1、 红云烟草(集团)备品备件管理系统 第 1 页 共 36 页采购调拨岗位操作手册文档编号：UF/NC/HY/SS001 版本：1.0 文档时间：2008/01/14适用模块 NC 采购管理适用业务： 采购调拨业务红云烟草(集团)备品备件管理系统 第 2 页 共 36 页目录1. 总体介绍 31.1. 基本系统操作 .31.2. 登录 .31.2.1. 操作界面 41.2.2. 修改用户密码 61.3. 退出 .61.4. 业务单据介绍 .71.5. 业务流程介绍 .71.5.1. 备品备件采购业务： .71.5.1.1. 备品备件采购业务流程： 71.5.1.2. 备品备件采购业务涉及的人员岗
2、位及操作 .81.5.2. 备品备件参照 92. 业务操作说明 102.1. 需求计划编制 .102.1.1. 补录备件需求计划 .102.1.2. 保存、修改、作废和复制需求计划 .112.1.3. 查询需求计划 .112.1.4. 提交需求计划 .112.1.5. 备件需求计划汇总管理 .122.2. 采购计划编制 .162.2.1. 增加采购计划 .172.2.2. 保存、修改和删除采购计划 182.2.3. 查询采购计划 .192.2.4. 采购计划审批 .192.2.5. 采购计划弃审 .202.3. 采购订单编制 .202.3.1. 采购订单维护 .202.3.2. 保存、修改和删
3、除采购订单 232.3.3. 审批和反审 .232.3.4. 查询采购订单 .242.4. 到货单据编制 .242.4.1. 到货单据维护 .242.4.2. 到货单的保存和审批 .262.4.3. 弃审到货单 .272.4.4. 修改到货单 .282.4.5. 作废到货单 .282.5. 采购发票编制 .282.5.1. 采购发票维护 .282.5.2. 采购结算和暂估 .323. 操作技巧 343.1. 保存 .343.2. 新增 .34红云烟草(集团)备品备件管理系统 第 3 页 共 36 页3.3. 插入 .343.4. 查询 .343.5. 删除 .341. 总体介绍1.1. 基本系
4、统操作1.2. 登录打开 IE 浏览器（版本 6.0）在地址栏中输入服务器 IP 地址，即：http:/10.98.52.145/（提示：如果以后 IP 地址变更，以信息中心另行通知为准） 。将显示如下界面。 红云烟草(集团)备品备件管理系统 第 4 页 共 36 页单击“NC 管理软件”按钮进入登录界面。单击“公司”标签最右侧的参照按钮选择登录的公司，系统将记住上一次登录的选择。通过日期参照或直接录入业务日期（格式：YYYY-MM-DD） ，注意登录时录入的日期为业务日期，系统默认业务日期是当天日期。录入用户名、密码、单击登录按钮将进入主操作界面。1.2.1. 操作界面点击此按钮点击此按钮选
5、择登录公司点击此按钮选择业务日期输入 IP 地址登录按钮功能节点区点击此按钮输入用户名点击此按钮输入用户密码消息提示区红云烟草(集团)备品备件管理系统 第 5 页 共 36 页主界面左侧为功能节点区（见上图红色框内） ，所有业务操作在此区域选择，单击“+ ”号或双击节点展开节点树，双击末级节点打开相应业务功能。主界面左侧由从上到下依次为“消息中心” 、 “待办事务” 、 “交办事务” 。 “消息中心”显示其它操作员发送给当前用户的通知、短信。 “待办事务”显示需要当前用户处理的事务，如：单据审批、审批单据不通过等等，双击业务消息可打开相应业务窗口直接处理业务。 “交办事务”显示由当前用户移交其
6、它操作员处理的事务，如：单据送审后，显示单据已提交某某审批。点击切换左面按钮红云烟草(集团)备品备件管理系统 第 6 页 共 36 页双击业务模块就直接可以做单据了。1.2.2. 修改用户密码修改用户密码操作如下图。1.3. 退出退出系统分为两种：注销和退出。注销操作是离开系统，返回登录界面，并保持 IE 浏览器窗口打开，方便下次登录；退出操作是离开系统，并关闭 IE 浏览器窗口。点此按钮打开修改密码窗口输入原密码、新密码后点击确定特别提示：打印的单据认可电子签名，请保管好自己的密码，并经常更换密码。密码泄漏的后果由个人承担。红云烟草(集团)备品备件管理系统 第 7 页 共 36 页1.4.
