1、Excel电子表格软件,内容提要,7. 数据保护,1.建立基本概念,1.1 基本功能 1.2 Excel工作窗口 1.3 基本概念,1.1 基本功能,1.2 Excel工作窗口,列号,名称框,行号,当前单元格,工作表标签,状态栏上单击右键可以进行快速运算,1.3 基本概念,标题栏:当前编辑的工作薄名。 名称框:显示当前活动单元格位置。还可以用名字对单元格或区域命名。 工作表区域:占屏幕最大，记录数据的区域，所有数据都存放在这个区域中。 工作表标签:sheet1-sheet3，单击可以激活相应工作表。,工作薄:是指Excel文件。每一个工作簿可由一张或多张工作表组成，一个新工作簿缺省含3张工作表
2、，名为Sheet1、Sheet2、Sheet3。最多可有255张工作表。 工作表:由行列组成的二维表，也称电子表格。一张工作表可有1,265536 行和A,BIV(256) 列。， 单元格:行和列交叉处的矩形。输入的任何数据都将保存在这些“单元格”中。这些数据可以是一个字符串、一组数字、一个公式等。 活动单元格:当前正在操作的单元格，被黑线框住。,基本概念续,2. 工作表的操作与编辑,2.1 新建、打开和保存工作薄 2.2 创建电子表格 2.3 区域选取与命名 2.4 工作表的操作 2.5 工作表的编辑,2.1 新建、打开和保存工作薄,文件菜单或者常用工具栏 新建工作薄 打开工作薄 保存工作薄
3、(保存和另存为),2.2 创建电子表格,输入数据(文本输入；数值输入；日期/时间输入；自动输入；有效性输入),输入:原始数据(中英文字符、数字)和公式,步骤1:明确内容输入的单元格当前活动单元格,步骤2:内容输入(注意观察编辑栏),确认操作,Enter,Tab,取消操作,Esc,文本输入,输入文字时，默认对齐方式是:左对齐。 在一个单元格内最多可以存放32000个字符。 对于全部由数字组成的字符串，为了避免被Excel 认为是数字型数据，Excel 提供了在这些输入项前添加单引号“ ”(单引号是英文输入法状态下的)的方法，来区分是“数字字符串”而非“数字”数据。 编辑数据:双击单元格或按F2或
4、单击编辑栏 例如:在C1中输入电话号码:03518888888。 在D1中输入邮政编码:030006。,数值输入,默认右对齐。 当数字的长度超过单元格的宽度时，Excel将自动使用科学计数法来表示输入的数字。 如果科学计数法的长度也超过单元格宽度。就会以“#”显示。 输入分数:整数空格分数。如“0 1/2”；“0 23/56”；“6 1/2”,日期/时间输入,单元格中输入可识别的日期和时间数据时，单元格的格式就会自动从“常规”转换为相应的“日期”或者“时间”格式。 可识别的日期格式“年/月/日”或者“年-月-日”。 可识别的时间格式 “年/月/日 小时:分:秒”或者“年-月-日 小时:分:秒”
5、。日期和时间之间用空格。 例如:2004/2/21、2004-2-21、2004-2-21 12:23 输入当前日期:Ctrl+“；” 输入当前时间:Ctrl+Shift+“；”,自动输入(输入序列),使用命令在第一个单元格中输入起始值，选定要填充的区域。执行“编辑” “填充”“序列”。 使用鼠标拖动将鼠标指向单元格右下角，出现填充柄(指针变成黑十字)，沿着要填充的方向拖动填充柄。 自定义序列工具选项“自定义序列”标签。,有效性输入,选定一个单元格或区域 数据菜单有效性命令,2.3 区域选取与命名,(1)选定一个单元格: 单击单元格。 (2)选定整行:单击行号。 (3)选定整列:单击列号。 (
6、4)选定连续区域:(直接拖动或按Shift键) 选定左上角单元格，按 Shift 键单击右下角单元格。 (5)选定不连续的区域(按Ctrl键)(如用图表比较不相邻同学的成绩) (6)选定整个工作表单击工作表的左上角的“选定整个工作表”按钮(A左边或1上边的按钮) (7)命名区域:选定区域插入名称,浏览工作表的方法 用编辑键进行浏览(PageUp、PageDown) 用F5功能键快速定位到某个单元格 分割屏幕法(通过窗口菜单冻结拆分窗口) 选取工作表:单个(单击)、连续多个(Shift)、不连续多个(Ctrl) 插入工作表:插入菜单或单击右键 注意:插入的新工作表在选定工作表之前。插入工作表的数
