1、1、文书档案资料管理. # J, h8 “ _（1）文件收发管理工作：对以公司名义起草的文件，认真审核，严格把关，及时催收，确保齐全完整；完成各类办公文件、会议资料等的起草、上传、下发及分类归档保存。本年度以公司名义对内、外单位发放的文件共有 160 份，其中办公室代为发放的文件为 95份，签收外来文件共 17 份，内部收文 50 份。（2）档案管理工作：档案室从 3 月份开始进入到档案整理阶段，严格执行档案管理的归档、借阅、保密制度。把公司有史以来的工程资料按竣工日期进行了汇总编号；完成了*工程等共 26 个工程共 500 多卷资料的卷内容目录录入工作，对已完成录入工程的资料目录进行文档输出
2、，按城建档案对卷内目录的要求编制、打印，并且进行封面录入并打印并入盒上架；完成公司折叠和不可折叠的实物档案（包括奖旗、奖牌/杯、光荣册、样板工程证书）目录编制并贴上档案号，拍照备份等工作。目前如期完成了档案管理第一阶段的工作任务，该工作得到了公司领导及各部门的一致认可。% M# _) M4 Q0 D4 c（3）印章管理工作：1-11 月份公章用印 1639 次，合同章用印 143 次。其中盖章申请表：* 总审批 394 张，*副总审批 247 张，*。本年度各部门报办公室申请刻制的项目部印章 25 枚及资料用印章 8 枚，费用合计 1960 元；回收项目部印章 2 枚。% U. t: W( c
3、* R5 u0 J/ d（4）信件管理工作：1-12 月份各职能部门共寄出 309 份快递(寄至珠三角地区较多，主要是珠海、中山、茂名等地)，共费用 3067 元。其中总经办寄出*份，工程部寄出* 份，*。; z5 W 2 Y( Q7 ?% m0 G6 I“ w（5）内刊管理工作：完成了每逢双月份 8 号发行的企业内刊*总第六至十一期的编辑、出版、发行等工作，共发行了 6 期，每期各印刷 300 份，印刷费用合计 9000元；每期内刊准时发放至各职能部门、项目部；内容较为丰富，增加的行业动态具有知识性和指导性，报道的内容受到了郑总和员工及外单位人员的肯定。（6）图书/报刊管理工作：完成了各部门
4、征订 2011 年度报刊杂志的汇总及申购工作，共订购了书籍/报刊共计 16 份，费用为 14458 元。（7）名片/表单印制管理工作：印制员工名片* 盒，费用 1155 元；各职能部门及项目部印刷表单，订制锦旗、横幅等费用合计 30716 元。2、会议管理 8 4 . Q$ m1 w+ z（1）本年度召开部门以上及专题工作会议（总经理主持的）共 60 次，其中高层领导会议7 次，部门经理例会 6 次，项目经理例会 8 次；办公室负责编写、发放相关会议纪要共45 次。（2）办公室 1 月份举办了公司档案管理培训，3 月份组织举办了公司内刊* 创刊一周年座谈会，11 月份举办了档案管理第一阶段工作
5、专题汇报会，4-12 月份部门内部召开了行政人事会议共 6 次。3、物资财产管理（1）固定资产管理工作：目前只完成了 17 楼新装修办公区域采购的新办公桌、椅、书柜等办公家具的标识、统计及领用工作，本次共登记入册的有屏风卡位办公桌 29 张，职员椅 63 张，文件柜 18 个，无门活动柜 66 个，会议桌 1 张，会议椅 8 张，真皮大班椅 5张等办公家具一批，总费用 128897 元。对原 17 楼办公区域内的低柜做了标识，并已标识分配给有关职能部门使用。（2）办公用品管理工作：为节约开支、杜绝浪费修订了办公用品管理制度 ，对办公用品的申请、购买、保管、领用等各个环节均作了规定；保管落实到各
