1、公文管理制度第一章 总则一一一 为了实现公司公文处理作的规范化、标准化和制度化，提高公文处理的质量和效率，保证公文的严肃性，根据国家行政机关公文处理办法的原则，结合公司实际，特制定本制度。 一一一 公文处理必须做到及时、准确、安全、规范，必须严格执行有关保密法规，确保公司商业秘密的安全。一一一 公司各部门应当高度重视公文处理工作，遵守本制度并加强对公文处理工作的领导和检查。养成实事求是和认真负责的工作作风，提高公文处理工作的效率和质量。一一一 公司综合部是公文处理的归口管理部门，主管公司并指导各部门公文处理工作，负责公司公文的统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁 。一一一 凡以公司名义
2、行文的一切书面文件（含电子文件），均适用本制度。第二章 公文种类一一一 公司常用公文种类主要包括：决定：用于 对重要事项作出决策和安排。意见 ：用于对重要问题提出见解和处理办法。通知：用于任免干部，传达上级指示，转发上级和不相隶属有关单位的公文，发布要求各部门办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项。通报 ：用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。报告：用于向上级领导汇报工作、反映情况、答复上级有关单位的询问。请示：用于向上级领导或有关单位请求指示、批准。批复：用于公司回复有关单位的请示。制度（ 办法）：用于发布公司的规范经营管理等行为的规章制度，用于对特定范围内工作和事务制定具有
3、约束力的行为规范。函：用于公司与其他不相隶属的单位之间商洽工作、询问和答复问题，向与公司无隶属关系的有关业务主管部门请求批准相关事项等。会议纪 要：用于记载和传达公司内各有关重要会议主要精神和议定的事项。一一一 公文按照行文方向分为：上行文：指下级机关向所属上级机关的发文，如请示、报告。平行文：指平行机关或不相隶属的机关之间的发文，主要是函，也包括一些纪要。下行文：指上级机关对所属下级机关的发文，如决定、通知、通报、批复等。第三章 公文格式第八条 规范的公文一般由发文字号、标题、缓急程度、秘密等级、主送单位/部门、正文、附件、印章、成文时间、主题词、抄送单位/部门、印发单位/部门等部分组成。涉
4、及公司商业秘密的公文应当标明密级。其中， “绝密”、“机密”级公文还应当标 明份数序号。公文按机密程度可分为以下几类：1绝密：指极为重要并且不得向无关人员泄露内容的公文。2机密：指次为重要并且所涉及内容不能向公司内外无关人员透露的公文。3秘密：指不宜向公司以外人员透露内容的公文。4普通：指非秘密公文。如附有其他调查问卷之类的重要东西，则另当别论。5传阅：指在本公司内部传阅或传达的公文。紧急文件应根据紧急程度分别标明“特急” 、“急件” 。发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称加“ 文件”二字，用套红 大字居中印在公文首页上部。发文字号应包括公司代字、年份、序号组成。上行文应当注明签发人
5、、会签人姓名。其中“ 请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般 应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。标题用 2 号方正小标宋简体字居中排布。正文是公文的主体部分。用 3 号仿宋体字。主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或规范化简称、统 称。抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或 规范化简称、统称。公文如有附件，应当在正文之后，成文时间之前注明附件序号和名称。应在正文下空一行左空 2 字的位置用 3 号仿宋体字标识。成文日期，会议通过的决定、决议等以会议通过日期为
6、准；领导签发的，以 领导签发的日期为准；一般信函、传真，以发出日期为准。内容不宜对外公开的，应当在文件首页右上角适当位置注明“ 内部文件 ”。公文除会议纪要以外，应当加盖印章。公文应当标注主题词。上行文按照上级单位的要求标注主题词。 “主题词”用 3 号黑体字，后 标全角冒号，词目用 3 号黑体字，词目为三个能反应文章内容的词组，词目之间空 1 字。一一一 公文用纸一般采用国际标准 A4 型（ 210mm297mm），左侧装订。 张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。第四章 行文规则一一一 行文应当确有必要，注重效用。一一一 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。一一一一
