1、Excel 2002 方便易用的“数据透视表” 在使用Excel中的“数据透视表”分析数据时，您是否曾感觉到困难？这篇文章就告诉您如何从基本的数据开始，创建数据透视表、从不同视角分析数据并得到不同的数据汇总报告。本文使用的案例文件是关于销售人员、产品、定单以及客户名单的数据，当然，您可以将分析的技巧应用于任意形式的数据源。例一、比较销售人员第一步、创建数据透视表打开包含销售人员信息的源数据，“图一”是数据透视表所需要的一些源数据记录，如果您想了解整个数据情况，请下载此文章的案例文件。. 图 1 在源数据中，选中任意一个单元格。 点击“数据 ”菜单“数据透视表和数据透视图”。则出现数据透视表向导
2、。(图1、图2)图 2图 3根据向导提示创建数据透视表由于我们的数据来源于 Excel 本身，所以我们 选择 Microsoft Excel 数据列表或数据库，点击下一步（图 3） 在第二步选定区域中输入数据源!$A$1:$E$800 （图 4）图 4在输入完数据源区域后，点击下一步进入向导第三步。 选择新建工作表然后点击完成。 您可以看到数据透视表的设计试图（图5）图 5注意：您可以在向导中的第三步操作中，通过点击“布局”按钮来设计数据透视表，也可以直接在工作簿中操作。（图 6）图 6第二步、那么我们现在就可以利用数据透视表来分析数据了您可能想了解每一个销售人员的定单量是多少？我们怎样做呢？
3、 在数据透视表字段列表中，点选“销售员”这个字段，按住鼠标左键不放，拖动到“行字段 ”的位置。（图 7） 将“订单金额 ”字段拖动到 “数据项 ”区域。 数据透视表马上就将每个销售人员总共的销售额计算并显示出来。（图 8）图 7图 8你可能还想了解每个地区的销售人员的定单是多少？在上一步的基础上： 在数据透视表字段列表中，点选“地区”字段，按住鼠标左键不放，拖动到“ 页字段 ”区域，这样您就可以通过“页字段” 的筛选看到每个国家的定单数据了。（图9）（图 9）那么如果按照定单量，想了解销售人员的业绩排名如何？怎么做呢？ 单击“销售员 ”字段，找到 “数据透视表 ”工具栏中的“ 数据透视表 ”菜
4、单。（图 10） 点击“ 排序并列出前 10个 ”命令。 在“ 自动排序 ”选项中，选择 “降序 ”。（图11） 接着在“ 使用字段 ”中选择 “求和项 ：“订单金额”。（图11） 我们就可以看到，数据透视表将你的销售人员各自销售的总量计算出来，并按照由高到低的顺序显示出来。（图12）（图 10）图 11图 12接着查看一下每一个季度, 销售人员的业绩如何? 在数据透视表字段列表中，点选“订单日期”字段，按住鼠标左键不放，拖动到“行字段 ”区域。注意：由于源数据包含实际的订货日期，但最好以季度的方式将数据分组。 我们可以通过鼠标右键点击“订单日期”域。 选择“组合及显示明细数据”, 并点击“组
5、合”。（图 13）图 13 在“依据”对话框中，选择“季度”。（图 14） 图14 如图 15 所示。此时，“订单日期”域已经变为了“季度”。图 15如果你想查看每一位销售员订单的数据明细！ 双击数据透视表其中的一个单元格，您就可以看到其中的细节。图 16 为 B5 单元格的数据细节：“布长安”的销售业绩：图 16当你想了解每一笔订单占总量的百分比是多少？ 再拖动“订单金额”域到数据透视表中的“数据区域” 。 双击新创建的“订单金额”域，点击“选项”按钮,。 （图 17）双击图 17 在“数据显示方式”的下拉菜单中，选择“占同列数据的百分比” 。 （图 18）图 18每一个销售人员将得到多少奖
