1、仓储管理单据和记账培训,主要内容,第一节 单据概念第二节 仓储管理常用单据作用与注意事项第三节 单据保管第四节 账簿和存卡第五节 记账技术第六节 记账错误的更正方法,第一节 单据（原始凭证）的概念,一、会计凭证：是记录经济业务的发生和完成情况，明确经济责任，作为记账依据的书面证明。 （一）会计凭证的作用： 1、起审核经济业务的作用 2、起记账依据的作用 3、起加强岗位责任制的作用 （二）会计凭证按照它的填制程序和用途，可以分为原始凭证和记账凭证两大类。 二、单据：即原始凭证，是用来记载经济业务的发生和完成情况，并作为记账原始依据的会计凭证。但原始凭证不一定都是会计凭证 单据按照其来源可以分为：
2、外来凭证和自制凭证。外来凭证：与外单位发生经济业务时，由外单位填制的凭证，例如：1.购物时候由销货单位开给的发票，2.付款时候由收款方开给的收据，3.购买车票的时候由运输单位填制的车票，etc.自制凭证：本单位内部发生经济业务时，由本单位有关经办人员自行填制的凭证，例如：1.用料单位向仓库领料时候填制或打印的领料单，2.产品完工入库时填制的入库单，3.发放职工工资时编制的工资单，etc。,第二节 仓储管理常用单据作用与注意事项,一、仓储管理常用单据1、供方送货单2、委外加工无工单3、生产领料单4、通用领料单5、生产换料单6、生产退货单7、未入库退货单8、已入库退货单,第二节 仓储管理常用单据作
3、用与注意事项,二、 供方送货单（一）作用：供方送货单是供应商向公司提供物料时所开具的原始单据，是向品质报检、办理入库的凭证。（二）供方送货单以下栏目必须填写（对于供应商送货单不规范的，仓库可拒绝收单）1、供方单位；（必须是全称）2、物料编码（不允许多写或简写）、物料描述，单位；3、送货数量、实收数量（数量栏不允许出现加或减的现象）：必须是阿拉伯数字，不允许出现简写，例如10T,（实收数字最好是大写中文数字）。送货数量跟单位一定统一。常见错误：实际送货2000公斤的时候，供应商实际写成单位是公斤，送货数量写2。4、实收数量只可小于或等于送货数量；5、供方送货员；6、需方仓管员（到货日期、到货时间
4、）；7、将系统中产生的收据号必须填写（便于供应商后期对账）；注：物料必须由品质部确认合格状态才可收货。（三）注意事项：送货单按单中各项规范填写，书写要清楚规范，写清供方单位名称并在供方处签字或盖章，送货单上必须有质检人员的签名与盖章，经确认合格，数量一致时方可在需方签字并注明时间和日期，所开单据为五联单，其中红联和黄联由仓库留存，其余三联由供方带回。（目前要求仓库将白联留下来，用于打包之用）。,第二节 仓储管理常用单据作用与注意事项,必须填写供应商名称全称,时间必须填写,打包号必须填写,收据号必须填写,仓管员姓名和收货时间必须填写,送货员姓名和送货时间必须填写,第二节 仓储管理常用单据作用与注
5、意事项,（三）供方送货单：一式五联（第一联制单、第二联供方财务、第三联需方记帐、第四联需方检验、第五联需方仓库）（四）使用要求：1、供应商送货到仓库后，仓管员必须在一个小时内与厂家办好交接手续，做好系统接收。厂家送货单一式五联上要同时写上相应的收据号，签名盖章后，二、五联返回厂家，第四联检验留存，第一联随打包好的收料单上交核算员。如实收数量与送货单数有差异，可签实收，但必须有厂家业务员在五联单上套写的签名。2、仓管员根据送货单的不同状态（接收未入库、 已交货、已交货未打包）进行分类摆放，避免重复入帐。3、仓管员应在规定的时间内对已交货完毕的供方送货单进行打包。（三天之内）4、仓管员上缴的供方送
