1、第一章 会计电算化概述第一节 会计电算化简介一、会计电算化概念1981 年 8 月，正式把电子计算机在会计中的应用称为“会计电算化”狭义的会计电算化是指以电子计算机为主体的当代电子信息技术在会计工作中的运用；会计电算化已经成为一门融会计学、计算机科学、信息科学和管理科学为一体的边缘科学。广义的会计电算化是指与实现会计工作电算化有关的所有工作，包括会计电算化软件的开发和应用、会计电算化人才的培训、会计电算化的宏观计划、会计电算化的制度建设、会计电算化软件市场的培养与发展等。 二、会计电算化的作用（1）进行会计数据处理的时效性和正确性，提高会计核算的水平和质量，减轻会计职员的劳动强度；（2）提高经
2、营管理水平，使财务会计管理由事后管理向事管理持、事先预测转变，为管理信息化打下基础；（3）推进会计技巧、方式、理论创新和观念更新，增进会计工作进一步发展。三、会计电算化的管理体制：1.财政部门管理全国的会计电算化工作，地方各级财政部门管理本行政区域的会计电算化工作。各单位在遵守国家统一的会计制度和财政部门会计电算化发展计划的条件下，结合本单位具体情况，具体组织实行本单位的会计电算化工作。2.财政部管理会计电算化的基本义务：制订会计电算化发展计划并组织实行；制定会计电算化法规制度，对会计核算软件及生成的会计材料符合国度统一的会计制度情形实施监督；促进各单位逐步实现会计电算化，提高会计工作水平；组
3、织开展会计电算化人才培训。第二节 财务软件一、财务软件的概念财务软件是指专门用于会计核算工作的计算机应用软件，包括采用各种计算机语言编制的用于会计核算工作的计算机程序。企业资源计划（简称 ERP）二、财务软件的分类（一）按使用范围划分：通用财务软件和专用财务软件。通用财务软件一般是指由专业软件公司研制，公然在市场上销售，能适应不同行业、不同单位会计核算与管理基本须要的财务软件。目前我国通用会计核算软件以商品化软件为主。 （特点：通用性强，功能全面，需初始化处理，质量高） 。专用财务软件一般是指由使用单位自行开发或委托其他单位开发，供本单位使用的财务软件。（特点：开发周期长，成本高，使用方便）按
4、会计信息共享性划分为单用户和多用户财务软件（二）财务软件的选择：通用商品化软件存在以下优缺点：1.成本低2.见效快3.维护有保障4.不能一步到位满足用户核算与管理的需要5.对会计人员的要求较高。三、财务软件的功能模块，是指财务软件中有相对独立的会计数据输入、处理和输出功能的各个组成部分。财务软件一般分为总账系统模块、往来管理、工资管理、固定资产、采购核算、存货核算、销售核算、项目核算、会计报表生成与汇总、财务分析等功能模块。其中，总账系统模块是财务软件的核心模块，该模块以记账凭证为接口与其他功能模块有机地连接在一起，构成完整的会计核算系统。（一）财务软件各功能模块描述1.总账功能模块。总账功能
5、模块是以凭证为原始依据，通过凭证输入和处理，完成记账和结账、银行对账、账簿查询及打印输出，以及系统服务和数据管理等工作。总账功能模块是所有模块的核心，其他模块以它作为数据交换和传递和桥梁。（二）账务软件各模块间的关系主要表现为数据传递关系，大致有三种情况：1.单向接收型2.单向发送型3.双向传递型在处理他们相互之间数据的传递关系上，可以有三种不同的方式：1.集中传递式2.总账系统模块中心式3.直接传递式四、会计核算软件与手工会计核算的异同（一）会计核算软件与手工会计核算的相同点1目标一致2遵守共同的会计准则和会计制度3遵守共同的基本会计理论和会计方法4会计数据处理流程大体一致（二）会计核算软件
