1、文件命名规范文件命名规范对一般办公文件来言，规范文件、文件夹命名如下。一、文件的命名规范文件命名的结构：项目命名词（或项目编号）_文件命名词_日期_V 版本号.文件后缀例如：Doc_PCPISPoposal_20101112_V1.0.doc文件名称由四部分组成：第一部分为项目名称或编号，第二部分为文件的描述，第三部分为当前文件的日期，第四部分为文件阶段标识加文件后缀。如果是同一版本同一阶段的文件修改过两次以上，则在版本标识后面加以数字标识，每次修改数字加 1；当有多人同时提交同一份文件时，可以在版本标识的后面加入人名或缩写来区别。二、文件夹的命名规范标准的文件夹命名结构：项目命名词( 或项目
2、编号)_文件夹名称_日期_ 日期。举个文件夹命名例子：Pj_PCPISPoject_20101112_ 完成日期。第二个下划线后为空，等待工作结束时，添加工作结束的日期。经过这样的命名，1 、首先自己通过建立文件夹把文件进行整理和分类，便于自己的查找和使用；2、其次，在使用 Windows的查找或者其他查询工具（如 Eveything）搜索的时候，会比较方便容易的查询出想要的文件；3、更重要的是，培养自己整理文件的习惯；4 、四是可以知道文件的操作日期，这个日期可以是创建日期、修改日期。为了更好的整理自己的文件，可增加了几个特殊的符号，用于标识不同状态的文件：1、！（叹号）标注重要的文件或者文
3、件夹2、 #（井号）标注等待处理的文件或者文件夹3、 （号）标注正在处理的文件或者文件夹对那些处理完毕的文件，应该放在合适的文件夹当中，因此不作特殊符号的标注。这些符号的使用，是作为文件命名的首字应用，如此一个文件夹中，标注特殊符号的文件会排列在一块，查找和使用起来会比较方便。三、电脑桌面的清理电脑系统里增加新的文件时，先把文件放在桌面，然后对收集的新文件进行处理，处理完成后，归档到不同的文件夹当中。如果需要持续多天进行处理的话，就一直放在桌面，直到处理完成。文件处理的过程，就相当于清理桌面的过程。桌面的清理，每天都要进行，尽可能的把堆在桌面的文件清理掉。这些文件一般有两个归属，那些没什么价值
4、的文件，直接删除；那些有些价值的文件，处理完毕后，归档到不同的文件夹当中。处理中的、待处理的文件，就堆砌在桌面之上，随时的警告自己，要尽快的处理，留给自己一个清洁的桌面。电子文档管理的 COTA 法则每个人的计算机硬盘上都有相当多的电子文档，查找起来非常麻烦。虽然有人已经开始用归整分类的方法，但没有科学的指导，仍然不得要领。而 COTA 法则则是一个经过研究和实践，非常科学的管理方法，你好好使用的话，将使你的电子文档管理变的井井有条，效率倍增。“ COTA 是 4 个一级文件夹名字的缩写，它们能够涵盖你所有的工作信息。等我跟你讲一讲这个系统，你就会明白有效地组织信息、避免重叠是多么有用。 ”C
5、OTA 认为，过多的分类文件夹只会增加你的负担，而只用Clients（客户） 、Output（成果） 、Teams （团队） 、Admin（管理）4 个分类文件夹（一级文件夹） ，即可涵盖所有属性的文件。一般来说，这 4 个一级文件夹是建立在我的文档（MyDocuments）里的。 .Clients（客户）文件夹包含的信息内容是“你的团队的内部或外部的客户” 。.Output（成果）文件夹包含里的信息内容是“你的团队的产品和服务” 。.Teams（团队）文件夹包含里的信息内容是“你的团队” 。.Admin（管理）文件夹包含里的信息内容是“你的非核心工作任务” 。你的工作内容没有客户？你的工作内容没有产品和服务？COTA不适合你？COTA 相信，只要你真正理解了 COTA，并根据自己的实际情况及时科学的分类，COTA 是适用于任何不同的工作的：
