1、2-K-1第 十 一 章 开 票 管 理 工 作 流 程一、开票管理目的及准则： 根据 中华人民共和国发票管理办法实施细则 要求 ， 任何单位和个人不得转让 、 代开发票 ； 未经税务机关批准 ， 不得拆本使用发票 ； 不得自行扩大专业发票使用范围。按照规定执行开票及票据管理的操作，维护公司利益。 二、部门职责： 项 目销售中心主要职责： 票据领用 ； （楼款、办证费及其他代收费用，不含物管公司收取的费用）收款开票；系统录入；收楼审核；整理凭据交单 ； 编制票据使用月报表。 项 目财务资金部主要职责 ： 票据申购与保管 ； 移交银行入账明细 ； 单据及系统审核 ； 签约锁定 ； 系统对数 ；
2、票据盘点 ； 报表提取 ； 指导开票员规范开票 。三、开票管理流程： （一）工作流程图 （以广东省为例）把 相关 数据 录入 明源 系统开 票 员 整 理 所 有 开 具 的 票 据 在 规 定时 间内 交至 财务 资金 部财 务资 金部 审核 单据 及系 统数 据 财 务资 金部 进行 票据 盘点开 票员 编制 月度 票据 使用 情况 表根 据款 项来 源开 具票 据 开 票员 票据 领用若发现有误联系开票员2-K-2（二） 操作说明及注意事项1.票据领用 ： 销售中心开票员定期定量到财务资金部领取发票 、 收据 ， 并在票据登记簿上签收。开票员与财务做好沟通，提前做好票据的申购及印制。 2
3、.开票 ： 开票员对客户交来的楼款 、 办证费用 、 维修基金 、 预收管理费等收取款项后，准确规范填开票据。 不同缴款方式的处理方法 :为进一步完善公司财务制度 ， 避免产生法律纠纷的风险 ， 现针对各种缴款方式 ， 将前台开票流程及注意事项描述如下 ， 旨在规范开票过程所涉及款项内容的填写和明确缴款人和业主不一致的处理方式。1）现金 ：填写现金缴款单，如上图：（ 1）缴款人：业主姓名。（ 2）款项来源：款项内容。（ 3）右下角空白栏：路址。注意事项 ：（ 1）关于缴款人，不论办理缴款业务的当事人是否是业主本人，均以业主姓名填写此栏。2-K-3（ 2）关于款项来源，需如实并逐项填写完整，不可
4、错填或漏填，亦不能用 “ 等 ” 字进行简化 ， 若款项内容太多空白处不够 ， 则将几笔款项分开填写现金缴款单。 2）存折（ 1）当存折开户人和业主是同一人时，填写进帐单，如下图：右下角空白栏（开户银行签章处 ） ：依次如实填写业主名、路址、款项内容。如：张三 缴交 雍翠湾一街 18号 住宅 定金、楼款、待办房产证费用、物业维修基金 。注意事项 ： 开票员在开票过程中须严格按照以上格式填写 ， 特别是款项内容 ， 一定要如实并逐项填写完整 ， 不可错填或漏填 ， 亦不能用 “ 等 ” 字进行省略简化。 （ 2）当存折开户人和业主非同一人时：开票员先帮缴款人以业主的姓名填 写 正 确 金 额 和
5、 款 项 内 容 的 现 金 缴 款 单 ， 缴 款 人 到 银 行 柜 台 办 理 业 务 时 先 提现 ， 再用开票员开具的现金缴款单把款项存入公司帐户即可 。 现金缴款单的填写方法如（ 1）所述。3）刷卡（ 1）当持卡人和业主是同一人，则在刷卡成功后打印出来的刷卡凭条上签名确认即可。 （ 2）当持卡人和业主非同一人，则开票员需在凭条背后注明业主名、款项内容，并让刷卡人签名确认。2-K-44）支票在支票上用途一栏填写业主名、路址、款项内容，如图：然后方可开具收票专用收条。 5）汇款针对自行汇入的款项，分以下两种情况处理： （ 1）入账通知单能明确业主名、路址、款项内容的，可直接开具发票。（
6、 2）入账通知单未能明确上述内容，汇款人是代业主缴交款项的，请代交人出具书面证明，证明款项是代某人缴交某路址的某款项，方可开具发票 。开具定金及楼款相关单据(1)前台开票员凭销售跟办人询问客户的缴款方式及付款银行开出的开票通知单（格式详见工作指引 ） ，并根据填制现金缴款单或银行进帐单（以下简称进帐单）交客户； (2)客户凭进帐单到银行交款，注意要求客户有对应银行的卡或存折；(3)客户交款后交回银行缴款单入账联并开具相关收据（或发票 ） ；(4)如客人交支票或刷卡的前台开票员开具收票专用收条给客人，待款项到公司银行帐户后才开具正式的收据（或发票 ） 。特殊操作： 因业务更改需变更单据的处理（转