7、 上报的公文，应当在首页注明签发 人姓名。一一一一 公司内设部门机构原则上不得对外正式行文，只就一般事务性函行文。一一一一 “请示” 应当一文一事；一般只写一个主送单位，如需同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级单位。“ 报告”不得夹带请示事项。第五章 文件编号一一一一 每份文件都必须设置编号，不得重复或遗漏。（一） 红头文件红头文件的编号按国家公文编号有关标准执行。（例：连诚20171 号，表示为“河南连诚建筑安装工程有限公司2017 年第 1 号红头文件” ）（二） 会议纪要按年度顺序编“连诚字 20号”。（三） 其他类型的文件公司其他文件，根据业务发展和管理的需要，另行确定。
8、第六章 发文办理一一一一 发文办理包括拟稿、核稿、 签发 、校对、用印、登 记、分发、立卷、归档、 销毁 等程序。 一一一一 拟稿：公文由相关部门负责拟稿，初稿形成后，经相关部门会签；拟稿部门针对会签意见修订，形成正式文稿。草拟公文应当做到： （一） 符合国家的法律、法规及其他有关规定。（二） 情况确实，观点明确，表述准确， 结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范， 标 点正确，篇幅力求 简短。 （三） 结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）” ，第三层为“1.” 第四层为“（1）” 。（四） 引用公文应当先引标题，后引发文字号。（五） 文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。
9、（六） 公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、 惯用语 、缩略语、具有修辞色彩 语句中作 为词素的数字必须使用汉字外，应 当使用阿拉伯数字。一一一一 核稿:正式文稿 经部门负责人审 核，交办公室主任复核。核稿把关的重点是：（一） 是否需要行文；（二） 是否符合国家的法律法规和方针政策及有关规定；（三） 涉及多个部门的文件是否已会签；（四） 提出的要求和措施是否明确具体、切实可行；（五） 文字表述、文种使用、公文格式等是否符合本适度的有关规定。一一一一 印制。对文件打印清样进行全面校对无误后方可印制；印件要格式正确、整洁、美观、份数准确。综合部负责红头文件的印制和装订。第七章
10、收文管理一一一一 综合部负责公司外来文件以及各部门报送公司领导的文件的处理。各部门负责本部门外来文件以及公司下发文件的处理。一一一一 收文办理一般包括签收、登记、分发、拟办、批办、承办、督办 、立卷、归档、销毁等程序。一一一一一 签收：收到文件应以签字或盖章的方式给发文单位以凭据。一一一一一 登记：对收文的特征和办理要求进行记载，如 标题、发文单位、 缓急度等。一一一一一 拟办：各部门收到的外来文件，对指名或亲启件原则上直接送收件人；不能明确收件人或重要来件应先汇总至公司综合部，由综合部拆开后据情填写收文处理签提出办理意见，送上级领导批阅。一一一一一 分发：综合部根据领导批示，对来文进行跟进办
11、理，对需要公告的事项，通过会议、公告栏等方式负责传达；对需要传阅的文件送达给相关责任人，并做传阅登记。一一一一一 承办：各责任部门（责任人）对需要办理的事项应及时进行办理。凡属承办部门职权范围内可以答复的事项，承办部门应当直接答复呈文单位；凡涉及其他部门业务范围的事项，承办部门应当主动与有关部门协商办理；凡须报请上级领导审批的事项，承办部门应当提出处理意见并代拟文稿，一并送请上级领导审批。承办情况与部门或个人绩效考核结合。一一一一一 督办：综合部有权对承办情况进行督促检查。督办贯穿于签批事项处理的各个环节，根据事项的紧急程度随时或者定期向领导反馈办理情况。一一一一一 时间控制：各事项在拟办、承
12、办、督办等每一阶段，均要求办理的时效性；其中，普通件办理控制在 48 小时内，急件办理控制在 24 小时内，特急件应立即办理。各责任人应在相应时间范围内向公司领导、综合部反馈办理情况。公文办理时效纳入部门或个人绩效考核。第八章 附则一一一一一 本制度由公司行政部负责解释，并修订完善。本制度自公布之日起施行附件:公文模板目录一、A4 型公文纸页边及版心尺寸二、红头文件纸 四、请示五、报告六、部门间工作联系单七、决定八、通知九、批复十、通告十一、会议纪要十二、传阅单十三、文件签收单37mm1mm 天头28mm1mm 订口17mm156mm210mm225mm297mmA4 型公文纸页边及版心尺寸连
13、诚公司文件字 20号（仿宋三号居中）( 红 色反线距此 4mm)标题（宋体小二号居中）主送单位（仿宋三号左侧顶格）：自然段（左空 2 字）。附件：1.（仿宋三号左空 2 字）2.（盖章生效）二一 年 月 日（右空 4 字） 主题词（黑体三号居左顶格）：词目（宋体小三号） 抄送（仿宋三号左空 1 字）：、 印发机关（仿宋三号左空 1 字） 201 年 月 日印发 连诚内部请示 秘密请字 号 特急总经理或总经理授权人批示：主管副总经理意见：标题：内容摘要： 附件：1. 2.签报人：年 月 日呈文部门：经办人：联系电话：注：办公室负责审核格式以及模板的正确使用；会签页及正文附后。会 签 页文件名及字