7、业务单据介绍采购计划：企业内部向采购部门提出的采购申请的一种单据 。采购订单：是指企业与供货单位签定的采购协议，是具有一定约束力的购销协议。到货单：采购的货物到货时所填写的单据。采购入库单：到货物后入库时所填写的单据。采购发票：是指增值税专用发票、普通发票和费用票据在业务系统中对应的单据。1.5. 业务流程介绍目前系统中设置的业务有：进口专用件采购、进口通用件采购、国产专用件采购和国产通用件采购、备品类物资采购业务等流程，其业务流程如下，业务单据后括弧内指明由哪个业务角色完成该业务，或共同完成该业务。1.5.1. 备品备件采购业务：1.5.1.1. 备品备件采购业务流程：需求计划（需求员、审批
8、角色）采购计划（计划员、审批角色）采购订单（采购员、审批角色）采购到货单（仓管员、采购员）采购发票（采购员）采购入库单（仓管员）流程说明：点击此按钮注销点击此按钮退出红云烟草(集团)备品备件管理系统 第 8 页 共 36 页1. 物资采购中心根据生产计划制订进口专用件需求计划；2. 集团相关领导对采购计划进行会审，通过后采购计划生效；3. 物资采购中心计划员录入采购计划；4. 物资采购中心相关人员对采购计划进行审核以及审批；5. 审批通过后，物资采购中心采购员生成采购订单；6. 业务主管（科长） 、部长对采购订单进行审核审批；7. 物资采购中心派驻各生产工厂仓管员根据采购订单收货；8. 仓管员
9、收货入库，并登记库存账；9. 物资采购中心采购员根据入库情况开具采购发票（收料单） ；10. 材料会计对采购发票进行审批，审批同时自动进行入库单和采购发票的结算，并对该笔采购入库单进行成本计算，确定入库成本；对于月末货到发票未到的采购业务，月末的时候应该进行采购暂估；11. 财会审计部总部财务会计根据采购发票生成供应商应付单与供应商结算；并根据应付单生成凭证。1.5.1.2. 备品备件采购业务涉及的人员岗位及操作岗位 操作 NC 系统中的模块节点物资采购中心 需求计划录入 资产设备计划管理备件需求计划备件需求计划维护物资采购中心 汇总和确认并发送 资产设备计划管理备件需求计划备件需求计划汇总管
10、理计划员 采购计划录入 采购管理采购计划采购计划维护集团相关领导 采购计划审批 采购管理采购计划审批采购计划分管业务主管（科长） 、部长审批采购订单审批 采购管理采购订单审批订单采购订单录入 采购管理采购订单订单处理维护订单采购到货单录入 采购管理到货维护到货单采购员采购发票录入 采购管理采购发票维护发票审批到货单 采购管理到货审批到货单仓管员采购入库单录入 库存管理入库业务采购入库采购发票管理 采购管理采购发票审批发票采购结算（自动结算） 采购管理采购结算结算材料会计入库成本结转 存货核算帐务处理成本计算红云烟草(集团)备品备件管理系统 第 9 页 共 36 页采购暂估 采购管理采购结算暂估
11、处理1.5.2. 备品备件参照1、在参照窗口左侧选择备品备件分类2、在参照窗口右侧选择备品备件3、单击增加按钮4、如需选择多种备品备件重复步骤 1、2、35、单击确定按钮通过定位查找（具体操作请参考部分操作技巧）参照按钮1. 选择存货分类2. 选择存货3. 点击增加已选择的存货5. 点击确定1. 选择定位方式2. 输入关键字 3. 点击查询4. 选择存货 5. 点击增加6. 点击确定红云烟草(集团)备品备件管理系统 第 10 页 共 36 页2. 业务操作说明上面已经对业务流程做了介绍，物资采购中心、计划员、采购员和单据审批角色所涉及的具体单据编制和审批操作有：需求计划的编制、需求计划汇总及确
12、认并发送、采购计划编制、采购计划审批、采购订单编制、采购订单审批、到货单审批、采购发票编制和审批（自动生成采购结算单） 。下面就这些单据的编制和操作分别说明如下。2.1. 需求计划编制需求计划是指企业内部的各部门向企业需求计划部门提交的需求计划。 需求计划是生成采购计划的依据，部门需求什么，物资采购中心可以汇总需求计划传到采购计划，也可以不汇总直接传到采购计划。 2.1.1. 补录备件需求计划进入路径“资产设备计划管理备件需求计划备件需求计划维护”1、在“业务类型”菜单选择一种业务类型，选中的业务类型前的“”中将出现“” 。以补录计划为例。2、点击“增加”按钮，编制表头信息3、维护表体信息单击