6、金呢？公司规定在每季度销售业绩低于或等于$20,000时，所有销售人员将从订单金额中得到 10%的奖金。当每季度销售业绩超过$20,000 时，所有销售人员将从订单金额中得到 15% 的奖励。根据上述要求我们可以在数据透视表中创建一个公式，让数据透视表帮助我们计算出来。 点击任意一个数据透视表中的数据，在“数据透视表”工具栏中，点击“数据透视表”按钮。 在下拉菜单中选择“公式”“计算字段”。 （图 19）图 19 在打开的对话框中， “名称”栏键入“订金红利” 。在“公式”栏。输入公式：= IF(订单金额20000,15%,10%)。如果您想使用现有公式字段中的数据，可直接在“字段”中选择，并
7、点击“插入字段”即可完成。 （图 20） 设置完成后按确定，显示为图 21。图 20图 21例二、比较产品第一步、创建数据透视表打开包含产品信息的源数据，图 22 是数据透视表所需要的一些源数据记录，如果您想了解整个数据情况，请下载此文章的案例文件图 22在源数据中，选中任意一个单元格。选择“数据”菜单下的“数据透视表和数据透视图”命令。按照向导的要求逐步进行。我们可以参考例一中“创建数据透视表的内容”第二步、按需求分析数据内容如果你想了解每一类产品的销售总量是多少？ 在数据透视表字段列表中，点选“类别”字段拖动到“ 行区域 ”。 接着在数据透视表字段列表中，点选“销售量”字段拖动到“ 数据区
8、域 ”。如图23：图 23那么每一种产品的销售总量如何？ 在数据透视表字段列表中，点选“产品”字段拖动到“ 行区域 ”。如图24：图 24先在我们想知道每种类别中，哪三款产品是最好卖的？ 单击“产品”字段，找到“数据透视表”工具栏中的“数据透视表”菜单，并点击“排序并列出前 10 个”命令。 在“自动排序”选项中，选择“降序”，打开“自动显示”，并选择“3 个”。如图 25图 25接下来想了解每一季度的产品销售量如何？ 在数据透视表字段列表中，点选“季度”字段拖动到“ 列区域 ”。如图 26图 26 点击确定，显示为图 27。图 27我们在将第一季度与第二季度销售量比较如何？ 如果只关注两个季
9、度，可以在“季度”字段中选择下拉菜单，只选择两个季度。如图 28：图 28点击确定，显示为图 29图 29我们再来一个复杂的分析，将产品的平均量、最大值、最小值是多少计算出来？你可以使用多种数据汇总方式。 双击“类别”字段，打开数据透视表字段窗口，在“分类汇总”中选择。图 30图 30如果我们想查看平均销售量及最小销售量如何？ 这次，你需要创建两个新的数据字段，并将这两个字段改变求和函数。这样，你就可以比较原始数据字段（求和）以及新建的两个字段（平均值、最小值）。操作如下： 连续拖动“销售量”字段到“ 数据区域 ”两次。即在求和项区域有三个“销售量”字段。如图 31 右键单击第二个数据字段，在
10、“ 字段设置 ”中选择“平均值”。同理右键单击第三个数据字段，在“ 字段设置 ”中选择“最小值”。如图 32 点击确定，如图 33图 31图 32图 33例三、多种数据源那么在实际中我们可能会有一些 Access 和SQL 等软件所产生的数据，需要我们进行分析，这时我们还可以使用数据透视表来分析，数据透视表可以支持很多种数据格式，我们用一个来自于 Access 的数据说明一下。 在 Excel 工作表中，点击“数据”菜单，点击“数据透视表” 在向导中选择“外部数据源”点击下一步。如图 34 点击“获取数据”，再选择数据源类型中，选择你想分析的数据类型。我们选择“MS Access Database”如图 35、36 在选择数据库窗口中找到数据源，点击确定。如图 37 在查询向导中加入要分析的数据内容。如图 38图 34图 35图 36图 37图 38
