1、大事记、组织沿革和全宗介绍的 编写规范,博州档案局业务科,大事记的编写,一、名词术语： 1、大事记：按时间顺序简要地记载各机关在一定时期内发生的大事、要事的书面材料。 2、大事：即事件涉及的范围较广，影响较大，不仅在当时属重大事件，而且在事后影响较大、较深的事件。,二、大事记的记述范围：党和国家以及上级机关颁发的重大方针、政策、法律、法规、规章制度的执行情况；上级机关主要领导人视察、检查本机关工作情况；上级机关给予本机关的奖励和处罚情况；本机关召开的重要会议、作出的重大决定，举办或参与的重大活动情况；本机关领导人的任免及其重要活动.,本机关成立、合并、撤销、变动、地址迁移、内部职能部门和临时机
2、构人员编制增减情况；本机关更改名称、启用印信情况；本机关发生的重大事件、事故；本机关重大成果、发明情况；本机关制定、颁发的条例、规定、办法、细则等规章和规范性文件情况；,本机关重要建筑工程开工、竣工及产权变更情况；本机关重要设备、仪器购置及产权变更情况；反映本机关主要职能活动的基础数字统计情况；其它具有重大意义或查考价值的大事、要事。,三、大事记结构：时间、内容（大事记述）、注释三部分组成大事记的基本结构。其中主干为时间和内容，注释可根据需要注明材料出处，解释特定或易产生歧义的名词及必须说明的情况。,四、编写人员：由本机关办公、秘书部门制定的专人编写，档案员要对大事记的编写进行指导，必要时可参
3、与编写。 五、编写原则：尊重历史、尊重事实、不加评论、简明扼要。 六、编写要求：用材真实、取舍得当、大事突出、小事不要、一事一条、切忌冗长。,七、编写方法： 1、内容编排应采用时间问题进行记述，即严格按照事件发生的时间顺序，逐年、逐月、逐日、逐条的记述。 2、编写人员要随时记载、定期收集，年终汇总。,3、书写格式： (1)、以年为单位首行居中，跨年度另起一页，不接续。 (2)、某月某日，空两格书写，独自一行，以求醒目。 (3)、内容记述在“某月某日”下空两格写，回行顶格写。若有自然段，段首空两格写，回行顶格书写。大事发生的时间一律使用阿拉伯数字。,4、大事时间：时间记载要确切，一般应写明年月日
4、，年份均用全数，如“1999年”不应写成“99年”。切忌用“最近、近日、月初、月底、上旬”等不确切的时间词语表示。时间如不准确，除需考证外，日期不清者排于月末，月不清者排于年末，年不清者一般不予记载。,5、大事发生的时间、地点、过程、结果等记载应准确，简明扼要；大事涉及的人物，一般应写全姓名、职务，机构名称使用简称时，应先用全称，并加以注明。 八：编写完后，应报主管领导审定，定稿后再进行归档。,博州X X局2010年大事记,XX1月5日博州某某局在州宾馆二楼会议室召开自治州安全工作会议。 XX2月15日自治区某某厅某某书记一行5人来到博州,对博州安全工作进行督查指导。,组织沿革的编写,一、名词
5、术语： 1、组织沿革：系统记载一个机关、地区或专业系统的组织机构、人员编制、体制变革情况的一种资料。 2、阶段法：根据机关的重大变革，划分为若干阶段，在每个阶段内划分为若干系列进行编写的一种。,3、系列法：以组织机构为主体，按每个机构及其主要领导成员的变化作为一个系列进行编写的方法。 4、编年法：将材料按年度分开，然后按年度顺序，逐年列出该机关的机构设置，与人员任免等情况的编写方法。,二、主要内容： 机关名称及建制变更； 机关性质、任务、职权范围； 机构设置及人员编制； 机关领导人的任免及变动情况； 机关所属单位及变化情况（名称、性质、所有制）；,机关名称及建制变更： 1、机关名称要写明全称，
6、一个机关两个名称的要加以注明； 2、机关名称改变，应注明时间、批准机关及文件字号； 3、机关成立、合并、撤销，应注明时间批准机关及文件字号； 4、印鉴启用时间，印模图形及规格；,5、建制及其变更情况，注明时间、批准机关及文件字号； 6、隶属关系受双重领导的机关，应写明主要负责机关； 7、办公地址及其迁移情况。,机关性质、任务、职权范围：（略） 机构设置及人员编制： 1、组织机构的设置及变化情况； 2、人员编制及增减情况（干部、职工）；,机关领导人员的任免及变动情况： 1、党（含纪委）、政、工、正（副）职、领导班子成员及享受单位领导人待遇人员的任免情况，注明批准机关及文件字号； 2、内部组织机构
