1、,第 3 章 Access及其数据库管理,数据库及其应用,学习目标与要求,1了解Access的发展与特点，掌握Microsoft Office软件的安装。 2了解Access启动和工作界面，掌握关于数据库窗口、任务窗格等的概念和操作。 3深入理解Access数据库的意义、作用，掌握数据库的建立和存储操作。 4了解Access数据库对象的类别以及用途。 5了解并掌握Access保证数据库完整和安全的概念、操作方法。是操作数据库的集成界面。本章详细介绍了数据库窗口的构成及操作方法，包括组的概念和用法。,本章说明,Access是微软公司Office办公套件中重要的组成部分，是目前最流行的桌面数据库管
2、理系统。 本章介绍Access启动和工作界面，以及关于Access数据库及其管理的知识。,第3章 内容组成,3.1 Access概述,微软1989年发布Office第1版，1992年11月发布Access 1.0 版。1996年12月发布Office 97，Access被集成在一起。 1999年1月发行Office 2000，2001年5月发行Office XP（2002）。2002年11月，Office 2003发行。当前，最新版本是Office 2007。,3.1 Access发展概述,(1) 完善地管理各种数据库对象，具有强大的数据组织、用户管理、安全检查等功能。 (2) 强大的数据处理
3、功能。在一个工作组级别的网络环境中，使用Access开发的多用户数据库系统具有传统的XBase数据库系统所无法实现的客户机/服务器(C/S，Client/Server)结构和相应的数据库安全机制，Access具备了许多先进的大型数据库管理系统所具备的特征，如事务处理/出错回滚能力等。 (3) 可以方便地生成各种数据处理对象，利用存储的数据建立窗体和报表，可视性好。 (4) 作为Office套件的一部分，与Office其他成员集成，实现无缝连接。 (5) 能够利用Web检索和发布数据，实现与Internet的连接。,3.1 Access发展概述,Access是Office套装软件的一员，可随Of
4、fice一起安装，也可以单独安装。可安装在Windows 2000 / XP上。 安装Office2003可选择“自定义安装”或“典型安装”。安装过程自动、简单。 Access的启动和退出与其他Windows 程序类似。,3.1 Access发展概述,Access窗口包括标题栏、菜单栏、工具栏、任务窗格，以及打开的数据库窗口等。 Access主窗口的标题栏会根据不同情况发生变化。当有数据库或其他对象打开时，Access的窗口由主窗口和其他对象的子窗口组成。当子窗口最大化时，Access主窗口的标题栏就会提示目前活动的数据库对象的名称。若子窗口没有最大化，则在Access主窗口中可以同时容纳和显
5、示多个数据库对象的子窗口。,3.1 Access发展概述,菜单栏是当前窗口可以执行的功能集合的显示和操作界面。根据当前活动窗口不同，Access菜单会发生变化。 工具栏很常用。通过“视图”菜单中“工具栏”菜单项的“自定义”命令，用户可以对工具栏加以设置。 Access工具栏还具有随当时工作状态动态显示或隐藏的特点，当某个数据库对象在启动操作时，会自动弹出或激活相应的工具栏，以方便用户使用，而关闭该对象则工具栏随之消失或不可用。 主窗口下部为状态栏，提示当前操作的状态信息。,3.1 Access发展概述,任务窗格是Access 2003的特色，主要作用是将一些重要功能组织在一起。Access任务