6、与手工会计核算的区别1会计核算工具不同2会计信息载体不同3记账规则不完全相同4账务处理流程类型存在差别5内部控制方式不同第二章 会计电算化的工作环境第一节 计算机一般知识一、计算机及其种类从原理上可以分为两类:电子模拟计算机和数字计算机从应用特点上来划分，可分为通用计算机和专用计算机从用户应用角度，一般可划分为微型计算机、服务器、终端计算机等。二、计算机的主要性能指标1.计算机速度。主要由 CPU 来决定，一般 CPU 的时钟频率越高，计算机的运算速度就越快。2.字长。一般计算机字长 32 位、64 位，服务器字长 64 位、128 位以上。3.存储容量。1GB=1024MG 1MB=1024
7、KB 1KB=1024B(即字节)此外还包括外设配置、软件配置等三、计算机的应用领域1.信息处理2.科学计算3.过程控制4.计算机辅助系统。计算机辅助设计（CAD） 、计算机辅助制造（CAM） 、计算机辅助测试（CAT） 、计算机辅助教学（CAI） 。5.计算机通信6.人工智能第二节 计算机硬件计算机系统由硬件系统和软件系统组成。计算机硬件系统是指组成计算机的各种物理装置，它们由各种具体的器件组成，是计算机进行工作的物质基础。计算机硬件系统由输入设备、输出设备、运算器、控制器、存储器五大基本部件组成。一、输入设备。常见的有键盘、鼠标、扫描仪、条形码输入器等。二、输出设备。最常用的有显示器、打印
8、机、绘图仪等。三、中央处理器。包括运算器和控制器两个部件。四、存储器分为内存储器和外存储器。内存储器又称为主存，含有很多的存储单元，每个单元可以存放一个 8 位的二进制数，即一个字节。按其工作方式的不同，可以分为随机存储器 RAM 和只读存储器 ROM 两种。外存储器包括软盘、硬盘、光盘、优盘等。第三节 计算机软件计算机软件是指在计算机上运行的各种程序及相应的各种文档材料。从计算机系统的角度来划分，可分为系统软件和应用软件两大类（一）系统软件是指用于对计算机资源的管理、监控和保护，以及对各类应用软件进行解释和运行的软件。有两个特点：一是通用性。二是基础性。主要包括操作系统、语言处理程序、支撑服
9、务程序、数据库管理系统等。1.DOS 操作系统。2.windows 操作系统。3.UNIX 操作系统4.Linux 操作系统5.数据库管理系统（二）应用软件是在硬件和系统软件的支撑下，为解决各类具体应用问题而编制的软件。常见的有文字处理软件 WPS、WORD，表格处理软件、游戏软件等。（三）计算机程序设计语言是人与计算机之间进行交换、沟通的语言。机器语言。是最底层的计算机语言，用机器语言编写的程序，计算机硬件可以直接识别。汇编语言。是为了解决机器语言难于理解和记忆，用易于理解和记忆的名称和符号表示的机器指令。计算机不能识别汇编语言编写的程序，必须用一种专门编写的翻译程序将汇编语言程序翻译成机器
10、语言程序，计算机才能执行。高等语言。与具体的计算机硬件无关，其表达方式接近于被描述的问题，接近于自然语言和数学语言，易为人们接受和掌握。用任何计算机高级语言编写的程序，都要通过编译程序翻译成机器语言程序后才能被计算机执行，或者通过解释程序边解释边执行。第四节 计算机网络一、计算机网络概念及功能计算机网络是现代计算机技术与通信技术相结合的产物，它是以硬件资源、软件资源和信息资源共享和传递为目的，在统一的网络协议控制下，将地理位置分散的许多计算机系统连接在一起所形成的网络。计算机网络的功能主要体现在三个方面：资源共享、信息传递、分布处理。二、计算机网络的分类（一）按地理有效范围划分，可分为广域网、