7、量和选定工作表的数量相同。 删除工作表:编辑菜单或单击右键 重命名工作表:双击工作表标签或单击右键 移动或复制:单击右键；或编辑菜单；或直接拖,2.4 工作表的操作,2.5 工作表的编辑,编辑数据 单元格数据的查找与替换 工作表的修饰,编辑数据,编辑单元格数据:(F2或双击或编辑栏内修改) 移动或复制数据: 拖动 利用剪贴板 使用填充柄复制 选择性粘贴:编辑菜单 插入单元格、行、列:插入菜单或单击右键 删除单元格、行、列:编辑菜单或单击右键 清除:编辑菜单,编辑数据(在工作表中更有效地工作),使用格式菜单中的条件格式来醒目显示重要数据 使用数据菜单中的有效性为单元格添加注释信息,单元格数据的查
8、找与替换,可以查找和替换指定的任何数值，包括文本、数字、日期，或者查找一个公式、一个附注。 (1)查找:执行“编辑”菜单中的“查找”命令。 (2)替换:执行“编辑”菜单中的“替换”命令,工作表的修饰,用工具栏中的按钮进行格式化 用“格式”/“单元格”命令修饰工作表 数字标签 字体标签 对齐标签:水平、垂直、任意角度 边框标签 图案(底纹)标签 调整工作表的行高和列宽 粗略改变:直接拖动 精确改变:格式菜单 隐藏:行高和列宽设置为0 使用自动套用格式:选定区域格式自动套用格式,3.公式与函数的应用,3.1 公式的创建 3.2 运算符 3.3 单元格地址在公式中的引用 3.4 函数 3.5 输入函
9、数，编辑函数 3.6 常用函数,3.1 公式的创建,输入公式时以“=”开头，由常量、单元格引用、函数、和运算符组成。 例:=(A2+B2)/2 =average(A2:D2)+$E$2,3.2 运算符,算术运算符:+，-，*，/，%，(乘方) 例如:=(23+89-23)*3/9运算结果是数值 比较运算符:=， ， =， 例:设E5是5，F5是3，在G5单元格输入=E5F5 运算结果是逻辑值“True” 文本运算符:&(连接) 例:设:E8单元格是:山西 F8单元格是:大学 在G8单元格输入=E8&F8&”文学院” 运算结果是文本:山西大学文学院,运算符续,引用运算符 “:”(冒号)区域运算符
10、:对包含两个单元格在内的连续区域进行引用。 例:=sum(A1:B3) “，”(逗号)联合运算符:将多个引用合并为一个引用。不连续区域引用。 例:=sum(A1:B2,D1:D2,D3) “ ”(空格)交叉运算符，引用两个或两个以上单元格区域的重叠部分。 例:=sum(A1:C3 C1:C3),运算符续(运算符的优先顺序),运算的优先顺序:当多个运算符同时出现在公式中时，优先顺序由高到低是:,3.3 单元格地址在公式中的引用,相对引用:当把一个含有相对引用的公式复制到其他位置时，公式中的单元格地址也随之改变。 表示:列坐标行坐标 例:A3=sum(A4, B6,D4:E6) 绝对引用:把公式复
11、制到新位置时，绝对引用表示的单元格地址不会改变 表示:$列坐标$行坐标 例: A3= $A$4+$B$6混合引用:公式中引用的单元格地址在公式复制时绝对引用不变；相对引用改变。 表示:$列坐标行坐标或列坐标$行坐标 例: A3= A$4+$B6 例:九九乘法表:=$A2*B$1,三维公式引用,例如：=Sale1.xls 销售统计! $E$4+ Sale2.xls销售统计! $E$4+ Sale3.xls 销售统计! $E$4 + Sale4.xls销售统计!$E$4,不同工作表中的数据所在单元格地址的表示: 工作表名称! 单元格引用地址 不同工作簿中的数据所在单元格地址的表示:工作簿名称 工作
12、表名称! 单元格引用地址,函数是Excel自带的一些已经定义好的公式。,3.4 函数,参数可以是常量、单元格、区域等。,=函数名(参数1，参数2 ， ),代表函数功能,=(B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+B9+B10)/9,= Average(B2:B10),3.5 输入函数，编辑函数,输入函数: 手工输入:在编辑框先输入一个“=”，然后直接输入函数。 粘贴函数:插入函数 编辑函数: 直接在编辑栏中进行修改； 或单击“常用”工具栏中的“粘贴函数”按钮 或单击“插入”菜单中的“函数”命令,3.6 常用函数,和函数:sum 平均值函数:average 最大值函数:max 最小值函数:mi
