1、办公室工作规范汇编中共东营市委党校2005 年 10 月目 录一、岗位职责 .1办公室工作职责 1主任职责 2副主任职责 2副主任职责 3档案保密员职责 4值班人员职责 5驾驶员职责 5二、工作规范 .6会务工作规范 6车辆管理工作规范 7考勤工作规范 8接待工作规范 8值班工作规范 9值班车租用管理工作规范 9文字综合工作规范 9调查研究工作规范 11公文处理工作规范 12文件处理工作规范 14文件、材料归档工作规范 16印鉴管理使用规范 191一、岗位职责办公室工作职责党校办公室是党校的综合办事机构。主要职责是：一、围绕市委和党校总体工作部署，收集信息，综合情况，反映动态，调查 研究，为校
2、领导班子决策提供服务；承担党校文稿起草、修改、校核及制发工作。二、负责党校日常公文处理；承办市委重要工作部署、决策及会议贯彻落实的督促检查，市委领导同志的指示、批示的催办落实。三、负责全校性会议和校领导重要活动的组织服务工作，深入实际广泛听取教职工对党校工作的意见和建议，为领导决策当好参谋。四、负责党校保密工作，负责中央、省委、市委文件及其要害部门核心秘密文电、信件的传递工作。五、做好上情下达，下情上报工作，协调校内各部门的工作。六、负责全校党政文件的登记、分发、批阅、传阅、催办、保管和归档工作，做好保密工作，严格公章使用手续。七、负责党校档案收集、接收、整理、保管、研究和利用。八、负责信息工
3、作，加强与兄弟党校的信息交流，及时了解外地党校发展的最新动态。九、负责校内外群众的来信来访工作，做好对外联系和党校来客的接待工作。十、协助搞好党校社会治安综合治理工作。十一、负责车辆管理、维修、调度、使用。2十二、完成领导交办的其他事宜。主任职责一、主持办公室全面工作。二、负责党校各种会议及其他活动的准备组织工作，确保顺利进行。三、负责组织起草党校综合性的工作报告、计划、总结等。四、根据领导要求和有关会议决定，负责组织、草拟和发布通知、会议纪要和其他文件。五、负责检查督促各处室、各部门贯彻执行党校工作部署和计划及领导会议情况，并及时掌握动态和发展趋势，对于发现的问题及时提出解决的措施和意见。六
4、、及时处理文件，阅批上级文件不过夜，急件随到随批并转办。七、深入调查研究，总结经验，了解情况，为校领导决策提供服务，当好参谋和助手。八、根据校领导的指示，协调各部门的工作。九、完成领导交办的其它工作。副主任职责、 负责车辆管理、调度和维修工作。、 负责办公室考勤以及全校教职工考勤汇总工作。、 负责党校值班车正常租用及节假日前后的协调工作。3、 负责有关会务准备、服务工作。、 协助主任积极开展组织协调工作。、 协助主任做好接待工作。、 负责办公室行政管理、服务的其他工作。、 完成领导交办的其它事项。副主任职责一、负责党校文件、重要文稿的起草、修改、校核、送签及制发工作。二、负责日常工作计划、情况
5、报告、总结等综合性文字材料的起草、修改、核稿、送审及上报工作。三、负责党校、办公室、工作处、工会、行政学院及领导印鉴的管理和使用。四、协助做好对内对外宣传工作，及时反映工作情况。五、协助主任围绕党校总体工作部署，收集信息，综合情况，反映动态， 调查研究，为领导决策提供服务。六、协助主任抓好重要工作部署、领导决策贯彻落实的督促检查，有关事项的催办落实，年度主要工作目标进展情况的督查落实工作。七、协助主任做好档案、保密工作。加强日常管理，及时督导，配合档案、保密部门做好年度检查工作。八、协助处长（工作处）制定年度业务指导工作意见，抓好上级党校会议精神和工作事项的贯彻落实，有关材料的起草上报工作，做
