1、,成 功 的 简 报 技 巧,成功的简报技巧,壹、何谓简报 贰、什么时机与场合举办简报 参、简报时容易发生的错误 肆、简报的准备,1,目 次,壹、何谓简报,信息复杂泛滥的时代，在限定时间以内，利用图文并茂、简单、易懂的可视化文书数据向对方（听众）传达正确无误的信息的一种方式。,2,-个人对团体进行沟通的一种方式,说明：简报能力是现代人必需具备的能力,贰、什么时机与场合举办简报,上级主管单位想了解下属单位业务推展状况 幕僚人员针对特定议题提出建议 项目小组、工作圈成员对问题解决提出整体报告 营销人员利用简报促使订单早日决定 外赛参访利用简报加速了解状况,3,-为达成某种目的，需向个人或团体说明时
2、,说明：完成上级赋予任务后，可利用简报技巧性表达努力之处,参、简报时容易发生的错误,目的与方向无法契合对方需求的层次 架构松散缺乏逻辑中心思想 时间分配不均匀，开始缓慢、结论仓促 紧张、不流畅、缺乏说服力 内容创意不足，层次浅或未能切中主题,4,一次失败的简报可能导致全盘皆输,说明：照本宣科念简报稿方式会令人觉得无聊；容易失败。,肆、简报的准备,决定简报架构方向与目的 内容规划与架构设计 简报时间分配与掌握 视觉文书制作 发表 简报的结束与反省,5,准备的步骤,决定简报架构方向与目的,您想传达什么 为什么非作此次简报不可 对方需求层次为何 目的单一，否则会模糊焦点 目的多种无法一次完成时应分次
3、处理,6,方向与目的正确之后再决定内容,说明：设立正确目的是成功简报的第一步。,决定简报架构方向与目的,听众背景、年龄、地位、人数之了解 对于内容论述理解能力高低之掌握 习惯用语，专业术语之表达应特别说明,7,听众背景掌握,说明：沟通成功要素是以对方立场来思考出发。,演绎论之应用,问题如何发现何时何地 为什么会发生问题意识 真正的原因是什么人、制度、组织、系统,8,起背景提起,演绎论之应用,为什么非解决不可危机、成本 问题的假设是什么,9,承问题的说明,演绎论之应用,对策可以解决混杂问题的理由为何？ 对策叙述应以数据数据左证 对策应符合实用性、低投资成本 对策之质量水平与完成期限、效益评估亦须
4、列入,10,转提出对策,说明：对策之考虑不可单纯数字而忘了人性之考虑,演绎论之应用,整体效益评估最吸引人注意 优缺点及悬念事项亦应提到 对他人之协助一并致谢 行动展开之担当负责人亦须明示,11,合行动展开，结果优缺点,说明：效益评估应实实在在，不可扩大,简报时间分配与掌握,时间总长度以30分钟以内为限 总时间之80%作为简报内容报告，20%作为听众提问讨论 页数以1520页左右为宜 结束前12分钟利用机会提醒听众将进行提案讨论或即将结束,12,说明：听简报注意力在1015分钟即开始下降，总结最后35分钟又再度升起,视觉文书制作,视觉文书传达的能量是听觉的30倍 图形化数据可将复杂信息简单化，使
5、听众集中注意力 可强化演示者说服力及逻辑力 有创意，有趣文件令人欣赏,13,使用视觉文书有什么好处,说明：黑白不如彩色，数字、文字不如图表，繁琐不如简单,视觉文书制作注意点,整体性排列组合容易看，但是图表太多混在一起将会有反效果，反白手法影印数据时容易造成不清楚。 颜色搭配上不要超过三种，绿色、黄色等弱色系不易看清楚。,14,使听众都有相同的理解,说明：太过于依赖图形文书将容易曲解原意,图形图表的制作,1.内容细目表达所占的百分比率可使用之图形,15,数据数据图形图表化可一目了然并且简单的方法,说明：图形制作方法可参考QC七大手或新QC七手法等相关资料,饼图,柱形比率图,图形图表的制作,比较或
6、表现某一期间内，各项目间数值之差异值可 使用之图形,16,图形图表的制作,表现某一期间，某一项目随时间所产生之变化，可使用之图形,17,图形图表的制作,问题真因之重要优先级可使用之图形,18,图形图表的制作,了解某一特性的数据分布状况差异可使用之图形,19,图形图表的制作,了解问题与原因之特性关系可使用之图形,20,图形图表制作,作为计划行程管理可使用之图形,21,图形图表制作,从混乱情况中理出头绪，可使用以文字为主的新QC七大手法,22,图形图表制作,针对目的与手段以系统方式找寻的方法,23,发表,设法营造出听众热烈参与发表会之气氛 海报张贴，发表者数据简介，会场灯光与场地大小都会影气氛塑造
7、 进行导言、开场白时先行问候及自我介绍 简要说明会场设施及希望配合事项,24,建立听众对你的看法与感受,发表,各项器材事前检查并练习操作 让听众都能清楚地看到银幕 掌控灯光亮度，并注意不可将灯光全部息灭 会场电源位置，冷气空调温度及风向应舒适 噪音事先查明并调整避免之,25,发表准备,发表,发表者站立姿势以两腿分立手臂自然，避免将手放在口袋或交叉双手于胸口 目光要面对听众并以自然方式扫描听众 发表者要自信，并以我们为代表，不可产生不确定语句 发表语调与速度不时改变，以讲求戏剧性效果，强调时放慢，激情时加快 发声比音量重要，较容易感动他人,26,发表练习,发表,练习时深入体会发表的感觉并熟悉它 如果发表过程中说溜嘴、讲错了，应马上订正重述 多利用比喻或对比式说明将较易于将气氛带入高潮 利用停顿时机整理思路，但应继续保持目光接触 简报结束应明白告之是否有交流提问时间,27,发表练习,发表,表达欢迎提出问题 利用提问题确认是否明白简报内容重点 回答问题时绝不可批评问题好、坏、对、错 仔细听完问题并重述确认，始予以诚实回答 问题提出以一个人二个问题最恰当，同时提问太多容易失去问题重心，应避免之,28,听众交流,简报的结束,反省此次简报成功之处与值得改善之处 订定改进行动计划,29,