7、楼、转名、加减名手续）(1)业主交纳定金后，发生转楼、转名、加减名业务变更的。此定金收据（或发票 ） 则可以冲红后根据 确认书 开具正确的楼款收据处理票据 。 冲红2-K-5时需收回原先提供给业主的发票联。 冲红手续包括： 先由业主签名同意转楼； 销售跟办人及销售中心经理签名确认； 重新提供新的认购书。开票员确认上述手续是否齐全，手续齐全后冲红此定金收据（或发票 ） 并以变更后的信息重新开具定金收据（或发票）给业主。 (2)转楼 、 转名按公司管理规定 ， 收取手续费 (一般收取业主手续费贰仟元 )的 ， 开票员需开具相关服务业发票或收据 ， 减免手续费需取得有权人的授权审批。 开具收楼相关单
8、据(1） 前台开票员凭销售跟办人询问客人的缴款方式及缴款银行的收费明细清单填制相应银行的现金缴款单或银行进帐单（以下统称进帐单）交客户。 (2)客户凭进帐单到银行交款 ， 注意此处要求客户有对应银行的卡或存折 ；同 时 开 票 员 需 注 意 告 知 客 户 必 须 拿 着 银 行 的 回 单 到 前 台 开 单 处 开 具 正 式 发 票或收据收楼时 ， 在开具楼款结算发票前 ， 必须要求销售人员提供 “ 开具结算发票资料 ” （具体格式详见工作指引）方可开具，且填写的内容必须准确无误。银行回单上需清楚注明缴款人，以及缴款事由，如 ： “ *缴交 *路址 *款 ”在开单收款过程中其他注意事项
9、：(1)客户可在其他地点将款项直接汇入公司帐号，出纳提供银行到帐通知后开票 员 方 可 开 具 正 式 发 票 给 客 户 ； 若 银 行 到 帐 通 知 单 没 有 业 主 姓 名 或 购 房 地 址的，则必须由汇款人出具证明，证明该款项属该业主所有的方可开具发票。(2)领取发票时，需由客户提供身份证明文件，开票员方可提供发票或收据并要求客户在发票登记簿上签名确认。 (3)当客户交付支票时，开票员不能立即开具发票只能开具支票收据给对方，2-K-6待支票到帐后开票员方可以收据换取正式发票。 (4)假如客户要缴纳第二或第三期楼款时，必须查看清楚到款日期是否与所签定的交款日期一致 ， 如果迟交楼款
10、会产生滞纳金 ， 明确所在项目每日滞纳金的计算标准。(5)若客户选择按揭付款方式的，待银行将相应按揭拨付至公司帐号后，出纳将银行进帐单给予前台开票员开具发票。 (6)若发票开具后需变更上面内容的，必须重新开具。若在当月内的，需对原发票进帐作废处理重新开具 ； 如果跨月发票出现上述情况 ， 则在收回客户发票原件后冲红，并必须在红字发票里注明原发票开具日期及号码。 (7)若发票开具后如需作废的一律要所有联数全部收齐才能作废。(8)作废的收据开票员需收回并保存好所有票据联次 ， 并签写 “ 作废 ” 字样 。 (9)发票存根联必须按照税务机关的规定存放和保管 ， 不得擅自损毁 。 已经开具的发票存根
11、联和发票登记簿 ， 应当保存五年 ， 把所有的发票分类保存在相应的资料存放处，并按使用时限有顺序整齐放好。 3.系统数据录入 ： 销售中心把收款和票据录入明源系统 。 （ 后附明源操作指引 ）开票员只有系统录入职能，财务部负责系统审核及反审核职责。 4.开票员交单： 开票员每日下班前整理好收款凭据（银行缴款回单、发票 、 收据等 ） ，第二日上午 10： 00前将单据移交给财务资金部签收、审核 。 （若所在项目的销售中心与财务资金部不在同一办公地 ， 距离较远 ， 由双方部门协商明确交单频次，但最迟不能超过一星期交单一次） 5.财 务部进行单据审核： 财务收到开票员交来的凭据时，复核发票 /收
12、据金额与银行单据 、 系统录入数据是否准确无误 ， 所开具的发票 /收据是否符合规范 ，然后对开票员录入的系统数据进行审核 ， 并录入财务凭证号 。 要求 ： 日事日毕 ，系统数据经财务审核后，为有效数据，且非该审核人取消审核不得修改。2-K-76.开 票员制定相关单据汇总月报表 ： 每月 1日需做上月报表并与系统及财务核对发票。 （ 1） 需将上月的各项票据金额统计核准 ， 分类别制表 （ “ XX年 XX月发票使用情况表 ” (具体格式详见工作指引 )， 包括所有票据的期初库存量和期末库存量的统计 ） ；（ 2）与公司财务进行核对后签名确认。7.财务部进行票据盘点：（ 1） 财务资金部根据