6、货单的打包号在一个月内必须是连续的。核算员必须对打包的连续性进行检查，对当月打包号不连续的供方送货单可拒绝接收并要求仓管员立即整改。5、仓管员每月三号之前必须将上月的单据装订归档。,第二节 仓储管理常用单据作用与注意事项,三、外协无工单入库申请表（一）一式二联：白联由供应商留存，绿联仓管员记帐联，凭此联在系统中进行无工单完成（委托加工）。1、外协厂家将加工后的产品送回物资仓库。此时厂家开具标准的供方送货单具，对于装配件完工入库开具无工单入库申请表。2、仓管员根据厂家实际到货的数量签收外协无工单入库申请表。3、在系统帐处理完毕后在备注栏中将“计划编号”填写上，并根据计划编号打印出三联 “委外加工
7、入库单”（二）作用：无工单是外协厂家从公司调料、进行加工，和公司结算加工费所开具的原始凭证。（三）注意事项：无工单与供方送货单一样，物料编码与描述要一致，由厂家在供方签字或盖章，书写要清楚规范，无工单上必须有质检人员的签名与盖章。,第二节 仓储管理常用单据作用与注意事项,四、生产领料单（一）作用：生产领料单是生产车间根据生产计划向仓库领料所开具的单据，可分为推式和拉式。（二）注意事项：1、推式领料单要严格按照任务发料，不得多发或少发；2、拉式领料单可以不按任务发料，可以按整个批次发料；3、所有领料单都必须有配送签字确认后方可做事务处理，不允许其他人员代签。4、实际领用数量栏有涂描现象应有责任人
8、签字；(仓管员自己签字无效）5、按每次实际上线的数量由领料人签字确认，多次上线的数量应每笔都有领料人签字确认；6、每天按实际发放的数量登记存卡、账本，在系统中进行帐务处理（注意帐务处理的及时性）；7、实际领用人栏内不允许有送料工代签字；,第二节 仓储管理常用单据作用与注意事项三、生产领料单：,（三）拉式物料领料单（包括辅料领料单）1、单据流程：拉式物料由分厂材料员打印单据，生产线填写需领料数量（需考虑物料最小包装）后交分厂成本监控签字，交物流配送人员严格按照填写数量进行配送。2、相关要求及考核：1）拉式领料单配送在仓库领料后，白联仓库留存，红联由分厂签收人员留存备查，黄联由配送保管。未按照要求
9、执行，给予对应责任人10元/单负激励；2）领料单配送在仓库领料后，配送人员须在12小时内将实物和单据传递至分厂。未按照要求执行，给予配送员10元/单负激励；,第二节 仓储管理常用单据作用与注意事项三、生产领料单：,（四）超定额领料单1、单据流程：1）超定额领料单（有对应物料报废）由分厂材料员打印单据，分别经材料员、线长、生产调度、分厂成本监控签字确认后，由仓管员发料；2）无报废超定额领料单由分厂材料员打印单据，分别经材料员、线长、分厂负责人、分厂成本监控、工厂成本主管签字确认后，仓管员发料。2、相关要求及考核：1）分厂单据由线体材料员保管备查（期限：2个月），未按照要求执行，给予责任人10元/
10、次负激励；2）推式物料超定额领料，必须按照签字流程执行，未按照要求执行，给予责任人20元/次负激励；,第二节 仓储管理常用单据作用与注意事项,五、通用领料单（一）作用：生产通用领料单是车间领用辅料所开具的原始单据，其他部门通用领料单是为了研发新产品或做售后服务到仓库领料所开具的有效证明，通用领料单可分为生产通用领料单和其他部门通用领料单。（二）注意事项：1、车间通用领料单必须有相关人员签字确认，方可做事务处理，在系统中做账户别名发放；2、其他通用领料单，海外营销领用必须有陈琚辉签字，否则不予发料，有相关领料人签字后做子库存转移（J011）；3、研发中心实验领用必须有相关人员签字，否则不予发料，
