公文写作__修改稿.doc

1、公 文 写 作一 、 公 文 的 含 义 公 文 是 处 理 或 联 系 公 务 的 文 书 。公 文 ， 全 称 公 务 文 书 ， 是 指 行 政 机 关 、 社 会 团 体 、 企 事 业 单位 在 行 政 管 理 活 动 或 处 理 公 务 活 动 中 产 生 的 ， 按 照 严 格 的 、 法 定的 生 效 程 序 和 规 范 的 格 式 制 定 的 具 有 传 递 信 息 和 记 录 事 务 作 用 的载 体 。 广 义 公 文 的 范 围 包 括 各 种 文 件 、 电 报 、 报 表 、 会 议 文 件 、 调查 资 料 、 记 录 、 登 记 表 册 等 。 狭 义 公 文

2、的 指 称 范 围 包 括 通 用 公 文 和 专 用 公 文 。 二 、 公 文 的 特 点公 文 ， 区 别 于 图 书 、 情 报 、 资 料 等 ， 事 物 的 个 性 点 主 要 有 以下 特 点 ： （ 一 ） 法 定 性 1. 公 文 具 有 特 定 效 力 ， 用 于 处 理 公 务 ；2.公 文 具 有 行 政 机 关 赋 予 的 特 定 的 效 能 和 影 响 力 ； 3.公 文 具 有 规 范 的 结 构 和 格 式 ， 各 种 类 型 的 公 文 都 有 明 确 规定 的 格 式 ， 而 不 是 像 私 人 文 件 那 样 主 要 靠 各 种 “约 定 俗 成 ”的 格

3、式 。 （ 二 ） 工 具 性 凡 是 应 用 文 都 具 有 工 具 性 ， 因 为 它 们 都 是 应 用 实 践 活 动 的 需要 而 产 生 ， 对 实 践 活 动 的 进 行 发 挥 实 际 效 用 的 文 本 ， 其 用 途 仅 限于 公 务 活 动 。 （ 三 ） 规 范 性 公 文 的 内 容 必 须 符 合 党 和 国 家 的 法 律 、 法 规 、 方 针 、 政 策 及有 关 规 定 。 它 的 格 式 、 行 文 程 序 也 必 须 遵 循 一 定 的 要 求 。 （ 四 ） 时 效 性 公 文 活 动 是 处 于 一 定 时 段 或 时 期 内 的 事 件 过 程 。

4、 公 文 的 时 效性 主 要 体 现 在 时 代 性 、 及 时 性 、 时 限 性 。 三 、 公 文 的 作 用（ 一 ） 明 发 传 令 ， 指 挥 工 作 。 （ 二 ） 联 系 公 务 ， 沟 通 感 情 。 （ 三 ） 宣 传 教 育 ， 规 范 行 为 。 （ 四 ） 记 录 记 载 ， 以 为 凭 证 。四 、 公 文 的 秘 密 等 级按 秘 密 等 级 划 分 ， 公 文 常 规 可 分 为 绝 密 公 文 （ 绝 密 件 ） 、 机密 公 文 （ 机 密 件 ） 、 秘 密 公 文 （ 秘 密 件 ） 、 公 开 公 文 （ 公 开 件 ） 。1绝密件：公司经营发展中，

5、直接影响公司权益的重要决策文件及技术信息资料。2机密件：公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、客户资料、经营状况、管理制度等。3秘密件：公司对内对外一般性文件、人事档案、合同、协议、员工工资、尚未进入市场或尚未公开的各类信息等。4公开件：内 容 不 涉 及 公 司 秘 密 ， 可 直 接 对 内 外 公 开 发 布 的公 文 。 五 、 公 文 的 种 类按 时 国 家 行 政 机 关 公 文 处 理 办 法 ， “公 文 ”种 类 有 ：行 政 机 关 的 公 文 种 类 主 要 有 ： 1、 命 令 （ 令 ） 适 用 于 依 照 有 关 法 律 公 布 行 政 法 规 和 规 章

6、 ； 宣 布 施 行 重 大 强制 性 行 政 措 施 ； 嘉 奖 有 关 单 位 及 人 员 。 2、 决 定 适 用 于 对 重 要 事 项 或 者 重 大 行 动 做 出 安 排 ， 奖 惩 有 关 单 位 及人 员 ， 变 更 或 者 撤 销 下 级 机 关 的 决 定 事 项 。 3、 公 告 适 用 于 向 国 内 外 宣 布 重 要 事 项 或 者 法 定 事 项 。 4、 通 告 适 用 于 公 布 社 会 各 有 关 方 面 应 当 遵 守 或 者 周 知 的 事 项 。 5、 通 知 适 用 于 批 转 下 级 机 关 的 公 文 ， 转 发 上 级 机 关 和 不 相 隶

