1、公文是公务文书的简称，通常指党政机关、社会团体、企事业单位和其它社会组织制发的文书。电子公文也称数字化公文，是运用计算机系统和现代信息管理技术制发的全数字化形式的公文。电子公文处理系统，由电子公文处理软件系统、硬件设施、传输网络以及相应的管理制度和现代信息管理技术所集成。第一节 党政机关电子公文处理的规定与要求一、电子公文处理的主要规定(一）党的机关电子公文的主要规定：1.中国共产党机关公文处理条例（中办发199614 号）。中共中央办公厅 1996年 5 月 3 日制发，共十二章四十条。2.公文主题词表。 中共中央办公厅秘书局 1993 年 5 月印发，1998 年 8 月重新修订。3.中共
2、中央办公厅，国务院办公厅转发国家信息化领导小组关于推进国家电子政务网络建设的意见的通知（中办发200618 号）。通知对电子政务网络建设的主要原则、建设目标、管理体制、工作部署和保障措施作了规定。通知规定，政务内网由党委、人大、政府、政协、法院、检察院的业务网络互联互通形成。用 3 年左右的时间，形成中央到地方统一的国家电子政务传输骨干网。四大办公厅和高院、高检分别负责政务内网中各自业务网络的建设和管理。(二）行政机关电子公文的主要规定：1.国家行政机关公文处理办法（国发200023 号文件 发布）。比原国家行政机关公文处理办法增加了两章十二条。增加了第五章发文处理、第六章收文处理和第八章公文
3、管理的内容。 提高了效力的权威。其中第五十五条规定:“公文处理中涉及电子文件的有关规定另行制定。统一规定发布之前，各级行政机关可能制定本机关或者本地区、本系统的试行规定。2.国家行政机关公文格式。国家质量技术监督局于 1999 年 12 月 27 日发布，2000年 1 月 1 日起实施。3.国务院办公厅关于实施国家行政机关公文处理办法涉及的几个具体问题的处理意见(国办函20011 号) 。针对各地各部门贯彻实施办法过程中提出的问题，对“意见”文种的使用、“函”的效力、部门及其内设机构的行文、联合行文的会签和用印等 11 个具体问题作了规定。4.国务院办公厅关于印发国务院公文主题词表的通知(国
4、办秘函1997350 号) 。要求各地各部门上报国务院及国务院各部委的公文，应按该主题词表的规定标注主题词 。5.国务院关于进一步精简会议和文件的通知（国发200030 号）。针对国家机关会议多、文件多，“文山会海”现象突出等现象，文件对精简会议作出 6 条规定，对精简文件作出 5 条规定，要求各省、市政府贯彻执行。6.国务院办公厅印发关于进一步加强公文审核把关工作的几点意见的通知(国办函200015 号) 。针对公文审核把关中存在的问题，根据国务院工作规则的要求，对公文审核把关应遵循的原则、分工和职责、以及有关要求等作了明确规定。7.国务院办公厅印发关于进一步做好公文处理工作有关事项的通知(
5、国办发20015 号) 。针对公文处理中互相推诿扯皮、效率不高等问题，主要对办文时限、协商会签等问题作出了规定。8.国务院办公厅关于印发全国政府系统政务信息化建设 20012005 年规划纲要的通知(国办发20015 号)。提出用三到五年时间，建立以“三网一库”（政府机关内部的办公业务网、国办与各地各部门联接的办公业务资源网、因特网，政府系统共享的电子信息资源库）为基本框架的我国政府系统政务信息化枢纽框架。由国务院办公厅牵头，信托电子认证、电子印章、数字签名等技术，逐步实现会议通知、正式公文、领导讲话、工作简报等无纸化传输。9.电子公文传输管理办法(国办函200365 号通知附件)，办法规定：
6、机密级以下（含机密级）内事请示性公文，通过全国政府系统办公业务资源网传输。电子公文是指通过国务院办公厅统一配置的电子公文传输系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。电子公文传输系统包括：密码设备，公文发送、接收管理系统软件。配置：彩色激光打印机。电子公文传输系统配用的密钥（公章密钥库盘）、系统管理卡，由中办机要局制发；公章卡、用户卡由国务院办公厅负责制发。各地区、各部门的电子印章由国务院办公厅统一制作、颁发，不得擅自制作使用。对电子印章的管理等同于实物印章。10.国务院办公厅转发国家网络与信息安全协调小组关于网络信任体系建设若干意见的通知(国办发200611 号)。强调要规范和加强电子认
7、证工作。国家密码管理局要会同有关部门，尽快制定电子政务活动中使用电子签名、数字电文的具体办法，研究制定电子政务认证的规范性技术文件，明确协议标准，统一应用接口、规范服务模式，加强对电子政务认证工作的指导，实现电子政务电子认证的安全可靠、互通互认。（三）法律法规和国家标准：1.中华人民共和国电子签名法（2004 年第十届全国人大代表大会常务委员会第十一次会议通过 2005 年 4 月 1 日起施行）第一次以法律的形式、规定了数据电文、电子签名与认证的办法。强调“可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力。”第三十五条规定“国务院或者国务院规定的部门可以依据本办法制定政务活动和其他社会活动
