1、1缩写的基本要求： （1）字数：对原文进行压缩，使篇幅变短小。短到多少文字，还要根据试卷要求确定。如果要求 500 字，答卷时尽量限定在 500 字内。或超出少许。（2）一定要忠实于原文内容和原文的体裁，不能写成读后感，保留原作的中心思想和主要内容，而且，缩写后的文章也必须是连贯的、完整的。 （3）在全面地、准确地反映原文内容的同时，一定要突出原文的中心意思，不能写成流水账。也就是说，由于字数所限，缩写后的文章在讲道理方面可能不如原文透彻，但仍要注意讲清道理；叙述可能不如原文生动，但仍要注意应有感情。 （4）缩写成的文章要首尾连贯，过渡自然，不能写成段落提纲。 不同体裁的文章缩写的不同方法：
2、（1）缩写记叙文，要把记叙的要素交代清楚，能抓住原文的中心，保持故事情节的相对完整，保持人物原有特点。要善于截取镜头，截取场面，把具体描写和综合叙述、概括叙述或说明结合起来，要善于灵活地运用各种表达方式。缩写后的文字应该连贯、完整。 2具体地说：要删减次要的人物、次要的事件，以及说明、交代等地方。如景阳冈一文中，写武松喝酒后上景阳冈的一段内容，有三个自然段写了他的心理活动。缩写时，我们把次要部分用一二句话概括一下就行了。再如第、自然段，写武松与店家的对话，亦可删掉次要的一些语句。要把人物的语言写成叙述性语言。课文写武松“喝酒”的那部分，整段写了人物对话，缩写时，我们把武松与店家说的话写成叙述性
3、语言，这样，既使情节连贯，使语句“ 简练 ”。一般来讲最好不要把人物对话写上去，不过也要看缩写的程度。如果真的很重要，能用话语概括就最好不用原话。除非原话已经非常重要也非常精炼。要简化语言，去掉具体描写的部分。例如，课文中写“武松打虎” 这一重要情节时，特别是对武松的动作描写，老虎扑剪的动作，都写得十分细致。缩写中，我们采用简化语言、削枝存干的方法进行概括性的叙述，使语言简洁明了。 （2）缩写说明文，要注意将原文说明的中心，说明对象的本质特征等说明清楚，一般应按原文的写作顺序安排层次。3（3）缩写议论文，应抓住原文的中心论点，保留主要的从属观点(分论点)和重要论据，要能体现原文的论证层次。缩写
4、后的文字应与原文的结构保持一致。缩写要在认真阅读原文的基础上进行。缩写的基本方法是抓住主干，剪除枝叶。书信类写作 格 式x x x 信x x X 公 司 总 经 理 ：x x x x x x x x x x x x x x x xx x x x x x x x x x x x x x x x x xx x x x x x x x x 。此 致敬 礼 ！x x x 公 司 经 理x 年 X 月 x 日商函一、标题 -“关于建立业务关系（催款/保险/关于饼干生产流水线）的报价”4二、事由即函件的主旨、中心，写信笺的第一行中间。让对方一看就知道信的主要内容。写明事由，可以节约许多时间，提高工作效率。
5、因为对方一看事由，就知道事情的缓急程度和主要内容，可引起对方的重视，便于及时处理。因此，事由部分的语言应该“少而精” ，能简明地概括出全信的主旨要点。如果把以上内容改为 例：介绍自己单位情况，我们实力雄厚，对方可与我们优势互补之类。在繁忙的商务活动中，不易使对方立即明了自己的意图，就容易耽误事。其他几例也是如此。三、字号 字是发文单位的代称，号是发文单位发文顺序号。字的前边要写年度，年度一般要加上括号。写明字号，便于归档存放时，收文单位或发文单位的分类、查询和管理，有助于提高工作效率。例如：（1994）邯钢字第 001 号。 “邯钢”代表邯郸钢铁总厂。四、行文对象行文对象是指商函的受文者，即收
