1、Made by HR Department,企业邮件使用技巧及规范 Effective Email Guidelines,培 训 大 纲,OUTLOOK设置邮件标题邮件正文邮件签名,回复技巧邮件控制收件人管理常用OUTLOOK技巧,OUTLOOK 设置,如何将公司邮箱配置到OUTLOOK中 第一步：点击“工具”“账户设置”,OUTLOOK设置,如何将公司邮箱配置到OUTLOOK中 第二步：选中“电子邮件”选项卡，点击“新建”第三步：选中 ，点击下一步第四步：选中 ，点击下一步,OUTLOOK设置,如何将公司邮箱配置到OUTLOOK中 第五步：选中 点击下一步第六步：按下图进行配置配置完成后点击
2、“其他设置”,OUTLOOK设置,如何将公司邮箱配置到OUTLOOK中 第七步：进入“Internet电子邮件设置”界面，选中“发送服务器”选项卡，选中 第八步：选中“高级”选项卡，在“传递”框中设置 ，确定退出否则通过网页登陆邮箱时将无法收到任何邮件,OUTLOOK设置,如何将公司邮箱配置到OUTLOOK中 第九步：点击“测试账户设置”若测试结果如下图所示，则表示设置已成功,邮件使用规范 一、写 二、收 三、管理,邮件标题,一定不要空白标题，这是最失礼的,邮件标题,标题要简短（不要让OUTLOOK用才能显示完你的标题）如果只需要用主题栏就能讲讲清楚事情，请使用！请标记（EOM: end of
3、 message),邮件标题,其他注意要点 标题要真实反应文章的内容和重要性 一封信一个主题 注意字符和错别字 回复邮件不要“答复 RE”一大串,邮件正文,称呼和问候 邮件的开头要称呼收件人 XX先生/XX小姐 Dear Mr.XX 收件人不清楚的 先生/小姐 Dear Sir/Madam 开头简单得写个“您好”或“大家好”即可，使用“你”的时候注意语气 Hi John/ Hi all 称呼要前后文统一，不要一会“您”一会“你”,邮件正文,结尾问候语 正文内容结束后，先谢谢别人 通用：Best Regards!/祝您顺利！ 对外：祝一切顺利/Have a nice day!,邮件正文,使用便于
4、阅读的字号和字体 中文用宋体或新宋体英文Eagle统一用Corbel字号用五号或11号字,邮件正文,其他注意事项 一次把内容表达清楚，条理清晰合理使用符号及图片合理提示重要信息（粗体斜体、颜色、大号字体等，尽量少用）,邮 件 签 名,如何在OUTLOOK中设置签名档 第一步：点击“工具”-“选项”；,邮件签名,如何在OUTLOOK中设置签名档 第二步：选中“邮件格式”选项卡，点击“签名”按钮，进入“签名和信纸”界面；,邮件签名,如何在OUTLOOK中设置签名档 第三步：选中“电子邮件签名”选项卡，点击“新建”按钮；,邮件签名,如何在OUTLOOK中设置签名档 第四步：选中“电子邮件签名”选项卡
5、，点击“新建”按钮；第五步：在弹出的“新签名”窗口中输入签名的名称，点击“确定”；,邮件签名,如何在OUTLOOK中设置签名档 第六步：在“编辑签名”框中设置签名的格式，完成后点击“保存”,邮件签名,如何在OUTLOOK中设置签名档 第七步：在“编辑签名”框中设置签名的格式，完成后点击“保存”,邮件签名,如何在OUTLOOK中设置签名档 第八步：在“选择默认签名”框中设置将“新邮件”和“答复/转发”都选用刚才创建的签名，点击“确定”设置完成。,回复技巧,及时回复Email，Eagle倡导24小时回复 针对性回复 回复不要少于10个字 不要就同一问题多次回复讨论 区分“答复”和“全部答复” 注意
6、使用“！”,仅供参考，无需回复收到请回复请于之前答复请尽快处理,收件人管理,收件人：受理邮件的人，理应对邮件回应 抄送：只需知道此事，无需回应，通常为收发件双方的直属上级或者事件参与人员，也可以回复提出意见 密件抄送：收件人和抄送人无法看到,思考,站在收件人的角度：,你喜欢收到怎么样的邮件？,常用OUTLOOK技巧,附录：,常用OUTLOOK技巧,创建规则，把邮件分类 邮件太多？ 找邮件太麻烦？ 都是垃圾邮件？是不是想达到图片中的效果，发送过来的邮件自动进入分类文件夹？,常用OUTLOOK技巧,创建规则，把邮件分类 第一步：创建分类文件夹第二步：右键邮件，点击“创建规则”,1,2,常用OUTL
7、OOK技巧,创建规则，把邮件分类 第三步：进入“创建规则”界面，按图所示，进行操作第四步：点击确定后弹出对话框，勾选“对当 前文件夹”中的现 有邮件立即运行此规则”，确定完成,常用OUTLOOK技巧,让OUTLOOK成为你时间和任务管理的利器 后续标志和待办事项列表 日历功能 任务功能、提醒功能 会议功能 标记分类 定时删除,内容回顾,配置OUTLOOK邮箱 邮件标题的要点 称呼和问候 邮件正文简明扼要 注意语气 一次表达完整意思 注意格式 使用多个适当的签名档 回复技巧 发送，抄送和密送的区别,分类文件夹管理 邮件标记 日历功能的使用 任务功能的使用,英文邮件常用缩短语,URG - Stop everything, read me first HOT - Need immediate attention RSP - Need you to respond, either way MTG - New/modified meetings FWD - Forward to your respective group(s) HLP - Need information, assistance with a problem FYI - Just for your information ACT - Needs actionThank you !,
