1、WORD 文档格式（封面文档名称格式样式：宜用小 1 号宋体加粗绝对居中）（所谓“绝对居中”是指首行缩进为无，制表位为空，再居中）模板（封面文档属性格式样式：宜用小初号黑体绝对居中）（封面编制单位格式样式：单位名称宜用 3 号黑体绝对居中）编制单位：广州 XXXX 有限公司日期：2013 年 5 月（封面日期格式样式：日期宜用 3 号宋体绝对居中）整体封面注意黄金比例WORD 文档格式模板第 I 页 共 I 页目 录第一章 前言 3第二章 一级标题 42.1 二级标题 42.1.1 三级标题 42.1.1.1 四级标题 42.1.1.1.1 五级标题 42.2 正文 52.3 序号正确顺序 5
2、2.3.1 序号正确顺序说明 52.3.2 举例说明 62.4 字号、磅值、像素值的对应关系 62.5 表格样式 72.6 图片样式 82.6.1 图片后跟图序图号格式 82.6.2 图片后不跟图序图号格式 82.7 页眉页脚 82.8 名词解释和注意事项 9第三章 Office 应用技巧 113.1 删除网上下载资料的换行符(“”) .113.2 从其他文档粘贴文字到 WORD 文档 113.3 导出的 EXCEL 表数据无法统计解决方法 .113.4 在 Excel 单元格中如何换行 .113.5 在 Excel 单元格中不显示“0”值或其他符号 113.6 在 Excel 中的如何把一列
3、的内容转换成行的内容 .123.7 如何去掉 word 文档中的“标记” 123.8 EXCEL中小写数字转换为中文大写货币金额格式方 法： 13WORD 文档格式模板第 3 页 共 13 页第一章 前言我们在写文档时经常会用到一些格式和序号，用得好，能使我们的文档有条有理，眉目清晰；用得不好，让人看着别扭，甚至会影响文档的质量，特别是呈给政府的文档，第一印象不好，暗示公司不怎么正规，员工素质和水平不怎么样，这事交给他们会怎么样。可见格式和序号也是文档的一个重要组成部分，它的规范与否同样很重要。为此，我根据自己的使用习惯，并参考了一些别的资料，在此谈谈 WORD 文档格式和序号的用法。下面是我
4、做的一个 WORD 文档范本，之所以是范本，就是可以参考其方式方法，根据具体情况作调整，但一定要保持整篇文档格式和序号的一致性。WORD 文档格式培训资料第 4 页 共 13 页第二章 一级标题一级标题格式样式：黑体 22 磅（二号）加粗居中，单倍行距，段前 24 磅，段后 18 磅，章序号与章名间空 2 个字符，与下段同页，段中不分页，段前分页，后续段落样式连正文，自动更新。2.1 二级标题二级标题格式样式：黑体 18 磅（小二）居左，单倍行距，段前 12 磅，段后 6 磅，序号与题名间空 1 个字符，后续段落样式连正文，自动更新。2.1.1 三级标题三级标题格式样式：黑体 16 磅（三号）
5、居左，单倍行距，段前 12 磅，段后 6 磅，序号与题名间空 1 个字符，后续段落样式连正文，自动更新。2.1.1.1 四级标题四级标题格式样式：四级标题格式样式：黑体 15 磅（小三）居左，单倍行距，段前 12 磅，段后 6 磅，序号与题名间空 1 个字符，后续段落样式连正文，自动更新。2.1.1.1.1 五级标题五级标题格式样式：黑体 14 磅（四号）居左，单倍行距，段前 12 磅，段后 6 磅，序号与题名间空 1 个字符，后续段落样式连正文，自动更新。二.1.1.1.1.1 六级标题六级标题格式样式：黑体 12 磅（小四）居左，单倍行距，段前 6 磅，段后6 磅，序号与题名间空 1 个字
6、符，后续段落样式连正文，自动更新。如果要将最前级的“一、二”改为“1、2” ，则要将标题 1 样式的编码“一、二” 改为“1、2” 。WORD 文档格式培训资料第 5 页 共 13 页2.2 正文正文格式样式：宋体 12 磅（小四）首行缩进 2 字符，1.5 倍行距，段前 0磅，段后 0 磅，不自动更新（调整居左、居中、字号、是否加粗等时，不影响其他正文格式） 。2.3 序号正确顺序2.3.1 序号正确顺序说明1、阿拉伯数字后面用黑圆点；2、汉字数字后面用顿号；3、“第一” “第二” “第三”后面用逗号；4、带括号的序号和带圆圈的序号，后面不再加顿号、逗号、黑圆点之类；5、“第一编” “第一章