6、文单位或个人。必须写明对方单位主管部门或主要负责人的名称。必须顶格写，后面加冒号。例如：尊敬的某某经理，尊敬的某某董事长，尊敬的某5某厂长等。五、正文 正文是商函的内容。是发函者要高对方的具体事情。也就是说，是事由的具体化。但也不可长篇大论。应与议论文区别开来。就事说事，不必分析其逻辑关系。行文要不枝不蔓，简明扼要，直截了当。语言要文明礼貌，不要强加于人。不能写你们必须如何如何。态度必须鲜明，不能摸棱两可。例如：对对方的报价，同意就同意，不同意就表明态度。产品可接受或不可接受都要说清。正文是商函的主体，一般由三个部分的内容组成：开头语、主体包括发函者的意见和结束语。开头语：开头语是正文起始部分
7、，要根据不同情况，确定不同的内容。但重要的是不要离题。例如： “贵公司发来我厂一级棉已到货，但提货手续未发来，望” “贵公司所需轴承我厂已开始生产”等。对新商户做自我介绍，以便让对方了解本企业的经营范围和特点，以便进一步了解和合作。例：“我厂是全国五百家大型企业之一。 ”“我厂是国家二级汽车保养定点厂。 ”“我公司是华北地区最大的酒生产厂家。 ”等。6要注意实事求是，不要夸大，损害了企业信誉得不偿失。也不要缩小，那样不利于企业业务的发展。 （忌用全国明珠 华北泰斗等语词）说明收到对方信函的日期及来函所要讨论的问题。例如：“四月十八日来函收悉，对你们所提出的价格，我们原则同意，具体签定合同事宜，
8、请来函提出时间地点及有关事项，我们届时参加。 ”这个开头，承上启下，先说明对方来函的日期，又表明对对方提出问题的看法。主体这一部分阐明发函者的意见，提出解决问题的办法。必须摆事实，讲道理，实事求是的说明情况，以便使对方信服和接受。例如：经我厂与有关方面研究，认为建厂使用实心砖造价高，毁坏农田，加大地基压力，所需投资大，所以我们认为应采用新型墙体材料，这样能隔热、隔音，而且便于环境保护， （各项造价见清单） 。本造价包括材料费及建筑施工等各项费用。这段文字把发函者的意见毫不含糊的告诉了对方，论点正确，论据确凿，论证合乎逻辑。具体的指明应该怎么处理，这样就便于说服对方，促成交易。结尾7商函的结尾比
9、较简单，往往用一两句话，表示希望对方回复或提出其他要求。 （见催款函例文）投诉信投诉信基本特征是反映问题，诉说原由，目的是解决问题。写投诉信形式可以不拘一格，但反映问题时一定要把真实情况说出来，尽可能让人一看就明白。 第一，基本要素一个都不要少，一个都不要假。基本要素主要包括时间、地点、人物、事件、联系方式等，简单来说就是什么人什么时候在哪里遇到什么事情为什么没有解决，哪些问题需要报社提供帮助。联系方式包括投诉人和被投诉人的详细地址、电话、传真号码等。 第二，重点要突出，篇幅不宜长。投诉的内容要突出重点，尽量简明扼要，让人一目了然。第三，尽可能提供证据，让人觉得你在理。投诉时最好提供足够的证据
10、，让人觉得你投诉的内容真实可靠可信，更容易促进解决问题。通常在信中附寄的证据有：各种单据、证件、合同（协议）书、批文（批字、签字）、判决（裁定、鉴定）书等等。注意：邮寄或传真时只用复印件，原件自己保存好。第四，注意时效，及早投诉。有好多事情是受时间限制的，如果超过规定期限（比如合同规定的期限、法8律规定的时效） ，再行投诉有关部门依法可以不予受理。所以投诉要及早，要讲究时效。写投诉信应本着真实的原则平实的反映情况，具体的说，一份完整的投诉信应包括以下几部分：一、投诉者的姓名、性别、国籍、职业、单位（团体）名称、地址、联系电话。 二、被投诉者的名称、通讯地址、联系电话。 三、投诉的事实与理由。四
11、、具体赔偿要求。五、与事实有关的证明材料，如合同、传真、机船车票、门票、凭证、发票等。倡议书倡议书一般由标题、称呼、正文、结尾、落款五部分组成。(一)标题倡议书标题一般由文种名单独组成，即在第一行正中用较大的字体写“倡议书”三个字。另外，标题还可以由倡议内容+文种共同组成。如“关于开展献爱心活动的倡议”。(二)称呼9倡议书的称呼可依据倡议的对象而选用适当的称呼。如“广大的青少年朋友们：”、“广大的妇女同胞们：”等。有的倡议书也可不用称呼，而在正文中指出。(三)正文倡议书的正文需包括以下一些方面：1.写倡议书的背景原因和目的第一层次讲背景；第二层次讲目的。该部分是倡议书的前言，要写得概括、明确、