6、好4年度党校基本情况的数据搜集、汇总、录入、上报工作。九、协助主任做好办公室工作人员的教育管理工作。组织好日常学习，抓好业务工作，加强作风建设，做好思想政治工作，不断提高政治业务素质和工作水平。十、协助主任做好同有关部门、单位和校内各处室的协调工作。十一、协助主任做好综合性，大型会议的组织、筹备、会务和校领导重要活动的组织服务工作。十二、完成领导交办的其它事项。档案保密员职责一、负责中央、国务院、省委、省政府、市委、市政府及上级有关部门文件的收发、登记、传阅、管理工作。二、负责政务办公网文件、通知的接收、登记、传阅工作。三、负责党校发文的登记、发放、存档工作。四、负责档案的管理、借阅工作，健全
7、管理、借阅制度。五、负责党校各种会议材料、照片、音像制品的收集、整理、归档工作。六、负责档案设施的使用、维护，做好“九防 ”工作。七、协助做好党校保密工作，经常宣传保密法规，制定保密制度并督促检查落实。、 完成领导交办的其它事项。5值班人员职责一、负责办公室日常来人来文来电的处理工作。认真处理值班期间的来电、发生的重大问题和紧急事件，并及时向领导汇报；热情接待外来联系工作或其它事宜的人员，并及时向领导汇报。、 认真做好值班记录，及时呈领导批示，落实领导指示，保证准确地上情下达、下情上报。、 严格遵守值班制度，按时交接班，坚守工作岗位，不误事，不漏事。、 保持值班室的卫生整洁。、 完成领导交办的
8、其它事项。驾驶员职责一、努力学习，不断提高政治思想素质和业务水平，牢固树立服务保障意识、安全第一意识、爱车守纪意识和勤俭节约意识。二、端正服务态度，提高服务质量，根据办公室车管人员的调度准时出车， 积极配合领导和用车部门完成工作，做到谨慎驾驶，安全正点。三、自觉遵守交通法规，遵守驾驶操作规程，服从交警管理，不违章开车，不酒后驾车，不带故障行车，预防和杜绝交通事故的发生。 四、做好所驾车辆的维护、保养工作，上班时间无出车任务时，根据需要，对车辆进行保养和清洗，出车后及时进行必要的保养，使车辆经常处于良好的技术状态，保持车辆整洁。6五、严肃工作纪律，遵守车辆管理规定，不擅离岗位、不私自出车、不将车
9、辆交给他人驾驶、不用公车办私事。 六、车辆需要维修时，按规定程序申请，在指定地点维修，并对维修质量进行检查监督。 八、完成领导交办的其它事项。二、工作规范会务工作规范一、下达会议通知。会议通知简洁明了，内容一般包括：会议名称、时间、地点、议题、与会人员等。下达会议通知时，要填写会议通知记录表，注明通知接收人。二、落实、布置会场。首先落实会场，之后定制悬挂会标（需悬挂会标的），并通知会议室管理服务部门做好会务服务，包括：会议室卫生、通风与室温调节，会议桌、主席台摆放，主席台茶水。同时，落实主席台人员、座次，打印主席台名单，摆放座次牌，并通知专业人员布置好音响、录音设备。三、联系宣传报道事宜。需宣
10、传报道的会议，提前通知新闻部门做好安排，并协调做好记者接送；本单位需留取影像资料的，提前通知电教中心届时录像、照相。四、会议签到。提前半小时到达会场，让与会人员签到，会议开始前，向主持人报告签到情况。7五、会议记录。根据不同会议，设置专用的会议记录本，记录会议名称、时间、地点、参加人员、主持人、会议内容。六、会场整理。会议结束，组织整理会场，收回座次牌、台布、热水瓶、茶杯等，通知撤下会标。车辆管理工作规范一、根据工作需要和车辆状况，按照先急后缓、确保重点的原则，调度车辆。二、按月登记车辆行使里程，统计耗油量、百公里油耗和车辆维修费，并在校园网上公示。三、随时记录出长途情况，包括时间、地点、事由
11、。四、搞好车辆维修，为安全行车提供保障。根据车辆自身系统提示或每 5000 公里进行一次保养，更换机油、机油滤芯，并视情更换汽油滤芯、空气滤芯、空调滤芯。驾驶员提出维修项目后，陪同驾驶员到定点修理厂维修。维修项目超过 1000 元的，必须报办公室主任批准。对 2000 元以上的维修项目，建立维修档案，登记造册，以备查对。五、每 2 个月结算一次停车费。凡按天计费的，结算时首先核实停车天数。六、根据派车、出车情况，审核过路过桥费。8考勤工作规范一、每天如实登记办公室人员考勤情况，每月第一个工作日统计出本室上月考勤情况，依次报主任、分管校领导审签。二、每月第三个工作日前收齐各处室上月考勤表，予以汇
