1、OA 办公系统使用过程中的问题及深化应用1摘 要本文通过在 OA 办公系统实际使用过程中发现的流程和管理问题，提出了改进意见。并从规划整理、OA 系统选型、开发、测试、培训、上线、服务等相关环节提出了深化应用的建议。关键词：OA 办公系统；信息传递；审批流程；深化应用；服务保障OA 办公系统使用过程中的问题及深化应用丁振宇随着全球信息化水平的快速提升，进一步加强企业的信息化水平，提高企业的日常事务处理效率成为确保企业竞争力的有效手段。OA 办公系统作为信息化建设中的基础工具，通过统一办公流程，规范信息流动，可以有效地提高企业的工作与管理效率，降低企业的运营成本，从而促进企业更好地发展。尽管引进
2、 OA 办公系统的好处多多，但不少企业仍在搭建 OA 办公系统时栽了跟头。如何拥有一个完善的 OA 办公系统，对很多企业来说是个难题。一个企业的 OA办公系统从开始到成功实施是一个相对繁杂的过程，需要经过多次的沟通、测试、调整。OA 办公系统是一个提升内部信息传递，加强内部沟通环节的现代化管理软件，其功能可以使办事流程更准确、高效、快捷，特别是能让我们日常工作中需要集团上级领导及时审批的事项得以快速办理，从而减少中间办事环节，提高我们的工作效率，降低管理成本。但我们集团使用一段时间的 OA 系统后，OA系统不但未能发挥其高效、快捷的管理优势，反而成了影响工作效率的一个因素。OA 办公系统使用过
3、程中的问题及深化应用2日常办公按类型分为两种，一种是事务型办公，一种是项目型办公。项目型办公在办公管理占的比重较大，如果还是按照以前的事务型处理，很难达到办公目标，这也是传统 OA 所没有考虑到的。对不同工作类型采用不同的处理方式，才能真正得心应手地应用 OA 系统，提高办公效率。目前总结下来主要存在以下一些问题：一、审批流程繁琐冗长：在未使用 OA 系统前，正常的行政事务类文件申报审批时间只需要 2-3 个工作日，使用 OA 系统后，审批申报延至一周、甚至达15 天左右之久，增加了审批时间，造成信息反馈不及时，影响工作计划的推进，致使办事效率大大降低。 二、审批不及时，导致工作事项先执行后审
4、批，从而增加管理风险；针对以上问题建议如下：1、进一步优化审批流程； 2、审批权限部门及时审批；项目管理中的组织计划是单位或部门对未来一定时间内要做的工作，从目标、任务、要求到措施，预先作出设计安排。工作有轻重缓急之分，进程又有一定的阶段性，因此在计划中针对具体情况应事先规划好操作的步骤、各项工作的完成时限及责任人等，这样才能职责明确、操作有序、执行无误。3、建立完善的 OA 管理制度，加强 OA 管理制度的执行落实，督促、提高审批部门的审批执行力。上级领导可以通过项目管理的方式对所管理单位或部门进行工作安排，将自动落实到部门的负责人。各个部门负责人根据领导的统一安排，设定自己部门的具体目标，
5、通过管理人员与员工持续、动态的沟通，明确员工的工作任务，采用确保完成任务实现目标的措施，把详细的工作计划再分配下去。这样，上级领导就清楚要完成计划须动员哪些力量，创造哪些条件，采取哪些手段，做到心中有数，这既与实际工作相结合，又为计划提供预见性信息。OA 办公系统已经成为企业信息化建设中不可或缺的重要组成部分，但是，很多用户 OA 办公系统的应用情况不容乐观，大多数企业用户只用到 OA 系统 20%的OA 办公系统使用过程中的问题及深化应用3功能，剩下 80%的功能很少甚至从未被使用过，或者是已有的功能应用不深入、不能很好的解决企业实际问题，如何深化 OA 办公系统的应用是企业信息化的值得探讨
6、的问题。深化 OA 办公系统的应用有很多措施，但主要的还是在以下几个方面：1、OA 办公系统的应用需求是根本在前期 OA 系统的规划特别是需求的规划期间，企业的核心业务人员和管理人员必须全力参与，否则系统建成后往往就很难投入正常运行，发挥实际应用效果。首先，OA 系统需求不能贪大求全，一个单位建设 OA 办公系统，不能贪大求全求新，需要立足于本单位的实际需求，就是最好的；其次，在实施前进行充分有效的沟通必不可少，软件实施方通常会进行一定程度的定制开发，这就要求用户方和软件实施方保持充分和有效的沟通，以需求引导开发，避免不必要的误解和错误。2、选择适合自身的 OA 办公系统OA 办公系统的应用过
7、程往往都要经历由浅到深、由简到繁的过程，用户需求也可以分阶段、有规划的进行，因此，建议选择功能实用、系统成熟、安全、性能稳定、价格适中的 OA 产品。一方面其功能简单实用、便于用户快速上手，OA 也降低了系统维护的成本和技术难度；其次，的 OA 软件具备极好的扩展性和灵活性，可以为深化应用阶段的 OA 运用打好良好基础。3、OA 办公系统的应用领导带头是关键OA 办公系统的实施是企业的全员行为，涉及到企业各个部门和所有的员工，因此领导的重要决定了 OA 软件应用的深入程度和效果，系统的使用不能仅凭员工个人的兴趣和积极性。应该说在开始推广时需要领导的大力支持和推动，一般员工对系统使用有一个熟悉的
8、过程，甚至部分人会有抵触情绪（特别是系统在存在缺陷有待完善时）OA 办公系统使用过程中的问题及深化应用4，当所有人员都习惯于这种协同办公模式之后，整个系统应用将进入一个良性循环的模式，在使用过程中能够对现有的应用不断提出良好的建议。4、OA 办公系统的应用服务是保障首先最终用户在使用 OA 办公系统的过程中，会遇到系统的使用问题、系统BUG 等系列问题，需要有软件厂商提供相应的服务和保障；另一方面，随着 OA办公系统应用的深入和企业处理不同的发展阶段，用户新需求却是不定时、不定性产生的，需要在原有系统的基础上进行功能完善和扩充。企业用户在 OA 办公系统的实施过程，经过需求的规划整理、OA 系统选型、开发、测试、培训、上线、服务等相关环节，可以说每个环节对系统的应用都有一定的影响，处理好关键的环节从而达到深化系统的应用。参考文献：1李优. OA 办公系统的研究与实现.计算机系统应用，2011，07： 2刘伟.OA 办公系统中的网络安全.计算机编程技巧与维护，2011,08
