1、计算机应用基础,武汉科技大学计算机学院,第4章 表的基本操作,教学目标,掌握数据表结构的设计及表的创建方法； 掌握表结构的修改和记录的输入、编辑方法； 掌握数据表记录显示的方法； 掌握数据表排序和索引的创建方法; 掌握多表之间创建关联关系的方法,双语课堂 C,重点与难点：表的创建、索引、关联关系,4.3设置字段的属性,一.字段大小,示例:将“学生”表中的文本型字段和数字型字段按表4.2所列出的字段大小进行设置。操作步骤如下：, 在“设计视图”窗口中打开“学生”表。, 在窗口的上半部分，单击“学号”字段, 在窗口下半部分的属性区中单击“字段大小”，然后在其文本框中输入“6” ,下图所示,在此处输
2、入字段长度, 重复和两步继续设置其他字段的属性, 每个字段的属性设置完成后，单击工具栏上的“保存”按钮将保存所做的设置，然后单击“关闭”按钮结束操作。,二.字段的格式,格式设置只是改变数据输出的样式，对输入数据本身没有影响，也不影响数据的存储格式,格式说明参见图4.25-4.27,设置方法如下图所示,此处将日期型字段设置为长日期格式,输入掩码属性用来设置字段中的数据输入格式，并限制不符规格的文字或符号输入,如电话号码、日期、邮政编码等。格式符参见表4.7,三.输入掩码,示例:（1）“学生”表的“学号”字段 “学号”字段的长度为6，每位上只能是09的数字，因此，其输入掩码的格式串应写成：0000
3、00。,示例:（2）“学生”表的“出生日期”字段对“出生日期”字段规定如下，输入形如yyyy-mm-dd的形式，即年份为4位、月份和日期均为两位，年、月、日之间用“-”分隔，如果年份必须输入，月份和日期可以空缺，则该字段输入掩码的形式为：0000-99-99,示例:（3）“课程”表的“课程号”字段 “课程号”字段规定如下，编码由3位字符组成，第1位必须是字母，后2位必须是数字，该字段输入掩码的形式如下：L00,示例:（4）“通讯录”表的“电话号码”字段假定某个城市电话号码为8位，其输入掩码的格式串应写成：00000000。如果“电话号码”中包含区号，并且区号和号码之间用“-”作为分隔符，我们知
4、道区号有3位或4位的，假定电话号码只有7位或8位的，设置输入掩码的格式串为下面的形式：9000-00000009。格式中两边的“9”表示可以输入数字或空格，这样，在输入记录时，下面形式的电话号码都可以输入：027-87654312或0712-6234567。,四. 默认值,示例:给“学生”表中的“性别”字段输入默认值“男”。操作步骤如下：, 在“设计视图”窗口中打开“学生”表，并选定“性别”字段。, 在“默认值”文本框中输入“”男”（注意不要忘了引号）。, 单击工具栏上的“保存”按钮，完成属性设置。,五.有效性规则和有效性文本,示例:给“学生”表中的“性别”字段设置有效性规则和有效性文本。操作
5、步骤如下：,在“设计视图”窗口中打开“学生”表，并选定“性别”字段。, 在“有效性规则”框中输入“性别=”男” OR 性别=”女”，也可以单击“有效性规则”编辑框右侧的 按钮，进入表达式生成器完成操作。下图所示, 在“有效性文本”框中输入“”输入性别必须是男或女”（注意：错误信息必须用英文双引号括起来）。, 单击工具栏上的“保存”按钮，完成属性设置。,4.4 修改表结构,修改表结构的操作主要包括增加字段、删除字段、字段重命名、修改字段的属性等，其中增加字段、删除字段、字段重命名操作既可以在”数据表视图”下进行，也可以在”设计视图”下进行。,修改表结构的作用,一.添加字段,示例:在”设计视图”下