11、局域网、城域网（二）按通信媒体划分，可分为有线网、无线网（三）按使用范围划分，可分为公用网、专用网（四）按配置划分，可分为同类网、单服务器网、混合网（五）按对数据的组织方式划分，可分为分布式数据组织网络系统、集中式数据组织网络系统三、因特网（一）因特网概述：因特网也称 Internet，是当今世界上最大的国际性计算机互联网络，是广域网的一种。（二）因特网的应用：主要包括电子邮件、远程登录、文件传输、新闻组、万维网、电子公告板等。（三）网址表现方式：（1） IP 地址。用一个 32 位二进制数表现，分成四组十进制表示，组间用圆点分隔。（2） 域名。格式：WWW.（3） 网络文件地址。:/./（4
12、） 电子邮件地址。第五节 计算机安全一、计算机安全隐患及对策（一）计算机安全的定义：四部分，即实体安全、软件安全、数据安全和运行安全。（二）影响计算机系统安全的主要因素（1）系统故障风险（2）内部职员道德风险，（3）系统关联方道德风险，（4）社会道德风险（5）计算机病毒（三）计算机系统的安全措施1.不断完善计算机安全立法2.不断创新计算机安全技术3.不断加强计算机系统内部控制与管理二、计算机病毒防范（一）什么是计算机病毒。计算机病毒是一种人为蓄意编制的具有自我复制能力并可以制造计算机系统故障的计算机程序。（ 二 ） 计 算 机 病 毒 的特点1.破 坏 性2.传 染 怀 ， 传 染 性 即 自
13、 我 复 制 能 力 ， 是 计 算 机 病 毒 最 根 本 的 特 征 ， 也 是 病 毒 和 正 常 程 序 的 本 质区 别 。3.寄 生 性4.潜 伏 性5.激 发 性6.隐 蔽 性（三）计算机病毒的类型1.按照计算机病毒的破坏情况分类：良性病毒和恶性病毒2.按照计算机的传染方式分类：磁盘引导区型传染的计算机病毒；操作系统型传染的计算机病毒；一般应用程序传染的计算机病毒。（四）计算机病毒主要症状（五）计算机病毒的传播途径1.计算机网络2.磁盘3.光盘（六）计算机病毒的防范（1）不用非原始启动软盘或其他介质领导机器，对原始启动盘履行写维护；（2）不随意应用外来软盘或其他介质，对外来软盘或
14、其他介质必需先检讨，后使用；（3）做好系统软件、应用软件的备份，并定期进行数据文件备份，供系统恢复用；（4）盘算机体系要专机专用，要避免应用其他软件，如游戏软件，减少病毒沾染机遇；（5）接受网上传送的数据要先检讨，后使用，吸收邮件的计算机要与系统用计算机离开；（6）定期对计算机进行病毒检讨，对于联网的计算机应安装实时检测病毒软件，以防止病毒传入；（7）如发明有计算机沾染病毒，应立即将该台计算机从网上撤下，以防止病毒蔓延。三、计算机黑客及其防范（一）什么是计算机黑客。计算机黑客是指通过计算机网络非法进入他人系统的计算机入侵者。（二）防止黑客入侵的主要措施（1）通过制订相关法律加以束缚；（2）采用
15、防火墙、防黑客软件等防黑产品；（3）建立防黑客扫描和检测系统，一旦检测到被黑客攻击，迅速做出相应措施。（4）加强内部管理，完善和健全管理制度。第三章 会计电算化基本要求第一节 会计电算化法规制度一、会计电算化相关法规制度1999 年 10 月 31 日修订 2000 年 7 月 1 日实施的新会计法 ，1994 年 6 月颁布了会计电算化管理办法 、 财务软件基本功能规范 ；1996 年发布了会计电算化工作规范 、 会计基础工作规范和会计档案管理办法 。2007 年发布了新会计准则 ；2008 年 6 月发布了企业内部控制基本规范等规章制度。二、我国会计电算化发展趋势1. 会计电算化工作向规范