8、中使用电子签名、数据电文的具体办法。”2.电子公文归档管理办法（国家档案局令第 6 号，自 2003 年 9 月 1 日起施行）对电子公文收集、归档的范围、期限、内容、交接、载体、技术要求和管理、销毁等作出了明确规定。3.电子政务数据元 第 1 部分：设计和管理规范 （中华人民共和国国家监督检验检疫总局 中国国家标准化管理和会 2004 年 4 月 5 日发布 2004 年 10 月 1 日施行）。规范根据机关人员的职责，对电子公文处理中各个业务流程和协作流程和职责流程都作了设计和规范，对 OA 系统电子公文处理软件的设计的应用具有很好的指导作用。4.XML 在电子政务中的应用指南（中华人民共
9、和国国家监督检验检疫总局 中国国家标准化管理和会 2005 年 2 月 18 日发布 2005 年 5 月 1 日施行）。指南对电子公文的发文处理、收文处理的过程和应用需求作了场景分析；在技术方案方面，对公文数据元表示、公文内容要素的表示、公文交换与形式定制、公文处理流程控制、公文检索作了文字和技术规范。但与中办、国办的公文处理规定尚未很好地衔接，制定出来以后怎么抓落实无具体措施。5.基于 XML 的电子公文格式规范第 1 部分：总则 （中华人民共和国国家监督检验检疫总局 中国国家标准化管理和会 2005 年 2 月 18 日发布 2005 年 5 月 1 日施行）。这一规范总则部分对电子公文
10、的范围、引用文件、术语和定义、缩略语、基本要素、特性、处理过程以及标准各部分内容和相互关系、电子公文 XML 描述规则及描述作出了原则规定。6.基于 XML 的电子公文格式规范第 2 部分：公文体 （中华人民共和国国家监督检验检疫总局 中国国家标准化管理和会 2005 年 2 月 18 日发布 2005 年 5 月 1 日施行）7.电子政务主题词表编制规则（中华人民共和国国家监督检验检疫总局 中国国家标准化管理委员会 2004 年 4 月 5 日发布 2004 年 1 月 1 日施行）。这一编制规则标准对电子政务主题词表的范围、术语和定义、一般要求、详细要求、管理及修订作了具体规定，对规范电子
11、政务主题词表的制定将起到一定作用。但与中办、国办的公文主题词表的编制规则需要很好地衔接，党政机关电子公文的主题词表编制目前并未按此规则执行。二、电子公文文种及其正确运用（一）党的机关公文文种及其运用1.决议用于经会议讨论通过的重要决策事项。2.决定用于对重要事项作出决策和安排。3.指示用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求。4.意见用于对重要问题提出见解和处理办法。 5.通知用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项。6.通报用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情
12、况。7.公报用于公开发布重要决定或者重大事件。8.报告用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问。9.请示用于向上级机关请求指示、批准。 10.批复用于答复下级机关的请示。11.条例用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度。12.规定用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。13.函用于机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。14.会议纪要用于记载会议主要精神和议定事项。（二）行政机关公文文种及其运用1.命令（令） 适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布重大强制性措施；嘉奖有关单位和人员。2.决定 适用于
13、对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。3.公告 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。4.通告 适用于公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项。5.通知 适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。6.通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。7.议案 适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。8.报告 适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。9.请示 适用于向上级机关请求指示、批准。10.批