12、简炼。2.写明倡议的具体内容和要求这是正文的重点部分。倡议的内容一定要具体化。开展怎样的活动，都做哪些事情，具体要求是什么，它的价值和意义都有哪些均需一一写明。必须写清楚三点：一是倡议做什么事？二是为什么要做这些事？即讲清目的和意义。三是怎么去做，提出初步设想。倡议的具体内容一般是分条开列的，这样写往往清晰明确，一目了然。(四)结尾结尾要表示倡议者的决心和希望或者写出某种建议。写这一部分时，作者要本着团结友爱、谦虚谨慎、热情鼓舞的态度进行写作。语言要比正文更简明、扼要。倡议书一般不在结尾写表示敬意或祝愿的话。(五)署名和日期10落款即在右下方写明倡议者单位、集体或个人的名称或姓名，署上发倡议的
13、日期。先署名，日期另起一行，写在署名下面。如单位名称已写入标题，后面只写日期。例文倡议书全校师生：今年我国南方大部分地区雨量超过历年水平，发生了建国以来的特大洪水，给国家造成了巨大的财产损失，给灾区人民的生活带来极大不便。在社会主义大家庭里，“一方有难，八方支援”是共产主义精神的体现。我们倡议全校师生捐款捐物来帮助灾区人民渡过难关。“一分钱，一件衣”，钱物有价，情义无价，贵在大家 的支持。希望大家尽己所能，热情地伸出友谊的双手，为灾区人民作出奉献!大学学生会2008 年月日写作要求：首先，倡议书有无效果就看倡议的事情有无价值，这部分是否写得能服人，能感人了。11其次，倡议既要有先进性，又要有可
14、行性。第三，倡议书应写得情理并重，富有号召力。一份好的倡议书应说之以理，动之以情，使人读后能被你的理由说服，能被你的感情打动，这是倡议书的号召力的内在因素。同时，也要在语言上下功夫，有几句能深深地震撼别人心灵的话。推荐信推荐信是向有关单位或个人推荐有关人才的专用书信。推荐信可以是个人写给个人，个人写给单位或单位写给单位。推荐信一般是由第三者写给对方，也有向某单位、部门自荐的。推荐信的结构、写法推荐信一般包括称谓、正文、结尾、落款和日期几部分。称谓：第一行顶格收信单位的名称或个人的姓名，个人姓名后可加“先生”、“经理”等，再加上冒号。正文：第二行前空两格写正文。一般包括：介绍被推荐人的基本情况。
15、包括姓名、性别、年龄、业务水平、工作能力、身体状况等。侧重介绍毕业时间、学校、所学专业、获得的学位及专业经历。对被推荐人的基本评价。对被推荐人的专业基础、理论水平、实践经验、工作能力、思想作风进行实事求是12的评价，由此说明能否较好的胜任这一份推荐工作，这里恰如其分的评价比言过其实的赞誉更令人信服。被推荐人的奖励情况。重点介绍被推荐人在学校或在工作岗位上曾经获得的奖励，在学生组织或工作岗位上担任的社会工作及其取得的成绩。结尾：“此致敬礼”、“祝工作顺利”等语，表达问候之意。落款和日期在右下方署上姓名，姓名之前可以加上工作单位。署名的下方写上具体时间。推荐人如果与用人单位熟悉，可直接介绍被推荐人
16、的情况即可；如果与用人单位不熟悉，那在信的开头或信中巧妙地介绍一二即可推荐信的写作要求（1）应如实地介绍情况，让用人单位对被荐者能有比较全面的了解。（2）语气要诚恳。既不可自高自大，又不卑躬屈膝。例文（这是一封老友之间的推荐信）杨经理：您好！13来函已阅，得知您处急需一名公关人员，适逢九八年学生毕业之际，特向您举荐我的学生，公关文秘专业毕业生王琳。王琳，女，20 岁，中共党员。1995 年考入工业学校公关文秘专业学习。王琳思想品质好，思维敏捷，洞察力强，学习刻苦，工作踏实。她最大的特点是对事物具有极大的热情和极强的毅力，无论学习工作，不出色完成决不罢休，样样工作从不示弱。王琳在校以优良的成绩通