11、有相关领料人员签字后做账户别名发放；4、分厂晚班使用通用领料单领料，白联与红联一并交仓库，由仓库人员于次日白班将红联交对应分厂成本监控，由分厂成本监控协助仓库跟进生产线更换正规单据；5、晚班用通用领料单领用推式物料，通用领料单必须有线长或调度签字确认;6、必须在第二天上午十点之前将通用领料单换成正常生产领料单,若生产线拒绝换单,应将信息反馈到车间成本监控;7、通用领料单仅限于晚班领用因特殊情况急需物料，白班一律禁用通用领料单领用推式物料。白班使用、接收领料单并发料的分别给予线长、仓管员负激励100元、50元；8、生产线晚班通用领料单必须由分厂晚班负责人签字方可以领料。次日白班必须更换正规单据交
12、仓库进行账务处理，对于未能按要求及时更换单据的线体按照20元/次对线体负责人进行负激励；9、严禁晚班通用领料单领用铜制件及焊条类贵重物料，特殊情况需由分厂晚班负责人进行领料。对于晚班通用领料单领用上述物料情况分别按照100元/次对线体负责人及材料员进行负激励；10、仓库严禁使用通用领料单进行账务处理，对于分厂没有按照规定更换通用领料单的，仓库账务处理人员可凭工厂成本主管签字审核后的通用领料单进行账务处理，纳入分厂无报废超领进行激励。对于违反规定的给予50元/次负激励。,第二节 仓储管理常用单据作用与注意事项,六、换料单（一）单据流程：换料单由分厂材料员打印单据，材料员负责填写需换料数量、物料编
13、码、换料原因、物料厂家。换料单由材料员/领料人、巡检、对应采购人员、分厂成本监控签字后（换料金额超过1000元的，必须由分厂品质负责人、分厂负责人签字），连同实物送至相应仓库，由各仓管员签收白联，材料员留存红联以便后期物料到货后领用、黄联分厂成本监控留存备查。,第二节 仓储管理常用单据作用与注意事项,七、生产退料单（一）作用：生产退料单是车间因各种原因所不能完成的任务或月底清线向仓库清退物料的单据。（二）注意事项：生产退货单上必须注明退货原因并有品质人员签字且确保物料是合格的，仓库才予接收。（三）无任务退料单：一定要备注无任务退料原因。账务处理：从车间盘点仓退回物资仓（子库存转移）,第二节 仓
14、储管理常用单据作用与注意事项,八、相关单据审核人（所有的单据仓管员都要签字）,第二节 仓储管理常用单据作用与注意事项,九、未入库退货报告单（一）作用：未入库退货单是物料没有在系统中做交货处理，挂在接收中的物料或者挂在外租仓的物料因各种原因需要退回厂家时所开具的单据。（二）注意事项：开具未入库单据时要备注原因，相关供应商签字确认，仓管员签字，注明时间和日期，并由仓库主管审批方可。所开单据为五联单，其中仓库留红联和黄联，红联交财务对帐，黄联仓库留存，本单据由仓管员操作。1、供方单位；（必须是全称）2、退货日期（包括开单的具体时间）；3、物料编码（不允许多写或简写）、物料描述，单位；单位必须跟物料的
15、系统默认单位一致。4、退货数量（数量栏不允许出现加或减的现象）：必须是阿拉伯数字，不允许出现简写，例如10T。5、供方送货员；6、需方仓管员,第二节 仓储管理常用单据作用与注意事项,十、已入库退货报告单（一）作用：已入库退货单是物料已经在系统中做过交货处理，因各种原因所要向供应商退货所开的单据。（二）注意事项：开具已入库单据时要备注原因，相关供应商签字确认，仓管员签字，注明时间和日期，并由仓库主管审批方可。所开单据为五联单，其中仓库留红联和黄联，红联交财务对帐，黄联仓库留存，本单据由核算员操作。,第三节 单据保管,供方送货单：按单入帐，月底装订，由仓库保管。委外加工无工单：按无工单编号顺序装订