6、窗格主要功能：“开始工作”、“帮助”、“文件搜索”、“搜索结果”，以及“新建文件”、“对象相关性”。 “帮助”也是任务窗格中的一项，它等同于“帮助”菜单中“Microsoft Office Access帮助”项。 对于“示例数据库”项，微软事先设计了几个典型的Access数据库，如“罗斯文（Northwind）示例数据库”等，典型安装时会自动安装这些数据库。,3.2 Access数据库基础与操作,3.2 Access数据库基础与操作,Access数据库包括7种数据库对象。数据库是一个容器，是数据库及其数据库对象的集合，也是这些对象的总称。 Access数据库的7种对象是：表、查询、窗体、报表、
7、页、宏、模块。 表。表是数据组织、存储和管理的对象，数据库实质上是由若干个相关联的表组成。表也是查询、窗体、报表、页等对象的数据源。表是Access数据库的核心和基础。,查询。查询对象建立在表的基础上，是通过SQL语言，对表中的数据进行运算或处理后抽取的符合自身需要的数据视图。查询是“虚表”，是对表数据的加工和再组织，也可以作为其他对象的数据源。查询改善了数据库中数据的可用性和安全性。 窗体。用来作为数据输入/输出的界面。窗体中可以编程。 报表。用来设计实现数据的格式化打印输出，可以实现对数据的运算统计处理。,3.2 Access数据库基础与操作,数据页。页对象以符合浏览器页面格式的方式输入/
8、输出数据库中的数据。 宏。宏是一系列操作命令的组合。为了实现某种功能，可能需要将一系列的操作组织起来，作为一个整体执行。这样事先将这些操作命令组织好，命名保存，这就是宏。 模块。模块是利用VBA语言编写的实现特定功能的程序段。,3.2 Access数据库基础与操作,Access的7种数据库对象都是逻辑概念。除页对象外，其他六种对象都保存在数据库文件中，其扩展名是“.mdb”。每个页对象则单独保存为一个网页文件。,3.2 Access数据库基础与操作,Access数据库的7种对象，在Access中集中在数据库窗口中处理。数据库窗口包括当前对象的操作命令栏、对象标签栏、当前对象列表窗口。 命令栏列
9、出当前对象可以操作的功能按钮。这些按钮会根据对象标签和对象的不同，在文字和含义上也会随着发生变化。 对象标签栏除列出数据库7种对象外，还有“组”。“收藏夹”是一个特殊的组。,3.2 Access数据库基础与操作,“组”是组织管理数据库对象的一种方式。一般情况下，不同对象放在各自的对象标签下。在实际应用时，往往针对一个应用需要使用多种对象，比如表、查询、窗体等，如果定义一个组将一个应用相关的这些对象组合一起，则管理和应用起来就方便的多。 组由数据库对象的快捷方式组成，向组中添加对象并不更改该对象原来的位置，它们仍然存放在原对象标签处。因此，一个特定对象可以在不同的组中重复出现。从组中删除某个对象
10、，只是删除其快捷方式而不会删除该对象本身。,3.2 Access数据库基础与操作,组有创建、加入对象和删除等操作。 创建：在数据库窗口界面中，单击【编辑】菜单“组”下的“新组”项，或者在“对象标签栏”中单击右键，然后单击“新组”项，都弹出 “新建组”对话框。在“新组名称”中输入组的名称，就创建组。 放入 ：进入要加入组的对象的界面中，在对象标签栏中选择某类对象单击，然后，选中一具体对象单击右键，在快捷菜单选中“添加到组”菜单项，单击要加入的组。 删除组中对象快捷方式：进入选定组，选中对象，单击删除按钮。 删除组：在对象标签栏中右键单击组，单击“删除”项即可。,3.2 Access数据库基础与操
11、作,在【工具】菜单上，单击“启动”项，弹出 “启动”对话框。清除对话框中“显示数据库窗口”复选框。这样下次就会隐藏数据库窗口。 没有数据库窗口显示时，【工具】菜单“启动”项不可用。 重新显示数据库窗口，可以按【F11】键，重新显示数据库窗口。使用 “启动”菜单项，在“启动”对话框中选中“显示数据库窗口”复选框，单击【确定】按钮，这样又恢复显示。,3.2 Access数据库基础与操作,使用Access建立数据库应用系统的基本步骤如下。 进行数据库设计，完成数据库模型设计； 建立数据库文件，作为整个数据库的容器和工作平台； 建立表、查询，以组织、表达数据； 设计创建窗体、页、报表，作为输入、输出界
