1、石化盈科业务技术部知识分享 -PPT文档的制作,2014年1月,知识分享的准备思路,受众分析与素材准备,受众的组成、接受习惯、希望从本次沟通中得到的内容 收集石化盈科的CI材料、业务技术部的现用模板 自己手中有的培训素材,培训需求,PPT设计心得,PPT的Style 咨询PPT中的YES&NO 如何设计整篇和单页PPT,PPT制作技巧,工具的准备 PPT的操作 PPT的修改与完善,借助PPT的沟通,书面沟通：邮件发送注意事项等 演讲技巧,附录,参考书目 PPT模板,PPT设计心得,目录,1,选择适当的PPT风格,2,PPT的整体设计,3,页面设计的基本原则,4,PPT的配色,受众分析是进行一切
2、沟通活动的必要准备,一个PPT只对一类人服务，不要试图在一个PPT里面既讲管理又讲技术 演讲PPT的场合非常重要，是一对一？或是一对多？或是公开演讲,你的PPT永远为受众服务，设计的时候千万不要以自我为中心!,根据所要传递的信息内容选择适当的PPT风格,工作报告,企业宣传,项目宣讲,培训课件,咨询方案,休闲娱乐,竞聘演说,其他风格,读的PPT,听的PPT,“简明”的页面风格 每一页都有故事线，故事线概括了本页的主要内容 结构完整，整套PPT有清晰的起承转合的结构 内容完整，受众通过PPT的阅读就能掌握咨询建议的全部内容 PPT内容的各部分之间，有过渡页相区隔，并体现结构关系 所有的引用数据需要
3、注明数据来源 作为交付物，每一页都有公司的LOGO,PPT中的画图主要是为了体现文字内容的结构关系，力求简洁，尽量少用渐变色和阴影、戒颜色过亮、面积过大、或者位置过突出 不要使用消极、贬低的图片和文字 尽量少使用动画，包括页面切换动画以及页面内的动画 不要将客户的LOGO与本公司的平放在一起，如果一定要同时使用两个LOGO,可以分别在页眉和页脚使用,通过PPT制作中的“YES”&“NO”了解什么是咨询的PPT,咨询方案PPT应有的特点,咨询方案PPT中应避免的,目录,1,选择适当的PPT格,2,PPT的整体设计,3,页面设计的基本原则,4,PPT的配色,用讲故事的思路来进行PPT的设计,素材-
4、结构-故事,整份PPT的故事,每页PPT的故事,PPT架构 PPT导航,页面排版 视线引导,只有被一条线索、一种结构、一套逻辑贯穿起来的内容才构成为一个故事,PPT的构思设计,在制作PPT前应首先梳理出清晰的故事线,1,2,3,先 抛弃 你的PPT,WORD大纲,脑图工具,纸 + 笔,整份PPT的故事设计（1）,快速列出中心思想,列出分析问题的经典框架,分析可以获得的素材 将素材放进对应的框架下,完成金字塔,构建你的“金字塔”自上而下,金字塔原理,整份PPT的故事设计（2）,完成金字塔,零星的素材 想办法搜集更多,构建初步的框架结构 不断发现新的素材材料,框架结构逐步完善 调整素材材料分类 给
5、框架补充新的内容,形成完整的框架结构和内容支撑 好的金字塔结构可以不断重复复用,构建你的“金字塔”自下而上,金字塔原理,最终成稿的整份PPT的情节有很多种类,说明式,片头,封面,目录,过度,过度,过度,正文,过度,结尾,片头,封面,封面,内页,封面,结尾,罗列式,片头,场景一,场景二,场景三,场景四,场景五,结局,故事式,PPT演义,剖析式,过度,过度,片头,封面,抒情式,你的情节,片头,引子,结尾,过度,问题,方案,剖析,结尾,背景,事件,观点,PPT演义,PPT有标题页、正文、结束页三类幻灯片，体现你的逻辑性 完成PPT之后，切换到“浏览视图”，整体看看有没有不协调的地方,单页PPT的故事
6、设计（1）：逻辑关系的设计,逻辑 关系,PPT的结构逻辑要清晰、简明 常见的逻辑关系有并列、综合、递进、层级、冲突、包含、对比、关联、交叉、组织、扩散、强调、联动、循环等 各种PPT模板里都有现成的逻辑关系模板，在制作PPT时可以选择使用，但往往简单的模板更好用,单页PPT的故事设计（2）：页面排版的设计,页面 排版,视线 引导,单个幻灯片布局要有空余空间，要有均衡感 12字真言：“能用图，不用表；能用表，不用字” Magic Seven法则（7士259）：每张幻灯片传达5个概念效果最好，7个概念人脑恰恰好可以处理，超过9个概念负担太重了,根据人们阅读时的视线习惯将PPT的页面划分为不同区域,