17、过了所有课程。英语成绩优异，口语相当熟练；计算机操作名列前茅。曾多次获得一等奖学金，三次被评为“三好学生” 。尤其擅长写作，在校刊上发表了十多篇各类文体的作品，她的文风和她的作风：精密、深刻。王琳一贯严格要求自己。对同学真诚，对工作积极。连续三年担任班长，所在的班级被评为优秀集体，她个人也被评为校级优秀干部。她口才好，组织能力强，曾多次成功地组织和参加了专业的和全校的演讲比赛，并获得过第一名。王琳非常适合这份工作，她也渴望得到这份工作。详细情况，她将前往与您面谈。望接洽，望录用！顺祝兴旺发达！老友樊2008 年 4 月 8 日于学院申请书标题。在第一行中间写“申请书”字样。14称呼。第二行顶格
18、写接受申请书的单位或单位负责人名称。也有的放在申请书结尾之后，署名之上的左前方，即“此致”另行顶格左前方。正文。说明要申请的具体内容、理由和要求。这是申请书的主要部分。在这部分里，要写清楚所申请事情的原委、理由和事项。用简短精炼的语言说明清楚，然后直接提出申请事项，就可以了。申请人或单位名称和日期。在正文之后的右下角，要写上申请人的姓名或申请单位的名称。有时根据情况，还要单位领导签字或加盖印鉴。在署名的后面或下边，写明申请书的年、月、日。例文：（见 1 申请书例文）申请书团支部：中国共产主义青年团是中国共产党领导的先进青年的群众组织，是广大青年在实践中学习共产主义的群众组织，是广大青年在实践中
19、学习共产主义的学校，是中国共产党的助手和后备军。中国共产主义青年团坚决拥护中国共产党的纲领，坚持以马克思列宁主义、毛泽东思想为行动指南，坚持社会主义道路、维护人民民主专政，团结全国各族青年，为逐步实现“四化” ，把我国建设成为高度文明，高度民主的社会主义国家，为最终15实现共产主义的社会制度而奋斗。中国共产主义青年团是在中国共产党以及毛泽东同志等老一辈无产阶级革命家的关怀下发展壮大的，始终站在革命斗争的前列，为党输送了大批的无产阶级优秀战士，有着光荣的历史。我志愿申请加入中国共产主义青年团，继承和发扬革命优良传统和作风，在团组织的帮助教育下，把自己锻炼成为有理想、有道德、有文化、有纪律的共产主
20、义事业的接班人。如果组织批准了，我一定要“百尺竿头，更进一步” ，努力学习，积极工作。如果组织未批准，我一定接受组织的教育和考验，继续努力，创造条件,争取早日加入团组织,成为一名光荣的共青团员。申请人二零零六年一月十日邀请书邀请书的结构由如下几部分组成：标题。在封面或信纸的第一行中间写“邀请书”三个字，字要比正文的字大一点。称呼。在标题下第二行，顶格写上被邀请单位或个人的名称。正文。写活动的内容、时间、地点。正文结尾写上“敬请光临” 、 “敬请莅临” 、 “欢迎指导”等用语。16署名和日期。邀请单位的名称和邀请时间分别写在正文最后一项的右下方。邀请书尊敬的教授：我们学会决定于 1999 年元月
21、 14 日在市举行省文学学会年会。敬请准时参加。现将有关事项通知于后：一、会议内容为宣读学术论文；交流教学、科学研究经验；商讨明年学术会议计划。二、出席会议的代表应向大会提交学术论文（打印 30份） 。三、接到通知后，请即向大会筹备组寄回代表登记表或电话联系。四、代表登记表请寄市健康路 36 号省文学学会同志。省文学学会（盖章）联系人：电话：1999 年元月 2 日 慰问信17慰问信一般由以下几部分组成：标题。标题有两种写法，一种是只写“慰问信”三个字；另一种是加上慰问的对象和信的种类，如“致中国人民解放军驻省部队全体指战员的春节慰问信” 。称谓。标题下空一行，顶格写慰问对象的名称或姓名。如果
22、对象多，要一一写进去。对象的前边，可加上“敬爱的”或“尊敬的”等字样，表示尊重。正文。因为慰问对象和慰问目的不同，这部分内容也不完全一样。但一般应包括如下几个方面：第一部分，用简洁的话说明写信的原因。第二部分，比较全面而具体地叙述对方的英雄事迹或对方所遭受的困难。第三部分，结合形势和任务，提出希望或鼓励对方战胜困难。第四部分，写慰问信的单位或个人的愿望和决心。结尾。另起一行空两格，用一句鼓励或祝愿的话作结束语， 。署名、日期。位置在右下方,分两行写。第一行署名,如果写慰问信的单位或个人不止一个，都要写进去。另起一行写发信的年、月、日。例文18慰问信李斌同学：您好！惊悉您的家乡突然遭受洪水灾害，