13、开票员编制的 月度票据使用情况表 ， 对开票员领 、 用 、存票据进行盘点。 （ 2）开票员开具完的票据存根需定期交财务核销，再领取定量的空白票据，财务部每月不定期对开票员处留存的未开具的空白票据进行盘点监督。8.财务部进行系统对数 ：（ 1）月末财务核对当月开票金额、明源系统数与财务入账数是否一致，进行系统对数。 （ 2）财务部根据销售中心移交的其他资料：认购书；滞纳金减免审批表；转名、转楼确认表，对系统数据进行审核。 9.销 售中心负责收楼审核 ： 由销售中心审核是否具备收楼条件 ， 每周由财务资金部对已收楼单位进行复核，若发现收楼手续未齐的，由销售中心负责跟进 。四、认真按照营销中心及财
14、务部下达的文件进行操作 （ 1）根据相关对销售资金实施监控的操作指引 、 关于部分退减批免及审核业务的授权指引 、 关于免收客户银联 POS机楼款刷卡手续费的事宜 等细则操作。2-K-8（ 2）开票 员及票据管理员 须妥善保管 票据 ， 不得随意放置或移交他人。票据的购买 、 使用与保管等须按照 碧桂园集团票据管理制度 严格执行 。 若 违反规定 ， 给公司造成损失的 ， 由公司对违纪者予以处分 ， 造成严重损失或情节严重的，移送有关机关处理。五 、 定 期 向 会 计 查 询 发 票 填 写 的 最 新 规 定 及 填 写 细 则 ， 保 证 票 据 填 写 的 准 确性 （ 1）注意金额大
15、小写要一致，客户名称要填写正确，并且要填写清晰；（ 2）剪折发票更需要注意剪票位置的正确；（ 3）开票时需要注意填写机构代码证号及预售证名称，路址，需注意根据各项业务款项的不同开具不同的票据 ： 销售不动产发票 、 服务业发票 、 刷卡收据 、印花税销售凭证。六 .明源系统相关操作：1、主界面由图中模块完成。（ 1） 票据管理 ： 设置票据资料先进入票据管理中选择相应的楼盘 。 图 2-2-3然后再选择票据类型，2-K-9最后点击 “ 新增 ” 按钮弹出图中界面的内容 ， 注意 ： 第一次新增票据子类时一定要在 “ 票据子类 ” 中填充，以后再增加此子类票据时就直接选择此类来新增如图： 填上
16、“ 票据本号 ” 时 ， 一定要加上各自楼盘名称的识别字母加上票据子类简称和编上票据本号编码 （ 2）收支管理：2-K-10选择房间代码可以选取路址：选择客房名称可以查询所有有关名称的业主路址如 果 选 择 此 勾 就 把 有 关 此 查 询 名 字 无 效 与 有 效 的 所 有2-K-1资料都显示出来。 此键 ： 是查询当前房间认购书的资料 ， 此键 是显示出当前房间与历史记录资料情况如下图录入票据：选择对应的分期打勾然后点 “ 收款 ” 进入票据信息录入状态红色框中一定要根据实际情况填充 ， 最后选择 “ 增加 ” 在界面下边就出现一条票据记录了。2-K-12系统中冲红部分包括 ： （
17、退款 、 换房 、 换票 、 发票修正 ） 冲红时都要选择对应要冲的记录打勾。 退款：红 色 框 中 一 定 要 填 充 ， 注 ： 此 票 据 是 红 字 票 ， 在 “ 到 帐 日 期 ” 中 一 定要 录 入 被 冲 的 蓝 字 到 帐 日 期 （ 退 款 功 能 是 用 在 退 楼 、 退 钱 、 超 标 退 钱2-K-13等 ） 。 换房 ： 选择换房时跳出 ： 此对话框是要求选择要把收款记录转去的新房间路址：红框部分是录入冲红的红票票据资料，蓝框是冲红后蓝字的票据资料。2-K-14以 上 部 分 是 新 房 间 中 分 期 没 交 钱 的 明 细 ， 可 以 根 据 实 际 情 况
18、 选 择 期 数 来手工录入金额： 。（换房冲红功能只是用在业主换房操作的） 换票冲红：（换票功能是用在某些楼盘先开预收款收据最后收楼时再开 “ 结算发票 ”用的，上图蓝框中是填充 “ 结算发票 ” 资料的，其它不用理它） 发票修正：2-K-15（发票修正功能是用在票据开错了而开单没 “ 作废 ” 票据而是冲红用的 ，上图中红框是冲红票据资料 ， 蓝框是冲红后重开的蓝字票据资料 ， 注 ： 到帐日期一定要与被冲蓝字的到帐日期一致）在 “ 收支管理 ” 界面中右下角这两个功能分别是 ： 1） “ 打印票据 ” 是以后先录入收款生成收款记录后利用此键功能来打印发票用的 ； 2）“ 转移 ” 功能是