16、化、标准化发展。2. 会计电算化工作向“管理一体会”方向发展。3. 会计电算化工作向管理电算化和决策电算化方向发展。主要包括会计核算电算化、会计管理现代化和会计决策电算化三个层次。第二节 财务软件的要求一、 会计法对财务软件的基本要求1.财务软件设计应当符合我国法律、法规、规章的规定，保证会计数据正当、真实、正确、完全，有利于提高会计核算工作效率。2.财务软件应当依照国度统一的会计制度的规定划分会计期间，分期结算账目和编制会计报表。3.财务软件中的文字输入、屏幕提示和打印输出必须采用中文，可以同时提供少数民族文字或者外国文字对照。4.财务软件必须提供人员岗位及操作权限设置的功能。5.财务软件应
17、当符合 GB/T 19581-信息技术-会计核算软件数据接口国家标准的要求。6.财务软件在设计性能允许使用范围内，不得出现由于自身原因造成死机或者非正常退出等情形。7.财务软件应当具有在机内会计数据被损坏的情形下，应用现有数据恢复到最近状况的功能。8.单位修改、升级正在使用的财务软件，改变财务软件运行环境，应当建立相应的审批手续。9.财务软件开发销售单位必须为使用单位提供会计核算软件操作人员培训、财务软件维护、版本更新等方面的服务。二、会计数据输入功能的基本要求（一）财务软件应当具备以下初始化功能输入会计核算所必须的期初数字及有关资料，包括总分类会计科目和明细分类会计科目名称、编号、年初数、累
18、计产生额及有关数目指标等；输入需要在本期进行对账的未达账项；选择会计核算方法，包括记账方法、固定资产折旧方法、存货计价方法、成本核算方法等，财务软件对会计核算方法的更改过程，在计算机内应当有相应的记载；定义自动转账凭证， 包括会计制度允许的自动冲回凭证等输入操作人员岗位分工情况，包括操作人员姓名、操作权限、操作密码等；提供必要的办法对输入的初始数据进行准确性校验。（二）应当具备输入记账凭证的功能（三）对记账凭证编号的连续性应当进行控制（四）下列数据输入应有必要的提示功能1正在输入的记账凭证编号与已输入的记账凭证编号重复的，予以提示并拒绝保存2以编号方式输入会计科目的，自动显示该代码所对应的会计
19、科目名称3正在输入的记账凭证中的会计科目借贷双方金额不平衡，或没有输入金额的，予以提示并拒绝执行4正在输入的记账凭证有借方会计科目而无贷方会计科目，或者有贷方会计科目而无借方会计科目的，予以提示并拒绝执行5正在输入的收款凭证借方科目不是“现金”或“银行存款”科目，付款凭证贷方科目不是“现金”或“银行存款”科目的，予以提示并拒绝执行（五）对已经输进但未登记会计账簿的机内记账凭证，应供给修正和审核的功效，审核通过后，不能再对机内凭证进行修改。（六）对同一张记账凭证，应当对审核功能与输入、修改功能的使用权限进行节制。（七）发明已经输入并审核通过或者登账的记账凭证有过错的，应当采用红字凭证冲销法或者补
20、充凭证法进行更正，红字可用负号“-”表示。（八）采取直接输入原始凭证由会计核算软件自动生成记账凭证的，在生成正式机内记账凭证前，应当进行审核确认。（九）由账务处理模块以外的其他业务子系统生成会计凭证数据的，应该经审核确认后天生记账凭证。三、财务软件的数据接口四、会计电算化数据输出会计电算化数据的输出方式主要有：显示输出、打印输出、磁盘输出和网络输出。（一）会计数据的查询输出：1.会计输出数据的分类 查询机内总分类会计科目和明细分类会计科目的名称、编号、年初余额、期初余额、累计发生额、本期发生额和余额等项目 查询本期已经输入并登账和未登账的机内记账凭证、原始凭证 查询机内本期和以前各期的总分类账