6、添加字段 .步骤如下, 在“数据库”窗口中，单击“表”对象。 单击要添加字段的表，然后单击“设计”按钮，在“设计视图”窗口中打开该表。, 将光标移动到要插入新字段的位置上并单击鼠标右键，弹出快捷菜单,如下图,选择“插入行”命令,快捷菜单, 在新插入行的“字段名称”列中输入新字段的名称, 在“数据类型”列设置新字段的数据类型, 单击工具栏上的“保存”按钮，保存所做的修改,二.删除字段,删除一个字段时，该字段及其所有的数据也同时被删除，删除字段的操作比较简单，在”设计视图”窗口中删除字段时，将光标定位在要删除的字段的名称处并单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“删除行”命令,三.重命名字段,在“设
7、计视图”窗口中重命名字段时，将光标定位在要重命名字段的名称处，直接删除原来的名称后输入新的名称即可。,四.修改字段的属性,修改字段的属性只能在“设计视图”窗口中进行，修改方法和上一节介绍的设置属性的方法完全一样，这里就不再重复了。,4.5 输入与编辑记录,添加数据 修改数据 删除数据 计算数据,一.从键盘输入记录,从键盘输入记录在表的“数据表视图”窗口中进行，在输入记录的同时也可以修改记录。打开“数据表视图”窗口后，就可以输入记录了。在“数据表视图”窗口中，有的记录前面有 或 标记，其中 标记表示该记录的数据可以修改，标记 表示可在该行输入新的数据。如下图所示,可输入新记录,可修改,二.数据的
8、导入与导出,导入数据是把数据从另一个应用程序或数据库中加入到Access表中，或将同一数据库中其他表的数据复制到本表中链入数据是在数据库中形成一个链接表对象导出是指Access可以按照外部应用项目所需要的格式及其数据形式导出数据，从而实现数据的共享,示例1:将Excel工作表中的学生成绩数据导入“成绩”表中。操作步骤参见第二节示例,添加数据时要注意以下事项才能确保导入数据顺利完成： 导入文件中的值不要比此字段的“字段大小”属性设置大。 导入文件中的值与本字段的数据类型必须相同或兼容。 对于不允许字段的值为Null的必填字段，文件中的值不能为 Null。 对于作为主键的字段，不允许文件中的值重复
9、或者和表中已有的值重复。 不能向表中添加破坏有效性规则的值。,示例2:链入数据,操作步骤如下, 在“数据库”窗口中，右键“表”对象,弹出快捷菜单,选择链接表, 在下窗口中选择链接的工作表名称,选择的工作表,文件类型选择Excel, 链接完成的结果如下图所示,示例3:导出数据 ,将“学生”表转化为Excel电子表格,操作步骤如下, 在“学生成绩管理”数据库窗口的“表”对象列表区选定“学生”。, 选择“文件”菜单的“导出”命令项，弹出“导出”对话框，如下图所示。, 在“保存类型”下拉列表框中选择“Microsoft Excel 97-2003”。 在“保存位置”下拉列表框中输入或选定文件夹为“E:
10、 Access示例”，在文件名列表框中输入“学生”, 单击“导出”按钮，系统将Access数据表导出为Excel文件。,三.编辑记录,添加记录 删除记录 修改数据 复制数据,1定位记录在“数据表视图”窗口中打开一个表后，窗口下方会显示一个记录定位器，该定位器由若干个按钮构成，如下图所示。定位记录的方法如下： 使用定位器中的“第一条”、“上一条”、“下一条”和“最后一条”等按钮定位记录。 在记录编号框中直接输入记录号，然后按回车键。 直接将光标定位在指定的记录上。,2选择数据选择数据可以分为在行的方向选择记录和在列的方向选择字段以及选择连续的区域改变。,（1）选择记录 选择某条记录：在“数据表视