6、使用人，管理品实行以旧换新，做到所有办公用品收发一目了然。目前共有 14 个部门申请领用，1-12 月份办公用品总费用为 81308.31 元（其中：职能部门的消耗品 31149.91 元，管理品6054.86 元；项目部的消耗品 38618.74 元，管理品 5484.80 元；） ，耗材费用为44803 元（其中：职能部门 20508 元，项目部 24295 元） ，平均每月的办公用品及耗材费用：10509.27 元。（3）办公设备管理工作：为加强办公设备管理，制订了办公设备管理制度 ，将在做好公司现有办公设备的资料录入、标识工作后实施该制度。1-12 月份共购置了新的电脑 49套，手提电
7、脑 1 台，数码相机 3 台及电脑配件共四批，喷墨打印机 3 台，HP 激光打印机1 台，复印机 1 台，传真机 2 台，西门子电话机 29 台，费用合计 216625 元；设备维修更换配件 17 次，费用 10920 元；已报废的设备有复印机 1 台、电脑主机 2 台、打印机3 台；拟报废的设备有传真机 1 台。（4）工服管理工作：为统一公司项目部的形象，便于现场管理，本年度协助林副总订做了项目部冬、夏装工程服各 500 套，保安服冬、夏装各 150 套，订制总费用为：102000 元，具体保管及领用由材设部负责，领用手续由工程部审批。拟订制职能部门员工工作服，样板已呈领导过目选款后，另外选
8、择了厂家再次进行了打板及报价，待呈总经理审批。( O! k7 s# k* # t# Z0 w8 S4、车辆管理（1）车辆日常管理工作：积极加强车辆规范化管理，正逐步建全公司车辆、司机、维修、出车的台账和标准，严格管理，合理调度，保证了公司正常的生产经营秩序。办公室负责管理车牌号粤 A*的车辆， 1-11 月份的车辆支出费用为： 6 k; |8 I/ % S6 ( 燃油费：在淘金定点加油 111 次，共 4730.19 升，费用 33971.33 元，长途外出加油9 次，费用 1800 元；总费用为 35771.33 元。 D（3）职称证件管理工作：拟定了2010 年新增员工执业资格及职称证补贴
9、情况统计表(一)至(三) ，享受补贴人员共 20 人，其中 1-12 月份共收到了员工的 14 个中级职称证、18 个初级职称证书。, s# n. 9 N. j8 a（4）证件外借管理工作：1-12 月份分公司、各职能部门及项目部外借公司以上 7 大类证件次数为：139 次。6、信息化管理（1）网站管理：组织办公室、人力资源部人员参加网站建设、维护培训；制定了公司的网站管理办法制度 ，并安排好人员各自负责相应模块，逐步充实、更新网页资料；就公司网站现行的外观效果及内容设计，征集全体员工的意见。公司的网站建设在本部门及人力资源部的协助下基本完成并已于通过*总审阅，目前已进入日常维护状态，4-12
10、 月份共更新了 14 次，更新内容 19 篇。（2）OA 办公自动化管理：根据人力资源部的月度项目部各岗位人员名单统计表 ，每月及时更新公司在“OA 办公管理系统”中职能及项目部各岗位员工的资料，做好公司会议纪要及公告栏的信息及时上传等工作。7、公共关系管理 2 n% g3 U8 A ?8 5 o（1）年度员工体检工作：做好了符合参加 2010 年度员工体检资格的人员名单汇总、体检项目费用申请、发放体检通知（12 月 2-3 日）等工作，本年度体检总人数约 233 人（A 餐 37 人，B 餐 69 人，C 餐 127 人） ，费用合计约：60168.00 元。) K3 n0 M a, m12
