1、礼宾次序常用的 5 种方法 1 依照来宾的具体身份和职务高低来排列顺序。2 按字母顺序排列。 3 依照来宾到达现场的具体时间早晚来排列4 依照来宾告知东道主自己到访的时间的先后排列 5 不排列即不分先后 涉外礼宾的准备工作。 1 搞清楚来访外宾或代表团的基本情况。 2 注意先弄清楚外宾的饮食爱好、宗教信仰和其他生活 习惯。 3 拟定来宾访问日程。4.安排食宿 涉外会见、会谈的程序。 1 提前约定。2.通知 对方有关事项。3.准备工作.4.迎接客人 5 会见、会谈 6.送别客人 接待计划与安排 1、说 明接待 计划的三 项内容： （1）接待 规格；（2）日程安排；（3）经费列支。 2、人 员安排
2、中 计 划中应写明；（1）主要陪同人员；（2）主要工作人员； （3）住宿地点、标 准、房 间数量；（4 ）宴请时间、地点、标准、人数 （5）会见、会谈地点、人数、参与人 员。 3、日程安排计划： （1）日期、 时间、地点；（2）活动内容；（ 3）陪同人员。 4、接待经费计 划（列支）； （1）工作经费；（2）餐饮费；（3）住宿费；（4）交通费； （5）参观费；（6）其他不可预见费用。 进行岗前培训的基本原则和要求 .不卑不亢：不论来自哪个国家.所代表公司、企业的大小应以礼相待，互相尊重 依法办事：国际间交往合作.都要依法而行.既遵守我国法律.也遵守对方国家的法律 内外有别：指要有保密观念，既要
3、保守国家机密，也要保守本单位的机密。 了解国际交往的基本礼仪：即见面礼仪、谈话、身体 语言、餐饮等等 新闻发布会的注意事项1. 确定新闻主题，选择发布良机。2.挑选媒介单位、落实宴请范围。 3. 确定会议主持人，精 选发人 4.处 理好应回避的问题制定各种应变措施。 庆典活动组织工作重点。1.前期调查研究 2.精心策划准备。3.选择最佳时机。 4.邀请嘉宾光临 。 5.编排活动程序。6 安排其他活动。7.善后工作处理。 开放式和封闭式办公室优缺点。 1 开放式：有利于沟通 节省办公空间 办公设备共享。难保机密 干扰大 无私人空间 2.封闭式：有利于安全保密 集中注意力 保护隐私。难交流 费用高
4、 选择不同办公模式的方法 1.认真分析现有工作模式存在的问题。2.综合分析不同模式各自优缺点。 3.确定新的办公模式。 4.根据新的办 公模式制定相应规章制度。 5.确定新的分配制度。 办公模式发生变化的原因 1.信技快速发展，尤是通技的改变 人们的联系不受地理位置限制，不再办公场所也能进行工作。2 企业经营需要既支出少量费用，又能有更优秀的人才完成任务3.办公场地费用过高，需要 压缩办 公室面积，以最小投入得最好效益4 大中城市交通状况使人们寻找新的工作模式。5.人们思想观念的变化，不再拘于一种固定工作模式6.社会丰富多彩人们需要在时间上又更大的自主性和灵活性。7 人们希望最大限度的发挥自己
5、的才干，多干事情多得 报酬。8 人事制度的改革，必须打破“铁饭碗”，用多种方式激励员工的工作积极性。制定计划的作用。 1 指明办公室工作所起的作用及所处的地位2.指明组织为实现自己的目标而确定的主攻位置，所 拥有的人、物、财力部署的根据3.指明组织的活动方针和范围保证行动目标一致4 指明事务顺序先后安排 5 是一种主要控制手段和数量化财政计划 计划工作主要内容 1 每一项工作的起始时间、阶段时间 和最终期限2 每一项任务的数量和质量要求。 3 每一项任务所需费用和其他资源4 每一项任务所承担的人员及负责人。5 每一项任务完成情况的检查和监督。 安全检查的主要内容及原则 1.对可预见的自然灾害作