7、主要视觉区,中轴区,基本原则：从左到右、从上到下,PPT页面中视线引导的应用,趋向相同 形状,向下一号 码移动,沿箭头移动,趋向相同 颜色,目录,1,选择适当的PPT格,2,PPT的整体设计,3,页面设计的基本原则,4,PPT的配色,PPT页面设计的基本原则,要懂点设计原则,图文排版是否对齐,表格正文是否对齐,页面标题是否对齐,对齐,段落间距是否对齐,对齐是制作整洁PPT的首要原则,小CASE,无关内容是否分离,段落层次是否区隔,图片文字是否协调,聚拢,相关内容是否汇聚,通过聚拢形成有意义的内容,小CASE,小CASE,更改字号,变换颜色,对比,突出重点,通过对比捕捉注意力,小CASE,小CA
8、SE,一致的排版,一致的字体,一致的配色,重复,一致的模板,通过重复可以突出内容的关联性,小CASE,小CASE,删除多余的文字,删除多余的颜色,删除多余的特效,降噪,删除多余的背景,降噪是为了突出重点,小CASE,小CASE,让大脑可以思考,让眼睛可以休息,留白,让视野可以聚焦,留白是用于演示和讲解的PPT经常采用的技巧,小CASE,小CASE,目录,1,选择适当的PPT格,2,PPT的整体设计,3,页面设计的基本原则,4,PPT的配色,将色彩应用于PPT，帮助吸引眼球、渲染情境、表达观点,如果在暗室(如大厅)中进行演示，使用深色背景(深蓝、灰等)再配上白或浅色文字可取得不错的效果 暖色最适
9、于用在显著位置的主题上(如文本)，因为它可造成扑面而来的效果 灯光明亮的房间内，白色背景配上深色文字处理会更好地维持视觉效果,PPT配色原则,整个PPT，包括图表，最好不要超过4种颜色 整个PPT的几种颜色，一定要协调，因此建议多用同一个色调的 不要自造颜色，而应用“屏幕取色器“，去“扒“已经成功应用的颜色 完成PPT之后，切换到“浏览视图”，整体看看颜色有无突兀的地方,http:/ 可使用这些相关颜色表达您的观点，但由于这些颜色可能对不同国家的用户具有不同的含义，请谨慎使用,根据不同的调查显示，5% 至 8% 的人有不同程度的色盲，其中红绿色盲为大多数 因此，请尽量避免使用红色绿色的对比来突
10、出显示内容,具有不同颜色的相同信息可能表达不同的含义 例如，使用红色和橙色的文字显著增强单词“Hot”的含义，而使用蓝色文字，则该单词的含义就会被弱化,避免仅依靠颜色来表示信息内容 应做到让所有用户，包括盲人和视觉稍有障碍的人都能获取演示文稿中的所有信息,参考色谱,217.217.217,146.208.80,225.192.0,247.229.189,79.129.189,169.171.175,146.208.80,225.192.0,230.187.132,0.112.192,81.82.86,146.208.80,225.192.0,85.70.57,淡色,标准色,重色,0.112.1
11、92,PPT制作技巧,定义你自己的工具箱,定义取消操作次数，以便于多次返回,OFFICE家族通用Ctrl-C: 复制 Ctrl-X: 剪切 Ctrl-V: 粘贴 Ctrl-S: 保存 Ctrl-A: 全选 Ctrl-Z: 撤销上一动作 Ctrl-Y: 恢复上一动作 Ctrl-Alt-C:复制格式,PPT专有F5: 放映 SHIFT+F5: 从当前页开始放映 ESC: 取消放映 SHIFT+F9: 显示或隐藏网格 ALT+F9: 显示或隐藏参考线 ALT+SHIFT+ :升级 ALT+SHIFT+ :降级 ctrl+:放大文字 ctrl+:缩小文字,常用快捷键,文本操作,这几个选项经常要用到，基