14、复 适用于答复下级机关的请示事项。11.意见 适用于对重要事项提出见解和处理办法。12.函 适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。13.会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项。三、电子公文的行文规则与要求(一)确有必要，注重实效的规则。1.能不发的尽量不发；2.能以部门发文的不请求党委、政府或办公厅（室）发文；3.能联合发文不有关部门单独发文；4.传达上级文件不照搬照抄； 5.文字尽可能精炼，篇幅尽可能短小。存在问题：文件多、文字长；部门文件党委、政府发。 （二）主办为主，充分协调的规则。公文中请示本级党委、政府或上级党委、政府的事项，涉及其他部门职责的
15、，或需要联合行文的：1.主办部门主动征求有关部门意见，协办部门要积极予以配合；2.意见不一致时，主办部门主要负责人要出面协调；3.仍不一致时，主办部门应列明理由和依据，经有关部门主要负责人会签后，上报党委、政府协调处理。存在问题：不协调、难协调、矛盾上交；主要负责人出面少；不说明理由。 (三）按隶属关系和职权范围行文的规则。1.党委、政府不越级受理上行文；上级机关不越权行文处理属下级职权范围的事项；下级机关职权范围的事项不应请示上级，不制发与上级规定相悖的公文。2.在发文机关和行文内容上不得超越权限。3.在行文方向上，要注意上行文、下行文和平行文的使用对象。4.在文种的使用上，要注意各文种的适
16、用范围。函、意见可以上行（函的上行是指级别低的机关向不相隶属的级别高的机关行文，与下级机关向有隶属关系的上级机关行文有区别）、下行和平行；通知、纪要可以平行和下行；议案一般平行；报告、请示上行；其余 6 类 7 个文种下行。（四）明确时限，按时办文的规则。1.在规定时限办文或按时回复，不能回复的，要说明理由；2.部门之间征求意见或会签文件时，协办部门应在 5 个工作日内予以回复，特殊情况不能回复的，应主动与主办部门联系，否则为失职，主办部门可视其为无意见而继续办文；3.各地各部门请示党委、政府批准的事项，应提前上报，一般事项不少于两周，紧急事项不少于 5 个工作日，特别紧急的事项，应在文中说明
17、紧急的原因和本部门办理的经过。存在问题：不明确时限；不按时办文；不说明原因。（五）“请示”应一文一事的规则。1.一般只送一个主送机关；2.请示问题涉及其他部门的，用抄送形式；3.请示不能同时抄送下级机关。 存在问题：一文多事、多头主送。（六）政府部门一般不向下级政府行文的规则。1.党委、政府各部门除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下级党委、政府正式行文；2.如需行文，应报请本级党委、政府批转或由本级党委、政府办公厅（室）转发。3.特殊情况确需向下一级党委、政府行文的，应报经本级党委、政府批准，并在文中注明经党委、政府同意。存在问题：对下级党委、政府行下行文；未经批准越
18、权正式行文。（七）党委、政府部门内设机构一般不对外行文的规则。1.部门内设机构除办公厅（室）外，不得向本部门机关以外的其他机关制发政策性和规范性文件，不得代替部门审批下达应由部门审批下达的事项；2.部门内设机构与相应的其他机关进行工作联系，只能以信函的形式行文。存在问题：越权行文、越权审批。（八）上行文由主要负责人签发的规则。1.各地、各部门主送党委、政府的请示、意见、报告，必须由发文单位的主要负责人签发；2.主要负责人指各级党政机关的正职或主持工作的负责人；3.特殊情况（主要负责人处出学习、考察或离职）可由主持工作的负责人签发，发文单位应随文书面说明情况。平行文、下行文未经主要负责人授权（文
19、字或口头），副职也不应签发。存在问题：多个副职签发文件；或主持工作副职签发不说明原因。四、电子公文格式及要素标识。公文格式是电子公文的门面和形象，要素的标识准确与否直接反映行文规则和行文关系，影响电子公文处理的质量和效率。（一）电子公文版式分为眉首、主体、版记三大部分，由 16 个基本要素组成：1.眉首部分(1)公文份数序号；(2)秘密等级和保密期限；(3)紧急程度；(4)发文机关标识；(5)发文字号；(6)签发人。2.主体部分(1) 公文标题；(2)主送机关；(3)公文正文；(4)附件及说明；(5)成文日期；(6)印章；(7)附注。3.版记部分(1)主题词；(2)抄送机关；(3)印发机关和印
20、发日期。根据中办、国办要求，目前省市党委、政府的上行文已经加印二维条码这一要素，省以下党委、政府的公文也要逐步增加这一要素。这样，公文版记部份共有 4 个要素，一个完整的公文将由十七个基本要素构成。(二)在公文格式方面，要掌握各个要素的位置和具体的标识要求。要素标识发生错误，就会违背行文规则、违反行文关系，影响行文效果。(三)要注意印章的位置和用印要求。只盖一个印章的单一机关发文：1.落款处（成文日期之上）不署发文机关名称，只标识成文日期。2.成文日期横向距离右空 4 字，纵向距离依印章的大小而定，其标准为印章加盖在成文日期上，上距正文 1 行之内。3.“下套”方式：适用于带有国徽、印章下弧没
