1、1,第一节 秘书是做什么的?,2,3,4,5,6,一、秘书概念的变迁,1、在我国的古今变迁 “秘书”一词最早出现于汉代。根据古代文献的记载，“秘书”一词最初不是指人，而是指具有秘密性质或神秘色彩的图书。,7,这些图书主要有两类：一类是指封建帝王宫廷内收藏的各种经典文献。因为是宫廷收藏之书，一般不予公开，故称为“秘书”。,8,另一类是指谶纬图lu。这类图书以隐语、咒语预决吉凶、占卦未来，推算气数，带有浓厚的迷信色彩。当时的封建统治者常常利用这类图书中的内容为自己服务，如汉光武帝刘秀，曾“宣布图谶于天下”。但由于农民运动也往往利用其中的隐语作为口号，组织发动起义，于是统治者便禁止这类图书在民间公开
2、流传，也将其作为“秘书”收为宫藏。,汉光武帝（前651）东汉建立者。名刘秀，字文叔，南阳蔡阳（今湖北枣阳西南）人。,9,由于“秘书”一词原义是指图书，故后来便将以掌典图书，著书立说为职责的官署和官职称之为“秘书寺”、“秘书省”和“秘书监”、“秘书丞”、“秘书郎”、“秘书令”。负责收集、校阅、编修、保管图书。,唐代名相魏征曾任秘书监,10,一个例外：曹操的秘书令,秘书令下隶秘书左丞和秘书右丞，负责收发、处理奏章、拟制诏令、传发教谕等，成为握有实权的中央秘书机构。,我国历史上第一次设置名实 相符的秘书官职,11,纯粹以“秘书”二字(不后加“监”、“丞”、“郎”、“令”，)命名秘书工作人员，是从清末
3、开始的。,光绪三十三年(公元1907年)，安徽巡抚冯煦上书奏请设置辅助人员，经皇帝批准后，率先在巡抚衙门中设立秘书、助理秘书等官职，负责掌管机密折电，函牍。接着，各省的总督、巡抚之下都纷纷设置了秘书一职。这些“秘书”同今天的秘书人员已无多大区别。,光绪皇帝,12,秘书概念真正具有现代意义的开宗，是以孙中山领导的中华民国临时政府的建立为标志的。当时的中华民国临时政府实行总统制，下没秘书处，设秘书长一人，秘书若干人。政府各局、部也设有秘书室、秘书科和秘书官。各省都督府也设立了秘书员。,孙中山临时大总统办公旧址,13,这时，“秘书”一词的涵义发生了以下变化：首先，“秘书”一词彻底摆脱了与“图书”这一
4、涵义的联系，从指物转变为专指担任某种职务的人。第二，秘书作为一种特定的职务，不再以较管一般意义上的图书典籍为主要职责，而真正具有了现代意义的秘书职能。,14,2、秘书概念在国外,15,16,国外有关“秘书”的几种定义,美国和加拿大组成的国际秘书联合会认为，“秘书应是主管人员一位特殊的助手。他掌握办公室工作技巧，能在没有上级过问的情况下，表现出自己的责任感，以实际行动显示其主动性和正确判断能力，并在所给予的权力范围内作出决定”。,17,美国著名的梅里姆韦氏出版公司七十年代出版的韦氏秘书手册指出：秘书是“作为激烈竞争性职业队伍中的成员。今天的秘书决不再是单纯的接待员兼打字员。因为越来越多的经理指望
5、自己的秘书成为行政管理的助手，以便使自己有可能从繁琐的日常事务及专门工作中解脱出来”，“随着经理作用的不断增强，现在一个精干而可靠的秘书，不仅是经理和工作人员之间的桥梁，而且还应当是协助经理的左右手。”,18,按英国牛津字典解释，秘书：一为办事处、营业所、公司或企业的雇员，有一种雇佣关系，其任务是处理通信，整理记录，安排约会。往往有地位有财富的人士，将秘书作为一种特殊成员，几乎都有私人秘书；二为高级官员，其职责为负责通讯、记录等事宜。不以盈利为目的、团体会社的秘书，是义务的不受报酬。三为国家的秘书，负责政府机关的政务工作，名为秘书，实为部长。如英国的国务大臣、外交大臣、陆军大臣，其名称为Min
6、ister（部长或大臣），但也称Secretary（秘书）。,秘书一词在英国,19,二、秘书的类别和层次,1、外国 美国秘书分类和分级美国行政管理协会（The Administrative Management Society）把秘书分成几类，分别要求：,20,美国行政秘书 又处理函件，管理档案，接待来访，办理会晤，编制工作程序表；管理办公设备、器材、用品和小额现金；办理上司交办事项，安排会晤、差旅事宜等等。,21,公司秘书 “董事会秘书”、“执行秘书”，执行董事会决议或指示，监督并管理公司财务、人事、对外联络事务；与公司总经理及各部门经理保持公务联系，做好协调工作；组织董事会，向董事会汇报公
7、司财务、人事等情况，答复董事质询等。,通讯秘书 服务于政府机关、社会团体和大中型企业。负责办公室电话、电报、电传、信件等通讯事务；文件的起草、打字、誊印、编排、校对；记录上司口述或会议情况，整理录音，传递上司口头指示和书面指令等等。,22,技术秘书、医学秘书、法律秘书,23,A级秘书 为中级管理人员，先例职责范围不受限制，主要负责起草或抄录内容较复杂的保密信件。这种秘书对公司的政策、办理手续的程序比较了解，并熟练地掌握了一般秘书的管理技能。 B级秘书 其主要任务是为公司经理先例范围有限的秘书职责。主要是迅速准确地从笔记和录音机中转抄和听写录音；迎来送往和安排约会；安排上司旅行事宜；处理日常往来