13、“行操作”“增行” ，在表题中插入一行。选择业务类型红云烟草(集团)备品备件管理系统 第 11 页 共 36 页单击“存货编码”单元格右侧的参照按钮选择备品备件（参见 1.5.2 备品备件参照） ，录入计划数量、建议供应商等信息。2.1.2. 保存、修改、作废和复制需求计划单击“单据维护” “保存”命令保存已录入或修改的数据。单击“单据维护” “修改”命令可以修改当前需求计划。只有状态为“自由”的采购计划才能被修改。单击“单据维护” “复制”命令可以复制当前的需求计划。只有自制的单据才能进行复制。单击“单据维护” “作废”命令可以删除不需要的需求计划。只有状态为“自由”的需求计划才能被作废。2
14、.1.3. 查询需求计划单击“查询”按钮，输入需要查询的条件红云烟草(集团)备品备件管理系统 第 12 页 共 36 页2.1.4. 提交需求计划保存的需求计划，点击“提交”按钮。 点击提交点击确定红云烟草(集团)备品备件管理系统 第 13 页 共 36 页2.1.5. 备件需求计划汇总管理进入路径“资产设备计划管理备件需求计划备件需求计划汇总管理”1、在“业务类型”菜单选择一种业务类型，选中的业务类型前的“”中将出现“” 。选择补录计划。2、点击“查询”按钮，输入查询条件提交后显示信息选择补录计划红云烟草(集团)备品备件管理系统 第 14 页 共 36 页注意：1、如果需求计划不需要跟其他的
15、需求计划进行汇总，单击“确认并发送”按钮。2、如果此笔需求计划需要跟其他需求计划进行汇总，汇总以后生成一张新的汇总单，重新提交审批，然后再进行确认并发送。操作流程如下：点击确定并发送按钮点击确定红云烟草(集团)备品备件管理系统 第 15 页 共 36 页鼠标按住左键拖动要选择的需求计划，点击“汇总”按钮。a、点击“汇总 ”按钮以后，会生成一个需求计划的汇总单，然后补充汇总单上的项目点击汇总红云烟草(集团)备品备件管理系统 第 16 页 共 36 页b、单击“保存”按钮以后，再点击“返回”按钮。然后点击“提交”按钮，最后点击“确认并发送”按钮。点击保存点击返回红云烟草(集团)备品备件管理系统 第
16、 17 页 共 36 页点击提交点击确定红云烟草(集团)备品备件管理系统 第 18 页 共 36 页2.2. 采购计划编制采购计划是指企业内部向采购部门提出计划的一种单据。计划是在此描述和生成采购的需求，如采购什么（存货编码） ，采购多少（数量） ，何时使用（需求日期） ，谁用（库存组织、采购部门）等，同时，也可为采购订单提供建议的内容，如建议供应商，建议采购日期。采购计划的来源为需求计划。去向为采购订单。采购计划审批后，即可生成采购订单，执行采购任务。2.2.1. 增加采购计划进入路径“供应链采购管理采购计划维护采购计划” ，操作步骤如下：1、在“业务类型”菜单选择一种业务类型，选中的业务类
17、型前的“”中将出现“”点击确认并发送红云烟草(集团)备品备件管理系统 第 19 页 共 36 页2、在“增加”菜单选自制单据选择业务类型点击浏览查询点击切换红云烟草(集团)备品备件管理系统 第 20 页 共 36 页2.2.2. 保存、修改和删除采购计划单击“单据维护” “保存”命令保存已录入或修改的数据。单击“单据维护” “修改”命令可以修改当前采购计划。只有状态为“自由”的采购计划才能被修改。当不需要保存对采购计划的修改时，单击取消即可取消保存之前所做的操作。单击“单据维护” “作废”命令可以删除不需要的采购计划。只有状态为“自由”的采购计划才能被删除。保存命令修改命令作废命令红云烟草(集
18、团)备品备件管理系统 第 21 页 共 36 页2.2.3. 查询采购计划单击“浏览” “查询”2.2.4. 采购计划审批在 nc 功能节点主界面，其操作步骤如下：1、以具有审批权限的用户登录；2、在待办事务中，双击待审批的单据信息；3、在审批界面上，单击审批；4、审批状况填制；5、选择下一位审批角色（如果存在选择时）。2.2.5. 采购计划弃审系统提供了弃审的功能，采购计划弃审实际就是审批的反操作。2.3. 采购订单编制采购订单是企业向供应商发出的正式的采购文件，供应商可据此交货并形成债权债务。系统中采购订单的来源有：手工录入，采购计划转入采购订单的去向有：到货单查询命令注意：单据审批后不能