21、和明细分类账薄 查询往来账款项目的结算情况 查询到期票据的结算情况 查询出来的机内数据如果已经结账，屏幕显示应给予提示。2.会计数据的查询财务软件应对不同数据分别提供数据查询功能 凭证数据的查询 账簿数据的查询 报表数据的查询（二）会计数据的其他输出1. 打印输出。 财务软件基本功能规范规定的打印输出： 财 务 软 件 应 当 提 供 机 内 记 账 凭 证 打 印 输 出 的 功 能 ， 打 印 格 式 和 内 容 应 当 符 合 国 家 统 一 会 计 制度 的 规 定 。 财 务 软 件 应 当 提 供 机 内 原 始 凭 证 打 印 输 出 的 功 能 ， 打 印 输 出 原 始 凭
22、证 的 格 式 和 内 容 应 当 符 合国 家 统 一 会 计 制 度 的 规 定 。 财 务 软 件 必 须 提 供 会 计 账 簿 、 财 务 报 表 的 打 印 输 出 的 功 能 ， 打 印 输 出 的 会 计 账 簿 、 财 务 报 表的 格 式 和 内 容 应 当 符 合 国 家 统 一 会 计 制 度 的 规 定 。 财 务 软 件 应 当 提 供 日 记 账 的 打印输出功能 财 务 软 件 应 当 提 供 三 栏 式 、 多 栏 式 、 数 量 金 额 账 等 各 种 会 计 账 簿 的 打印输出功能2.磁盘输出3.网络输出（三）未来会计数据输出的新模式五、会计数据处理（一
23、）凭证记账功能（二）银行对账功能（三）期末结账的功能。1期末结账功能概述。软件应提供以下控制功能：上月未结账，则本月不能结账；如果上月还有未记账凭证，则本月不能结账；本月结账后，不能再输入本月的记账凭证；一个月只能结一次账。2.期末结账的基本要求。 财务软件应当提供机内会计数据按照规定的会计期间进行结账的功能。结账前，财务软件应当自动检查本期输入的会计凭证是否全部登记入账，全部登记入账后才能结账。 机内总分类账和明细分类账可以同时结账，也可以由处理明细分类账的功能模块先结账，处理总分类账的模块后结账。 机内总分类账结账时，应当与机内明细分类账进行核对，如果不一致，总分类账不能结账。 结账后，上
24、一会计期间的会计凭证即不能再输入，下一个会计期间的会计凭证才能输入。（四）编制财务报表的功能（五）会计数据的安全1.会计数据安全概述。会计数据的安全通常是通过保密性、完整性和可用性等特征来衡量的。第三节 会计电算化岗位及其权限设置的基本要求一、会计电算化岗位设置原则1.体现重点工作转移原则2.不相容岗位分离原则。软件操作岗位与审核记账、电算维护、电算审查岗位为不相容岗位。3.注重灵活性原则4.坚持系统安全性原则二、电算化岗位的划分（一）岗位划分的总体思路会计电算化岗位可分为基本会计岗位和电算化会计岗位。基本会计岗位可分为会计主管、出纳、会计核算各岗、稽核、会计档案管理等工作岗位。（二）电算化会
25、计岗位的具体设置（1）电算主管。负责协调计算机及财务软件系统的运行工作。（2）软件操作。负责输入记账凭证和原始凭证等会计数据，输出记账凭证、会计账簿、报表和进行部分会计数据处理工作。（3）审核记账。负责对输入计算机的会计数据（记账凭证和原始凭证等）进行审核，操作会计软件登记机内账簿，对打印输出的账簿、报表进行确认。（4）电算维护。负责保证计算机硬件、软件的正常运行，管理机内会计数据。维护员一般不对实际会计数据进行操作。（5）电算审查。负责监督计算机及财务软件系统的运行，防止应用计算机进行舞弊。此岗位可由会计稽核职员兼任。（6）数据分析。负责对计算机内的会计数据进行分析。此岗位可由主管会计兼任。