8、书信；文件归档等。,分级：,24,行政秘书 机要秘书 文字秘书 科技秘书 外事秘书 教学秘书,三、我国的情况,类 别,25,初级秘书包括公司前台接待、电话接线生、部门事务助理等。职责比较单一，技术含量较低，薪金相对低一些，在职者的年龄一般不超过25岁。,Office receptionist,办公室前台接待员（Office receptionist）的位置,等 级,26,中级秘书 包括部门经理秘书、经理助理等处于中层管理者左右的秘书、中小公司的经理秘书。权力和责任相对大一些，处理各种事件的能力要求也高一些，外语水平和计算机应用的能力要求更高一些，并要有很好的协调能力，薪水也高一些。这些人的年龄
9、一般在2535岁左右。,27,高级秘书高级文秘是随着市场环境下企业横向联系的加强和现代化办公手段对企业的渗透而出现的。现代高级文秘特别强调的素质有：公关才能、外语水平和办公自动化能力。 职位包括包括跨国公司首脑秘书、董事会秘书、地区总裁秘书等。这是处于高级领导层的要职，他们的领导能力、协调能力、管理能力都需要多年甚至十几年的培养和工作阅历，年龄也偏大，这是秘书职位的顶点。,28,中石化董秘局副主任黄文生,29,常郁青 29岁 康柏(中国)投资有限公司大中国区 执行秘书,第一高：综合素质要求更高 第二高：责权更重 第三高：薪水更高 第四高：说服能力要更强 第五高：发展愿望更高 第六高：道德水平要
10、求更高 第七高：成就感更高,30,一般的外资企业需要的高级秘书是3545岁的职业女性，要有长期的外企工作经历，要有良好的外语条件，良好的沟通能力、协调能力、判断能力和预见能力,31,三、如果我是秘书，我该做些什么？秘书工作的内容,32,33,我们国家的秘书：,1、文书撰写（上司口述或会议记录、整理，文件起草、修改、润色等） 2、文书制作（打字、复印、编排、装订） 3、文书处理（收发、传递、办理、保管、立卷） 4、档案管理（归档、鉴定、管理、提供） 5、会议组织（准备、记录、文件、善后） 6、调查研究（计划、实施、分析、研究） 7、信息资料工作（收集、整理、提供、储存）,34,8、信访工作（群众
11、来信来访、顾客投诉处理） 9、接待工作（日常来访与计划来访接待、安排、服务） 10、协调工作（政策、工作、部门、人际关系） 11、督察工作（政策推行或决议实施的督促检查） 12、日程安排（为上司安排工作日程、会务及差旅事项） 13、日常事务（通讯、联络、值班、生活） 14、办公室管理（环境、设备、经费） 15、其他临时交办事项,35,秘书职业发展的N种前景一、行政类这类秘书可以直接过渡到行政主管、办公室主任、综合管理部主任等职位，常见于政府部门、大型企业等。他们主要负责公司工作计划的制定、组织实施及日常工作管理；负责办公室行政管理制度建设；负责公司行政事务的管理，负责重点工作的督办、检查、落实
12、、反馈工作；负责公司对外联络协调工作以及制定并完善公司的各项规章制度。,36,二、助理类可以进一步发展为总经理秘书，总经理助理。主要工作是协助总经理进行日常工作；进行日常事务的联系工作；负责总经理的外联事务工作；组织协调各部门之间的工作流程；负责总经理日常事务的办公支持，上传下达以及相关技术资料的翻译工作。,37,三、人事类可以发展为人力资源主管。主要工作内容是按照公司业务发展计划，编制和落实人力资源战略；设计、整合符合公司业务发展的组织规划和结构；配合公司的快速发展，制定不同阶段的招聘战略并推行；整合、设计、实施具有竞争优势的薪资体系以吸引和留住优秀的人才；按照公司业务的变化需要，设计、组织
13、各种类型的培训和各类人员发展计划；整合、设计绩效管理体系，对直线经理进行有关的培训，有效推行以推动公司整体业务绩效提升；组织渗透与推广企业价值观和文化以及公司员工关系的管理。,38,四、公关类从接待、协调工作过渡到公关经理、客户经理，这种在餐饮业比较常见。主要工作内容是制定出公关策划方案并依据活动项目变化及时调整策略；监督实施市场公关活动；负责客户服务部各项工作的日常运作及人员管理，各项收费指标的完成，重大投诉及遗留问题的处理。与有关部门进行良好的沟通，保持良好的合作关系，提高公司品牌形象；并协调与其他各部门的合作。,39,五、业务类他们平时跟着老板抓业务，可以进一步发展为商务主管，业务经理等
14、。主要工作内容有完成各业务群组的到货、付款、索赔等方面采购商务运作管理工作。收集、汇总销售信息，编写客户、产品、销售利润等各项分析报表；制定、协调产品供货计划；解决客户投诉、跟踪产品改进进度；收集相关的行业市场信息，提出市场销售方案；带领部门成员达成业绩要求。,40,秘书工作的特点,辅助性综合性机密性服务性,41,（1）为本机关领导和上级机关服务 （2）为本机关其他平级的职能部门服务 （3）为下级机关和人民群众服务,秘书工作的“三个服务”：,42,新形势下的秘书工作要求,四个转变： 1.从偏重于办文、办事转变为既办文又出谋献策2.从单纯收发、传递信息转变为综合处理信息3.从单凭经验办事转变为实行科学化管理4.从被动服务转变为力争主动服务,六个强调： 1.强调调查研究工作 2.强调信息工作 3.强调信访工作. 4.强调协调工作 5.强调督察工作 6.强调党务、政务服务工作,43,凡是从事办公室程序性工作，协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员，都可称为“秘书”。,秘书的定义：,
