1、CDMS 系 统 使 用 集 锦目录CDMS 系统结构规划 1CDMS 管理员基本工作及要点 .2CDMS 系统管理员建立系统步骤 .3CDMS 系统建立正确性检查 4CDMS 系统中容器权限 6一定要重视 CDMS 系统中的群组 7CDMS 系统管理员变更交接要求 .7CDMS 系统问题集 7CDMS 系统结构规划千万不要小看了 CDMS 系统的规划。可能有很多人不以为然：不就是个存放文档的系统嘛，还有什么规划不规划的，放上去就可以了。其实不然，“凡事预则立、不预则废”这是个放之四海皆准的道理。CDMS 系统将来要存放大量的项目文档数据，对于这些数据以及对于系统的管理都是要花心思去构架的。其
2、中有一些好的用法与大家分享。建立“已关闭项目”容器。建立这个容器的好处是，可以将已经关闭的项目与在实施项目分离开来，使在实施项目清晰、明了，不影响日常工作。实施关闭的项目可以移动到此容器中作查询用。尽量少建第一层容器。大家知道容器的权限非常独立的，必须对其进行再次授权管理。但其下层容器在建立时可以选择“继承父容器成员”选项继承上级容器的权限，这样，只要在第一层容器中规划好权限，用群组方式授权，那么在第一级容器中作好群组授权，其下的子容器一律使用“继承父容器成员”选项就不需要对子容器进行授权管理。规划好，建立尽量少的层次。比如：有人建立的层次是 06 年06 年上半年实施一部机械行业在实施项目
3、1，这样的结构在提交一次文档时就要进入 6 次才能找到自己的项目提交文档，非常不便。完全可以简化掉“06 年”、“06 年上半年”、“机械行业”、“在实施”，只要两层即可。希望大家多动脑筋，站在使用者的角度去规划好自己的系统，这样才能用的好。CDMS 管理员基本工作及要点一、用户管理a) 系统管理员按权限需要将分公司的实施顾问加入到系统中b) 将加入系统的人员维护到对应的群组中c) 不得删除“管理层”、“CDMS总部其他”、“ CDMS总部实施”等系统预设用户d) 必须存在“管理员”群组，并将 “CDMS管理员”维护进去e) 必须将“CDMS区域”、“CDMS总部其他”、 “CDMS总部实施”
4、等预设用户维护进具有读者权限的群组中二、容器管理a) 新建容器时必须选中 “继承上级容器权限”b) 在新建第一层容器后需要对容器进行授权，要求必须按群组进行授权，如：管理权限必须授予“管理员”群组，不得直接授予个人c) 在第一层容器做好群组授权后，建立下层容器时就只需选中“继承上级容器权限”即可轻松实现容器授权d) 在新建项目容器后，必须在 定制表单 中选中项目文档后，点“拷贝表单”将表单复制到你新建的项目容器中三、目录管理a) 由于系统性能的限制，一个容器内的目录总数不宜超过 80 个b) 建立目录必须按四步法的要求，分别建立 4 个目录c) 必须修改每一文件夹属性，将“项目文档”表单指定为
5、默认表单，并取消“新建”按钮四、页面管理a) “项目文档 ”表单编辑，这是系统中予设的标准文档提交格式，可根据本机构的管理要求做适当变更b) “在实施项目 ”页面编辑，在 “在实施项目进度”页面是用于对实施项目进程进行跟踪和控制的工具，系统管理员必须每周进行维护。维护方法：打开“在实施项目进度”页面，点“编辑”，将其中 EXCEL 文档拖到本地进行编辑，编辑完毕后，点“替换”，然后“发布”即可。CDMS 系统管理员建立系统步骤(一) 用户维护a) 成员-添加/删除成员中增加本公司的顾问b) 成员-群组中将刚才加入的顾问添加到“实施顾问“群组”(二) 建立容器a) 新建-容器中建立第一层容器“上