19、用在售楼部资料室人员有时候把同一路址同一业主名无端端的生成几条房间历史记录时用此键所 “ 无效 ” 房间的所有票据自动转到 “ 当前有效房间 ” 中 。 （意思是财务已录入部分票据在当时有效的房间，而资料室无意生成一模一样的房间为当时状态房间 ， 而把财务以前录入票据的房间也就变了“ 无效 ” 状态了 ， 这时候才使用此功能键 ， 注 ： 使用 “ 转移 ” 时要再三查清楚才使用）票据修改： 此图中图标顺序为：修改、删除、作废 、2-K-16拆分、历史数据录入。 （ a）修改：功能是指票据未审核时可以勾选相应的票据来修改操作人员当时录入错误的票据号等如果是金额错就要删除此票再重新录入了 ） 。
20、（ b）删除：功能就是把错误无法去补救的票据删除。（ c）拆分：此功能是选择一条收款记录把它拆分为两张票据。（ d） 历 史 数 据 录 入 ： 功 能 就 是 为 了 某 部 分 楼 盘 在 旧 系 统 导 数 据 过 明 源 系统时 “ 刷新 ” 票据所有的，此功能可以把票据直接修改凭证号等资料。在收款记录右上角中 ： 这两个选项是显示所有效的票据（冲红的隐藏 ） ，另一个是显示当前已收款的记录。“ 收支管理 ” 模块中： 证明管理：是有时候如果业主要求开具 交 清 某 期 楼 款 或 全 部 楼 款 时 打 印 出 来 开 具 的 ：2-K-17：功能是登记发票保管证明 ： 此键是增加
21、： 收支管理中款项 。 （ 一般增加款项都是资料室操作） ： 预算是指业主来查询什么时候有几多滞纳金 。计算是指平时查看当天的滞纳金金额。 ：结转滞纳金是指到了收楼的时候一次过计算后的结果滞纳金结转而产生一条滞纳金的应收款出来 （ 录入滞纳金票据时就是勾选这条应收款来录入了）：些功能就是查看楼款交款情况。1、银行批量放款模块：此功能是为了同一个银行一次过多笔银行贷款时使用的 ， 此功能比一张张银行按揭票据录入快得多。 2、代收费用模块：2-K-18此 模 块 的 款 项 都 是 由 资料室设置好的 （ 如果平时有的费用没有时就在右边的 “ 增加 ” 功能可以增加新的款项）操作功能与 “ 收支管
22、理 ” 模块一样。3、 ： 些模块就是业主在我公司什么银行刷卡而由我公司负出产生的手续费用（这模块看各盘操作，暂时少用） 4、 ： 这 模 块 是 “ 外 币 ” 的 汇 率 设 置 ， 如 在 “ 收 支 管 理 ” 中有录入外币时系统自动计算的（这模块少用，一般在开票时都节算了人民币 ）： 此模块是售楼部认购书中所有变更等操作后产生有待财务部去审核的。 ：此模块是在 ： “ 收支管理 ” 中所有录入过的票据在此界面有待去 “ 审核 ” ， （如果票据 “ 未审核 ” 是不能在凭证管理模块中入帐的 ） 。：批量划出是指 “ 代办费用 ” 中代业主交纳其它办证费用等 ， 交纳是收据代办证后换取
23、外部发票回来时批量勾选划出的 （ 这里所划出的票据一样要 “ 审核 ” 与 “ 入帐 ” ）2-K-19：此模块分为： 界面（ 1）凭证录入：就是选择开票日期时间段来提取出所有明细 ， 然后在 “ 票据号 ” 或 “ 房间代码 ” 或 “ 交款人 ” 等是但一个按回车键来查询出后找勾 ， 与会计凭证编号中一 个 号 所 包 括 的 票 据 全 勾 上 时 录 入 相 对 应 的 年 份 和 凭证号就按 来完成。（ 2）凭证查询：是指查询你所指定年月中所有凭证显示出来，然后所选中的凭证号对应下面就是该凭证的明细资料。 如果查出凭证录入错误可以使用凭证号更新功能 ， 如下图红框图标是 “ 修改凭证号 ” 。如 果 是 对 就 凭 证 号 中 的 明 细 有 录 入 错 误 可 以 使 用 转 回 未 入 凭 证 时 的 状 态功能，如下图红框图标是 “ 清除入帐状态 ” 。2-K-20报表 ： 此模块是公司所有报表的汇总 ， 到时可以在此提取相对应的报表资料。如认购明细表：自助查询：此模块是根据自己的要求查询数据。2-K-21另：提取报表之类的数据前先在 ： “ 工具 ” 中下载报表驱动：