21、有文字的印章。加盖时印章的图案和文字不压成文日期，仅以下弧压在成文日期上。4.“中套”方式：适用于印章下弧有文字的印章。印章的中心线压在成文日期上。两个印章的位置和用印要求：联合行文的用印：两个单位联合 行文应将成文日期拉开，左右各空 7 字，主办单位印章在前，两个印章均压成文日期，相距不超过 3 MM。三个以上印章的位置和用印要求。联合行文的用印：三个以上单位联合行文，上行时，行文单位都要署单位名称，将印章加盖在单位名称上；印章每排最多 3 个；最后 1 排的 1 个或 2 个印章，应居中排布；成文日期标识在最后 1 排印章之下空 1 行的位置，右空 2 个字。只采用一种加盖方式；每排印章的
22、中心线对齐。（四）要掌握公文的特殊格式和特殊要求。 令的格式1.发文机关应用全称；2.令号居中，在发文机关之下空 2 行标识；3.正文在令号之下空 2 行位置标识；4.签发人亲笔名章在正文之下空 1 行右空 4 字位置标识；5.签名章之下空 1 行标识成文日期； 6.版记格式不分主送、抄送，用分送；可不标主题词。 信函格式1.发文机关一般用全称，后不加文件二字；2.在发文机关 4MM 之下印一条上粗下细的武文线，在距下页边 20MM 处印一条下粗上细的文武线，线的长度为 170MM；3.份数序号、秘密等级、紧急程度标在武文线下左上角顶格，发文字号标在武文线下右上角顶格。(五)党政机关电子公文文
23、件格式的区别:1.公文份数序号，党的机关要求秘密公文应当标明份号；行政机关要求机密以上公文应当标明份号。2.秘密等级、紧急程度两要素，行政机关公文在首页的右上角顶格第一、第二行标识；党委机关在首页的 左上角顶格第一、第二行（无份数序号时）或第二、第三行（有份数序号时）标识。3.发文机关标识，党的机关既可用发文机关名称加“文件”两字或者加括号标明文种组成；行政机关规定用发文机关名称加“文件”两字组成。4.眉首部分的红色反线，党委机关的公文中间断开，当中有五角星；行政机关中间无五角星，红色反线不断开。 5.联合行文，行政机关要求只能标注 1 个机关的发文字号，党的机关要求一般只标注1 个机关的发文
24、字号，特殊情况下，可增加联合发文机关的发文字号。6.上行文的眉首部分，党的机关采用小版头，行政机关现规定要用大版头（约占首页五分之三）。7.主送机关，党的机关公文的决议、决定、条例、规定等不标明主送机关，通常用附注标明发放范围或在版记部分用“发”字标明发放范围；行政机关公文的令、纪要、意见（省政府规定）不标明主送机关；用分送标明主送、抄送范围。 8.公文的成文日期，党委机关用阿拉伯数字标识；行政机关用汉字标识。其中，党的机关的决议、决定、条例、规定的成文日期加括号标注在公文标题下方居中位置。9.印章，党的机关公文规定会议纪要和印有特定版头（指印刷厂印制的红头文件）的普发性公文可以不加盖印章；行
25、政机关公文会议纪要可以不加盖印章。10. 主题词，党委、政府机关分别有不同的要求。上报党委的公文按党委机关的主题词要求标识。11.党的机关公文标识有“共印 XX 份”；行政机关不标识这一要素。此外，用纸要求也不一致，行政机关要求用 A4 纸，党的机关目前仍采用 16K 纸型。五、电子公文处理中应注意的问题（一）防止请示与报告不分。为防止请示、报告不分的现象，需要对请示、报告的联系与区别加以界定。1.联系：同属上行文，都是下级机关向上级机关行文。不能用于平行或不相隶属关系机关的行文。2.区别：一是两者的作用不同；二是行文时间不同； 三是内容和结构不同； 四是上级机关处理的方法不同。（二）注意函与
26、批复的运用。函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项.函具有与其他主要文种一样的法定效力。 批复适用于答复下级机关的请示事项。只适用于上级对下级行文。平行关系和不相隶属关系机关、部门之间行文，只能选用“函”和复“函”文种，不得用“请示”和“批复”文种。(三)正确使用意见文种。“意见”是行政机关新增加的文种，适用于对重要问题提出见解和处理办法。意见可平行、下行和上行。“意见”上行时，应按照请示性公文的程序和要求办理。上级机关一般应给予答复。“意见”下行时，有明确要求的，下级机关应遵照执行；无要求的，下级机关参照执行。 “意见”平行时，发文机关提出的意见仅供对方参考
27、。（四）首页必须显示正文。为防止变造公文，要求公文的首页必须显示正文，当发文机关、主送机关较多，以至首页不能显示正文时，可以采取以下办法变通： 1.公文标题中可以不标明发文机关；2.将主送机关移至版记部分置于抄送之上； 3.适当缩小发文机关标识中发文机关的字体；4.适当缩小首页的字距、行距。 采取以上办法中 1 种就可以达到目的，则不应采取两种方法。（五）印章应与正文同处一面。 为了止伪造公文，公文落款（印章）必须与正文同处一面，不应再采取“此页无正文”的办法处理。采取的办法主要是加大或缩小公文的字距和行距。（六）把握联合行文的会签和用印。1.一般由主办机关首先签署意见，协办单位依次会签。2.