6、半年”b) 进入刚建立的容器，点容器安全c) 将“读者”群组加入到读者中d) 将“实施顾问”群组加入到作者中e) 将“实施经理”群组加入到编辑者中f) 将“管理员”群组加入到管理者中(三) 建立子容器a) 在第一层容器中新建-容器中建立第二层容器“XX 项目”b) 在新建子容器时一定要选中“从父容器继承成员”c) 以此类推建立所有项目(四) 建立文件夹a) 进入到最后一层容器（项目）中b) 新建-文件夹中按阶段建立文件夹c) 至少按四个步骤建立四个文件夹(五) 复制表单a) 用“转至”回到系统的最顶层b) 定制-表单中选中“项目文档”c) 点上面的菜单拷贝表单将其复制到新建的“XX 项目”容器
7、中(六) 设置默认表单a) 进入最未层的“XX 项目”容器b) 点击目录，找到文件夹选项c) 将“默认表单链接”指定为“项目文档”d) 勾上“隐藏此文件夹中的“新建.”链接”选项(七) 维护“在实施项目进度”a) 点击“在实施项目进度”b) 编辑，修改附件并替换c) 点击发布知识中心实施服务实施知识库产品实施应用指南 中有 CDMS 操作手册，具体操作请参照手册说明。CDMS 系统建立正确性检查检查非常简单，只需三个步骤即可，如果不符，请认真核对CDMS 系统管理员建立系统步骤中描述的六个步骤一、检查群组检查您加入系统的用户有没有加入到群组中，以实施顾问群组为例，其他群组设定以此类推：成员-群
8、组-实施顾问查看有没有成员二、查检项目文件夹及默认“项目文档”点进每一个项目中，查检项目中是否有四个阶段的目录，顶行的菜单是否为新建项目文档清除文件夹选项三个菜单三、检查项目权限点进每一个项目中，点容器安全，容器安全中应与下图一致，即只有群组，没人个人CDMS 系统中容器权限CDMS 系统中的容器是相对非常独立的空间，完全有其自身的界面、权限、表单等，不受其他容器（包括父容器）的影响，其他容器的任何改变也影响不到本容器。因此，在使用系统时一定要充分理解容器的这种特性，以免引起使用问题。一定要重视 CDMS 系统中的群组有很多顾问不理解为什么要设立用户群组，甚至认为是多余。其实用好了群组对系统管
9、理员进行系统权限管理是一个非常好的工具，他可以最大限度地减轻权限日常维护的工作量。甚至还可以避免产生一些隐患。系统中我们予设了“读者”、“实施顾问”、“实施经理”、“管理员”四个群组，在建立容器后只需要在“容器安全”中将这四个群组分别对应到“读者”、“作者”、“编辑者”、“管理员”中即可。这样做的好处是非常明显的：比如你的系统中已经建立了 200 个项目，如果你不使用群组授权，那么一旦发生人员变动，你将会非常痛苦。新来了一个顾问，你就要分别进入到这 200 个项目中，依次为他授权。而实施经理发生了变动，同样也要在 200 个项目中依次进行授权。而一旦系统管理员离职又没有及时将权限授予他人，那你
10、们分公司的系统将面临灾难性后果已经建立的项目无人可以进行维护，包括系统的超级管理员！CDMS 系统管理员变更交接要求为确保系统的正常运作，系统中所有的权限变更均由分公司管理员进行处理，CDMS 系统管理员在发生变更后，必须按管理员变更的流程进行，变更流程是 任命新的管理员原管理员对新管理员授权原管理员进行工作移交及培训新管理员调整权限填制权限变更表邮件通知我和余波。特别需要提醒：机构内权限的设置一定要按群组方式进行！CDMS 系统问题集请大家将问题在此跟贴，我会将问题答案回复在这里我是想添加三个新同事，他们昨天才拿到动态密码锁。我在通讯录里面可以找到他们，他们也可以进 mykingdee 但是