26、（7）会计档案资料保管员，负责各种电算化会计档案资料的保管工作。三、会计电算化岗位责任制的基本内容（一）电算化主管人员责任制1.负责电算化系统的日常管理工作，监督并保证电算化系统的正常运行。2.协调单位内部各部门之间，会计部门各岗位之间的工作关系。3.负责计算机输出账表、凭证的数据正确性和及时性检查工作。4.建立电算化系统各种资源的调用、修改和更新的审批制度，并监督执行。5.完善企业现有的管理制度，充分发挥会计电算化的优势，提出单位会计工作的改进意见。6.负责电算化人员的岗位分工及授权工作。（二）软件操作人员责任制1.严格按照系统操作说明和操作规程进行计算机和财务软件的操作，负责所分管业务的数
27、据输入、数据处理、数据备份和输出会计数据（包括打印输出凭证、账簿、报表）。2.数据输入操作完毕，应进行自检核对工作，核对无误后交审核记账员复核记账。3.离开工作岗位，应执行命令退出软件，防止非相关人员进入。4.按照操作规程的规定，及时做好数据备份并妥善保管。5.注意安全保密，保管好自己的口令，定期更换自己的密码，不得越权操作与自己无关的模块。6.操作过程中发现问题，应记录故障情况并及时向系统管理员报告。（三）审核记账人员责任制1.审核原始凭证的真实性、合法性和完整性，对不符合填制要求的原始凭证，退回当事人修改或不予报销。2.将不真实、不合法、不完整、不规范的凭证退还给各有关人员更正修改后，再进
28、行审核。3.对操作人员输入的凭证进行审核，对审核无误的凭证记账并打印出有关的账表。4.负责凭证的审核工作，包括各类代码的合法性，摘要的规范性，会计科目和会计数据的正确性，附件的完整性。5.对不符合要求的凭证和输出的账表不予签章确认。6.审核记账人员不得兼任出纳工作。（四）电算化维护员的责任1.负责系统的安装和调试工作，保证系统的安全、正常运行。2.定期检查软件、硬件的运行情况。及时对电算化系统运行中软件、硬件的故障进行排除。3.负责电算化系统升级换版的调试工作。4.会计电算化系统人员变动或运行中发现错误时，负责电算化系统的维护。5.因会计制度变化等原因财务软件不满足单位需要时，与软件单位开发人
29、员或财务软件售后服务人员及时联系，进行软件版本升级。（五）会计档案资料保管人员责任制1.按会计档案管理有关规定行使职权。2.负责本系统各类数据软盘、系统软盘及各类账表、凭证、资料的存档保管工作。3.做好各类数据、资料、凭证的安全保密工作。4.按规定期限，向各类电算化岗位人员催交各种会计资料（六）电算化审查员责任制（七）数据分析人员责任制四、会计电算化岗位设置的灵活性中小企业实行会计电算化后的电算化会计岗位设置，应当注意满足内部控制的要求，如制单和审核不能是同一个人，软件开发人员不能操作软件处理会计业务等等。更小的单位可由会计主管兼任电算主管和审核记账岗位，由会计人员操作软件任操作员和电算维护员
30、，还应单独设出纳员岗位。第四节 计算机替代手工记账的基本要求计算机替代手工记账是会计电算化的目标之一一、计算机替代手工记账的条件根据财政部会计电算化工作规范替代手工记账的单位，应当具备以下条件1配有适用的会计软件和相应的计算机硬件设备2配备了相应的会计电算化工作人员3建立了严格的内部管理制度二、甩账前的准备工作（一）熟悉甩账流程（二）操作人员要持证明上岗（三）手工会计处理与计算机会计并行不少于 3 个月（四）建立了相对完善的人员分工体系（五）会计基础工作规范化1.会计数据的规范化2.会计工作程序规范化3.会计信息输出规范化三、计算机处理与手工处理并行四、计算机替代手工记账的单位需提交的资料1.