7、 属 机 关的 公 文 ， 传 达 要 求 下 级 机 关 办 理 和 需 要 有 关 单 位 周 知 或 者 执 行 的事 项 ， 任 免 人 员 。 6、 通 报 适 用 于 表 彰 先 进 ， 批 评 错 误 ， 传 达 重 要 精 神 或 者 情 况 。 7、 议 案 适 用 于 各 级 人 民 政 府 按 照 法 律 程 序 向 同 级 人 民 代 表 大 会 或 人民 代 表 大 会 常 务 委 员 会 提 请 审 议 事 项 。 8、 报 告 适 用 于 向 上 级 机 关 汇 报 工 作 ， 反 映 情 况 ， 答 复 上 级 机 关 的 询问 。 9、 请 示 适 用 于 向

8、 上 级 机 关 请 求 指 示 、 批 准 。 10、 批 复 适 用 于 答 复 下 级 机 关 的 请 示 事 项 。 11、 意 见 适 用 于 对 重 要 问 题 提 出 见 解 和 处 理 办 法 。 12、 函 适 用 于 不 相 隶 属 机 关 之 间 商 洽 工 作 ， 询 问 和 答 复 问 题 ， 请 求批 准 和 答 复 审 批 事 项 。 13、 会 议 纪 要 适 用 于 记 载 、 传 达 会 议 情 况 和 议 定 事 项 。 六 、 公 文 的 格 式这 里 主 要 讲 国 家 行 政 机 关 公 文 格 式 ， 企 业 可 参 照 实 行 。 （ 一 ） 公

9、 文 用 纸 幅 面 尺 寸 1、 公 文 用 纸 采 用 GB/T 148 中 规 定 的 A4 型 纸 ， 2、 公 文 页 边 与 版 心 尺 寸 公 文 用 纸 天 头 （ 上 白 边 ） 为 ： 37mm1mm 公 文 用 纸 订 口 （ 左 白 边 ） 为 ： 28mm1mm 版 心 尺 寸 为 ： 156mm225mm（ 不 含 页 码 ） （ 二 ） 公 文 中 各 要 素 标 识 规 则 及 排 版 组 成 公 文 的 各 要 素 划 分 为 眉 首 、 主 体 、 版 记 三 部 分 。 置 于 公文 首 页 红 色 反 线 （ 宽 度 同 版 心 ， 即 156mm） 以

10、 上 的 各 要 素 统 称 眉首 ； 置 于 红 色 反 线 （ 不 含 ） 以 下 至 主 题 词 （ 不 含 ） 之 间 的 各 要 素统 称 主 体 ； 置 于 主 题 词 以 下 的 各 要 素 统 称 版 记 。 1、 眉 首 1.1 公 文 份 数 序 号 公 文 份 数 序 号 是 将 同 一 文 稿 印 制 若 干 份 时 每 份 公 文 的 顺 序 编号 。 如 需 标 识 公 文 份 数 序 号 ， 用 阿 拉 伯 数 码 顶 格 标 识 在 版 心 左 上角 第 1 行 。 1.2 秘 密 等 级 和 保 密 期 限 如 需 标 识 秘 密 等 级 ， 用 3 号 黑

11、体 字 ， 顶 格 标 识 在 版 心 右 上 角第 1 行 ， 两 字 之 间 空 1 字 ； 如 需 同 时 标 识 秘 密 等 级 和 保 密 期 限 ，用 3 号 黑 体 字 ， 顶 格 标 识 在 版 心 右 上 角 第 1 行 ， 秘 密 等 级 和 保 密期 限 之 间 用 “ ”隔 开 。 8.1.3 紧 急 程 度 如 需 标 识 紧 急 程 度 ， 用 3 号 黑 体 字 ， 顶 格 标 识 在 版 心 右 上 角第 1 行 ， 两 字 之 间 空 1 行 ； 如 需 同 时 标 识 秘 密 等 级 与 紧 急 程 度 ，秘 密 等 级 顶 格 标 识 在 版 心 右 上

12、角 第 1 行 ， 紧 急 程 度 顶 格 标 识 在 版心 右 上 角 第 2 行 。 1.4 发 文 机 关 标 识 由 发 文 机 关 全 称 或 规 范 化 简 称 后 面 加 “文 件 ”组 成 ； 对 一 些特 定 的 公 文 可 只 标 识 发 文 机 关 全 称 或 规 范 化 简 称 。发 文 机 关 标 识 上 边 缘 至 版 心 上 边 缘 为 25mm。 对 于 上 报 的 公 文 ，发 文 机 关 标 识 上 边 缘 至 版 心 上 边 缘 为 80mm。发 文 机 关 标 识 推 荐 使 用 小 标 宋 体 字 ， 用 红 色 标 识 。 字 号 由 发文 机 关