11、图”窗口第1个字段左侧是记录选定区，直接在选定区单击可选择该条记录。 选择连续若干条记录：在记录选定区拖动鼠标，鼠标所经过的行被选中，也可以先单击连续区域的第1条记录，然后按住Shift键并单击连续记录的最后一条记录。 选择所有记录：单击工作表第1个字段名左边的“全选”按钮，可以选择所有记录,也可以执行“编辑”菜单中的“选择所有记录”命令,（2）选择字段选择某个字段的所有数据：直接单击要选字段的字段名即可。选择相邻连续字段的所有数据：在表的第1行字段名处用鼠标拖动字段名。,（3）选择部分区域的连续数据将鼠标移动到数据的开始单元处，当鼠标指针变成“”形状时，从当前单元格拖动到最后一个单元格，鼠标
12、经过的单元格数据被选中，可以选择某行、某列或某个矩形区域的数据。,3添加记录在Access中，只能在表的末尾添加记录，操作方法如下： 在“数据表视图”窗口中打开要编辑的表。 单击工具栏或记录选定器上的“新记录”按钮，光标将停在新记录上。 输入新记录各字段的数据。,4删除记录在“数据表视图”窗口中打开表，选定要删除的记录，然后选用以下方法之一： 方法一：按【Delete】键。 方法二：按【Ctrl+-】组合键。 方法三：单击工具栏上的删除记录按钮。 方法四：选择“编辑”菜单中的“删除记录”命令项。 方法五：单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“删除记录”命令项。,5修改数据修改数据是指修改某条记
13、录的某个字段的值，先将鼠标定位到要修改的记录上，然后再定位到要修改的字段，即记录和字段的交叉单元格，直接进行修改。,6复制数据复制数据是指将选定的数据复制到指定的某个位置，复制数据可以减少重复数据或相近数据的输入。在Access中，可以对表中一条记录、多条记录、一列数据、多列数据、一个数据项和多个数据项进行复制操作。方法是：先选定要复制的数据，然后单击工具栏上的“复制”按钮 ，接下来单击要复制的位置，最后单击工具栏上的“粘贴”按钮 即可。,7查找和替换查找数据是指在表中查找某个特定的值，替换是指将查找到的某个值用另一个值来替换。在Access中，选择“编辑”菜单的“查找”和“替换”命令项，完成
14、查找和替换功能，查找的范围可以指定在一个字段内或整个数据表。,4.6 显示表中数据,显示表中数据最快的方法是使用数据表视图。数据表视图中显示的内容是由一系列可以滚动的行和列组成的。为了使用方便，用户可以定制数据表视图窗口及其功能，如改变其外观、筛选数据和限制对字段的访问等。,一.浏览记录,浏览记录的操作如下,打开“数据表视图”窗口即可浏览记录。在“数据表视图”窗口中，可以使用滚动条来回移动，显示表中不同的字段和记录，也可以用箭头键和【Tab】键进行移动查看。如果要查看OLE对象字段数据，可在“数据表视图”窗口中双击该字段，在打开的窗口中会显示相应内容。,二.筛选记录,Access通过对表中记录
15、的筛选来让用户自己定制要显示的记录。筛选后还可以通过“取消筛选”命令恢复显示原来所有的记录,涵义,分别是：按窗体筛选、按选定内容筛选、内容排除筛选、高级筛选、筛选目标,以下分别举例,方法,示例1按选定内容筛选 只显示“学生”表中女生的记录，操作步骤如下, 在”数据表视图”窗口中打开“学生”表, 在数据表中找到“性别”字段值为“女”的任意一条记录并选中该值, 单击工具栏上的“按选定内容筛选”按钮 ，这时在”数据表视图”窗口中显示出所有“性别”字段的值为“女”的记录，如图所示,示例2内容排除筛选在“学生”表中筛选不是英语专业的记录 ，操作步骤如下,在“数据表视图”窗口中打开“学生”表后，先找到专业