31、会计电算化工作人员岗位责任制。主要内容：基本会计岗位（会计主管、出纳、会计核算各岗、稽核、会计档案管理等）和电算化岗位（直接管理、操作、维护计算机及财务软件系统等）的工作职责。2.操作人员权限控制、分配表3.计算机操作管理制度，主要内容：（1）上级操作人员对财务软件的操作内容和权限（2）预防已输入计算机的原始凭证和记账凭证等会计数据未经审核登记机内账簿的措施。（3）上机操作记录4.计算机软件、硬件、数据管理制度，主要内容：（1）保证机房设备安全和计算机正常运转的措施（2）确保会计数据和财务软件安全保密的措施（3）财务软件修改权限的审批、监督措施（4）排除计算机硬件、软件故障，保证会计数据完整的
32、措施（5）防治计算机病毒的措施5.会计电算化档案管理制度，主要内容：存储在计算机硬盘中的会计数据，以其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印输出的书面形式的会计数据（包括记账凭证、会计账簿和财务报表）等会计档案的管理措施。第五节 会计电算化档案管理的基本要求一、会计电算化档案的基本要求（1）采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保留打印出的纸质会计档案。具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等存储介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案。（2）会计电算化档案包括机内会计数据、软盘等备份的会计数据，以及打印输出的会计凭证、账簿、报表等数据。（3）系统开发资
33、料和会计软件系统也应视同会计档案保管。（4）会计电算化档案管理要严厉依照财政部有关规定，并由专人负责。（5）对会计电算化档案管理要做到防磁、防火、防潮和防尘工作，主要会计档案应筹备双份，寄存在两个不同的地点。（6）对采用存储介质保存的会计档案，要定期进行检查，定期进行复制，防止由于存储介质破坏而使会计档案丢失。对会计软件的全套文档资料以及会计软件程序，保管截止日期是该软件结束使用或有重大更改之后 5 年。二、保存打印出的纸质会计档案（1）现金日记账和银行日记账要求每天打印输出，做到日清月结（2）明细账要求每年打印一次或在需要时进行打印（3）会计电算化后，在所有记账凭证数据和明细账数据都存储在计
34、算机内的情况下，总账一般用“总分类科目余额、发生额对照表”替代， “总分类科目余额、发生额对照表”一般要求每月打印一次（4）会计报表每月打印一次进行保管第四章 会计核算软件的操作要求第一节 电算化会计核算基本流程一、计算机总账系统模块基本流程（一）编制记账凭证1.手工编制完成记账凭证后录入计算机2.根据原始凭证直接在计算机上编制记账凭证3.由总账系统模块以外的其他业务模块生成会计凭证数据（二）凭证审核（三）记账（四）结账和编制会计报表（五）电算化会计核算和手工会计核算流程的区别1.数据处理的起点和终点不同2.数据处理方式不同3.数据存储方式不同4.不需账账校对5.会计资料的查询统计方式发生了改
35、变二、电算化财务软件的基本操作流程（一）安装软件（二）财务软件初始化（三）日常会计业务处理（四）月末处理第二节 总账系统模块基本操作要求一、总账系统模块。 “记账”是指会计工作中常说的记明细账、日记账和总账，也就是说，总账系统模块必须实现以上 3 种账的登记，缺一不可。二、系统初始化1.建立新账套2.设置操作员及权限3.设置会计科目（1）设置会计科目编码。科目编码必须唯一，科目编码必须按其级次的先后次序建立，科目编码用数字、英文字母等表示，避免用&、空格等其他字符。（2）设置会计科目名称。科目名称用汉字、英文字母、数字等符号表示，不能为空。（3）设置会计科目的余额方向。（4）设置辅助核算科目（
36、5）设置外币核算科目（6）设置数量核算科目会计科目通常采用群码的编码方式，这是一种分段组合编码，每一段有固定的位数，第一段表示一级科目代码，第二段表示二级明细科目代码，第三段表示三级明细科目代码，以此类推。科目代码的结构是指科目代码共分几段，每段有几位。4.设置各辅助核算项目5.设置外币的币种及汇率6.录入科目余额并试算平衡。所录入的初始数据一般包括：期初余额、累计借方、累计贷方以及本年累计损益实际发生额四项。7.设置凭证类别 8.其他初始化工作三、日常总账系统模块操作（一）记账凭证处理1.录入记账凭证2.记账凭证修改（1）操作员能修改自己填制的凭证，但凭证编号不能修改；（2）已经审核的凭证不