28、一般不使用复印件会签。3.行政机关联合向上行文，为简化手续和提高工作效率，由主办单位加盖印章即可。（七）注意联合行文的排序和发文字号。1.行政机关行文，主办机关排列在前。2.行政机关与同级或相应的党的机关、军队机关、人民团体联合行文，按照党、政、军、群的顺序排列。3.行政机关联合行文，标注主办机关的发文字号；与其他机关联合行文，原则上应使用排列在前机关的发文字号，也可以协商确定，但只能标注 1 个机关的发文字号。(八)规范内部公文运转的程序方法。 一是在办公机关内部，公文应当由秘书部门统一签收、审核，进行分类处理。1.直接办件交有关业务处室处理；2.阅件分送有关领导和相关处室传阅；3.转办件转
29、出同时抄送有关领导和相关处室，并告来文单位与承办部门联系；4.除上级机关负责人直接交办的以外，不得以机关的名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”、“报告”。存在问题：多头收文；审核不严；“好办”先办、麻烦的推诿；转办件不抄告来文单位；擅自向领导个人报送请示性公文。二是发文时，应当分口拟办，统一核稿、审批。A.业务处（科）起草、初审；B.综合（秘书）处（科）核稿；C.送办公厅（室）或党委、政府分管领导审批；D.公文内容涉及全局或党委、政府几个分管领导的，视情送党委、政府秘书长、办公厅（室）主任审阅或审批，必要时送省（市、县）委书记、省（市、县）长审批。E.公文印好后，须由“第一读者”核阅无误
30、才能发出。存在问题：不经核稿、直接送批；职能交叉时未送主要负责人审签；发文前未核阅。三是区别情况，适当退文。A.越级来文；B.属于部门职权范围的来文；C.未按规定由主要负责人签发的来文；D.需要协调未经充分协调，又未说明理由的来文。四是控制数量，精简文电。A.上级来文需向下传达的，一般应原件翻印；需要相应发文的，应着重提出贯彻意见，避免原文抄录；B.上级党委、政府部门来文，原则上由相对应的部门行文或联合行文；C.各种议事协调机构，党委、政府只在成立或其主要负责人调整时发文；D.党委、政府发文表彰的原则上为省级劳模和某些特定的表彰对象；其余确需表彰的，可批复给有关部门自行表彰。 第二节:电子公文
31、处理系统的设计与操作电子公文处理系统包括收文、办文、发文（传输）办理和存档等环节。在电子政务 OA平台中充分利用计算机和网络技术、复印、扫描和刻录等技术，逐步实现电子公文业务处理的网络化、智能化、规范化和“无纸化”管理，是开发设计和操作应用应当努力达到的目标。一、电子公文处理系统的主要特征（一）系统与网络支撑。电子公文的制作采用数字代码记录，需要借助计算机及其一定的计算机程序才能完成。电子公文的传输、查询和共享，必须借助于计算机通信网络（党务、政务网络，广域、局域网等）及其硬件平台作支撑。我国电子政务的总体框架结构正在由“三网一库” 向政务内外网结构转变，电子公文处理已经具备良好的基础网络平台
32、。电子公文已经从单机公文管理时期和局域网、广域网办公自动化时期向信息高速公路时期发展，公文处理软件系统和电子版式、数字化印章、电子签名等技术日趋成熟，安全型电子公文正在取代普通电子邮件公文，多媒体信息一体化、公文格式标准化、安全认证规范化、阅读设备智能化，多层次、大规模、大范围“无纸化”公文处理的时代已经到来。（二）大容量与智能化。随着光存储、磁存储、缩微、多媒体和局域网存储等现代信息存储技术在电子公文处理系统的广泛运用，电子公文已经实现了高密度、大容量、小型化和文字、图形、数据、图像、语音等各种信息的有机组合和一体化处理。由于电子公文的存储介质主要是光盘、磁盘和磁带，其存储密度极其巨大，以人
33、们通常难以想象的天文数字般的海量存储，有效地节省了存储空间，便于存放、检索、复制和传输，为公文的智能化处理提供了可能。又由于现代信息管理技术的广泛运用，电子公文处理系统完全能够实现材料采集、文字图像输入、版式生成、要素标识、审核流程、数字印章、传递发送、整理归档、限时办理、来文提示、退文警示多节点、全过程的智能化自动处理。（三）便捷式与高效率。公文处理人员工作界面的流程和操作方式的简化，一道程序、一次点击就能够完成纸质公文多道程序、多个人次才能完成的工作量。同时，文字、表格、图像、数据和语音输入、编辑和输出，具有多种功能和方法，能够方便具有不同计算机操作能力的人员使用。高效率则主要体现在收文、