19、作废和删除红云烟草(集团)备品备件管理系统 第 22 页 共 36 页2.3.1. 采购订单维护进入供应链采购管理采购订单订单处理维护订单节点，采购订单编制步骤：1、选择业务类型2、选择增加：进口专用件采购业务根据流程配置由采购计划关联生成订单。确定参照查询条件选择业务类型红云烟草(集团)备品备件管理系统 第 23 页 共 36 页选择要生成采购订单的参照单据（采购计划）编制采购订单，首先编制表头，然后编辑表体。1、选中单据。选中后单据编号后会出现“*”符号2、单击“确定”红云烟草(集团)备品备件管理系统 第 24 页 共 36 页2.3.2.保存、修改和删除采购订单单击“单据维护” “保存”
20、命令保存已录入或修改的数据。单击“单据维护” “修改”命令可以修改当前采购订单。只有状态为“自由”的采购订单才能被修改。当不需要保存对订单的修改时，单击取消即可取消保存之前所做的操作。单击“单据维护” “作废”命令可以删除不需要的采购订单。只有状态为“自由”的采购订单才能被删除。单击修改或选中单据双击进入订单维护界面注意：采购订单必录项有：订单日期、业务类型、采购组织、库存组织、供应商、采购员、采购部门、存货编码、数量、金额、单价红云烟草(集团)备品备件管理系统 第 25 页 共 36 页2.3.3. 审批和反审单击“执行” “审批”命令。A、 弃审采购订单：查询出已审批的采购订单，通过弃审按
21、钮可以完成弃审。2.3.4. 查询采购订单单击“浏览” “查询” ，根据查询的要求自行设定查询条件修改命令保存命令作废命令单击审批注意：1、采购订单进行状态维护，生成到货单或发票后，不能弃审。红云烟草(集团)备品备件管理系统 第 26 页 共 36 页2.4. 到货单据编制到货单是企业在订购的货物到达后，填写的货物收据，表示企业已收到货物，进行验收入库后，即可投入使用或用于销售。到货单在采购管理中不是必经的环节，但如果对所采购的货物要求进行质量检查时，则必须填写到货单。如果要经过到货环节，首先要在业务类型中为订单定义到货环节，只有这种业务类型的采购订单才能生成到货单。采购管理的涉及到物流的信息
22、都是以订单为核心的，所以到货单只能根据采购订单生成。到货单的在系统内的去向：采购入库单2.4.1. 到货单据维护在主菜单中单击【到货单】-【到货单维护】 ，系统将弹出到货单维护 的窗口。单据维护分为两个界面，一个是卡片界面，一个是列表界面。根据查询条件确定需要查询单据的条件查询命令选择业务类型红云烟草(集团)备品备件管理系统 第 27 页 共 36 页1、选中需选择的单据单击确定2、单击确定红云烟草(集团)备品备件管理系统 第 28 页 共 36 页2.4.2. 到货单的保存和审批单击“单据维护” “保存”命令保存已录入或修改的数据。单击“执行” “审批”命令。2.4.3.弃审到货单在主菜单中
23、单击【到货单】-【审批到货单】 ，系统将弹出到货单审批 的窗口。单据审批为列表界面。点击查询按钮，常用条件选择已审批。单击修改或双击单据单击审批单击保存红云烟草(集团)备品备件管理系统 第 29 页 共 36 页查询出已经审批的到货单，然后选择要弃审的到货单，单击“弃审”按钮。2.4.4.修改到货单单击“单据维护” “修改”命令可以修改当前到货单。只有未审批的到货单才能被修改。当不需要保存对到货单的修改时，单击取消即可取消保存之前所做的操作。2.4.5.作废到货单单击“单据维护” “作废”命令可以删除不需要的到货单。只有未审批的到货单才能被删除。注意：1.只有未审批的到货单才能修改和作废。2.
24、到货单生成采购入库单后，不能弃审。1单击选择2单击弃审红云烟草(集团)备品备件管理系统 第 30 页 共 36 页2.5. 采购发票编制采购发票主要是指增值税专用发票、普通发票。是企业在采购活动中，供货单位开具给采购企业用于报销采购存货的凭据。采购发票描述的是采购者购买货物时需要支付的价值和税款，是向供应商付款的依据，同时也是确认收到货物的成本的依据。通过采购发票节点打印的单据我们称之为“收料单”2.5.1. 采购发票维护增加或修改采购发票。采购发票可以根据入库单生成。在主菜单中单击【采购发票】-【采购发票维护】，系统将弹出采购发票维护的窗口。单据维护分为两个界面，一个是卡片界面，一个是列表界面。2.4.1.1 采购发票的增加进入供应链采购管理采购发票维护发票节点，其操作步骤：A、进口专用件采购、进口通用件采购、国产专用件采购、国产通用件采购、备品类物资采购业务类型：1、选择业务类型：2、选择增加参照单据（单据种类根据业务类型确定，这里是库存采购入库单）；选择业务类型选择库存采购入库单