12、面； 设计宏和模块，以便进行比较复杂的数据处理。在窗体等界面对象中也可以使用宏和模块，以完成比较复杂的功能。,3.2 Access数据库基础与操作,创建数据库：一是直接创建空数据库；二是使用模板。创建过程中，要选择路径，然后为数据库文件命名。 数据库打开与关闭：通过【文件】菜单“打开”项或工具栏中打开按钮，弹出“打开”对话框打开。通过菜单或关闭按钮关闭数据库。 设置文件默认路径 ：在数据库窗口下，单击【工具】菜单“选项”项，在“选项”对话框中选择“常规”选项卡，在“默认数据库文件夹”文本框中，键入默认文件夹的路径。,3.2 Access数据库基础与操作,3.3 Access数据库管理,3.3
13、Access数据库管理,对于数据库的完整性和安全性的管理非常重要。 数据库的完整性是指在任何情况下，都能够保证数据库正确性，且不会由于各种原因而受到损坏。 数据库的安全性指数据库应该由具有合法权限的人来使用，防止数据库中的数据被非法的泄露、更改和破坏。,数据的完整性保护，最简单和有效的方法是进行备份。备份即将数据库文件在另外一个地方保存一份副本。当数据库由于故障或人为原因被破坏后，将副本恢复即可。数据库备份不是一次性而是经常的和长期的。 方法一，利用操作系统的文件拷贝功能。 方法二， Access也提供了备份和恢复数据库的方法。在数据库窗口中选择“文件”菜单中“备份数据库”菜单命令，在事先定义
14、好的备份数据库的文件夹备份文件。,3.3 Access数据库管理,随着数据库不断的操作， Access数据库文件可能被保存在磁盘的不同区间，形成“碎片”，Access提供了“压缩数据库”工具来实现碎片整理功能。 另外，如果在数据库使用期间发生掉电、死机等故障，Access数据库可能会受到破坏，因此需要“修复数据库”工具 。Access数据库也提供该工具。这两种功能被集成在一起。,3.3 Access数据库管理,操作步骤如下：,（1）首先关闭要处理的数据库，但不能退出Access。 （2）指向【工具】菜单上的“数据库实用工具”菜单项，然后单击“压缩和修复数据库”命令。 （3）选中数据库文件，单击
15、【压缩】按钮，弹出“将数据库压缩为”对话框，要求用户输入压缩后保存的新文件名。 （4）单击【保存】按钮，压缩后的数据库就单独完整的保存在磁盘上。 在操作过程中可通过按下【Ctrl】+【Break】或【Esc】键来中止压缩和修复过程。 另外，打开想要自动压缩的 Access 数据库，单击【工具】菜单的“选项”命令，弹出“选项”对话框。在“常规”选项卡上，选中“关闭时压缩”复选框，在每次关闭 Access数据库文件时自动对其进行“压缩和修复”,（1）设置与撤销数据库密码 （2）转换为MDE文件 （3）数据库加密与解密,3.3 Access数据库管理,在没有实施用户级安全机制的情况下，数据库打开后，
16、任何用户都可以随意的使用。通过为数据库设置密码，保证只有知道密码的用户才可以打开。 为数据库设置密码，要以独占的方式打开数据库。在“打开”对话框中选择“打开”按钮上的下拉列表，设置“以独占方式打开”。 单击【工具】菜单 “安全”命令中“设置数据库密码”子命令，弹出“设置数据库密码”对话框，设置密码。 密码可包含字母、数字、空格和特别符号的任意组合，最长为 15 个字符。密码是区分大小写的。密码有所谓“强密码”、“弱密码”之分。同时使用包含大小写字母、数字和符号的为强密码。弱密码不混合使用这些元素。 如果用户想撤销已经定义了密码的数据库中的密码，必须以独占方式打开该数据库，然后选择“工具”菜单中