6、好科学预测分析及时及早预报2.对可能发生的人为事故要多渠道深入了解有关信息，掌握动向3.对以前发生的事件进行总结，制定防范措施。 4.对预测的突发事件制定应急方案5.将应急方案或应急程序公示于醒目位置6.进行度突发事件的培训和演练，掌握必要的知识与技能7.配备相关设备和资源8.定期检查维护更新设备和资源，使之处于良好备用状态。 原则：1 加强领导 统一指挥 2.快速反应 控制事态发展 3 以人为本 保护公众利益 4 公开透明 面对公众。 突发事件的报告和记录的必要性及其两表内容 必要性：1.作为事故处理的一依据 2.作为安全教育的案例资料 3.便于应对各种赔偿案件 内容：1.事故情况记录表：事
7、故发生日期、时间、地点、涉及人 员，事故过 程。证人 2.工伤情况报告表：事故发生日期、时间、地点，涉及人 员基本情况，事故 过程细节，救治过程，医疗处理情况，证 明人办公 设备购买和租用的 优缺点及其采购程序 1 购买：优点：为组织增加固定资产。使用方便。缺点:一次付费过高。设备难更新。 2 租用：优：最初投入费用低，并能被获得的利润补偿。租用 协议包括 维护修理。 便于更新换代。缺点：常年租用费用 过高。提前 终止合同会有很高赔偿 。 采购程序：提出购买申请 审批落实费用 选择供应商 签订供货合同 货物验收入库支付货款。 正确选择办公设备和易耗品供应商须考虑的因素 1.价格和费用 比较不同
8、供应商的要价：初次洽谈的价格 降低价格方法，如批量购买， 节 日削价或将其指定为唯一的办公用品供 货商 购买后还要考虑费用的支出，如：占用空 间费用，存 储物品报废，存储过多占用资金 2.质量和交货 保证购买后能满足需求 选择不合格物品的供应商 比较供应商交货的时间供应商能说到，做到，有诚信，很可靠 3.服务和位置 比较为客户提供服务是否方便，如所提供的 订购方式 供应商所在地点方便联络和交货 4.安全和可靠性 送货整个过程中，保 证货品安全，包装，存放，运输和交货 比较供货商卖货手续及相关发票是否齐全，如查订货单，交 货单等 了解商家规模的大小， 经商史上的信誉度，如为客户保密的可靠性 申请
9、费用以及报销结算的步骤是1、申 请人提交 费 用申请报告或填写 费用申请表， 详细说明需要经费 的人员、时间、用途、金额等情况，并亲自签字。 2、该报 告或 该表必 须经过组织确定的授 权人审核同意，并 签字批准。 3、一种情况是将 获得批准的费用申 请报告或费用申请表提交财务部门， 领取支票或现金借款；一种情况是先由申请人垫付，完成商 务工作。 4、在 进行商 务工作中，无论是使用支票，还是使用现金，都要向对方索取相 应的发票，其内容中填写的 时间、项目、 费 用等应与使用者 实际用途相符。 5、商 务工作 结束，申请人应将发票附在 “出差报销单”后面，并亲自签 字提交出纳部门，由出 纳部门
10、把先前领取的现金数额和支出情况进行结算。如果是先由申 请人垫付的，在提交票据和“报销凭单”后，方可返还现金。6、如果事实商务 工作时， 计划的费 用不够，需要超出时，应提前向有关 领导报告，在得到 许可和批准后，超出的部分才可得到报销。制定采购预算方案的程序和内容 1 程序：确定预算基数 调研 确定采购的产品 编写预算方案 修改完善方案 2 内容：预算的项目名称 目标 需要的办公资源 采用预算方法 测算的依据 支付预算标准 政府采购主要方式 公开招标 邀请招标 竞争性谈判 单一来源 询价 国务院政府采购监督机构认定的其他方式合理调配和利用办公资源 1.a 制定合理的调 配计划：根据有关开支规定
11、、现有库存、轻重缓急、逐项作出调配计划， 计划要又预见性和合理性，并注意在工作中不断调整 满足办公需要。 B 保证重点物品的使用对工作性质重要的部门实行倾斜政策。2.建立办公资源运行档案（购买信息 维修合同 操作指南 所有资源情况列表 基本信息 日志记录和故障登记）3.管理办公资源的注意事项（及时更新记录 按规定清退办公用品、设备 掌握人员流动情况） 会议筹备 1 作用：了解会务工作的全局 加强协调沟通 确保会议目标实现 2 特点：全面性和具体性 计划性 明确性 3 原则：严格时间 事项明确 会议必要 4 内容：会议主题于议题 会议名称 会议议程 时间和日期 地点 需要设备和工具 会议文件会议