16、成册，月底统一上交核算员处。生产领料单/换料单/退料单：按线体装订，统一有所在仓库保管。未入库退货单/已入库退货单：按单据编码装订成册，单据编码要连续，不得间断。通用领料单：可单独装订，也可分类装订。,第四节 账簿和存卡,一、账簿（或存卡）的涵义账簿是由一定格式和相互联系的帐页所组成，用来序时地、分类地记录经济业务的会计簿籍。二、账簿（或存卡）的作用1、将分散的凭证资料进行归类整理，形成有用的信息；2、为编制会计报表和进行成本计算等提供资料；3、作为经济档案的保存，以备查分析。,第五节 记账技术,一、记账要用蓝黑墨水书写，不能用圆珠笔或铅笔，以保证账簿记录清晰耐久，便于日后查考。红笔只能限于冲
17、账、划线和改错时使用，不能够乱用。二、账薄应按页次编号，防止散失。记账时，应按页次逐页逐行登记，不能跳行隔页；如果发生了跳行隔页，应在跳行隔页的空白处用单红线划一对角线，并在摘要栏注明“作废”字样。三、摘要栏应简明扼要地写明经济业务的内容。金额栏的数字应填写清楚，易于辨认。字体大小应占每行账格的三分之二左右，以便于发生差错时更正。四、账页记完时，应在每页最后一行的“摘要”栏写上“转次页”字样，并结出借、贷方的发生额累计和余额；在下一页第一行的“摘要”栏中，写上“承上页”（或“接上页”）字样，将上页末的发生额和余额转入，然后在下一行开始登记新的业务。这样可以保持账页之间的登记的连续性，防止被任意
18、抽换。,第六节 记账错误的更正方法,账簿是重要的经济档案，应保持整洁。记账要力求正确清楚，万一发生记账错误，应按照规定方法更正，切忌乱涂乱改和刮、擦、挖、补，也不能用退色灵或修正液进行褪色更正。记账错误的更正方法：划线更正法、红字冲销法和蓝字补充法。一、划线更正法（红线更正法）1、定义划线更正法（又名红线更正法）：是指用划线注销原有的错误记录，然后在划线上面写正确记录的一种方法。2、适用范围划线更正法主要适用于记账当时发现的笔误，或结账前发现某一数字记错，但不影响下面一连串数字的计算。3、更正方法划线更正时，应用尺在写错的文字或数字是上划一道单红线，以保持账簿整洁和被划去的字体仍清晰可辨，然后
19、在划线上方空白处写上正确的文字或数字，并加盖更正人的印章或签名，以示负责。NOTE:遇到更正错误数字时，应注意将整笔数字划掉，不能仅划去其中的几个错误数字。,第六节 记账错误的更正方法,二、红字冲销法（又称赤字冲账法或红笔订正法）1、定义红字冲销法：是指用红字冲销或冲减原有的错误记录，以更正或调整记账错误的一种方法。2、适用范围（1）记账后发现原编会计分录中的应借、应贷帐户或金额错误：更正方法：第一步：先用红字编制一张与原来错误凭证相同的会计凭证，写明更正第几号记账凭证，并用红字登记入账，冲减原来错误记录；第二步：再用蓝字编制一张正确的记账凭证，重新登记入账即可。（2）记账后发现记账凭证上的应借、应贷无错，但金额多记，可用红字冲销法冲销多记金额。,第六节 记账错误的更正方法,三、蓝字补充法（补充登记法）1、定义蓝字补充法是指用蓝字编制一张补充凭证，补足帐户中少计金额的一种方法。2、适用范围该方法主要适用于“帐户无错，金额少计”的情况。,