16、为英语的某个记录，然后单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中执行“内容排除筛选”命令项，就可以筛选出专业不是英语的记录,示例3筛选目标在“学生”表中筛选入学成绩在550分以下的记录操作步骤如下,在“数据表视图”窗口中打开“学生”表后，在“入学成绩”字段的任何一个值所在的单元格单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单的“筛选目标”文本框内输入条件：“550”筛选结果如图所示记录,示例4按窗体筛选在“学生”表中筛选出女生中的团员记录,操作步骤如下, 在”数据表视图”窗口中打开“学生”表, 单击工具栏上的“按窗体筛选”按钮 ，屏幕上显示“按窗体筛选”窗口，如下图所示。, 单击“性别”字段，接着单击其右侧的下拉箭头，
17、打开下拉列表框，在列表框中选择“女”, 单击“政治面貌”字段，接着单击其右侧的下拉箭头，打开下拉列表框，在列表框中选择“团员”, 单击工具栏上的“应用筛选”按钮，就可以进行筛选了，筛选结果如下图所示，共筛选出3条记录,示例5高级筛选在“学生”表中筛选出1988年以前出生（不含1988年）的男生，并按学号降序输出 ,操作步骤如下, 在”数据表视图”窗口中打开“学生”表。, 选择“记录”菜单中的“筛选”命令项，在其级联菜单中选择“高级筛选/排序”命令项，打开“筛选”窗口, 设置“性别”字段的条件。在“筛选”窗口下半部分的设计网格中，单击第1列的“字段”行，并单击其右侧的下拉箭头，在下拉列表框中选择
18、“性别”字段，然后在该列的“条件”行中输入“男”。, 设置“出生日期”字段的条件。在设计网格中，单击第2列的“字段”行，并单击其右侧的下拉箭头，在下拉列表框中选择“出生日期”字段，然后在该列的“条件”行中输入“1988/01/01”, 对结果排序。在设计网格中，单击第3列的“字段”行，并单击其右侧的下拉箭头，在下拉列表框中选择“学号”字段，然后单击该列的“排序”行，接着单击其右侧的下拉箭头，在下拉列表框中选择“降序”，设置的筛选条件如下图所示, 单击工具栏上的“应用筛选”按钮进行筛选，结果筛选出3条记录，如下图所示,三.显示指定的列,作用,在”数据表视图”窗口中浏览记录时，如果表中的字段较多、
19、列宽也较大时，有些字段就不能显示在”数据表视图”窗口，此时可移动水平滚动条，显示想查看的字段。为了避免移动水平滚动条带来的诸多不便，Access系统提供了冻结列的操作，对于一些不想浏览的数据也可以使用隐藏列的操作,冻结列方法,冻结某些列时，先在字段名处选定要冻结的列，然后选择“格式”菜单中的“冻结列”命令项即可，这时，被冻结的列始终显示在窗口的最左边。用同样的方法还可以继续将其他的列冻结。如果这些列不再需要冻结时，可以取消，方法是选择“格式”菜单中的“取消对所有列的冻结”命令项,隐藏列方法,隐藏列的操作比较简单，在“数据表视图”窗口中，选定要隐藏的列，然后选择“格式”菜单中的“隐藏列”命令项，
20、这时，选定的列就被隐藏起来,4.7数据表的排序与索引,一.索引的概念,数据表的索引是通过索引字段的值与数据之间的指针来建立索引文件，以下图为例来说明：指定表的“学号”字段为索引字段，以此字段值作为索引文件的值，而索引文件中的指针会指向表所对应的索引字段值所在的记录。每当添加一条记录时，此记录索引字段的值会决定其存放表中的位置，同时存放位置的指针及索引字段的值会依其顺序加入索引文件中,二.索引的类型,索引主要有以下几种类型:,（1）主索引。主索引是指索引字段或索引表达式的值是惟一的，不能重复。也就是说，有重复值的索引字段或索引表达式是不能创建主索引的。对已创建主索引的字段输入数据时，如果输入重复