7、” “第一节”或“壹”的后面不用标点，与后面的文字之间空一个汉字位置即可；6、数字序号前后一般不再用其他项目符号；7、数字序号的级别顺序为：“一” “二”“（一） ”“（二） ”“1”“2”“（1） ”“（2） ” “1） ”“2） ”“” “”“A” “B” “（A） ”“（B） ”“a”“b”“（a） ”“（b） ”等。正确的用法如下：1 一、 第一， （一） （1） 第一章 概述2 二、 第二， （二） （2） 第一节 标题常见不规范之序号有：1、 第一： 第一、 （一）、 （1）、 、 l1、2、 第二： 第二、 （二）、 （2）、 、 l2、WORD 文档格式培训资料第 6 页 共
8、13 页2.3.2 举例说明1、样式同正文，但有编号“一、 ”。(一)样式同正文，但有编号“(一)” 。1.样式同正文，但有编号“1.” 。(1)样式同正文，但有编号“(1)” 。样式同正文，但有编号“” 。2.4 字号、磅值、像素值的对应关系英文字体的 1 磅，相当于 1/72 英寸，约等于 1/2.8mm。12PT 的字打印出来约为 4.2mm。网页中 12 像素的字才相当于 12 像素。虽然四号=(14/72)*96=18.6 像素更接近 19 像素，但是因为 18 像素是点阵，所以系统还是优先显示点阵字号的。换句话说：四号=18 像素中文字号 VS 英文字号(磅)VS 像素值的对应关系
9、：八号5 磅=6.67 像素七号5.5 磅=7.3 像素WORD 文档格式培训资料第 7 页 共 13 页小六6.5 磅=8.67 像素六号7.5 磅=10 像素小五9 磅=12 像素五号10.5 磅=14 像素小四12 磅=16 像素四号14 磅 18.67 像素小三15 磅=20 像素三号16 磅 21.3 像素小二18 磅=24 像素二号22 磅=29.3 像素小一24 磅=32 像素一号26 磅=34.67 像素小初36 磅=48 像素初号42 磅=56 像素2.5 表格样式表 2.1 表序表名格式样式：五号字绝对居中，前段 6 磅，后段 6 磅，单倍行距，段中不分页，与下段同页（如果
10、是第三章的表，则修改编号为“表 3”）序号 项目一 项目二 项目三 项目四1合计表格样式：五号字绝对居中，前段 6 磅，后段 6 磅，单倍行距（选择表格样式后，一般将项目栏、合计栏字体加粗，加底纹如上例；其他列可调整上下WORD 文档格式培训资料第 8 页 共 13 页居中居左，上下居中居右） 。注：1最好不要用行距倍数，易造成文字上下不居中，影响美观。2表格不在同一页时，最好设置标题行重复。2003 版“表格-标题行重复” ，2007 版“布局-重复标题行” 。2.6 图片样式2.6.1 图片后跟图序图号格式图 片 绝 对 居 中 ， 与 下 段 同 页环 绕 方 式 ： 嵌 入 型图 2.
11、1 图序图名格式样式：五号字绝对居中，前段 6 磅，后段 6 磅，单倍行距，段中不分页（如果是第三章的图，则修改编号为“图 3”）2.6.2 图片后不跟图序图号格式图 片 绝 对 居 中 ， 环 绕 方 式 ： 嵌 入 型2.7 页眉页脚页眉页脚格式样式：宋体 9 磅（小五）绝对居中，0 倍行距，段前 0 磅，段后 0 磅，自动更新。去掉首页页眉页脚：文件页面设置版式页眉和页脚首页不同。去掉页眉横线：格式边框和底纹边框：无应用于：段落。页码设置：光标停在页脚插入自动文图集第 X 页 共 Y 页，绝对居中。不同章节显示不同页眉页脚：插入分隔符下一页，是否“链接到前一页” 。WORD 文档格式培训
12、资料第 9 页 共 13 页附件一： 附件序名格式样式附件序名格式样式：二字黑体 18 磅（小二）居左，单倍行距，段前 12 磅，段后 6 磅，与下段同页，段中不分页，段前分页。2.8 名词解释和注意事项1.添加到模板：勾选时，此“样式和格式”保存到本文档和本台电脑的WORD 模板中，可下次调用。2.自动更新：勾选时，本文档中所有此“样式和格式”名称的段落，都会按此次修改的“样式和格式”自动更新。3.后续段落样式：本“样式和格式”段落结束回车后，后起段落的“样式和格式” 。4.字符间距：无特殊要求，一般“字符间距”设置如下图所示：5.段前分页：本段落自动另起一页。6.与下段同页：本段落与下一段