12、总，形成考勤汇总表，呈分管领导审阅后，在校园网上公示。三、季度终了个工作日内，将考勤汇总表送达财务科。接待工作规范一、接待准备工作。接上级领导来视察指导工作的通知后，速向单位主要领导汇报，并按要求填写重要来宾报告单，报市委值班室。 布置接待场所。提前 1 小时，检查整理好接待室卫生，开窗通风，调节好室温。根据接待需要和市场情况，购买质优价廉、品种合理搭配的水果或干果，认真清洗果盘、水果。摆放好果盘、矿泉水、茶杯，备好热水。需留影象资料的，通知电教中心届时做好相关服务。在上级领导到来之前，及时与上级领导随从工作人员取得联系，将有关情况报告主要领导，并提前到高速路口等候迎接。二、需安排就餐的，通知
13、食堂或饭店（原则上在党校食堂）就餐人数、标准和时间，并通知陪餐人员。三、需住宿的，与宾馆联系订下房间或通知行政处安排（原则上安排在党校 8 号楼）。四、上级或外地领导在我市参观时，由级别相当的领导陪同，9其中正副厅级领导由校主要领导陪同。客人离开我市时，由负责接待的有关领导送别。值班工作规范一、来电处理。接听电话要使用文明用语。接咨询电话，应问明对方单位、姓名或姓氏、身份、咨询事项等情况，然后区别情况给予答复。自己答复不了的，向主任报告，按主任意见做相应处理。接电话通知，要详细记录来电单位、来电人、来电时间和通知内容。不需主任签批的，按通知要求处理；需主任签批的，由主任签批后，按规定程序处理。
14、二、来人来访接待。来人来访，以礼相待，问清事由，陌生人来访，还要问清姓名、单位、身份，之后做相应处理。三、通知下达。须填写通知记录表，注明通知接收人，避免漏下通知及便于分清责任。值班车租用管理工作规范根据学校安排，及时与公交公司联系发车时间、线路以及停、发值班车，并做好登记，按月结算租车费。文字综合工作规范一、总体要求（一）突出思想性、指导性、针对性和可操作性，力争多出精品。10（二）完整、准确地体现领导意图，全面、准确地反映客观实际，引用材料、数据真实，结论正确，提出的对策、措施切实可行。（三）观点明确，内容新颖，结构严谨，条理清晰，言之有物，论之有据。（四）篇幅适中，文风端正，杜绝形式主义
15、。二、工作程序（一）根据校领导及办公室领导的安排，及早做好文稿起草准备工作。（二）在办公室主任的领导下，认真讨论研究起草提纲。（三）根据确定的提纲和分工，认真撰写或修改，按时完成。必要时可吸收有关处室的同志参加。（四）文稿形成并统稿后，送办公室主任修改。（五）文稿经办公室主任修改后，呈校领导审阅，并根据校领导的指示，对文稿作进一步修改，并及时送校领导定稿。（六）文稿定稿后，认真进行校对，及时呈送校领导，并按要求付印。（七）付印后的文稿，需发文的，送分管领导签发，及时处理；需上报的，按规定及时上报；需由有关处室发放的，及早与其联系，确保万无一失。（八）进行登记、存档。11调查研究工作规范一、总体
16、要求（一）坚持出观点、出思路、出对策的原则，求真务实，提高价值。（二）调研目的明确，选题贴近中心。（三）调研报告有深度、有新意，分析问题透彻、全面。（四）对策建议符合实际，切实可行。二、工作程序（一）根据校领导安排或党校中心工作确定调研题目，拟定调研方案。（二）根据调研内容，选取调研对象，深入开展调查研究，了解和掌握第一手资料。（三）在调查研究的基础上，进行综合分析，讨论调研报告提纲，并呈校领导审定。（四）根据领导审定的提纲，认真起草。（五）调研报告形成后，送办公室主任审阅，并根据提出的意见进行修改。（六）调研报告修改后，呈校领导审阅，根据领导意见进行修改，定稿。（七）按照校领导批示及时办理，