23、人民的生命财产受到很大损失。我们全班同学对您全家以及您家乡的人民表示深切的同情。为此我们特向您表示亲切的慰问！最近我们正在学校的领导下，以实际行动支援灾区人民。我们坚信，在党和政府的领导下，在全国人民的支援下，您一定能同灾区人民团结一致，艰苦奋斗，克服困难，重建家园，迅速地战胜洪水带来的灾害。我们班的全体同学商定，一定要以实际行动支援灾区人民。因而，请您不必担心学习上的问题，等您家中一切安排妥当后再回校，我们会帮您把落下的课程补上。现寄去全班同学为您家捐赠的衣物 20 件，人民币 500 元。这是我们一点心意，请务必收下。请代我们再次向您全家和乡亲们表示亲切慰问！南方工业学校班全体同学1998
24、 年月日感谢信感谢信的结构同一般书信相近，由称谓、正文、署名和日期等组成。感谢信的正文多半分为三个部分：19因何事向对方表示感谢为何感谢？所感谢对象的先进思想和模范事迹。这部分要写得既概括又具体，字里行间满怀感激之情。叙述中要交代清楚时间、地点、人物、事件、原因、结果。热情赞扬对方的可贵精神及其影响，并表示自己对此事物持的态度。例文感谢信中国人民解放军部连党支部：年月日，我镇的一名 10 岁的小男孩 过铁索桥时，不慎掉入水中。你连战士正路过此地，见此情景，顾不上脱下衣服，便纵身跳进河里。此时，寒流刺骨，尽力与急流搏斗。将孩子救上岸时，孩子已经不省人事，也精疲力尽。但他坚持继续抢救，直到孩子脱离
25、危险，然后又将他背回家中。孩子的家长感动得热泪盈眶，一定要留他休息几天。同志虽然疲惫不堪，但为了不影响归队，毅然踏上了归途。同志这种舍己救人，严守纪律的高贵品质，使人非常感动。在这里我们代表全镇人民向你们，并通过你们向同志表示衷心感谢。顺致崇高的敬礼！县镇人民政府年月日表扬信20表扬信由标题、称谓、正文、结尾、署名、日期几部分组成。标题。 “表扬信”三个字写于大红纸上方中间。称谓。可以直接写被表扬的单位或个人的名称或姓名，也有把个人姓名和单位名称并写的。称谓的位置，写在“表扬信”三个字下第一行处，顶格写，后加冒号。正文。写被表扬单位或个人的模范事迹，可以写一大段，段中分若干层次；也可以写成几个
26、小段，每段写一个完整意思。叙述事情的经过，重点放在人物事迹的发生、发展、结果及意义上。这部分要写得详实具体，并在叙述基础上加以适当的议论给予赞扬，表示向被表扬者学习。结尾。可以提出建议、希望，请有关部门在一定范围内宣传表扬被表扬者的好思想、好事迹。署名、日期。写表扬信的单位名称或个人姓名。最后写年、月、日。表扬信的写作要求要突出受表扬的单位或个人的事迹中最有现实教育意义的方面。事实要具体，评价要恰当。事情发生的时间、地点、被表扬的人物、事迹等，都须交代得清清楚楚。评价要注意分寸，切忌胡编滥造。21语言要热情、诚恳、亲切。例文表扬信旅游学校：炎热的八月里，我到地旅游，住在旅游招待所，洗澡时将手表
27、放在浴池一石桌上，忘记带走，上山游玩照像时，我才记起。当我返回招待所时，你校在这里实习的学生，已将手表送给招待所负责同志保存，以便归还失主。同学这种拾金不昧的高尚品德，值得表扬，特写信给你们，请你校给予表扬。并通过你们向同学致以诚挚的感谢。卫生（学校）年月日 检讨书例文：检讨书动物园管理处：八月十日上午九时，我在动物园游玩，为了逗猴玩耍，竟用馒头包着泥巴、石子喂它，主要目的是想试试猴子聪明与否。当一些观众批评我的错误时，我不但不接受，还用脏话伤人，大吵大闹。后经动物园的领导帮助教育，使我认识到自己的错误，我决心引以为戒，决不再做伤害集体利益的事。在这里特向广大观众公开检22讨，并向被我骂过的同