13、落在同一页。7.段中不分页：本段落显示在同一页。8.孤行控制：本段落按正常版面排版，如多出一行不在同一页时，本段落自动排版在下一页。9.制表位：为了好控制左对齐，格式制表位设置：默认制表位 0 字符，WORD 文档格式培训资料第 10 页 共 13 页左对齐，前导符“无” 。10.注意编号的字体字号最好与标题保持一致。11.注意文中不要随意用简称，要在前文中先说明，并在整编中保持一致。12.中文与本文 djsfj、数字 123 的字符间距去勾后如下所示：中文与本文djsfj、数字123的字符间距13.税金计算方法：税金一般为最后项目，将前面项目相加*税率/（1-税率）。如税金=SUM(C4:C
14、13)*8%/(1-8%)。WORD 文档格式培训资料第 11 页 共 13 页第三章 Office 应用技巧3.1 删除网上下载资料的换行符(“”)在查找框内输入半角l(是英文状态下的小写 L 不是数字 1)，在替换框内不输任何内容(可以用回车符p)，单击全部替换，就把大量换行符删掉啦（但得检查替换后是否符合原文的格式、编码）。备注：符号在英文状态下“Shift+6 记事本”去除格式。如下段末的“”。1、备份和清空年审表，启用 2014 年年审。3.2 从其他文档粘贴文字到 WORD 文档我们往往从网页、QQ 对话中要粘贴文字到 WORD 文档中，但很容易造成格式混乱，调整麻烦。解决方法：方
15、法一种是先粘贴到记事本，再从记事本复制粘贴到 WORD 文档中；方法二是：编辑选择性粘贴无格式文本。3.3 导出的 EXCEL 表数据无法统计解决方法点空单元格点右键复制全选你需要用于统计的数字单元在所选区域点右键选择性粘贴运算选择加确定。则原文本数字就全可用于统计了。3.4 在 Excel 单元格中如何换行一是按组合键 Alt+Enter。二是选中数据区域，执行“格式单元格对齐文本控制自动换行确定”操作即可。3.5 在 Excel 单元格中不显示“0”值或其他符号不显示“0”：工具选项视图窗口选项：零值去勾。“值”显示“-”号：右键设置单元格格式数字：选择“会计专用”。WORD 文档格式培训
16、资料第 12 页 共 13 页3.6 在 Excel 中的如何把一列的内容转换成行的内容先在 Excel 中复制需要转换的区域，然后新建一个 Sheet2，在 Sheet2 中选择“编辑”-“选择性粘贴”，在弹出的对话框中勾选“转置”，点击确定，就可以把列的数据转换成行的数据。如果列内容太多，得一部分一部的做就可以了!3.7 如何去掉 word 文档中的“标记”有的时候同一个 word 文件不止一个人在修改，需要几个人不断的传阅并修改，这时，标记是常用的手段，但是在最终做完文件之后，再次打开，还是会显示每个人做的标记，看起来很不舒服，那怎么“批量删除标记“呢？1.启动 Word，然后打开您的带
17、有标记的文档。2.在“工具”菜单上，单击“选项”。3.在“安全”选项卡上，单击以清除“打开或保存时标记可见”复选框。4.单击“确定”关闭“选项”对话框。5.在文档中略作改动，例如输入一个空格，接着删除此空格，然后保存文档。（注意：如果你不进行第五步，那么下次打开文档时，还是会显示）。按上面步骤改好后，这个文档再打开时就不会再出现旁边各种颜色的标记了。另：1.在“视图”菜单上，指向“工具栏”，然后单击“审阅”（即打开审阅工具栏）。2.在“审阅”工具栏上，单击“显示”，然后选中下列项目：批注墨迹注释插入和删除正在格式化审阅者(指向“审阅者”，然后确保选中了“所有审阅者”。3.接受所有的修订，单击“
18、接受修订”旁边的小箭头，选中“接受对文档所做的所有修订WORD 文档格式培训资料第 13 页 共 13 页4.保存文档。3.8 EXCEL中小写数字转换为中文大写货币金额格式方法：复制红字体部分至需大写金额单元格=TEXT(INT(E12),“DBNum2G/通用格式“)&“元“&IF(INT(E12*10)-INT(E12)*10)=0,IF(INT(E12*100)-INT(E12)*100)0,“零“,“),TEXT(INT(E12*10)-INT(E12)*10,“DBNum2G/通用格式“)&“角“)&IF(INT(E12*100)-INT(E12*10)*10)=0,“整“,TEXT(INT(E12*100)-INT(E12*10)*10,“DBNum2G/通用格式“)&“分“)
