1、规范眼科专科医院视光诊疗产品的采购管理模规范眼科专科医院视光诊疗产品的采购管理模式2011年09月13 日重要提醒：系统检测到您的帐号可能存在被盗风险，请尽快查看风险提示，并立即修改密码。 | 关闭 网易博客安全提醒：系统检测到您当前密码的安全性较低，为了您的账号安全，建议您适时修改密码 立即修改 | 关闭 瞬清眼视光学中心 专业眼科医师、视光医师提供：医学验光+配镜、斜弱视治疗+训练、眼科疾病咨询！ 规范眼科专科医院视光诊疗产品的 采购 管理模式2011-09-13 15:54:15| 分类： 预存资料| 标签：|字号大中小 订阅 随着我国社会经济的发展和人们生活水平的提高，人们对视觉矫正与
2、保健需求也与日俱增。我院作为三级甲等眼科专科医院，于1990年开办了视光学门诊部，它主要是以医疗为背景，通过光学、药物等手段开展专业的视光学医疗服务，具有相当优势和特色的发展前景。但同时，怎样实现眼科医疗门诊与眼镜商店的管理优势的有机结合，也成为我院在内部管理方面的关注点。随着业务量的逐年增长，我院的视光诊疗产品的需求也日益扩大。为规范 采购 行为、降低采购 成本、提升管理与服务的要求，我院改变传统 采购 方式，摸索出适合我院特色的视光诊疗产品的创新 采购 管理模式。 一. 确立以“集中议价 采购 ”为核心的 采购 模式 视光诊疗产品作为我院视光门诊部的主要 物资 产品，它主要包含了光学镜架、
3、太阳镜、镜片、隐形眼镜、护理用品、低视力产品和零星用品等。我院视光诊疗产品每年所含数万种商品、数千万元的资金支出，在视光门诊的整个收入上占有极重要的比例，所以我们对于产品的选择、质量、价格及服务是尤为重视的。原有的“分散非招标 采购 ”模式存在较大弊端，体现在以下4方面。 1. 缺少对 采购 工作的制度化、规范化和法制化的要求。原有的分散 采购 一般未集中时间进行谈判，直接由供应商联系 采购 经办人员，或直接联系公司业务人员进行谈判，一般直接由 采购 经办人和科室主任自行决定是否与供应商合作，缺乏公开性和透明性。 2. 分散 采购 没有引入竞争机制，面对少数家供应商，没有形成批量规模，无法在价
4、格上取得优势，更不能达到降低 采购 成本的目的。 3. 分散 采购 重复了 采购 行为，无形之中降低了办事效率，提高了人力成本。 4. 没有进行统一规划，造成 采购 环节供货商过多，资质考查不严，影响到产品的质量问题， 采购 结算方式也多样化。 鉴于上述背景，我们深刻认识到 采购 制度变革的必要性和重要性。于是我院做出决定，借鉴政府招标 采购 的做法，创出我院独具特色的以“集中议价 采购 ”为主的 采购 模式。 二. 规范 采购 流程与管理 1. 建立制度和流程 根据我国招标投标法、政府 采购 法及经济合同法作为法律依据，制定了我院的关于招标等 采购 工作的暂行规定，成立了由我院主管院领导、纪
5、检审计、财务、 采购 和使用科室等相关科室领导共同参与的 物资采购 招投标领导小组，明确规定了各部门的职责和权限，做到各环节工作有章可循。 同时，我们考虑视光诊疗产品具有市场化、透明化、竞争性强等特殊性，对我院以医疗专业为背景的 采购 工作存在更大的难度。我们在选择供应商时，除注重产品质量、售前售后服务外，价格、款式等有关市场可比性的要素都将需要非常的关注。所以我们采用了以适应眼镜市场领域又符合我院医疗背景的“集中议价谈判”的 采购 制度，即对具有市场竞争的各类 物资 及材料等年累计消耗金额在10万元以上的，均需实行集中议价 采购 。 2. 市场调研阶段 在建立相关制度和流程的同时，我院于20
6、07年正式启动了“集中议价谈判”的采购 工作，特别成立了物流 采购 科，并从原部门抽调出4名较有经验的 采购 人员和管理人员。我们还针对视光诊疗产品所含的7种不同类别，包括：光学镜架、镜片、太阳镜、隐形眼镜（含硬镜和软镜）、护理用品、低视力用品类和零星物品类，分别采取不同的方法实施调研及前期准备工作。 市场调研阶段是最重要的环节之一，它使我们在 采购 前可以先了解市场供求趋势，使整个 采购 工作更科学化，合理化。我们主要通过外部调研和内部调研两大途径实施。 (1）内部调研：我们对7大类产品按照品种类别进行年销量的统计。主要以前一年的销售数据为基准，并结合视光门诊部的业务发展目标，来预计每次集中