28、志赔礼道歉。回厂后，我将以实际行动改正自己的错误。厂职工年月日保证书保证书的格式标题。在第一行正中写明“保证书” ，有时也可加进其内容性质。称谓。呈交个人的，直接写出其姓名称呼。呈交单位的则冠以该单位称呼。正文。写保证的具体内容，分条列项，一条一个内容。结语。可在正文左下方写“此致敬礼”等，也可不写。署名、日期。是单位者则加盖公章，个人只签名，写上年、月、日。例文保证书王老师：我上学期因学习文化课抓得不紧，致使学期考试有一门功课不及格。通过老师的教育帮助，使我认识到：今日努力学习文化知识，就是为了明天为社会做出实际23贡献的深刻道理。为此我向王老师，并通过王老师向专业科领导保证：一、明确学习目
29、的,端正学习态度,改变过去被动学习的状况。二、认真听讲，记好笔记，不迟到，不早退。三、做到课前预习，课后及时向老师请教疑难问题。四、我保证言行一致。请老师督促检查。此致敬礼！保证人：王五年月日贺电贺电是表示祝贺的，它的语言自始至终都表现出充沛、饱满的感情。同时，作为电报的一种，也要求贺电的针对性要强，要迅速及时，不能放马后炮；贺电的篇幅要短小精悍，文字要简洁、明快。写贺电，开头写收电单位或个人的称呼；正文直接说明祝贺的内容、成就、意义；结尾表示热烈的祝贺和希望；最后署名，署名下边写年、月、日。例文：李铁映电贺中国国际象棋代表团国家体委转中国国际象棋代表团：24欣闻谢军在世界女子国际象棋冠军赛中
30、挑战成功，特向你们表示热烈的祝贺和亲切的问候。谢军在国际象棋上取得的历史性突破，显示了我国青年一代的聪明智慧。她的胜利也是多年来集体钻研、互相切磋结出的硕果。胜利固然可喜，棋艺长河无涯。希望认真总结经验，继续努力探索，为进一步提高国际象棋技术水平作出努力。李铁映1991 年 10 月 29 日书写型祝词标题可以直接写为“祝词” 、 “祝酒词”等，也可以由讲话者姓名、会议名称和文种构成，如“在会上的祝酒词” 、 “在宴会上的讲话”等。称呼一般用泛称，可以根据到会者的身份来定，如“各位女士、各位先生：” 、 “朋友们” 、 “同志们”等等。为了表示热情和亲切、友好之意，前面可以加修饰语“亲爱的”
31、、 “尊敬的” 、 “尊贵的”等等。正文包括以下几层意思：一是表明自己的身份及代表谁讲话；二是对与会者的问候；三是表示欢迎、欢送或祝贺的意思；四是说明集会或聚会的原因；五是对过去的概括评价；六是对未来的希望；最后是祝愿语，25再次表示祝贺，收束全文。公函（1）去函正文开头：一般先写商洽、请求、询问或告知事项的依据、背景、原由。事项部分：即主体部分，应采用叙述和说明的写作方法，要简明扼要，又要交待清楚。要求部分：可多可少，如果事项很简单，可同缘由写在一段，一气呵成；如果事项较复杂，或要求较多，往往要单列一段甚至分条列项写。语气：谦和，既不巴结，也不生硬。去函的结束语常用：“请复函 ”、 “盼复”
32、 、 “请复” 。（2）复函正文写法：同批复正文写法基本一样，结构为：引语 答复意见。引语：就是引述来函标题及来函文号。 答复意见：即针对来函所提出的商洽、询问或请求等问题予以答复。即表示同意或不同意，不同意是什么原因，或应该怎么办，不应该怎么办，或对询问问题做出说明等。复函的结束语常用：“特此函复 ”、 “此复” 等。函的写作要求 ：261开门见山，直叙其事。函是一种比较简便的行政公文，讲究快捷，所以，函一般写得很简短，应简明扼要，切忌空话、套话，或者含糊其辞，不知所云。复函，要逐项回答，不能避答、漏答。2措词得体，平等待人。函的语言表达非常讲究，必须礼貌、谦和、态度诚恳。对上要尊重、谦敬，