13、n 条件函数:if Len(字符串):返回字符串长度。 =LEN(“this is a book 山西大学“) Left(字符串,n)：返回从左边截取的N个字符。 =LEFT(“this is a book“,6) RIGHT (字符串,n) ：返回从右边截取的N个字符。=RIGHT(“this is a book“,6) Round(数字,n)：返回n个小数位的数字。=ROUND(5623.8459,2) Mid(字符串,m,n):从字符串第m个取n个字符。 =MID(“this is a book“,3,5) And和or：=AND(57) 自动求和按钮:在最接近单元格的数据区域求和。 自
14、动产生一个公式；=sum(区域),4.打印工作表,工作表的打印设置(文件页面设置),设置页面:设置缩放比例、纸张大小、打印方向 设置页边距:上、下、左、右页边距，水平、垂直居中方式等。 设置页眉/页脚:设置页码、日期、时间、文件名、工作表名 设置工作表的选项,设置打印区域,打印预览和打印,选定要打印的区域:文件打印区域设置打印区域,打印机的属性；范围设置；打印,5.图表,5.1 图表相关名词术语 5.2 创建图表 5.3 编辑图表,5.1 图表相关名词术语,图表:数值数据的图形化，更直观地显示数据。,创建步骤: 选取数据 插入图表独立图表嵌入图表 编辑图表,数据表格,图表相关名词术语,图例,数
15、据标记,分类轴 (X),刻度线,数值轴(Y),5.2 创建图表,利用图表向导(插入图表) 图表类型 数据源 图表选项 图表位置(嵌入式和独立式) 利用“图表类型”按钮 选定数据区域单击“图表”工具栏中的“图表类型”下拉按钮 F11键,5.3 编辑图表,改变图表类型 增加或删除图表对象图表、坐标轴标题图表中的数据；直接拖可以增加；Del可以删除数据系列，刻度线图例数据表,选定图表:单击图表对象 然后在图表工具栏或图表菜单中进行编辑,修饰图表样例,6. 数据管理,6.1 数据清单概念 6.2 排序数据 6.3 筛选数据 6.4 分类汇总,6.1 数据清单概念,数据清单:一个数据清单（也称数据列表）
16、是一个二维表。由表头及连续的数据区域组成。 同列数据的数据类型和格式应完全相同。 数据清单与其他数据间至少要有一个空行或空列，数据列表中不应包含空行和空列。 使用记录单编辑数据清单:添加、修改、删除、查找记录。(数据记录单),6.2 排序数据,排序的字段叫关键字段，最多允许3个字段。 数字从最小的负数到最大的正数进行排序。 按字母先后顺序排序。 逻辑值:在逻辑值中，FALSE 排在 TRUE 之前。 错误值:所有错误值的优先级相同。 空格:空格始终排在最后。 按一列数据排序 选中要排序数据列中的任一单元格； 单击升序/降序按钮 根据两列或更多列中的内容进行排序 单击数据列表中任一单元格； 数据
17、菜单排序命令,6.3 筛选数据,快速选出所需数据。 自动筛选 单击数据列表中任一单元格 数据筛选自动筛选 取消筛选 方法一:单击设定条件列旁边的箭头，然后从下拉式数据列表中选定“全部”， 方法二:执行“数据”菜单上的“筛选”菜单中的“全部显示”命令。 高级筛选 输入条件区域(包括标题和条件)，该区域与数据区域要有一个空行或空列。 数据筛选高级筛选,自动筛选数据,大表,明晰的小表,有条件的筛选,自动筛选 高级筛选,使用“高级筛选”功能,“高级筛选”功能完成筛选 那些需要匹配计算条件或 筛选条件中含复杂的“与” 和“或”关系的数据。,不同行 表示或,同一行表示与,6.4 分类汇总,按某关键字段进行分类汇总，在分类汇总前必须按该关键字段排序。 例如：统计男女同学各有多少人，那么在汇总之前应该先按照“性别”排序。 选中数据清单中任一单元格:数据分类汇总 分类字段 汇总方式 选定汇总项(可多个),分类汇总,先分类(排序)， 后按类汇总分析。,分级显示符号,嵌套分类汇总,嵌套分类汇总的前提 是数据已按两个以上 关键字排序分类。,7. 数据保护,一、设置打开权限密码文件另存为-工具常规选项打开权限密码 二、保护工作簿 1、选择“工具|保护|保护工作簿”命令 2、保护工作簿的结构和窗口 3、取消保护 三、保护工作表 1、选择“工具|保护|保护工作表”命令 2、设置保护工作表密码,