37、能直接修改，可以先取消审核再修改；（3）已经记账的凭证不能直接修改，可以采用红字凭证冲销法或者补充凭证法进行更正。3.记账凭证审核（1）无论是审核还是取消审核，审核和制单人不能是同一个人；（2）凭证一经审核，就不能修改、删除，只有取消审核后才可以；（3）取消审核，只能由审核人自己来完成。4.记账凭证的查询打印5.记账凭证汇总6.凭证记账（过账或登账）（二）账簿管理（三）其他日常处理1.现金银行2.项目核算与管理3.往来管理四、期末处理1.期末调汇2.结转本期损益3.自动转账4.对账5.结账。结账时注意的问题：（1）结账必需逐月进行，上月耒结账则本月不能结账。（2）某月结完账后，将不能输入该月凭
38、证。所以结账时应当注意当月全部凭证是否已经输入计算机并全部记账。（3）结账是批处理，只允许每月结账日使用一次。（4）结账只能由有结账权的人进行，若总账与明细账对账不符，则不能结账。（5）现在总账系统模块般还提供了反结账操作，反结账操作只能由账套主管执行。第三节 其他功能模块的操作要求一、财务报表模块1.初始设置操作（1）新建报表（2）定义报表模式（3）报表数据来源定义（4）定义表内及表间钩稽关系2财务报表模块的日常运行（1）报表生成（2）报表查询（3）报表打印（4）其他日常处理二、工资核算模块1. 初始设置操作（1）初始建账（2）工资项目设置（3）工资计算公式定义（4）表格定义（5）部门设置（
39、6）工资原始信息录入（7）其他初始设置（工资转账关系定义，个人所得税设置等） 。2.日常使用操作（1）职工及工资变动处理（2）工资计算、（3）工资汇总、（4）工资分配及转账（5）查询与打印三、固定资产核算模块1.初始设置（1）初始建账（参数设置）（2）部门设置（3）折旧方法设置（4）固定资产类别设置（5）卡片结构定义（6）固定资产分配和转账关系定义（7）初始数据录入2.日常使用操作（1）固定资产变动处理（2）计提折旧（3）自动转账（4）账表查询与输出第二编 会计电算化实务一、注册系统管理员可以以两种身份注册登录进入系统管理。一是以系统管理员的身份，二是以账套主管的身份。（一）以系统管理员身份注
40、册系统管理系统管理员负责整个应用系统的总体控制和维护工作，可以管理该系统中所有的账套。以系统管理员身份注册进入，可以进行账套的建立、引入和输出，设置用户、角色和权限，设置备份计划，监控系统运行过程，清除异常任务等。在用友通系统中系统管理员是个虚拟的人物，被命名为 admin。（二）以账套主管的身份注册系统管理账套主管负责所选账套的维护工作。主要包括对所管理的账套进行修改、对年度账进行管理，以及该账套操作员权限的设置。会计科目要保持相对稳定，会计年中不能删除，会计科目名称的设置。一级会计科目名称按国家会计制度的规定，名细科目的名称要通俗易懂，具有普遍的适用性。已有的下级科目，不能修改其编码，应遵
41、循“自下而上”的原则，即先删除下一级科目，然后修改本级科目。已经输入余额的科目，不能修改其编码，必须先删除本级及其下级科目的期初余额（设为 0） ，才能修改该科目。已有数据的科目不能修改科目的相应属性。如果科目已输入期初余额或已制单，则不能删除。被指定为现金银行科目的会计科目不能删除，如想删除必须先取消指定。凭证类别类别字 类别名称 限制类型 限制科目收 收款凭证 借方必有 1001，1002付 付款凭证 贷方必有 1001，1002转 转账凭证 凭证必无 1001，1002期初余额试算不平衡，不能记账，但可以填制凭证。已经记过账，则不能再输入可修改期初余额，不能选择“结转上年余额”功能。输入
42、记账凭证：记账凭证的凭证头部分包括凭证类别、凭证编号、凭证日期和附件张数。凭证正文部分包括摘要、科目、方向、金额和科目辅助核算等内容。摘要：即对本凭证所反映的经济业务内容的说明，凭证的每行必须有摘要内容。科目：输入科目时，一般输入科目编码，计算机将根据科目编码自动切换为对应的会计科目名称。输入的科目编码必须在建立科目时已经定义，必须是最末级的科目编码。方向：每一科目的发生额均应有他的方向，即借方或贷方。金额：金额不能为“零” ，红字以“-”号表示，会计科目借贷双方金额必须平衡。UFO 将含有数据的报表分为两大部分来处理，即报表格式设计工作与报表数据处理工作。格式状态：在格式状态下设置报表的格式，如表尺寸、行高列宽、单元属性和报表公式等。数据状态：在数据状态下管理报表的数据，如输入数据、增加或删除表页、审核、舍位平衡、做图形、汇总和合并报表等。在数据状态下不能修改报表的格式。