33、但不恭维逢迎；对下要严肃，但不自傲训人；对平行单位、不相隶属单位，要以礼待人，用商量口气，不盛气凌人。总之，语言表达要礼貌、得体、尊重对方，一般不用“ 必须”、 “应该”、 “注意”等指示性语言。介绍信、证明信负责同志：兹介绍我校同志前往你处联系事宜，敬请接洽并予协助。（有效期天）南方工业学校（盖公章）年月日证 明 信27中学党支部：年月日来信收到。根据信中要求，现将你校同学的父亲，同志的情况介绍如下：同志，现年岁，中共党员，是我院计算机系副教授，其本人和家庭历史以及社会关系均清楚。该同志对教学工作认真负责，近年来多次被评为市模范教师。特此证明。学院人事处（公章）年月日公文写作：只介绍通知和通
34、报完整的公文标题：发文机关+发文事由+ 文种“山东工商学院关于张三丰等同学考试作弊的通报”通知通知一般由标题、正文和落款三部分组成。具体写法如下：（1）标题。通常有三种形式，一种是由发文机关名称、事由和文种构成；一种是由事由和文种构成；一种是由文种“通知”作标题。（2）正文。由开头、主体和结尾三部分组成。开头主要交代通知缘由、根据；主体说明通知事项；结尾提出执行要求。在写正文之前，要在标题之下、正文之上顶28格写出被通知对象的名称，在名称后加冒号，或将名称以“抄送”形式写于最后一页的最下方。（3）落款。写出发文机关名称和发文时间。如已在标题中写了机关名称和时间，这里可以省略不写。通知是上级要求
35、下级或个人参加某一会议或者做某件事情时使用的一种文体。通知的内容要写得明白、具体。1在第一行正中写“通知”二字，也可视情况写成“关于的通知 ”、“紧急通知 ”等。2写被通知单位或个人的名称。3写通知内容。如内容较多，可分条开列。4结尾可写“特此通知”等字样。5最后写上发通知者的名称和发通知的日期。用公文形式发出的通知要加盖公章。例文：全国博士后管委会办公室关于统一博士后研究报告书写格式的通知博管办20063 号各博士后流动站设站单位：为加强对博士后研究人员科研工作的管理，有利于博士后研究报告的收藏中心编制了博士后研究报告编写规则 （见附件） ，并决定从 1995 年 4 月起，统一博士后研究报
36、告格式，对博士后研究报告进行集中收藏。29现将博士后研究人员期满出站提交博士后研究报告的有关问题通知如下：一、博士后研究人员期满出站，要对其研究工作做认真总结，严格遵照博士后研究报告编写规则撰写博士后研究报告，并印刷装订成册。研究报告应真实客观地反映其研究工作的进展、结果等情况。二、各设站单位应加强对博士后研究人员科研工作的监督和管理，对期满出站的博士后研究人员提交的博士后研究报告进行严格审核和评议，并作为其在站期间科研工作考评、出站评定专业技术职务任职资格和聘任专业技术职务的重要依据之一。三、各单位在为博士后研究人员办理出站手续时，除按原规定（参阅博管办199312 号文件）向全国博士后管委
37、会办公室报送必要的材料外，还需提交两份博士后研究报告 （报送博士后工作管理体制改革试点省市管理部门的应提交三份，由省市管理部门转交全国博士后管委会办公室两份） 。全国博士后管委会办公室将集中送北京图书馆收藏。附： 博士后研究报告编写规则二 OO 六年二月二十日关于召开计划生育工作会议的通知30所属各单位： 为了总结交流经验，研究分析存在的问题，进一步贯彻落实省、市计划生育工作会议精神，做好今年计划生育工作，经研究决定召开计划生育工作会议。现将有关事项通知如下： 一、会议内容： 二、参加人员： 三、会议时间、地点： 四、要求： 厂 年月日 通报通报，分表彰先进 ，批评错误和传达重要情况。 在格式写作方面，包括以下四点： 1，标题。标题写法一般有三种：一是写明发文机关、发文事由和文种，即写出完整的、标准式 的公文标题，二是写明发文事由和文种，省去发文机关，三是只写明文种，这种标题是在通报内容比较简单、不作为正式文件发布、在机关内部使用的标题。 2，正文。正文是通报的主体和核心部分，其写法应视通报内容的实际情况而定。一般是由开头、主体和结尾等部分组成。开头说明通报缘由；主体说明通报决定；
