1、Word 高级应用,枣庄学院 公共计算机教研室,课程主要内容,长文档的编辑、格式化和排版（2+2） 表格的高级应用（2+2） 邮件合并功能（2+2）,课程考核方式,考核类型：开卷考察 考核形式：课程完成后，提交一份上交一份内容完整和格式正确的电子作品及一份计算机等级考试准考证。,第一次课内容-毕业论文的设计与排版编辑,样式 论文架构 内容和对象的添加 视图 分页符 分节符,第一次课内容-毕业论文的设计与排版编辑,七、页码 八、目录 九、域 十、页眉、页脚 十一、题注、脚注和尾注,论文流程,一、样式,1.概念 2.新建 3.应用 4.修改和删除,枣庄学院论文样式要求,（正文）大标题（第1章）（黑
2、体小三号，居中） 一级节标题（1.1）黑体四号 二级节标题(1.1.1)黑体小四号 正文宋体小四号,正文段落和标题都是1.5倍行距,二、论文架构,各章、节的划分 各章、节、小结标题的确定。,三、内容和对象的添加,1、文字 手动换行符（只换行，不分段）用查找/替换把“手动换行符”替换成“段落标记”（高级 特殊字符） 选择性粘贴：无格式文本 2、对象 图片（插入、图片、组织结构图） 右击（下属/同事/助手） 截取活动窗口：ALT+PrintScreen,四、视图,分类：普通视图Web版式视图页面视图大纲视图阅读版式视图缩略图视图文档结构图 Word排版的最佳作业模式：文档结构图+页面视图,文档结构
3、图,视图切换按钮,页面视图,最佳作业模式,五、分页符,分页符：每章换页。如果用回车键，会导致修改上面文档，整篇都出现问题。（分页，分节的区别） 枣庄学院论文格式要求： 分章换页,六、分节符,单独排版使用，不同的页眉/页脚 论文中有3个分节符（浏览例文中的分节符） 在第一章前插入3个分节符（普通视图）声明/摘要/目录/正文“摘要”是正文的样式，不是标题的样式。,七、页码,摘要加页码（课本的页码在外侧） 设置为：居中，页脚，格式，起始页码 枣庄学院论文格式要求：页码从正文开始,在页下方中间排列,宋体5号,八、页眉/页脚,页脚：“把连接到前一个”去掉，插入不同的页码 页眉：页眉、页码从正文开始到最后
4、，在每一页的最上方，用5号宋体，居中排列，页眉之下划一条0.75磅线，页眉用论文的名称。（枣庄论文格式要求）,9、目录,插入、引用、索引/目录（3级标题） 目录是可以删除的，但是不规范。 目录只有标题样式，无正文样式。 枣庄学院论文格式要求： 目 录（黑体3号、居中） 第1章（小4号、黑体，行距1.5倍）1.1(小4号、宋体)11.1.1(小4号、宋体)2,10、域,概念：隐藏在文档中的一组特殊代码。 目录属于域的范畴。可以直接链接。,11、题注/脚注/尾注,题注：表、图等的注释 脚注：一般置于每页的底部，作为文档中某些字符、专用名词或术语的注释。 尾注：参考文献的引用位置（应先插入尾注，在写
5、参考文献） 方法：插入、引用、题注/脚注/尾注,Word,第二次课：,创建表格表格的编辑排版,Word表格制作,一、 建立表格1. 菜单方式2. 工具栏按钮方式3.自由制表方式 二、 向表格中输入内容 三、 删除表格,创建表格,用菜单方式建立表格,建立表格（一）,插入表格,建立表格（二）,直接点击工具栏上的“插入表格”按钮，用鼠标在出现的表格框内选择合适的行和列，然后点击鼠标左键。,表格和边框,建立表格（三）,自由制表点击工具栏上的“表格和边框”，或在工具栏上右击鼠标，在工具菜单中选择“表格和边框”。,返回,删除表格,将文档光标移到表格中的任何一个单元格中，打开“表格” “选择”； 再打开“表
6、格”菜单，选择“删除”，就可以将行、列或者表格删除。,返回,表格的编辑排版,一、表格的编辑 二、表格内容的编辑 三、表格的排版 四、自动套用格式,最后,插入表格,合并单元格,拆分单元格,绘制表格,擦除,自动求和,升序排序,复习“表格与边框”工具栏,线型,增加行、列拆分、合并单元格调整行和列的宽度移动表格位置行和列的均匀分布,表格的编辑（一）,增加行 将光标移到表格外任意一行的末尾，按一次回车键 移到任意一个单元格中，打开“表格”菜单，选择“插入行”。 增加列 打开“表格”菜单，选择“插入列”。,3. 拆分单元格 点击“表格和边框“工具栏上的”拆分单元格“按钮在”表格“菜单中选择”拆分单元格“，