34、办文、发文和归档管理的高效运作。收文阶段，计算机对来文的登记、分发、阅审、办理、归档等多个环节自动进行显示、排序、查询和流程跟踪。办文阶段，计算机可以完成拟稿、会签、核稿、送审、签发等多道程序，并对办文过程进行流程跟踪监控。发文阶段，利用网络实现全方位、远距离高速传送。归档阶段，利用计算机高速的运算能力以及强大的逻辑判断能力，实现归档公文的自动编号和比对查询，在档案信息库中多条件（按年度、按性质、按文号、按主题词、按来文、收文或发文单位）高速检索，迅捷、准确地获取所需公文信息。（四）集成与互联共享。通过计算机系统和多媒体信息技术，有效地把文字、数据、图表、图像和语音等图文信息、音频信息和视频信
35、息等不同媒体形式的信息集成在同一个电子文档中，实现多种信息在同一公文中的数字化、一体化处理。计算机网络系统可以对公文的起草、审核、发送、归档进行自动化、日常化、一体化管理，全过程跟踪，使得公文处理与档案管理集成为一个整体。互联与共享，体现在公文处理网络的上下左右全方位沟通、相互匹配和公文信息不受时空限制的共享性。在技术防范不致公文信息泄密的前提下，人们可以通过公文数据库系统和计算机检索技术以及相应的权限，能够同一时间、同一地点或不同时间、不同地点共同检索、阅读和使用电子公文信息，这种超越时空限制、众多的用户资源互联共享的特点，使得办文时的征求意见、会签公文和联合行文变得简便易行，网上办公、网上
36、审批得以广泛运用，公文处理的效率明显提高。二、 电子公文处理系统的构成要素从广义公文和办公自动化角度分析，电子公文处理系统构成要素主要有以下几个方面：（一）电子公文处理的内容。就电子公文本身而言，需要处理的内容，既包括党政机关、企事业单位、群众团体等组织在办理公务中形成和使用的通用公文，也包含军事、政法、外交等领域使用的军事类、司法类、涉外类等专用公文。这里的通用公文和专用公文，既有人们日常所称的党政机关的政策性、规范性“红头文件”，这是主体部分、核心内容；同时，还有信息类、简报类、信函类、礼仪类和讲话类等非政策性、规范性公文，这部分内容面广量大、十分繁杂。（二）、电子公文软件系统。从所需的系
37、统软件来看，公文交换（上下左右、互联互通）软件系统、收文办理（签收、登记、审核、拟办、批办、承办、转办、催办、退文、统计、归档）系统、发文办理（草拟、会签、核稿、签发、复核、编辑排版、用印、登记、打印输出、发送）系统和文档一体化管理（自动编号、加载上网、入库储存、利用管理）系统环环紧扣。系统控制（权限控制、流程控制等）、安全防范（防病毒、防伪造、加密等）软件系统和电子版式及电子印章（自动排版、数字认证及数字化印章、自动打印等）软件系统缺一不可。（三）电子公文的硬件设施和传输网络。硬件设施：配置必要的计算机及打印、扫描、复印等办公设备，相应的设备应当能够具备键盘输入、语音输入、手写输入、扫描输入
38、和网上直接下载、复制、粘贴等功能。电子公文的传输网络主要包括党政机关 OA 网和传输网络（“三网一库”等）。我国党政机关 OA 网已经发展到第三代以知识管理为中心的办公自动化系统，它以网络为基础，以工作流过程中每一单元、每一人员运用知识的自动化为主要技术手段和以 Email、文档数据库管理、复制、目录服务、群组协同工作等技术作支撑，实现公文处理工作流过程中的自动化，能够在恰当的时段、将正确的知识准确无误地提供给所需要的人员，实现访问专家、查找资料、寻求信息的自动化处理，为公文处理人员提供有效的决策支持。电子公文传输网络则包括数据通信网络（电子政务网络）、邮件服务器（由服务器、操作系统、邮件系统