17、“安全”命令下“撤销数据库密码”子命令撤销。,3.3 Access数据库管理,MDE文件是Access提供的对mdb数据库文件一种转换的存储格式。采用MDE文件存储Access数据库，将删除所有可编辑的源代码并且压缩原来的数据库，MDE数据库文件占用的存储空间较少，优化内存使用。其安全作用如下： 防止在“设计”视图中查看、修改或创建窗体、报表、页和模块对象。 防止增加、删除和更改对对象或数据库的引用。 防止更改程序代码，或者通过“选项”对话框更改数据库的VBA项目名称。 防止导入/导出窗体、报表、页或模块。,3.3 Access数据库管理,将mdb数据库文件转换为MDE文件的操作步骤如下。 （
18、1）打开数据库的mdb文件，源mdb文件必须使用“Access2002-03”文件存储格式，否则，必须使用【工具】菜单的“数据库实用工具”命令中的“转换数据库”子命令来转换文件格式。 （2）单击【工具】菜单的“数据库实用工具”命令中“生成MDE文件”子命令。弹出“将MDE保存为”对话框，用户在该对话框中选择要生成的MDE文件的保存路径，并给文件命名，单击【保存】按钮。,Access数据库在存储时依照一定的内部格式，如果不希望被其他人使用一些工具进行分析处理，可以对数据库文件加密，加密后数据库文件将以乱码存储。在加密同时会对源数据库文件进行压缩重整。,3.3 Access数据库管理,Access
19、提供三大分析工具，辅助数据库分析与调整 （1）性能分析器 （2）表分析向导 （3）文档管理器,3.3 Access数据库管理,性能分析器提供对当前数据库及其对象的分析及优化性能的建议，供用户参考。 在数据库窗口中，选择“工具”菜单中“分析”项下“性能”子命令，弹出“性能分析器”对话框。对话框包括了数据库、表、查询等几种可以分析的数据库及对象的选项卡。对选中的对象进行性能分析，并提出建议。,3.3 Access数据库管理,在关系数据库中，规范化理论是指导数据库设计的基本理论。不合适的数据库设计将造成数据的冗余度高，性能降低。“表分析向导”就是针对数据库设计中表设计的合理性进行分析并提出意见的工具
20、，它会根据分析的结果采用拆分的方法将一个表分解为多个表来降低表的重复度。因此，掌握规范化理论对于表的设计是极为重要的。,3.3 Access数据库管理,“文档管理器”用来对数据库及数据库对象等进行管理，分析对象的设计及定义，并能够生成详细的文档，供用户分析。,3.3 Access数据库管理,本章小结,本章简要介绍了Access的发展与特点，介绍了Microsoft Office软件的安装。介绍Access启动和工作界面，特别是关于任务窗格、帮助等概念和操作。 在数据库中介绍了数据库7种对象，除数据页外，其他对象都存储在一个数据库文件中。页以网页的形式保存。数据库窗口是操作数据库的集成界面。本章
21、详细介绍了数据库窗口的构成及操作方法，包括组的概念和用法。,本章小结,Access数据库是数据库对象的容器，因此，要使用数据库对象，首先应该建立数据库。本章介绍了数据库的创建操作。 数据库是计算机信息处理中最核心资源-数据的集合。保证数据库的完整和安全具有极端重要性。本章比较详细介绍了Access保证数据库完整和安全的概念、操作方法。最后简要介绍了数据库的分析工具。,思考题,1Access是什么套装软件中的一部分？其主要功能是什么？ 2如何启动和退出Access？ 3Access的任务窗格有什么主要功能？ 4简述数据库窗口的构成。如何隐藏和显示数据库窗口？ 5Access数据库有几种数据库对象？每种对象的基本作用是什么？ 6Access数据库如何存储？ 7创建Access数据库的基本方法有哪几种？,思考题,8什么是组？主要作用是什么？如何定义组？。 9如何设置默认的打开数据库文件的路径？ 10为什么要进行数据库备份？简述备份Access数据库的几种方法及其主要操作过程。 11Access数据库的压缩修复功能的含义是什么？简述其基本操作方法。 12设置Access数据库密码的用途是什么？怎样为Access数据库设置密码？ 13. MDE文件的作用是什么？如何生成？ 14. Access有哪几种性能分析工具？它们的主要作用是什么？,