7、处（科、股）室负责人任免依据及时间；,机关所属单位及变化情况： 1、所属单位名称、隶属关系、职工总数、干部数、党团员数等情况； 2、所属单位成立、合并、撤销等变化情况。,三、结构： 由说明（或前言）、内容和注释三部分组成。 说明（或前言）：位于篇首，应写明收编范围、年限、完成编写工作时间、主要编写人姓名。,内容：是组织沿革的中心部分，与二条相同。 注释材料：位于篇尾，用于提供根据，列举文件字号，解释易产生歧义或必须加以说明的情况。,四、编写人员：由各机关档案机构或档案、人事、办公部门的人员共同编写，以档案机构或档案工作人员为主。 五、编写时间：于次年第一季度末完成。,六、编写办法： 1、一般采
8、用阶段法进行编写；不能采用此方法的可根据实际情况按系列法或编年法进行编写； 2、采用任何一种编写方法，均应做到文字记述与表格（领导任免及人员编制等）形式结合方法。,3、编写应保持时间上的连续性，应前后一致，不得随意变动； 4、按阶段法进行编写，须在每阶段将党政分开，包括本级党（行政）的领导机构、本级党组织（行政组织）机构；下级党（行政）组织。,七、材料的排列：党政分设，党前政后；本级在前，下级在后；主要职能部门在前，临时机构、挂靠单位在后。 八、编写要求：客观记述，严防遗漏；条理清晰，排列有序；简明准确，注释详尽。,博州XX局1996-1998年 组织沿革,一、前言：本机构沿革主要记述了199
9、6-1998年博州XX局机构演变及领导任职情况。编写时间：1999年4月，编写人:刘平。 二、内容1、局机构设置及演变情况：1996年5月9日，根据博州政发199621号文件“关于印发博尔塔拉蒙古自治州XX局职能配置、内设机构,及人员配置方案的通知”精神， XX局履行全州某某事业行政管理职能，为州人民政府的直属事业机构（正县）。内设办公室、基建科和综合科，编制19名，其中局领导职数3名，科级领导职数6名。2、各科室设置及演变情况： 办公室：设立时间、职能、级别、领导职数配置等 ，（发文字号） 基建科： 综合科：,3、党支部机构设置及演变情况：1997年1月25日，根据博州直党发19978号文件
10、批复，博州XX局党支部分设为州直机关党工委直属党支部。 某某为党支部书记，某某为支部组织文员，某某为支部纪检委员，某某为支部宣传委员。,4、局领导任职情况：1996年8月7日，XXX任博州XX局党组书记（博州政任字19965号文“关于XXX等同志的任职通知”）。1997年1月24日， XXX任博州XX局局长，（博州政任字19972号文“关于XX等人的任免职通知”）。 5、中层（科级）领导任职情况：根据博州党组干字199715号“关于XXX等同志的任免职通知”文件精神：刘力任州XX局办公室主任，于丽任XX局基建科科长。,6、人员增减情况：1997年3月，刘江同志由精河县政府办公室调入州XX局工作
11、。1998年6月，基建科科长于丽因解决夫妻两地分居问题，调入乌市水利局。截至1998年12月31日，博州XX局共有在编人员19人。其中：男13人，女6人；汉族15人，维族2人，哈族2人。,博州XX局历任领导人名录,博州XX局历任科级干部名录,全宗介绍的编写,一、全宗介绍的定义；二、全宗介绍的主要内容；三、全宗介绍的编写方法；四、全宗介绍的辅助材料。,一、全宗介绍：是以文章叙述的形式介绍某一全宗档案内容和成分及其意义的一种参考资料，又称全宗指南。(全宗：机关单位在工作中所形成的各门类档案的总称),二、全宗介绍的主要内容：立档单位与全宗的简要历史，全宗内档案内容与成分简介，以及全宗介绍的辅助材料。