17、并按规定印发。（八）进行登记、存档。公文处理工作规范、 总体要求12（一）坚持实事求是、言之有物，避免大而化之、空泛议论。（二）严格按照公文处理规定，统一格式，规范运作程序。（三）准确体现发文的目的及意图，并及时制作分发,讲求效率。（四）严格遵守文件保密规定，加强对涉密文件的管理，做到不失密，不泄密。二、工作程序（一）公文制作1、拟搞。根据领导交待或会议决定进行文件的起草工作，并按规定的格式行文。以领导班子名义上报或下发的文件及其他重要文件的起草，必须认真领会行文目的、意图，列出提纲。经有关领导同意后，方能动笔。2、修改。初稿完成以后，必须反复修改，要求语言表达准确，文字简练通顺，标点符号正确
18、，书写整洁清楚。 3、核稿。经反复修改后的文稿送办公室主任审核，然后送有关校领导阅后定稿。4、签发。 经核稿后的文稿，应附上发文稿纸，经办公室签字后送校领导签发。签发人对文件负责，署全名，注明年、月、日。5、编号。 经领导签发的文件，由办公室负责编号；几个机关的联合发文，只注明主办单位的公文编号。6、打印。上述程序完毕后，送打印室打印。7、校对。文件、文稿打印后，拟稿人员要将原稿与打印逐一核对，力求无误。核对人员要在行文处理单校对栏内签名，以示负责。138、加盖印章。印制的正式文件，要再进行一次校对，确定无误后，加盖印章。（二）公文分发1、分发。文件加盖印章后，严格按发文范围进行文件分发工作。
19、以党校名义上报下发的文件，要履行分发文的登记手续。2、存档。文件加盖印章后与原稿一并存档。属于请示、函件，还应将批复、函复与原稿一并立卷归档，以保持文件的完整性。3、归档。 认真做好本部门的文书归档工作。在第二年的三月份，及时将本部门存档的文件进行归档整理，向综合档案室办理移交手续。（三）公文接收1、签收。收文原则上统一由机要人员负责签收。秘书受其委托，也可签收。接收文件时，要认真对文件件数及号码进行登记、编号、分类。同类文件须放在同一文件夹内，再送交办公室主任签批。2、传阅。机要人员根据批签意见，对文件进行传阅，急件必须在一天内传阅；一般文件要求在一周内传阅完毕；对需转有关部门传阅的文件，要
20、及时传递并认真做好文件传递的登记手续。在文件的传阅过程中，要认真做好文件的催办、收回工作，加快文件的传阅速度。3、来件处理。凡上级机关或外单位寄给校办的文件材料及信函等，由办公室负责拆封、登记、处理。对上级机关的通知，要及时向有关领导汇报，并按领导的指示办理。对上级及外单位寄来的一些有参考价值的文件材料，及时送交有关领导参阅。对上级机关的来电，要认真详细地做好记录，并及时交有关领导阅示，对领导的批示，要认真落实，14并将承办的结果向有关领导汇报。文件处理工作规范一、文件收发（一）机要文件收发凡是中央、中央办公厅、省委、省委办公厅以及国务院、国务院办公厅、省政府、省政府办公厅所发的各类文件，均属
21、机要文件。1、签收、清点。每次收取机要件时，要根据发文单所列内容，认真核对、清点。2、分类、登记。文件取回后，按不同层次、类别进行分类、登记。（二）普发文件收发凡是市委、市委办、市政府、市政府办公室及有关部门发来的文件、电报、会 议材料等，均属于普发文件。1、取文。每周到市委文件交换站取文件 23 次。2、分类、登记。每次取回文件后，要进行分类、登记。（三）网上文件收发凡是通过政务网发来的文件、电报、简报、通知等，均属于网上收文。1、每天一上班，首先要打开政务网，查看是否有文件或通知，每天要查看 6-8 次；每个工作日的下午下班时再关闭政务网。2、通过政务网发来的文件，每天都要及时拆离、保存、