39、杀毒软件等组成）、邮件发送和接收客户端（主要包括 PC 机、加密机、彩色打印机、操作系统、邮件收发程序、公文制作软件、电子印章、杀毒软件等）等网络设施。（四）电子公文管理制度、操作规范和处理人员。 电子公文处理应当执行中国共产党机关公文处理条例、国家行政机关公文处理办法和中央、国家机关相应的公文格式标准和有关规定，建立电子收文、发文、交换和文档一体化等管理制度。同时，针对电子公文的特点，制定相应的制作排版、电子用印、网络传输、加密控制、流程控制、权限控制和备份等技术规范，防止公文处理程序失控、泄密和网络瘫痪现象的发生。国家要加快电子公文法律法规的建设,在全国范围内实行公文版式、电子用印等技术规
40、范的统一和标准化。电子公文对文秘人员和签发公文的领导同志提出了新的要求，不但要熟悉公文处理的基础知识，还应掌握基本的计算机操作技能和打印、复印、扫描、发送等技能，并应了解相应的网络、传输和安全保密等知识。对开发、管理和维护等技术人员也提出了新的要求，这些技术人员不但要懂技术，也就了解和掌握相应的公文种类、行文规则、收文、发文程序、方法和要求等公文处理基础知识。三、电子公文收文办理系统的设计与操作电子收文办理系统主要是处理秘书部门收取的公文、电报、信函以及其他文字材料，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办、分发、归档、销毁等环节的全过程管理。收文应当能够自动存入文档数据库，实行文档一体化
41、管理。在电子政务 OA 平台中充分利用计算机和网络技术、复印、扫描和刻录等技术，逐步实现收文办理业务的网络化、智能化、规范化和“无纸化”管理，以加强上下之间、部门之间和秘书人员之间的协作与信息交流，提高收文办理工作的质量与效率，是电子公文收文办理阶段应当努力达到的目标。（一）电子公文收文办理主要业务流程设计。电子公文收文办理是指党政机关对上级机关、下级机关和不相隶属机关报送本机关的电子公文，按照公文处理规定的流程和要求进行办理的过程。包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办、分发、归档等环节，并与办文环节相衔接，实行文档一体化管理。其在 OA 系统的主要业务流程如下：1.收文分文流程设计一
42、:2收文分文流程设计二:3.收文办理的程序设计和操作方法。办公厅（室）秘书部门负责电子来文的统一签收、审核和登记。设计收文软件程序时，应明确只有拥有收文登记权限的用户才能签收、审核、登记公文，防止出现多头报送、多头收文情况发生。（1）电子公文收文签收、审核和登记程序的设计和操作。电子公文签收是指收件人收到电子来文时，按规定的程序和要求进行电子收文签名，并通过计算机自动在第一时间向来文单位发送电子回执的过程。电子收文人员在收到电子公文时，应当按照国家行政机关公文处理办法第三十一条的规定，进行审核。符合公文处理规定的来文，进入收文登记程序；需作退文处理的，经办公厅（室）负责人批准后，退回呈报单位，
43、但应向来文单位发送退文回执、说明退文的理由。A.收文登记输入的基本要素。收文登记是收文办理的基础环节，设计登记软件程序和登记操作时，要充分考虑收文办理、传阅、查询、催办和存档等环节工作的需要，尽可能利用计算机和网络系统的强大功能，将各个环节需要的各类要素一次性输入，为公文的快速有效处理和文档一体化管理奠定基础。电子公文收文登记的基本要素包括：来文的发文字号、来文性质（办件、阅件、退件）、登记流水号、来文单位、登记人、公文标题、紧急程度（普通、急件、特急，明传电报为：平急、加急、特急、特提）、归档类型（不归档、待归档、直接归档）、文种、查询级别、秘密等级、收文时间、交办时间、办理期限、主题词、主
44、办单位、传阅单位、分发范围、来文摘要、备注等。上述各类登记要素，可根据本单位电子公文设计需求适当增减。B.电子公文收文登记的功能设计和要求。一是支持多种登记录入方式。二是具备增加、删除、修改、保存和关闭功能。三是具备电子正文和附件引入功能。系统支持扫描件（纸质来文经扫描仪转为 tiff、pdf、jpg 等多种通用格式）、文本公文（下属部门上报的电子公文中包含 TXT 文本格式）、Word、WPS、S2、S72、PS2、S92 等常见公文排版格式，并支持上述格式公文在线查阅功能。四是支持来文编号规则，由计算机自动分配，防止多人同时登记的抢号现象，避免重号、漏号和跳号。五是对从公文交换平台或电子邮