11、、文娱活动管理（1）文体活动管理工作：9 月 15 日组织安排好公司员工（约 70 人）参加游览白云山的活动。/ r% G2 s$ R8 E. X$ U) x7 z（2）集体旅游工作：做好了组织对荣获 2009 年度“特别贡献奖”、 “优秀员工”称号的员工，于 8-10 月份分四批参加了上海世博会四( 五) 天参观团的工作，广州出团（三批共 49 人）外出参观费用总计：300691 元，另对剩下的 5 位因工作忙及其他原因无法参团的先进员工进行了旅游补贴发放，费用为 22500 元。% c$ v3 d# F6 L( x w E s. o二是在办会方面。我们按照“认真周到，精简高效”的原则，认真
12、组织或协助有关部门做好了公司级会议及各专业例会的召开，对通知、会场、材料、签到、行政等会务，实行全员参与，各负其责，确保了组织周密，秩序井然，纪律严格，效果良好。三是在办事方面。我们本着“能办快办，全力以赴”的原则，突出办事效率，务求办事质量，对能办的立即办，一时办不了的创造条件办，不能办的及时做出解释，充分展现了办公室工作人员良好的工作作风。四、存在的问题和 2011 年的工作计划 “ A2 n$ q: R/ / l“ I7 d0 E“ K: e(一)存在的问题1、OA 办公自动化管理系统，目前各部门使用情况仍不理想。 Y3 V* % W5 P1 n2、涉及各类行政经费管理支出等的有关业务工
13、作流程不够清晰。1 O: x1 / L( j) O: P/ M# n3、因缺少相应岗位人员的设置，存在办公设备中的电脑维护、检修工作造成未能够及时完成的现象。 ( e9 : K* A/ I办公室在公司领导的支持下，在各部门的积极配合下，在部门全体员工团结协作共同努力下，克服了工作头绪多，人员紧张等矛盾，较好地完成了各项工作任务目标。但是我们清醒地知道，我们的工作标准离领导的要求、发展的要求，以及自身的要求还有一定差距：管理制度仍需完善、落实工作的力度需要进一步加大；工作人员的责任心和主动性有待进一步提高，服务的观念有待进一步转变；部门之间的联系有待进一步密切，工作应当更进一步注重成效等等。特别
14、是在领会公司领导的思路意图上还需要进一步提高，以便于更好地发挥职能部门的服务作用。这也是我们今后努力的方向。2011 年，我们决心在公司领导的正确领导下，进一步发扬成绩，克服不足，创新工作，取得更加优异的成绩！“ m. u# L# T% $ d- w; i0 L* L(二)2011 年度办公室的工作计划 6 V* K6 Q2 ?1 F2 I: 1、申报*资质工作。! C1 % 5 U/ M“ l2 J0 U2、加强部门可控费用的管理。认真执行公司财务管理规定，对办公费等费用实行严格把关。在企业规模不断扩大，业务交往越来越多的情况下，确保可控费用不超定额。* c O% |5 J6 X8 h# f
15、1 W; O3、做好珠海片区办公设备的资料录入、标识及统计工作；* X. U/ N# - 3 ?3 + O4、制订公司证件管理制度 ，对证件进行分类，加强证件的借阅、保管、年审等方面的管理工作/ ; r4 S3 k* . O5、修改公司车辆管理制度 ，加强行政后勤管理，尽量节约开支。* s0 L7 7 X* l: R8 w6 d, D6、逐步完成公司各职能部门档案资料的入库归档工作。3 t f3 O8 b0 5 7、物色文书主管，尽快做好*扩版工作。8、公司 OA 办公管理系统使用的推进工作。7 W8 X4 v: A c: Q9、每月逢 5、15、25 日定时做好更新公司网站资讯的上传、审核工作。10、每周进行 2-3 次公司总部办公区域的办公纪律巡查工作。; ( X) a5 K+ m% : j! H11、每周五进行 1 次公司总部办公区域的办公环境卫生巡查工作。; s# c7 K; m4 S办公室人员以做到“人人有职责、事事有制度、执行有表格、办事有流程、工作有方案”为目标，以规范的管理来提高工作效率，使办公室的各项工作逐步提高。