21、值，系统会提示操作错误。同一个表中只能建立一个主索引,（2）惟一索引。惟一索引也是指索引字段或索引表达式的值是惟一的，不能重复。但同一个表中可以建立多个惟一索引,（3）普通索引。普通索引是指索引字段或索引表达式的值是可以重复的。如果表中多个记录的索引字段或索引表达式相同，可以重复存储，并用独立的指针指向各个记录,三.创建索引,示例（1）创建单字段索引 对“学生”表中的“专业”字段创建普通索引。操作步骤如下, 在“设计视图”窗口中打开“学生”表, 选定“专业”字段行，再单击“常规”选项卡中“索引”的下拉箭头，选择其中的“有（有重复）”选项，操作结果如图所示, 保存表，结束索引的建立，表在“数据表
22、视图”窗口中按“专业”字段值的顺序来显示。,示例（2）创建多字段索引 对“学生”表按“性别”字段升序和“出生日期”字段降序创建普通索引。操作步骤如下, 在“设计视图”窗口中打开“学生”表。, 选择“视图”菜单的“索引”命令项，或单击工具栏上的“索引”按钮 ，打开“索引”对话框，如图所示, 在“索引名称”的空白行中输入“XBRQ”；在“字段名称”下拉列表中，选择第一个字段“性别”，在“排序次序”列选择“升序”；在“字段名称”列的下一行选择第二个字段“出生日期”（该行的“索引名称”为空），排序为“降序”。, 保存表，结束多字段索引的建立，记录的显示顺序是按所建立的索引进行排列，即先按“性别”升序排
23、列，“性别”字段值相同时，则按“出生日期”降序排列，如图所示。,四.维护索引,（1）在表的“设计视图”中维护索引,在表的“设计视图”中维护索引，只需在表的“设计视图”中选定相应的字段后，在“常规”选项卡的“索引”下拉列表框中重新选择相应的索引类型或“无”（即删除索引）,（2）在“索引”对话框中维护索引索引,在“索引”对话框中维护索引，只需在打开相应表的“索引”对话框后，进行如下相应的操作。 修改。单击欲修改的索引，直接修改。 删除。在欲删除的索引列右击，然后在打开的快捷菜单中选择“删除行”，如图所示。 插入。在欲插入的索引列右击，然后在打开的快捷菜单中选择“插入行”，并输入或选择索引名称、字段
24、名称和排序次序。,五.设置或更改主键,主键的作用, 保证实体的完整性。 加快对记录进行查询、检索的速度。 用来在表之间建立关联关系。,设置主键的方法, 在“设计视图”窗口中打开要设置主键的表。 在“设计视图”窗口上半部分选定字段。 如果要将某个字段设置为主键，则将光标移动到该字段所在行的任一列。 如果要将多个字段设置为主键，即字段组合，可以在字段选定区中按住Ctrl键后，分别单击选中每个字段。 选定字段后，单击工具栏上的“主键”按钮，所选字段即被设置为主键，在字段选定区会出现一个标记 ，表示该字段被设置为主键。 单击工具栏上的“保存”按钮，保存所做的修改。,4.8 建立表间关联关系,一.表间关
25、系的概念,在Access中对表间关系的处理是通过两个表中的公共字段在两表之间建立关系，表间关系的主要作用是使多个表之间产生关联，以便快速地从不同表中提取相关的信息。通过这种表之间的关联性，可以将数据库中多个表连接成一个有机的整体。建立表间关系的字段在主表中必须设置为主索引或惟一索引，如果这个字段在从表中也是主索引或惟一索引，则Access会在两个表之间建立一对一的关系，如果从表中无索引或者是普通索引，则在两个表之间建立一对多的关系。,二.建立表间关系,示例 1建立一对多关系 在“学生成绩管理”数据库中，在学生表和成绩表之间建立一对多的关系；在课程表与成绩表之间建立一对多的关系。操作步骤如下,
