1、1. 目的：为加强*集团公司（以下简称集团）公文处理工作，使之规范化、制度化、科学化，结合集团实际情况，制定本规定。2. 范围：2.1 适用范围：*集团总部各中心、各部门；各二级集团；各下属单位。2.2 发布范围：*集团总部各中心、各部门；各二级集团；各下属单位。3. 名词解释：3.1 公文：是指集团总部各中心、各部门、各二级集团、各下属单位在经营管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法经营管理和进行公司活动的重要工具。3.2 电子公文：指以数字形式存储于磁盘、光盘等介质，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的公文。3.3 公文处理：指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档
2、等一系列相互关联、衔接有序的工作。3.4 收文办理：指对收到公文的办理过程。纸介公文的办理包括：签收、登记、审核、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、传阅、清退、立卷、归档、销毁等程序；电子公文的办理包括：签收、拟办、批办、承办、催办、查办、传阅、归档等程序。3.5 发文办理：指以集团、各二级集团及下属公司名义制发公文的过程，包括拟制、审核、会签、签发、印制、用印、分发、立卷、归档、销毁等程序。4. 职责：4.1 集团行政管理中心办公室是集团公文处理的归口管理部门。4.2 各二级集团及下属公司行政管理部门应配备专人负责公文处理工作，并指导下级单位的公文处理工作。5. 原则： 5.1 公文处理应
3、当坚持实事求是、精简、高效的原则；电子公文应当遵循事实、完整和可识别的原则，做到及时、准确、安全。5.2 公文处理工作，坚持统一管理的原则。由公文处理部门统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。6. 公文处理督查6.1 各部门、各单位负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守本规定并加强对本单位公文处理工作的领导和检查。6.2 各部门、各单位的公文处理部门对上级单位和本部门、本公司下发公文的贯彻落实情况应当进行督促检查并建立督查制度。7. 常用公文种类7.1 决定 适用于集团对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。7.2 通知 适用于批转下
4、级单位的公文、转发上级单位和不相隶属单位的公文、传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项、任免人员。7.3 通报 适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况。7.4 报告 适用于向上级单位汇报工作、反映情况、答复上级单位的询问。7.5 请示 适用于向上级单位请求指示、批准。7.6 批复 适用于答复下级单位的请示事项。7.7 意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。7.8 函 适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。7.9 会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项。7.10 其它非正式公文 如年度计划、总结、领导讲话稿、申请等。8. 公文格式
5、：指公文的表现形式。公文一般由秘密等级、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。9. 收文办理9.1 收文办理注意事项9.1.1 外来公文由集团行政管理中心办公室填写*集团外来公文登记表及*集团外来公文阅办单 ，负责外来公文的统一签收、登记、批办、分送。9.1.2 凡代表集团参加会议带回的公文，须交集团行政管理中心办公室登记、管理。9.1.3 凡需存档或报请领导批示的热敏纸传真件，应复制后再行处理，以利长期保存。9.1.4 签收纸介公文要逐件清点，认真检查密封、编号、正文和附件的份数、
6、页数，如发现问题，及时向发文单位查询并采取相应的处理措施。急件要注明签收的具体时间。9.1.5 登记公文须将标题、密级、发文字号、紧急程度、来文单位、件数、收发时间、来文内部编号及处理情况等逐项登记清楚，以利查询。9.1.6 集团行政管理中心办公室在分发公文时应及时提出拟办意见送集团主管领导批示或交有关部门办理。紧急公文应当提出办理时限。密级较高的公文要尽量缩小知密范围。9.1.7 接到集团下属单位来文，集团行政管理中心办公室做好登记，并报分管领导阅示，涉及重大问题的需报集团总裁阅示；集团行政管理中心办公室应根据集团分管领导或集团总裁阅示落实办理。9.1.8 集团领导批办公文应明确主办、协办单
7、位及完成时限。9.1.9 承办公文应抓紧时间办理，不延误、不推诿。9.2 公文催办 送集团领导批示或者交有关部门办理的公文，集团行政管理中心办公室要负责催办、查办，做到紧急公文跟踪催办、查办，重要公文重点催办、查办，一般公文定期催办、查办。9.3 公文传阅9.3.1 公文传阅要严格登记手续，严格遵守公文阅知范围，避免漏传、误传和延误。纸质公文传阅，可在公文首页附传阅单，阅文人应及时阅批，阅后签字。电子公文传阅，可通过相关措施保证公文传阅的可控、有效。9.3.2 公文阅办时如有对外报送的集团公文和材料，须经阅办部门领导审核、集团分管领导批准后方可报出，重要公文和材料报出须经集团总裁批准。9.3.
