二八年等字样。,公文处理的注意事项（二）,附件问题公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号
10、仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件：1”)；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。,成文日期成文日期是公文生效的时间，是公文的一项重要内容。公文如果没有生效时间，在某种意义上说就是一纸空文。规定成文日期要用汉字书写，即俗称的“大写”，不能用阿拉伯数字与汉字混用，同时年、月、日要齐全。规定零要写成“O”。,公文处理的注意事项（三）,公文处理的注意事项（四）,公文标题 三要素：行文单位、事由、文种 如：郑州世纪精信有限公司关于中秋节放假的通知 注意：1、行文单位一般可以省略，但事由和文种不能省2、注意介词“关于”的用法,主题词的提取,主题词的作用 主题词的提炼：3-5组词，第一组：大类词，第二组：小类词，第三组文种词,公文管理办法,谢谢大家！,