7、在出现的”拆分“对话框中设置拆分数即可。,合并单元格 按“表格和边框”工具栏上的“合并单元格”按钮在“表格”菜单中选择“合并单元格” 采用擦除单元格之间的线条来实现,表格的编辑（二）,返回,5. 调整行和列的宽度 将鼠标指向表格中的任意一条线上，鼠标的标志将变成双箭头形状，这时按住鼠标左键拖动，就可改变行或列的宽度。行列宽度的调整也可在横竖标尺上进行。,6. 移动表格位置在表格的左上角有一个小十字箭头标记，用鼠标左键按住它拖动可移动表格的位置。在表格的右下角有一个小方块标记，用鼠标左键按住它拖动可改变表格的大小。,7. 行和列的均匀分布 在“表格和边框”工具栏上分别点击“平均分布各行”和“平均
8、分布各列”按钮。选择“表格” 自动调整平均分配各行、列。,表格的编辑（三）,5. 调整行和列的宽度 将鼠标指向表格中的任意一条线上，鼠标的标志将变成双箭头形状，这时按住鼠标左键拖动，就可改变行或列的宽度。行列宽度的调整也可在横竖标尺上进行。,6. 移动表格位置在表格的左上角有一个小十字箭头标记，用鼠标左键按住它拖动可移动表格的位置。在表格的右下角有一个小方块标记，用鼠标左键按住它拖动可改变表格的大小。,7. 行和列的均匀分布 在“表格和边框”工具栏上分别点击“平均分布各行”和“平均分布各列”按钮。选择“表格” 自动调整平均分配各行、列。,打开表格与边框工具栏。 用“单元格对齐方式”按钮，对单元
9、 格各行进行排版；选择一些行列后，右键选择“单元格对齐方式”,表格的排版,除默认的网格式表格外，Word还提供了多种表格样式，这些表格样式都可以采用自动套用的方法加以使用： 在插入表格时套用插入表格时，设置完行和列后，按“自动套用格式”按钮，选择自己需要的格式。 已存在的表格套用:将光标移到表格中，打开“表格”菜单，选择“表格自动套 用格式“，再选择自己需要的格式。,自动套用格式,返回,第三次课：Word 2003邮件合并,什么是邮件合并 邮件合并的由来 邮件合并的步骤 邮件合并的类型,邮件合并,本次课主要讲述以下知识点：邮件合并的产生的由来如何制作邮件合并,邮件合并的用途,在日常生活和工作当
10、中，经常要处理一些相同或相似的工作，比如： 在学校里要给大量的学生邮寄家长通知书 在公司里要给大量的客户寄送邀请函 在过生日的时候要给大量的同事发送请帖 在结婚时要大量的制作喜帖 ,邮件合并的用途,这些生活或工作中碰到的事情有相似的特点： 发送或制作的量很大 内容相同或相似 如果手工逐一解决这些问题会很繁杂，虽然没多大的难点，关键是量大。微软为了解决这些问题在word里提供了邮件合并的功能。,邮件合并产生的由来,邮件合并名字的由来是起初：单位经常要向外发送公函，工作人员需要反复的的抄写邮政编码、收信人信息，比如：地址、街道啊、电话等等。 邮件合并功能最开始就是从这些需求中研发出来的，它批量的处
11、理，大大的提高了工作效率。 随着时间发展和工作的多样性，该功能开始用在其它领域，往往并没有和邮件邮编等产生联系，但邮件合并的名称由来已久所以该名称一直沿用到现在。,邮件合并的主要功能,其功能是： 批量处理 批量制作 批量输出,邮件合并的主要使用领域,理论上说凡是需要进行内容几乎相同，且需要批量制作处理的文档一般都可以尝试采用邮件合并的功能 具体表现在： 员工档案管理 工资条 请帖 邀请函 ,如何使用邮件合并,要想使用邮件合并需要掌握以下知识：邮件合并使用的前提条件 邮件合并制作的步骤,邮件合并使用的前提条件,条件： 条件一、必须有主文档条件二、必须有数据源,要搞清楚何谓主文档 何谓数据源,何谓