22、打印；会议通知要及时打印，送办公室主任签批，并通知参加会议的领导或有关15人员本人。二、文件传阅（一）各类文件收到后，要认真登记、分类，附上文件传阅单，送办公室主任阅批，急件要急送。（二）按办公室主任的批示及文件传阅范围，及时进行传阅，对送出的传阅件要及时收回；机要件的传阅、收回，都要有登记，不能在外“过夜” ，以确保文件安全、准确、及时运转。（三）对有关领导在传阅件上的批示，要及时转告有关部门或有关人员，并及时向办公室主任报告，视情做出安排。（四）文件传阅、办理完毕后，要立卷归档。（五）传阅完毕后的文件，可供借阅使用，要严格借阅手续，防止丢失和损坏，一般不得带出保密室。三、市委党校各类文件分
23、发（一）凡是市委党校或市委党校与其他单位联合制发的文件，一律按发放范围、份数发放。（二）发送校领导及各处室的文件，要及时发送；发往各县（区）委党校、市直各部门的文件，一律用信封装好，分别邮寄或送文件交换站。文件、材料归档工作规范一、文件、材料归档范围凡是反映本机关工作活动，具有查考利用价值的文件、材料，均属归档范围。16（一）上级机关文件、材料1、上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件、材料；2、上级机关颁发的属于本机关主管业务并要执行的文件以及普发的、非本机关主管业务，但要贯彻执行的法规性文件；3、上级机关领导视察、检查本机关工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像
24、等材料；4、上级机关及领导同志，在于本机关有关的文件、材料上的批示和下达的督查近期形成的办结材料；5、本机关负责同志与上级领导同志有关工作问题的重要来往文书；6、代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本；7、上级机关转发本机关的文件。（二）本机关文件、材料1、本机关党委会议文件、材料，本机关召开的工作会议、专业会议文件、材料；2、本机关印发的（包括转发给予其他机关联合印发的）各种正式文件的签发稿、印制稿、重要文件的修改稿；3、本机关的请示与上级机关的批复文件，下级机关的请示与本机关的批复文件；4、本机关工作中形成的重要工作计划、总结报告；5、本机关编印的周迅、简报的印件和底稿6、本机关制定
25、的工作制度等文件材料；177、反映本机关业务活动和科研成果的专业文件材料；8、本机关检查下级机关工作、调查研究行成的重要文件材料；9、本机关各种统计报表和统计分析资料；10、本机关形成的财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料；11、本机关党、团、工会及妇委会在工作活动中形成的重要文件材料；12、本机关在公务活动中，形成的重要函件、电话记录、值班记录，领导同志从外地带回的同本机关有关的文件材料；13、本机关征用土地及基本建设工程施工、竣工、购置大中型设备的图纸及文件材料等；14、本机关机构成立、合并、撤销、更改名称、起用印信及人员编制等文件材料；15、本机关制定的工作制度等文件材料；16、本机关干
26、部的任免、调配，专业技术职务评定、聘任，干部与职工的录用、转正、定级、调资、奖惩、退职、退休、离休、抚恤、死亡等文件材料；党员、团员、干部、工人的名册及报表；17、本机关干部、工人的工资表，行政、党、团组织关系介绍信及存根；18、本机关党组织的重要文件材料；19、本机关财产、物资、档案等交接凭证、清册。（三）下级机关文件材料各县区党校主送市委党校的重要报告、工作计划、总结、典型材料。18二、归档时间与办法（一）本机关制发的各类文稿印件三份连同底稿随时送交档案室。（二）本机关的党委会议记录，于第二年上半年由指定人员整理后移交档案室。（三）校领导同志和各处室长参加各种会议带回的文件、材料，会议参加