7、议价的计划 采购 量。在统计时，我们分别按照不同要素进行，以求全方面地分析整个视光诊疗产品的用量。现以“镜架类”为例，介绍如下。 A. 根据产品的市场价位分为3个基本档位：0200元，200500元，500元以上。接着根据不同档位，对各供应商相关品牌规格的年销量进行统计并排位。从该报表中，我们不仅可以基本确定我院镜架主要消费群体的可接受价位，并且可以了解在每个档位的供应商所占的比例，以便在 采购 时明确主要谈判对象。 B. 根据供应商进行统计。每个供应商都有不同品牌的系列产品，将各公司供应的各大产品进行统计，按年销量或年销额进行排列。从这张报表上，可以反映出各供应商在我院整个用量中的实际占有比
8、例，有利于在 采购 时能获得更大的优惠价格政策，并降低 采购 成本。 C. 整合全年的数据，并根据我院下一年的业务发展目标，预计出下一年度的 采购量，为议价 采购 前作好 采购 量的确定和计划。其实做好计划管理在 采购 工作中是一项很有必要的举措，它根据 物资 需求量的大小、市场供求情况，确定适宜于议价的 物资 品类，明确议价 采购 的规模和范围，制订 采购 产品目录，并拟定年度 采购 计划。开展计划管理工作，加强了视光门诊部和职能科室的沟通，有利于优先安排议价 采购物资 的项目所需资金，克服了 采购 中的随意性和盲目性，为年度的议价 采购 工作的顺利开展奠定了坚定的基础。 (2) 外部调研：
9、我院主要是通过参加每年在各地举办的大型国际眼镜展会，收集资料，在对资格进行预审后进行联系，必要时还需进行实地考察，审阅其各项资质，并对其销售、配送能力及服务对象反馈进行调研、比较和分析。另外，对有个别直接到我院洽谈的供应商，我院也是对其进行资质审核后，再作进一步的考察工作。 从上述途径收集到相关信息后，我们将主要针对年销量较大、病人投诉率较高以及新厂家新品牌的产品，进行质量检测和把关，作好产品的准入控制，进一步提高服务和产品质量，提升我院的信誉度。我们还把供应商提供的样品由我院的眼镜检测实验室进行质量检测，并出具检测报告交由视光门诊、物流 采购科和供应商等，为议价 采购 时提供更客观的产品质量
10、依据，以防不合格产品及供应商的引进。 3准备阶段 (1) 制作议价谈判文件和合同样本。议价谈判文件及合同样本主要由物流 采购 科牵头，根据国家招标投标法、经济合同法的有关规定，进行制作并形成初稿，经我院招标领导小组成员多次审核修改，最终完成了一套完整的议价谈判文件及合同样本，并使之成为后续 采购 项目的范本。 (2) 建立资格预审制度，严格审证，严格准入。议价 采购 前，我们在中国眼视光网发布相关议价公告，同时根据前期的调研结果邀请相关供应商，并发放议价谈判文件。供应商根据 采购 文件要求做好投标文件，并在规定时间内寄至物流 采购 科。物流 采购 科将派出经验丰富的人员对资质进行初步审核，严把
11、审证关，供应商根据所投的相关产品提供相关材料，如： A. 企业法人营业执照正（副）本的复印件； B. 医疗器械生产、经营许可证； C. 卫生许可证； D. 工业产品生产许可证； E. 代理商须提供制造商的授权证书材料的复印件； F. 产品质量证书复印件； G. 相关产品的医疗器械注册证及认可表； H. 进口产品须提供进口报关证明。 资格审核后，符合资格的供应商将予以公告，邀请参加当天的议价 采购 会。 (3) 供应商评价。这项工作是指针对上一年度已合作的供应商进行业绩评价，主要由物流 采购 科、仓储部门、视光门诊部等相关部门分别从产品质量、销售情况、到货情况、售后服务等四大方面进行综合评价，有