12、本保持在“不自动调整”以及“自动换行”,文本输入不要加阴影！ 在Bullet后面的文字，句末不要加标点符号！,图表操作,图片操作,动画操作,最多和最少的操作,插入视频与音频,插入Flash动画,对齐！,文本格式的调整,当您编辑文本框的时候，水平的标尺可能象下面一样,1,2,上面的三角控制着段落第一行的缩进,下面的三角控制着段落第二行和第二行以后行的缩进,这些三角控制二级文本,表格标示,表格标示控制,1,2,1,2,未调整的粗体点未调整的粗体点（bullet)使得文本就象这样对齐,调整过的粗体点(bullet)使得文本象这样完美地左对齐,这里的三角都是用来调整粗体点(bullet)，就是为了让位
13、于左边的粗体点能够对齐,注意！千万不要试图用空格来对齐文本，这种方法不仅不可行并且是浪费时间，并且这种方法会给以后调整文本格式带来种种的麻烦,开始制作PPT前，需要准备PPT的模板,做好模板的好处,选择模板的原则,使用模板的要求,采用统一的底版和模板，保持整篇PPT的格式统一 采用事先绘制好的图表格式，根据需要的逻辑选择性使用，节省制作PPT的时间,所有风格中，最重要的是“简明”的风格，不会抢主题文字的风头 商业场合，一般应趋于“保守“的风格 如果做企业内部报告，应该用企业的模板； 如果是做学术报告，可以使用白底色模板 除非是特殊的场合，比如婚庆，生日宴会，不要用花哨的模板 用标准的、已被成功
14、应用的各类图表工具，不要自造,使用PPT前，首先检查母版，防止因母版的问题影响文档一致性 从其他材料复制内容过来，要选择是否使用源格式，防止母版的混乱 从其他材料复制图形和色彩过来，要选择是否使用目标主题，防止色彩的混乱,结束一套PPT的制作后，应检查和注意的事项,PPT的大标题，页眉页脚日期是否正确 每张PPT的标题是否正确 PPT整体的协调性，包括每张PPT的字体，BULLET的大小、颜色和行距，多个图形是否对齐 整篇PPT的颜色是否协调，不要用过于鲜艳的色彩 文字、图片整体的摆放是否居中，最好不要把整张PPT充满 运用的模板与PPT是否符合逻辑和结构 当遇到细致，多元素的PPT时，最好以
15、150的显示比例进行制作和检查,借助PPT的沟通,使用PPT的书面沟通需要注意以下几点：1、页面调整,发送给客户前，将页面调整到适合阅读的大小,2,2、文件压缩,发送给客户前，将PPT压缩到合适的尺寸 不能一味求小，客户方有打印和投影的需求,3、OFFICE版本确认,事先了解到客户使用的OFFICE版本，避免其不能打开文件,借助PPT的现场沟通，除演讲技巧外，还需要注意,注意事项,3. 确定设备音频和视频功能，注意室内光线，要明确如果发生什么事情可以给谁打电话,2. 提前到达现场，与设备人员共同进行演示准备工作,5. 准备备用图像资料,4. 过渡时间较长或回答听众问题时，建议保持空屏保障听众把
16、注意力集中到你身上而不是屏幕上,在演示前练习、练习、再练习，演示时再练习就太晚了,根据环保的原则，尽量不提供打印版的PPT 如果一定要打印，选择打印成讲义版： 点击“工具选项”命令，单击“打印”选项卡 “此文档的默认打印设置”标题下，单击“使用下列打印设置” 在“颜色/灰度”框中选择“灰度”模式，是黑白打印机上打印彩色幻灯片的最佳模式 在“颜色/灰度”框中选择“纯黑白”模式，将大部分灰色阴影更改为黑色或白色，可用于打印草稿或清晰可读的演讲者备注和讲义,演讲的过程中需要注意,演讲结构需要包含开展白、主体演讲、结束语,1,最大的忌讳是演讲的时候，对着PPT照本宣科地念上面的文字,KISS (Keep It Simple and Stupid)原则，人才是主角，不能让PPT代替你的存在，深入浅出才代表你对知识的真正掌握,主题-暂停-下一个主题，如此循环，注意使用“暂停“使演讲平滑过渡,不要试图去用PPT阐述复杂的概念，永远记住PPT只说清晰、简明的事物,善用比喻和象征；善于调动听者参与互动；但谨慎地使用幽默,2,3,4,5,6,PPT编辑放映两不误,利用画笔来做标记 可以在播放的同时管理自已的桌面 也可以同步做记录,附录,一些参考信息,演说之禅 写给大家看的设计书 版式设计原理 PPT演绎 说服力 http:/ http:/ 图片、感觉。,Q&A,