45、件中自动登记的来文，系统自动给来文单位发送签收回执。六是登记人员可根据来文的性质选用相应来文办理单、填写退文通知单后由系统自动退回。七是系统具有查阅与收文审核有关的公文和资料的功能，为收文登记人员审核来文提供相关信息支持。（2）电子公文收文拟办、批办程序的设计和操作。收文拟办、批办是党政机关秘书部门在收文办理阶段的一项重要业务工作。通常秘书部门拟办人员对经审核符合公文处理有关规定的来文，应及时提出拟办意见送负责人批办或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理的时限。拟办人员发现不符合公文处理有关规定的来文，经批准可退回收文登记环节，按规定程序进行退文处理。
46、设计拟办、批办程序时，系统应支持拥有收文拟办、批办权限的人员查看公文处理单、电子公文的正文和附件、拟办意见和公文去向、流程记录，可以打印公文处理单、电子公文的正文和附件的功能。拟办、批办过程各环节的功能设计和操作方法为： A.提出拟办意见；B.确定承办单位；C.确定办理或督办、催办的时限，并在“拟办意见”栏目中表明；D.传送给秘书部门领导审核；E.报送办公厅（室）领导批办；F.送处（科）办理；G.送部门办理；H.抄送和传阅；R.反馈拟办、批办意见。来文经拟办、批办后，秘书部门在发送给相关部门、单位办理或相关人员传阅的同时，系统自动将拟办、批办意见反馈至来文单位。（3）电子公文收文承办程序的设计
47、和操作。负有承办公文职责的部门和处（科），接收到承办公文时，应指定人员负责，在规定时限内完成承办任务。认为不属于本单位职权范围的承办公文，应当及时提出意见，经系统退回到交办的秘书部门。收文承办系统一般应支持拥有收文批办、承办、协办权限的用户，随时查看公文处理单、电子公文的正文和附件、各环节的办理意见和公文去向、流程记录的功能；可以打印公文处理单、电子公文正文和附件的功能。但系统只支持当前办理人有权限办理公文、填写办理意见，参与公文办理的人员只能在公文流转过程查阅、打印、监控公文办理情况。电子公文收文承办环节可按以下程序设计和操作：承办人员点击文档链接可以进入公文办理窗口,系统能够提供可靠的信息
48、支持。A.查看公文处理单、电子公文的正文与附件的内容，系统已有的承办意见和流程记录；B.审核拟办意见的内容和收文登记的基本信息；C. 提出承办意见；D.打印承办公文视图、公文处理单和电子公文的正文与附件；E.承办人员完成任务后，按照设定的流程进行发送操作，提交下一承办理人继续公文承办流转；F.授予退回操作的办理人，可以填写意见，进行退回操作，将公文退回给上一办理人继续承办；G.授予转办操作权限的办理人，在审核完成文稿并填写完成意见后，可以不按照原设定流程，转发给其他人办理。（4）电子公文收文善后处置功能设计和操作。电子公文办理办结后,系统应支持对收文办理、收文归档、收文查询、收文统计等情况作善
49、后处置，能够提供办结公文视图，显示当前登录用户参与并已办理完结的公文信息，包括序号、公文标题，可以查看、打印办结公文视图，点击文档的链接可以查看公文阅办单、登记信息、电子公文的正文和附件、各环节的办理意见和办理过程流程记录等信息，可以打印公文处理单、电子公文的正文和附件等内容。四、电子公文发文办理系统的设计与操作电子发文是电子公文处理的另一重要环节。电子发文办理系统主要是处理秘书部门发送的公文、电报、信函以及其他文字材料，包括拟稿、审核、会签、核稿、签发、复核和缮印（编号）、排版、校对、用印、登记及分发、归档等环节的全过程管理。发文应当能够自动存入文档数据库，实行文档一体化管理。在电子政务 OA 平台中充分利用计算机和网络技术、复印、扫描、刻录等技术，逐步实现发文办理业务的网络化、智能化、规范化和无纸化管理，以加强办文处（科）、办文人员之间和上下之间、部门之间的协作与信息交流，提高发文办理工作的质量与效率，是电子公文发文办理阶段应当努力实现的目标。（一） 电子公文发文办理业务流程设计一:（二）发文办理的程序设计和操作方法。通常办公厅（室）业务处（科）负责电子发文