11、在 CDMS 添加成员时，在那个目录查找时就是找不到，老说没有该用户。请问是什么原因？答复：经信息部检查，是因为系统通讯录没有及时同步，信息部正在处理。相信处理后就不会出现此问题了。谢谢及时反馈。请问复制表单时，其中拷贝表单，复制到新建的 XX 项目，这个步骤是否要重复的进行？是否要对每个项目进行？答复：是的，因为表单只能存在于一个容器中，在新建的项目中自然就没有“项目文档”表单，所以必需复制过去。我新建了一个容器为上半年实施项目，然后在这个容器下面新建了每个项目的文件夹，在每个项目的文件夹下面按照实施过程建立子文件夹，但是按照文档上说的定制文档格式：在“文件夹选项” 中修改缺省表单链接可以指
12、定此文件夹中页面的提交格式，如本系统中指定为“项目文档”表单。现在在文件夹选项中找不到项目文档的项目请问产生这个问题的原因是什么？如何解决？在上半年的容器中进入项目一，在那里面就有项目文档的项目。答复：是因为你没有使用“表单复制”仔细看一下前面的贴子“CDMS 系统管理员建立系统步骤”吧怎么样删除一级容器？ 怎么样清空所有的设置，回到原来初始界面？答复：进入容器中，容器选项基本删除容器。至于清空所有的设置，那就要看你想清空什么了？用户、表单、目录等都是可以删除的。请问我点击 XX 项目后显示的不是四个步骤的四个文件夹,这是为什么?缺少了哪个步骤吗?我们怎么检查自己操作的正确性答复：四个步骤的文
13、件夹是需要自己去创建的，系统不会自动生成对于如何检查操作正确性，我会另开一个贴子说明建立容器“2006 年下半年“是指 2006 年下半年启动的新项目,还是 2006 年下半年的在实施项目?答复：按项目启动的时间算，只要你们分公司能达成共识，以便于顾问定位为准我把实施步骤的四个文件夹与子容器建立在同一层了，怎么把文件夹删除答复：点文件夹，文件夹选项删除文件夹为什么有时打开页面，里面会有一些乱码？特别是指导页面中乱码出现的可能比较会多一些，有时拷贝项目文档时，一些提示语中有会出现乱码，这要怎么样更正？答复：可能是由于网络传输不完全造成的，重新刷新一下页面应该就可以了06 年上半年进入后,里面有
14、4 个项目,命名为项目 1项目 ABC,我想把这 4 个项目名称改名为客户名该如何操作?答复：进入项目（容器）中，容器选项基本更改基本，修改容器名称即可。想问一下,是不是只有管理员的权限才可能新建容器以及文件夹?答复：对，这个系统只有管理员才具备新建容器以及文件夹的权限，其他人员只能提交“页面”这个系统对 IE 的要求是何?有无特殊的设置,现不在公司对其进行网页访问就会抱错或者根本不显示. 通常的问题是进入网页在页面的左边根本显示不出来答复：经与 IBM 技术工程师联系，应该是客户端 IE 版本的问题，请将 IE 版本升级为 6.0 ServicePack1，请试试看。子容器个数有上限吗?子容器内的文件夹个数有上限吗? 答复：子容器具体的上限不是太清楚，但我们曾经测试过近 400 个子容器没有问题。不过为了便于使用，建议同一层中子容器数量不易过多。一个容器中文件夹上限也没有资料说明，但我们不建议使用多个文件夹，因为文件夹太多会对性能造成严重影响，一个容器中最多累计文件夹不要越过 100 个。看操作说明讲：容器比文件夹运行速度快。那能否在文档较多的大型项目中，按项目阶段建立子容器（如 XX 一期、YY 二期等），然后再按四步法建立文件夹，以便于文档归集？答复：我认为这种处理方法很好，比文件夹好很多。容器可以方便的移动、归类。