12、主文档？,主文档其实就是一个普通的word文档 它是实现邮件合并的前提，没有主文档就无法合并 只有word才提供邮件合并的功能 它是一个平台 它在邮件合并中扮演一个平台的作用，通过这个平台和目标数据逐一的合并而产生新的文件 在整个合并当中平台是不变的，变的只是与它合并的数据,平台的特点：,平台可以什么都没有-空文档 但一般不这么做 平台里可以包含 页眉页脚、批注、脚注、水印、表格、图形、图像等信息 平台的页数可以有一页或多页 平台的纸张大小和纸张方向可以一样也可以不一样,平台的选择,默认的平台我们可以按自己的想法自由设置，也可以选择软件提供的内置的平台 文档类型的选择：,信函,创建并打印套用信
13、函 经常要用的主文档类型 默认的类型 主文档可以自由的设置,信封,创建或打印大宗邮件的信封 点击此项后，word的版面会自动成为信封格式，模拟信封的样式， 如果当前文档内有信息的话还要求你删除当前的信息 一般不用此项,标签,创建并打印大宗的邮件的标签 适合整页纸铺满相同的或相似多个的结果时 可以节省纸张 比如一张A4纸上打印出四张员工证件卡 套打某些小型的不干胶标签,目录,创建名称、地址和其它信息的目录 跟标签的功能有些类似的地方 适合在一页纸上打印多条记录 可以节省纸张 适合的场合 员工工资条的制作 学生成绩单的制作,总结,文档类型你选择哪一个比较合适？ 想省纸的话可以选择 标签 目录 想保
14、持原貌的话 信函 想模拟信封的样式时 可以选择信封,一般,选择信函 目录 标签居多,学习了主文档后， 哪何谓数据源呢？,何谓数据源,在合并过程中，提供数据的文件称之为数据源，该数据源包含一条或多条数据 没有数据的数据源是没有意义的 谁来承当这个数据文件？ 数据库软件 Excel软件 Word软件 文本文件 其它，比如：outlook联系人列表等,链接的方式大同小异 数据源文件制作的要规范 都有相同的特征：二维表格的特征 一般选择excel做数据源文件的居多。,学习了主文档 和数据源的知识后，我们可以进行合并操作了,邮件合并的使用步骤,大致可以分为以下三个步骤 制作数据源 制作主文档 利用邮件合
15、并功能合并需要的信息,形象比喻,邮件合并功能,数据源,主文档,需要的文件,需要的文件,需要的文件,需要的文件,需要的文件,需要的文件,邮件合并的功能,Word提供的邮件合并功能类似于合成中心，它把数据源提供的数据和主文档逐一合并出来并生成我们想要的文件。,在邮件合并当中的主要的步骤：,选择主文档类型（平台类型） 链接数据源 插入数据字段 预览结果（不是打印预览） 合并,这几个步骤可以通过以下来完成,方法有三种：通过邮件合并工具栏 通过邮件合并向导 通过邮件合并的域,建议使用邮件合并专用工具栏,通过邮件合并的工具栏设置,选择主文档类型（平台类型）,链接数据源,插入数据字段,预览结果（不是打印预览
16、）,预览的目的： 防止合并错位，格式发生冲突，尤其是在套打的时候一定要预览以下。 注意：必须文档内添加了数据项后才能预览，否则该项无法使用，灰色的。,经过了以上几个步骤后， 接下来要合并出最后的结果了。,合并结果的设置,只有在主文档中已经和数据源建立链接后，才有合并结果设置的可能，否则全是灰色。 合并结果共有四项选择,合并到新文档,默认的合并方式 快捷键alt+shift+n 在新文档中显示合并结果 多条记录放置在一个文档内 每一条记录单独的显示一页或多页 根据主文档页数而定,合并到打印机,将合并结果直接发送到打印机 不会产生新文档 应充分检查邮件合并结果的正确性，以免浪费纸张 慎用此项 打印
17、机要配置妥当才能打印出来,合并到邮件,不会产生新文档 会把每条记录相应的分别以电子邮件的形式”发送”到指定的邮箱中 前提： 数据源中必须有邮箱数据 电脑必须安装有相应的软件,合并到打印机,不会产生新文档 会把合并的结果相应的分别发送到指定的传真机中（按指定传真号分发文件） 使用前提： 电脑中必须安装有相应的传真程序和传真调制解调器才可用 还要考虑不同对方的传真情况（手动收发、自动收发） 慎用此项,总结,不同点： 以不同的方式处理我们合并的结果 产生新文档、直接发邮件、直接打印出来、直接传真过去 相同点： 在出来结果的时候，都会提示合并数量的设置,需要选择哪种合并结果,根据你的具体情况而定吧合并到新文档（经常用） 合并到电子邮件,课程总结,