12、,三、全宗介绍的编写办法：1、立档单位与全宗的简要历史 1.1全宗名称:即立档单位全称,通用简称写在全称后括号内.如:中国共产党博尔塔拉蒙古自治州委员会(博州党委)全宗.,1.2立档单位简要历史:立档单位的组建情况,成立时间、地点、机关名称（包括更改名称）、性质、任务与职能、隶属关系、所辖区域、内部组织机构设置、权限及演变情况，历任主要领导干部姓名情况，立档单位经历的重大事件，以及撤销与合并的时间和原因，继行或代行职能机关的名称。,1.3全宗的简要历史:档案来源、数量、起止时间、进馆室时间。整理、鉴定、利用、编研情况、完整程度、检索工具种类及其它需要说明的问题。立档单位与全宗简要历史一般置于全
13、宗介绍的前部分。,2、全宗内档案内容与成分简介（主体）：要求：重点突出、叙述准确、完整系统、不加观点、不加评议，引证材料客观，便于查找利用。,3、全宗内档案内容与成分简介的编写： 3.1 按立档单位组织机构分设题目介绍，把文件所属组织机构作为划分段落题目的基础，指出组织机构的名称、存在时间、组织机构的职能任务和案卷数量。,3.2 介绍该组织机构内档案的内容和成分及其利用价值，如组织机构内档案数量较多，可以再分小题目分别叙述该组织机构内档案的情况。此种编写方法适合于组织机构分工明确，档案也按组织机构分类整理的全宗。,3.3 按职能介绍，以档案内容反映的立档单位的主要职能为主线，分设若干题目，组成
14、章节体系，指明题目的准确名称、题目范围内档案的内容、成分的利用价值。此编写方法适用于立档单位机构变化较大，或内部不设组织机构或档案以问题分类整理的全宗。,3.4 按时期分若干类目介绍，适用于在不同时期、机构、职能有重要变化的立档单位所形成的全宗。在进行介绍时，必须反映出立档单位活动的阶段性。,四、全宗介绍的辅助材料：利用全宗材料的说明，有关立档单位历史和全宗历史的参考材料，以及人名、地名索引、目录、注释等。,全宗介绍样本,博乐市局全宗介绍年年 全宗名称：博乐市局（要写全称）后跟通用简称，并用括号括起来。 全宗号：10（有全宗号的就写，没有全宗号的就不写。） 一、立档单位的简要历史 要写明立档单
15、位的组建情况、成立时间、地点变迁、机关名称的变化（包括更改名称），现在建制（是县级单位、科级单位、还是副科级单位），目前编制 人、领导职数 人，隶属关系、内设组织机构名称，所辖区域。 以上内容简写。 二、单位的性质、任务与职责 （一）单位的性质：属于行政单位还是事业、企业单位。 （二）单位的主要任务与职责（一般以本单位的三定方案为准，照写即可） （三）博乐市局历任主要领导名录：,三、全宗的简要历史 （要写明机关档案室是哪一年成立的， 属于哪个部门主管，目前是否是综合档案室）。 （一）档案的来源 博乐市局全宗档案材料主要来源于：（）本机关制定的、在履行主要职能工作中产生的文件材料；（）上级部门及
16、有关部门形成的有保存价值的文件材料；（）与其他部门联合发行的文件材料；（）下级机关报送的重要的、汇总性文件材料；（）全局性开展各种阶段性活动形成的文件材料（如：“三个代表”思想教育活动、防治“非典”、保持共产党员先进性教育活动等）。,（二）档案的起止时间及数量： 截止年，本全宗形成的各类档案总数量为 卷（件），其中； 、文书档案：年共 卷（件）（永久 卷，长期 卷，短期 卷。） 、科技档案：年共 卷（基本建设档案 卷，） 、会计档案：年共 卷（凭证 卷、,帐簿 卷，报表 卷，工资表 卷）。 ：声像档案：年共 卷（册、盒）（照片档案 册 张，录音档案 盒，光碟 盘， 、业务档案年共 卷，（ 类
17、卷， 类 卷。） （三）档案的分类 、文书档案采用年度分类法，类内按问题组卷，分保管期限混年编制大流水案卷号，年起采用保管期限年度分类。 、会计档案分为会计凭证、会计帐簿、会计报表类并分别混年编制大流水号。 、声像档案按年代问题分类 、业务档案的分类：（各单位根据自己的实际情况进行分类）。,（四）档案的整理 年机关档案室设立后，档案工作走上正规化，成立了档案管理领导小组，配备了专职（兼职）档案员，形成由局长分管、办公室主任主管、档案人员具体管理的档案管理网络体系，完善了各项规章制度，建立了岗位责任制，组织人员对本局所有应归档文件进行了彻底收集、整理、鉴定、立卷、编目、排列、上架。经过系统整理，
