1、去年秋季，参加了一次工作坊，主题是“大学的电子邮件礼节” 。内容很多，美国留学套磁信的格式介绍，我只整理我自己犯过错误的地方。1. 邮件主题(subject)不需要写自己的名字。名字是在邮件系统设置里设定好的，在发件时会替换显示实际地址，所以无需在主题里再写一遍。2. 在第一封邮件中称呼对方，两种正式的方法如下。其他的方式都是错误的。(例如Prof.、Hello、全名云云)Dear Dr. * /Dear Professor *(*是姓)3. 收到回信后，可以根据对方的落款，决定下一次如何称呼。如果对方落款只有名字(first name)，那么下一次可以用名字称呼。如果对方落款是全名或是名字缩
2、写，那么下一次仍然要用正式称呼。不过，在任何时候，用正式称呼都是保险的。4. 正文的第一句话必然是介绍自己。这句话必然要遵循这个格式：My name is * (全名)，and I am 例如：My name is Jeremy Bentham, and I am a graduate student at the Queens College, Oxford.5. 正文的第二句话必然要解释自己是如何知道对方的。分三种情况：有人推荐;无人推荐; 两人原本相识，但很久没有联系。6. 接下来便可以提出问题或请求了。这个部分遵循的法则叫做“消极的礼貌”(negative politeness)。常用
3、的策略有：主动提及对方非常非常忙碌，可能没有时间满足自己的请求( 也就是给对方一个台阶 );多用 if 句;多用过去时态。7. 多用 I was wondering if(一定要用 was，而不是 I wonder 或 I am wondering)。8. 多用 would it be possible，以便从语法上规避直接牵涉到“人” ，这样可以减轻对方的压力。例如：(隐含的意思在括号里，但不可明写出来 )Would it be possible (for you) to arrange an appointment (for me) some time?9. 美国留学套磁时避免使用 I w
4、ant 和 I would like，实在要用，就用 I would love。最坏最坏，也要用 I wanted 代替。10.美国留学套磁时避免使用“please ”，因为“please ”暗含了自己的期望，给对方压力，是不礼貌的表达。11. 提出请求后，一定要论证自己的请求是合理的。常用的方法是：展示自己已经做了大量的前期工作，实在是迫不得已，无路可走了，才来求人。或者，要表明自己对对方的工作了如指掌，而请求正是建立在这种了解之上的。12. 结尾必然要感谢。最正式的表达是：Thank you, and I look forward to hearing from you.13. 落款之后的正式礼节问候是： Sincerely; Best wishes; Best regards。其他的都不甚正式。Source: Olinger, A. (with assistance from Avineri, N. & Gray M.). Email Etiquette at the University. A Workshop of the UCLA Graduate Writing Center. October, 2010.美国留学套磁信的格式介绍，希望对美国留学的学生有所帮助。