12、人员组成及人数 与会人员的组成 会议食宿安排 确定会议经费安排 会议筹备机构和完成任务的期限 会议应急方案的内容 1.会议中可能出现的意外事件：人员问题 场地问题 设备问题 资料问题 健康与安全问题与会者情绪问题 与会者返程问题 行为问题2.明确意外事件出现时工作人员的责任 3.处理会议中意外事件的方法：同上组织电话会议的方法 发出会议通知 分发会议资料 安排会场 接通电话 相互通报出席情况 记录 组织视频会议的方法 视频会议的会场 做好会场布置工作 配备和检查设备 设备维护 为减少租用通信线路的时间 节约费用 远程会议筹备方案特点 （1）远程会议具有节省时间和金钱、能够与电话服务机构商定使用
13、录音带做永久记录、而且交流更加直接、简短的优点。 （2）远程会议筹备方案拟定时，应预 先了解提供电信会议服务公司的服务业务，并提前一周与 电信会议服务公司预约，明确提出自己的要求，并提前将下列内容告诉电信服务公司：会议日期、会议起止时间、会 议参加人数、与会者的电话号码、主持人姓名等。 （3）会议程序、 议 程及其他材料必须 提前寄给与会者，以便他 们有时间 准备会议讨论。 （4）远程会议筹备方案中要有专人负责检查远程会议设备是否齐全和正常，摆放是否符合要求。 会议筹备情况检查主要内容 1 会议准备工作是否充分2 文件材料的准备3 会议布置情况4 礼仪接待人员的准备5 环境条件与用品的准备6
14、保卫工作的检查 7 检查其他内容 做好会务筹备情况检查的方法有两种： （1）听取会议筹备人员的汇报 1）听取汇报的领导要加强前期的调查，深入一线， 发现问题，解决问题。 2）会议筹备人员对汇报材料的准备要侧重困难和问题，注重实效。 3）选择合适的汇报时间。 4）对会议筹备情况汇报的重点是筹备中的问题。因此，汇报之后要抓紧催办和落实。 （2）会前现场检查 1）检查会议所需的各种资料，要考虑一些特殊人群的需求，如提供大号字印刷材料。远程会议要提前下发材料。 2 注意气味。一些人对香水、花露水和浓重的化学气味过敏或高度敏感。因此，要 对所有工作人员提出要求。 3）设立入场登记台。为使人们能轻 松、快
15、捷地登 记入场，可考虑设置咨询台或登记台。张贴会场平面示意图。4）佩带徽章、名牌。为方便工作，所有工作人员都应佩带徽章或名牌。 5）准备接待休息室。 应在接待休息室内放置公司 标志或旗帜，可放置电话机、传真机、电脑、留言条和笔等。此外，还应备 有急救箱。 6）安排接待、服务 人员。配 备精通 产品和服务的人员，事先组织培训，回答与会者的提问。 7）远程会议要加强对设备的检查会议协调的内容 1 协调会议召开的时间地点出席人员列席人员 2 协调会议相关事项3 协调会议议题 4 协调会议纪要 5 协调会议决定事项的落实 推进会议进程的方法 1 了解会议主题和议题 2 严格遵守会议时间 3 主题明确
16、4 鼓励和引导与会者5 消除交流故障抵制不和谐因素 6 合理安排议题 7 掌握会议休息的时机 8 适时结束会议 会议经费使用的方法 1 以节约为原则，需要开支的 项目要尽量列的 详细具体2 向会议筹备委员会的领导人提出申请并按照审批权层层审批3 领导审批后由财务部门提取现金或填写支票4 支出会议经费5 领导审批后按本单位零用现金、开支标准和报销的这种财务制度和规定办理结账手续。 会议总结的目的 1 检查会议目标的实现情况 2 检查各小组分工执行情况3 检查个人工作情况 4 表彰先进个人 5 妥善解决会议遗留的问题高效率会议的决定因素 1 会议召开的必要性 2 经过精心准备 3 地点选择适中 4