18、案卷质量明显提高，年以来文件材料基本齐全完整，档案分类科学实用，保管期限划分准确，基本上达到规范化、标准化的要求。,（五）档案的鉴定 本全宗档案价值鉴定原则是根据本机关工作查考利用和为国家积累档案资源的需要，依据国家档案局机关档案工作业务建设规范及国家档案局年第号令机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定，年前，文书档案分为永久、长期、短期三种，年始，文书档案分为永久、年、年三种，会计档案依据国家档案局会计档案管理办法，划分为永久、年、年。,（六）全宗检索工具的编制 本全宗自年建档以来文书档案主要检索工具有卷内文件目录、永久档案案卷目录、全引目录；长期档案案卷目录、全引目录；短期档案案卷目录
19、、全引目录；归档文件目录。会计档案编有凭证、帐簿、报表、工作表卷内目录、案卷目录。业务档案编有卷内目录、案卷目录。并编制了、等专题目录，建立了全宗卷 盒。 此外档案室为了提供利用档案信息的需要，依据室藏档案，编写了大事记、组织机构沿革、发文汇编、各项制度汇编等专题资料。,四、全宗内档案内容和成分介绍 （一）移交进馆档案的主要内容： 年月日，根据档案法、机关档案工作条例要求，移交博乐市综合档案馆年文书档案 卷（其中：永久 卷，长期 卷）。永久卷的主要内容有：， 长期卷的主要内容有： 年 月 日，移交博乐市综合档案馆年会计档案 卷，其中：会计年报表 卷，会计凭证 卷，工资表 卷，帐簿 卷。,（二）
20、档案室保存档案的内容和成分介绍 、文书档案内容和成分介绍：（7年） 永久档案主要内容：本级党组（党支部）年度工作计划、总结、会议记录；本级年度工作计划、总结、会议记录；工会工作总结；重要专题的调研、汇报、汇总材料；本级制定的方针政策性、法规性业务文件；召开工作会议材料；机关主要领导人任免文件；干部职工花名册、党员、工会会员花名册；大事记；组织沿革；本机关机构设置、启用印信、编制变动材料；本级党支部、工会成立、改选的请示、批复；机关主要职能业务综合统计年报表；获得县级以上的表彰材料；职工录用、转正、聘任、调资、定停职留职、离退休、死亡、抚恤材料、单位年度考核材料；职工调动工作介绍信、组织关系介绍
21、信存根；本级关于人大、政协提案答复函。,长期（含年）档案的主要内容：直属上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；上级对本级重要问题的批复、请示；获得地县级以下的各类表彰材料；本级制定的方针政策性、法规性一般业务文件；专题汇报材料；联合行文中，以本机关为主办的一般业务问题的材料；同级机关、下级机关一般业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复；本机关年度财务预算；下级机关报送的重大问题的专题报告； 短期（含年）档案的主要内容：上级主管业务部门制发的一般性文件材料、暂行、试行规定、办法；本级关于申请经费、人员等一般事务性的请示；调整各类领导小组文件；本机关一般问题的调研材料；半年工作总结、简
22、报、情况反映、工作信息；精神文明、综合治理、爱国卫生、计划生育、民族团结、电教、信访、普法等工作计划、总结等文件材料。本机关与有关单位签定的一般性合同、协定、协议书；下级机关报送的年度工作总结、业务统计报表等。 、会计档案内容与成分介绍：机关年度财务报告、会计帐簿、看会计凭证等。 、声像档案内容和成分介绍：。 、业务档案内容和成分介绍：。,全宗卷的主要内容 A档案收集：收发文登记本、档案交接文据、移交目录、接收、征集记录、档案来源和价值说明。B档案整理：整理工作方案、分类方案、案卷目录说明、整理工作小结。C档案鉴定：鉴定领导小组名单、档案保管期限表、鉴定报告、销毁档案请示与批复、销毁清册。,D档案保管：档案安全检查记录、档案库房温湿度记录、档案抢救与修复基本情况统计。E档案统计：档案移进、移出登记、档案基本情况统计。F档案利用：全宗介绍、开放利用情况、档案利用效果登记、档案产生社会效益等情况。 全宗卷：即档案中的档案。,再 见！,