8、3 阅办完毕的公文必须及时清退，集团行政管理中心办公室负责督促检查和核对。发现遗失，立即报告，并采取措施，认真追查处理。10. 发文办理10.1 公文拟制要求10.1.1 承办人草拟公文应填写*集团发文签批单 ，并按照集团发文规范管理规定的公文格式要求撰写内容。10.1.2 公文拟制要求实事求是，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。10.1.3 公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定。10.1.4 人名、单位名称、地名、数据和引文应当准确无误。日期应当写具体的年、月、日。10.1.5 结构层次序数，第一层为“一、 ”，第二层为
9、“（一） ”，第三层为“” ，第四层为“” 。10.1.6 词语准确、得体、简洁、质朴。文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。10.1.7 紧急公文应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。10.1.8 涉密公文应当根据集团有关保密规定标注相应的密级。10.2 公文审核10.2.1 公文送集团领导签发之前，应当由公文处理专职工作人员进行审核。10.2.2 公文审核的重点是：是否确需行文，是否符合国家法律、法规、方针和政策，是否与集团有关规定相抵触，是否与有关部门协商、会签，文字表述、文种使用、公文格式等是否符合有关规定，主题词标引是否准确，是否符合规定的审批手续。10.2.3 公
10、文审核中，如需对文稿作较大修改，应当与拟文单位协商并请其修改；修改后的文稿须由拟文单位领导签字确认，核稿人员应当进行复核。10.3 公文会签10.3.1 内容涉及其他部门的，必须经有关部门会签，由拟稿部门负责。10.3.2 总部各部门以集团名义发文涉及其他部门的，由部门领导签署意见后，再送会签部门会签。10.3.3 会签部门意见有分歧时，主办部门的主要负责人应主动与协办部门协商，经协商仍不能取得一致意见时，由集团分管领导出面协商；确难以取得一致意见的，由集团总裁审定。10.3.4 意见不一致的公文不得印发。10.4 公文签发10.4.1 一般公文由集团总裁室分管领导签发，凡重要文件须由集团总裁
11、签发。10.4.2 签发公文应当签署明确意见，签写姓名和签发日期。10.5 公文印制10.5.1 集团公文由集团行政管理中心办公室编制文号后负责印制。公文正式送印前，应进行复核。复核的重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范、文号是否准确。经复核，如需对文稿进行实质性修改，应按程序复审。10.5.2 公文的印制份数根据文件的发放范围和有关规定确定。10.5.3 公文印制时，排版的清样由拟稿人负责校对。校对必须认真细致、准确无误。校对人应签署姓名。10.5.4 公文用印要清晰、端正，符合格式要求。10.5.5 用印公文管理应遵照*集团用印文件管理规定的具体规定。10.
12、6 公文发送10.6.1 发送公文要认真核查。核查文件是否盖章、份数是否准确、主附件是否齐全、标题和主抄送单位、密级、发往单位名称和地址。10.6.2 集团行政管理中心办公室对公文发送进行登记，填写*集团发文登记表 。11. 公文归档和借阅11.1 公文归档 公文办理完毕后，应当及时整理(立卷)、归档。有关规定详见*集团档案管理制度 。11.2 归档公文借阅 公文归档后，如因工作需要，可到档案管理部门借阅，档案借阅需遵循*集团档案管理制度要求。12. 注意事项12.1 公文处理必须严格执行集团保密规定，确保集团相关秘密的安全。12.2 各二级集团及下属公司在处理收文办理和发文办理工作时参照以上集团总部办理规范执行。13. 附件：13.1*集团外来公文登记表；13.2*集团外来公文阅办单；13.3*集团发文签批单13.4*集团发文登记表