27、者应在回单位后一个月内向档案室移交。（四）教学档案、科研档案、人事档案，于第二年第一季度，分别由教务处、科研处、组织处向档案室移交。（五）学员档案于第二年的第一个月，分别由行干处、业教处向档案室移交。（六）上级领导检查工作时的讲话、照片、录音、录像等材料，在一月内由有关处室向档案室移交。（七）党校召开的各种会议的录音、录像、照片，由会议承办处室，一月内向档案室移交。（八）党校大事记由办公室于第二年第一季度整理，经领导审阅后，打印成册移交档案室。（九）其他需要存档的材料，由各有关处室于第二年第一季度向档案室移交。19印鉴管理使用规范为进一步建立健全印鉴管理制度，加强用印管理，严格审批手续，使机关
28、工作更加规范化，制定本规定。一、印鉴种类与管理（一）党校印鉴种类：中国共产党东营市委员会党校印章；东营行政学院印章；中国共产党东营市委员会党校办公室、工作处、组织处、教务处、科研处、行政干部培训处、行政处、财务科印章；中国共产党东营市委员会党校食堂财务专用章；中共东营市委党校工会委员会印章；中共东营市委党校工会经费审查委员会印章；中共东营市委党校工会女工委员会印章；中共山东省委党校干部业余教育学院东营分院印章；中央党校函授学院山东分院东营学区印章；中国共产党东营市委员会党校招生办公室印章；中共山东省委党校干部业余教育学院东营分院钢印；中国共产党东营市委员会党校钢印；常务副校长印章。（二）中国共
29、产党东营市委员会党校印章，东营行政学院印章，中国共产党东营市委员会党校办公室、工作处印章，中共东营市委党校工会委员会印章，中共东营市委党校工会经费审查委员会印章，中共东营市委党校工会女工委员会印章，中国共产党东营市委员会党校钢印，常务副校长印章，由党校办公室副主任保管。中国共产党东营市委员会党校组织处、教务处、科研处、行政干部培训处、行政处、财务科印章，由所属处（科）处（科）长或处（科）长指定专人保管。中国共产党东营市委员会党校食堂财务专用章，由财务科长或科长指定专人保管。中共山东省委党校干部业余教育学院东营分院印章，中央党校函授学20院山东分院东营学区印章，中国共产党东营市委员会党校招生办公
30、室印章，中共山东省委党校干部业余教育学院东营分院钢印，由业教处处长或处长指定专人保管。二、印鉴使用、（一）使用中共东营市委党校印章，东营行政学院印章，常务副校长印章，须经办公室主任或常务副校长批准。使用中国共产党东营市委员会党校办公室、工作处印章，须经办公室主任批准。使用中共东营市委党校工会委员会印章，中共东营市委党校工会经费审查委员会印章，中共东营市委党校工会女工委员会印章，须由工会主席批准。使用中国共产党东营市委员会党校组织处、教务处、科研处、行政干部培训处、行政处、财务科印章，须经所属处（科）长同意，并由分管领导批准。使用中共山东省委党校干部业余教育学院东营分院印章，中央党校函授学院山东
31、分院东营学区印章，中国共产党东营市委员会党校招生办公室印章，中共山东省委党校干部业余教育学院东营分院钢印，须经业教处处长同意，并由分管领导批准。使用中国共产党东营市委员会党校食堂财务专用章，须经财务科长同意，并由分管领导批准。（二）如因工作需要使用印鉴时，印章使用人员、管理人员必须认真填写印章使用登记表，明确所盖印章的内容、数量、经手人及批准领导，并及时归档备查。（三）外单位因工作需要使用党校印鉴，须凭单位介绍信，经办公室主任同意，并由校领导批准后方可使用。三、不得办理空白介绍信、空白表格的盖章。21四、不得以任何理由将印鉴带出私自用印。确需带印鉴外出使用时，须经办公室主任同意，并由校领导批准，按职责范围由专人带印随从。五、办公室主任、各处（科）长对印鉴的管理和使用负责。印鉴管理人员要坚持原则，严格执行本规定。六、各处、室（科）要依照本规定，加强对本处、室（科）印鉴的管理。