12、利于确定质优价廉、售后服务各方面优良的供应伙伴，为确定中标供应商提供参考依据。 (4) 以上相关准备工作完成后，我们还需在 采购 前召集相关部门做一次交流讨论会。我们为参会人员准备的前期材料包括：数据统计分析、供应商评价、资格预审情况和产品检测报告等。在会议上，大家相互了解、讨论和交流，以便初步对将来参加议价的供应商进行了解，为议价 采购 工作的有序有效开展作好充分的准备。 (5) 正式议价 采购 会。 采购 前期工作一切就绪，我院每年组织进行一次议价 采购 谈判会。在整个议价 采购 的过程，根据品种类别的不同，邀请不同的专家和招标小组成员组成评审组。我们会根据每个品种拟订相应的谈判时间计划表
13、，每个供应商根据次序逐一进行谈判。谈判程序如下： A. 每次邀请一家公司进入会议室参加谈判； B. 新投标单位可简要介绍公司的规模、合作情况、产品特点、售后服务等主要优势；预计时间为每家5分钟； C. 投标单位向 采购 方提供销售政策，包括：供货品种、品牌、价格、服务等； D. 评审组现场提问，议标单位进行答辩，一般3-5分钟，完成后，供应商退席； E. 在每个品种谈判议价完成后，评审组成员坚持“同种品种比质量，同等质量比价格，同等价格比信誉，同质同价比服务”的原则，经综合考虑评定后，当天可以确定 采购 结果，并与成交供应商签定 采购 意向书。 三. 规范 采购 行为，降低 采购 成本 实施新
14、的 采购 模式以来，我院收获了以下5方面的益处。 1. 规范了 采购 流程和管理 集中议价 采购 ，是一项加强 采购 管理、规范进货渠道和 采购 行为的 采购 机制。它规范了我院 物资采购 招投标工作的各项流程与管理，使过去隐蔽集中的权力变成了公开分散的权力，增加了 采购 透明度，减少了领导干部违纪行为的发生，利于成为长效运行机制。 2. 更加重视 采购 前后调查和分析 利用科学市场调研、供应商评价、产品质量检测和数据统计分析等各方法，为我院在评定整个消耗需求量和成本核算管理上提供了有力依据，更为我院的集中议价 采购 工作提供较客观的依据，提高了我院资金的使用效率。同时，通过对供应商的严格资格
15、审查，使产品质量更有保障，也利于与好的供应商建立良好的长期合作。 3. 通过公平竞争实现了降低 采购 成本的目的 通过集中议价 采购 ，我们在首次 采购 会后，直接为我院节约 采购 资金近百万元，大大降低了 采购 成本，进而减轻了病人在我院配镜消费的负担。同时，集中议价 采购 规避了分散 采购 重复工作的缺点，提高了办事效率，降低了人力成本，间接减少了 采购 成本。 4. 引进先进的集团化 采购 理念 在良好的运作下，有多家合作单位一起参与集中议价 采购 工作，从而也形成了我院特色的集团化 采购 。在议价会议上，多家合作单位共同参与评审，统一进行议价。由于 采购 量集中了多家单位的年计划 采购
16、 量，因此能降低成本，并使大家享有共同的价格政策和资源。在付款结算上，为便于各 采购 方的独立核算，配送和结算则由各单位分别和供应商进行独立操作，这使我们在降低 采购 成本的同时，也能使各 采购 单位的账务清楚，实现了“多赢”目标。 5信息化建设 我院视光门诊部信息管理系统于2002年正式投入使用，将相对特殊的视光诊疗产品的进销存、验配管理等各环节融入整个信息管理系统体系，获得了良好效果。在整个信息架构里，始终体现我院视光门诊部以医疗为中心、病人为中心的理念，在保证医疗服务质量的同时，大幅度地提高了管理效率。如进销存管理模块，全年实时滚动管理34层次，总量约30万件。镜架管理到质材、品牌规格、型号、颜色，镜片管理从品牌、规格、度数。镜片在实行定配时，根据医生的定配信息请领 物资 、进行出入库确认以及进行数据处理等，可达到实时的库存监控。准确的库存管理和及时的库存警报，让我院的 采购 掌握最佳 采购时机，有利于提高医院资金利用率并减少 采购 成本。 （作者单位：温州医学院附属眼视光医院）