14、号：会签单位 会 签 内 容会签意见（需根据呈文部门所申请审核内容明确会签意见）：负责人签字： 签字时间： 年 月 日会签意见（需根据呈文部门所申请审核内容明确会签意见）：负责人签字： 签字时间： 年 月 日会签意见（需根据呈文部门所申请审核内容明确会签意见）：负责人签字： 签字时间： 年 月 日会签意见（需根据呈文部门所申请审核内容明确会签意见）：负责人签字： 签字时间： 年 月 日原件存档部门 复印件存档部门关于 X X X 问题的请示（标题二号宋体字加粗居中）X X X: （主送机关和正文：仿宋 3 号）X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X
15、X X X X X X X X X X X X X X X。X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X。X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X。X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X。附件：1. X X X X X X X X X X X X X X X X2. X X X X X X X
16、X X X X X X X X X（呈文单位）二一 年 月 日连诚内部报告 秘密报字 号 特急总经理或总经理授权人批示：主管副总经理意见：标题：内容摘要：附件：1. 2.签报人：年 月 日呈文部门：经办人：联系电话：原件存档部门 复印件存档部门注：办公室负责审核格式以及模板的正确使用；会签页及正文附后。关于 X X X 问题的报告（标题二号宋体字加粗居中）X X X: （主送机关和正文：仿宋 3 号）X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X。X X X X X X X X X X X X X
17、X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X。X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X。X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X。附件：1. X X X X X X X X X X X X X X X X2. X X X X X X X X X X X X X X X X（呈文单位）二 年 月 日工作联系单日 期： 编 号：题 目收件部门 收 件
18、人具体内容发文部门 部门负责人办理期限对方签收备 注关于 XXX 的决定（标题二号宋体字加粗居中）XX 决字 号正文 （仿宋 3 号）为此，特决定如下：一、 二、三、发文单位/部门（盖章）二八年 X 月 X 日主题词：（黑体小三） XX XX 决定（宋体小三） 主送： XXX 部 抄送： XXX 部 份数：共印 X 份 存 X 份 发 X 份 发文单位/部门 20XX 年 X 月 X 日印关于 XXX 的通知（标题二号宋体字加粗居中）主送单位：（主送机关和正文：仿宋 3 号）为了 XXXXXXXX，经 XXXXXXXX 研究决定：一、XXXX；二、XXXX；三、XXXX。特此通知。发文单位/部
19、门（盖章）二八年 X 月 X 日主题词：（黑体小三） XX XX 通知（宋体小三） 主送： XXX 部 抄送： XXX 部 份数：共印 X 份 存 X 份 发 X 份 发文单位/部门 20XX 年 X 月 X 日印关于 XXX 请示的批复（标题二号宋体字加粗居中）XX 批字 号单位/部 门：（主送机关和正文：仿宋 3 号）你公司字20171 号文收悉，经 研究，同意你公司，特此批复。 发文单位/部门（盖章）二XX 年 X 月 X 日主题词：（黑体小三） XX XX 批复（宋体小三） 主送： XXX 部 抄送： XXX 部 份数：共印 X 份 存 X 份 发 X 份 发文单位/部门 20XX 年
20、 X 月 X 日印发关于的通告（标题二号宋体字加粗居中）XX 通字 号正文（主送机关和正文：仿宋 3 号）特通告如下：一、二、三、此告发文单位/部门（盖章）二XX 年 X 月 X 日X X X 会会 议 纪 要（二号宋体字加粗居中）X X 会字 号 签发人：时 间：（仿宋四号）地 点：主 持 人：出席人员：列席人员：缺席人员：记 录：议 题：（仿宋四号，加粗）（正文，仿宋四号）主送： X X X抄送：X X X （共印 份）传 阅 单传阅内容传阅要求序 号 传阅部门 批示内容主办部门： 联系人： 签批人： 20XX 年 X 月 X 日文 件 签 收 单文件名称序号 签收部门 签收日期 签收人 返回日期 备注12345678主办部门： 联系人： 签批人： 20XX 年 X 月 X 日
