1、利用 word 邮件合并批量导入照片字体大小：大 - 中 - 小 canway 发表于 11-09-05 15:33 阅读(3127) 评论(1) 分类：办公技能 利用 word 邮件合并批量导入照片-嘉为 张辛“邮件合并” 是 Word 的一项高级功能，是办公自动化人员应该掌握的基本技术之一。邮件合并可以帮我们批量处理文档，提高工作效率，深受办公人员欢迎。但是，图片或者照片能不能进行邮件合并呢？答案是肯定的，本文将通过制作员工工作证为例子，给大家详细介绍对照片进行邮件合并的方法。一. 素材准备建立一个 Excel 表格存放员工信息。里面包含工号、姓名、职务、照片等信息。可能大家认为“照片”列
2、书写起来比较麻烦。其实只需要写一个简单公式“=B2&”.jpg”，很容易就搞定了。在 word 中创建一个工作证的模版文件，如图所示。将照片、Excel 员工信息表、 Word 模版文件都放在“员工信息”文件夹下。二. 利用 WORD 邮件合并制作工作证件1. 链接数据源将 word 模版和 Excel 信息表建立链接。在带状工具栏中选择【邮件】- 【选择收件人】-【使用现有列表】。打开选取数据对话框，在硬盘上找到 Excel 员工信息表，选择打开。确认数据源是“OLE DB 数据库文件”。在打开的数据源中选择 sheet1 表格。此时，word 模版和 Excel 信息表已经建立链接，“邮件
3、”工具栏中大多数命令都由灰色变为彩色，说明可以使用。2. 插入合并域将 Excel 信息表中数据导入到 Word 模版中。选择【邮件】工具栏中【插入合并域】命令，将数据域依次放到 Word 员工卡模版相应的位置。3. 批量插入照片接下来就是最重要的步骤就是导入照片。用鼠标单击预留的显示照片的位置，打开【插入】工具栏，选择【文档部件】中的【域】。在“选择域”对话框中选择“IncludePicture”域，域属性中随便输入些文字，如 “照片”，先占住位置，方便随后修改域代码。源文件的最终效果如下图所示。此时照片控件与 Excel 表格中的照片列并没有建立关联，我们需要修改域代码。按 alt+F9
4、切换域代码，选中代码中“照片”两字，用【插入合并域】中的【照片】域替换。alt+F9 再次切换域代码，调整一下存放照片控件的大小。4. 查看合并效果最后选择【邮件】-【完成并合并 】- 【编辑单个文档】，查看合并效果。这时候会出现一个新的 WORD 文档，你会发现并没有出现想要的结果，这时候按 “Ctrl+A”全选，然后按 F9 刷新，这时候就已经成功了。但是我们发现两个问题：(1) 照片太小了，逐个调整起来很麻烦，能不能一次调整图片大小？(2) 比较浪费纸张，每页纸只有一位员工的工作证，可不可以将多个人的表格放在一页纸中呢？三. 后期调整1. 调整邮件合并文档的图片大小很多人在完成之后总是不
5、满于图片原始大小，因此需要批量改变图片的大小，这时候需要做的是：返回到之前设计的模板页面，按“Ctrl+A”全选，然后按 F9 刷新，这时候会显示出第一个学生的照片，在这里可以调成好图片的大小，再重新合并到新文档即可。2. 选择邮件合并的文档类型回到主文档。如果希望多个人的表格放在一页纸中，顺序排列下去，我们可以将邮件合并的文档类型设置为“目录”，如下图。（注：该操作一定要在最初的主文档中进行）此时合并文档的效果如下图：注：后期调整可以放在邮件合并的过程中操作，总结如下：(1) 设置文档类型为“目录”。(2) 链接数据源(3) 插入合并域及照片域(4) 调整照片大小每天见面的 word 中有许
6、多功能没有用过也不会用，而会了之后却又遗忘了。Word2003中的邮件合并功能相信很多人都没使用过，下面，以制作学校录取通知书为例，说明在Word2003 中具体的制作步骤：第一步：单击“工具”“信函与邮件 ”“邮件合并”，任务窗格 “邮件合并”，见图 1。第二步：在“选择文档类型选项区”中选定“信函”，然后单击“下一步：正在启动文档”，显示如右图（图 2）。第三步：在“选择开始文档”选项区（图 3），选定“使用当前文档”，然后单击“下一步：选取收件人”，然后单击“创建”。显示类似图 5。第四步：在图 5 上单击“自定义”，出现下面所示的“自定义地址列表”对话框，在上面修改、删除、添加字段名，
7、然后单击“确定”，显示图 4。第五步：在“新建地址列表”对话框，键入所需信息（记录）后，单击“关闭”，打开右图（图 6）所示的“保存通讯录”对话框。第六步：在“保存通讯录对话框”上，选定路径及文件名后，单击“保存”。第七步：单击“邮件合并收件人”对话框（图 7）上，“确定”，显示右图。第八步：在图 8 上，单击“下一步：撰写信函”。第九步：在 Word 中撰写好信函，如图 9 所示。第十步：将光标移至在需要插入处，单击图 9 上“撰写信函 ”选项区中的“其他项目”。第十一步：在“插入合并域”对话框（图 11）上，选定需要插入的域名后，单击“插入”。提示：每次只能插入一个域。第十二步：单击图 12 上，“下一步：预览信函”。第十三步：在图 13 上，单击“收件人”区域的按钮，可以逐个（在文档中）预览。如无问题，单击“下一步：完成合并”。第十四步：在“合并到新文档”对话框（图 14）上，选定保存的范围，如“全部”后，单击“确定”。所需的录取通知就全部制作完成（见下图）。提示：第四步至第七步的工作，是创建一个 Access 数据库文件，其中，包含一张名为：“Office_Address_List” 的表，表中保存用户输入的记录。第十步和第十一步，是将该表中的字段域插入文档。生成（打印）邮件时，从该表中调用相应的数据。