17、 形式多样化 5 严格执行了会议的各项议程6 与会者经过认真确认和专心挑选7 严格开会、散会 时间 8 会议作出的决定事 项 9 会议经费支出合理 10 会议服务热情周到 信息利用的要求 1 信息利用要给组织带来效益2 信息利用要对社会环境和公众负责。不能损害社会环境和公众利益3 信息利用要严格遵守信息法规，遵守知识产权保护的相关法律法规 登记 （1）登记的含义：登记即建立信息的完整记录。 （2）登记分为两种类型； 总括登记，对存 储信息按批分类 登记； 个别登记，按信息存 储顺 序逐件登记。 （3）登记形式有两种：卡片式登记、薄册式登记。 2、编码 ： （1）编码要求；编码结构应表示出信息的
18、组成方式及关系。 （2）编码步骤；分析所有预编的信息；选择最佳的编码方法；确定数码的位数 （3）编码的两种方法： 顺序编码法，按信息 发生的先后 顺序或统一标准编码； 分组编码法，利用十 进位阿拉伯数字，按后续数字来分别信息的大、小类 提供档案利用的要求及方式 1 要求：依法开展利用工具 主动及时开展利用工作 不断完善档案服务方式和手段 掌握本单位近期工作重点、重大活动据此开展档案利用工作 2 方法：开设阅览室提供利用 档案外借 制发档案复制本 提供咨询服务 印发档案目录 举办档案展览 编写大事记的工作步骤和注意事项 1.接受任务后，首先收集有关文件和材料，掌握公司成立至今以来发生的一些大事和
19、要事，接下来了解编写大事记的注意事项，如材料真 实编 写时突出大事不要漏要点抛掉小事。编写大事记注意系统性和条理性，简明扼要。写完之后要让经理过目，经理认为没有问题后将其制作成展板，供客阅览了解使用。同时要将该大事记放在公司的参考资料里，以后逐年编写。 2.大事记主要由大事记记述和时间组成。大事记述是大事记的核心部分，通过许多重大事件的记述，反映历史发展的概貌和规律。大事的合理选择是撰写着部分之一。大事 时间 要求有记载准确的日期，不用模糊的字词。而且 对每件大事均写明某年某月某日，尔后再按大事发生的时间顺 序进行排列录像题中经常考核的主要有以下知识点：1、办 公室 环境：办 公室、会 议室、
20、会客室的布局、布置、卫生清洁状况，办公用品的摆放是否合理， 办公室光线是否充足、有无 绿色植物等。2、职业 形象：秘 书 是否穿着职业装，坐姿、站姿、走姿等是否正确。3、接待工作：环境状况、办公用品的准 备情况、接待预约和未预约的来访者、电话接待的要求等。4、接打电话 ：电话摆 放位置、接 电话时间 、接拨电话动作、电话用语 、电话记录、记录用笔和本、电话找人、打电话内容、 电话 信息保密等。5、日常写作：会议 通知、 请柬、介绍信、协议书、合同等文种的写作是否规范等。6、沟通方面：包括沟通的基本技能、具体技能要求和内容等。7、会 议管理会 议 前的筹备工作、会中的服务工作、会后的善后工作、会
21、议协调等。8、档案信息管理：档案收集方法、档案收集流程、档案信息管理、信息开发工作等。9、办 公室事 务管理 库存管理、 进货 保管、紧急事故的处理、办公设备 及用品的采购等。10、法律知识：公司法、合同法、 劳动法等相关法律常识。2.公司新来一位档案员，请你今天下午两点在公司小会 议室向她介绍一下开展档案利用工作的方式和利用工作的要求，并将介绍提纲送我过 目。 4. 公司最近准备更新办公设备与用品，请你说明不同办公设备采购方式的优缺点和采购步骤，以供我参考。谢谢！ 5. 为了配合我公司股票的上市工作，公司定于下月初举办一次新闻发布会。 请你向我说明此次新闻发布会准备工作的要点。6. 背景：天地文化发展有限公司承办了某市招商引资大会的会务工作，本次大会预计将有数十个国外公司前来洽谈，除了 组织 来宾参加正式的商 务洽谈之外，会 议还将有如下活 动：迎送来宾、开幕式、闭幕式、晚宴、组织观看音乐会或地方戏剧、组织 来宾浏览地方名胜景区、参 观经济 开发区。这次招商引资大会的秘书处希望我们提供以下材料：1、拟定商务 活动的礼宾次序方案；2、提供参加会议活动的着装建议；3、提供会议应急文案主要内容。请你尽快把这三种资料准备好，于本月 10 日之前交给我。 谢谢！