26、打开“学生成绩管理”数据库窗口, 选择“工具”菜单中的“关系”命令项，打开“显示表”对话框，如下图所示, 在“显示表”对话框中，分别选择“学生”表、“成绩”表和“课程”表，通过单击“添加”按钮，把它们添加到“关系”窗口中，如下图所示。单击“关闭”按钮，关闭“显示表”对话框, 在上页图中，拖动“学生”表的“学号”字段到“成绩”表的“学号”字段上，释放鼠标，即可弹出“编辑关系”对话框，如下图所示，从图中可以看出，“学生”表（主表）和“成绩”表（从表）通过“学号”字段建立一对多的关系，即“学生”表中的一条记录对应“成绩”表中的多条记录,在“编辑关系”对话框中，可以根据需要选择“实现参照完整性”、“级
27、联更新相关字段”以及“级联删除相关记录”复选框。在此选中3个复选框，然后单击“创建”按钮，创建一对多的关系，如下图所示,在上图中，关系是通过一条连线来联系两个表，当选择了“实施参照完整性”复选框后，连线两端分别有符号“1”和“”，表示建立的是一对多的联系，其中“1”连接的是主表（一方)，“”连接的是从表(多方),拖动“课程”表的“课程号”字段到“成绩”表的“课程号”字段上，在弹出的“编辑关系”对话框中，取消选择“实施参照完整性”复选框，单击“创建”按钮，创建“课程”表和“成绩”表之间一对多的关系, 单击“关闭”按钮，关闭“关系”窗口，系统弹出保存提示对话框，如下图所示。无论是否保存此布局，所创
28、建的关系都已保存在数据库,在两个表之间建立关联后，在主表的每一条记录前会有一个“+”符号，表示此表有从表可以展开，在“+”符号上单击鼠标左键，当“+”符号变成“-”符号时，可以展开从表,三.设置参照完整性,什么是参照完整性,当两个表之间建立关联后，用户不能再随意地更改建立关联的字段，从而保证数据的完整性，这种完整性称为数据库的参照完整性。只有建立了表间关系，才能设置参照完整性、设置在相关联的表中插入、删除和修改记录的规则,示例 1级联更新相关字段 在“学生”表和“成绩”表之间按“学号”字段建立了关联。由于“学号”在“学生”表中是主键，而在“成绩”表中没有设置主键，因此，“学号”是“成绩”表中的
29、外键，在建立关联时，同时也设置了“级联更新相关字段”。现在进行以下的操作, 在“数据表视图”窗口中打开“成绩”表, 输入一条新的记录，各字段的值分别是“060501”、“A01”、“80”、“78” 、“87”，注意，学号“060501”在主表“学生”中是不存在的，单击新记录之后的下一条记录位置，这时出现如图所示的对话框,对话框提示输入新记录的操作没有被执行，在没有建立表间关系之前这个现象是不会出现的，这就是参照完整性的一个体现，它表明在从表中不能引用主表中不存在的实体, 在“数据表视图”中打开主表“学生”表, 将第2条记录的“学号”字段值改为“060102”，然后单击“保存”按钮, 在数据库
30、窗口中选中“成绩”表，单击“打开”按钮，观察此表中原来学号为“070102”的记录，可以发现其“学号”字段的值己自动被改变为“060102”，这就是“级联更新相关字段”，它使得主键字段和关联表中的相关字段的值保持同步改变,示例2 级联删除相关记录 选择“级联删除相关记录”复选框，即设置删除主表中记录时，系统自动删除从表中所有相关的记录 。现在进行以下的操作, 在“数据表视图”中打开“学生”表，并将“学号”字段值为“070402”的记录删除，这时出现如下图所示的对话框，单击“是”按钮，然后保存表, 在“数据表视图”中打开“成绩”表，此表中学号为“070402”的记录也被同步删除，这就是“级联删除相关字段”的功能，它表明在主表中删除某个记录时，从表中与主表相关联的记录也会自动地被删除,