13、以 醒 目 美 观 为 原 则 酌 定 ， 但 最 大 不 能 等 于 或22mm15mm。联 合 行 文 时 应 使 主 办 机 关 名 称 在 前 ， “文 件 ”二 字 置 于 发 文机 关 名 称 右 侧 ， 上 下 居 中 排 布 ； 如 联 合 行 文 机 关 过 多 ， 必 须 保 证公 文 着 页 显 示 正 文 。1.5 发 文 字 号 发 文 字 号 由 发 文 机 关 代 字 、 年 份 和 序 号 组 成 。 发 文 机 关 标 识下 空 2 行 ， 用 3 号 仿 宋 体 字 ， 居 中 排 布 ； 年 份 、 序 号 用 阿 拉 伯 数码 标 识 ； 年 份 应 标

14、 全 称 ， 用 六 角 括 号 “ ”括 入 ； 序 号 不 编虚 位 （ 即 1 不 编 为 001） ， 不 加 “第 ”字 。 发 文 字 号 之 下 4mm 处 印 一 条 与 版 心 等 宽 的 红 色 反 线 。 1.6 签 发 人 上 报 的 公 文 需 标 识 签 发 人 姓 名 ， 平 行 排 列 于 发 文 字 号 右 侧 。发 文 字 号 居 左 空 1 字 ， 签 发 人 姓 名 居 右 空 1 字 ； 签 发 人 用 3 号 仿宋 体 字 ， 签 发 人 后 标 全 角 冒 号 ， 冒 号 后 用 3 号 楷 体 字 标 识 签 发 人姓 名 。 如 有 多 个 签

15、 发 人 ， 主 办 单 位 签 发 人 姓 名 置 于 第 1 行 ， 其 他 签发 人 姓 名 从 第 2 行 起 在 主 办 单 位 签 发 人 姓 名 之 下 按 发 文 机 关 顺 序依 次 顺 排 ， 下 移 红 色 反 线 ， 应 使 发 文 字 号 与 最 后 一 个 签 发 人 姓 名处 在 同 一 行 并 使 红 色 反 线 与 之 的 距 离 为 4mm。2 主 体 2.1 公 文 标 题 红 色 反 线 下 空 2 行 ， 用 2 号 小 标 宋 体 字 ， 可 分 一 行 或 多 行 居中 排 布 ； 回 行 时 ， 要 做 到 词 意 完 整 ， 排 列 对 称 ，

16、 间 距 恰 当 。 2.2 主 送 机 关 标 题 下 空 1 行 ， 左 侧 顶 格 用 3 号 仿 宋 体 字 标 识 ， 回 行 时 仍 顶格 ； 最 后 一 个 主 送 机 关 名 称 后 标 全 角 冒 号 。 如 主 送 机 关 名 称 过 多而 使 公 文 首 页 不 能 显 示 正 文 时 ， 应 将 主 送 机 关 名 称 移 至 版 记 中 的主 题 词 之 下 、 抄 送 之 上 ， 标 识 方 法 同 抄 送 。 2.3 公 文 正 文 主 送 机 关 名 称 下 一 行 ， 每 自 然 段 左 空 2 字 ， 回 行 顶 格 。 数 字 、年 份 不 能 回 行 。

17、 正 文 用 3 号 仿 宋 体 字 ， 一 般 每 页 排 22 行 ， 每 行排 28 个 字 。 2.4 附 件 公 文 如 有 附 件 ， 在 正 文 下 一 行 左 空 2 字 用 3 号 仿 宋 体 字 标 识“附 件 ”， 后 标 全 角 冒 号 和 名 称 。 附 件 如 有 序 号 使 用 阿 拉 伯 数 码（ 如 “附 件 ： 1.”） ； 附 件 名 称 后 不 加 标 点 符 号 。 附件 应 与 公 文 正 文 一 起 装 订 ， 并 在 附 件 左 上 角 第 1 行 顶 格 标 识 “附件 ”， 有 序 号 时 标 识 序 号 ； 附 件 的 序 号 和 名 称

18、前 后 标 识 应 一 致 。如 附 件 与 公 文 正 文 不 能 一 起 装 订 ， 应 在 附 件 左 上 角 第 1 行 顶 格 标识 公 文 的 发 文 序 号 并 在 其 后 标 识 附 件 （ 或 带 序 号 ） 。 2.5 成 文 时 间 用 汉 字 将 年 、 月 、 日 标 全 ； “零 ”写 为 “ ”； 成 文 时 间 的标 识 位 置 见 2.6。 2.6 公 文 生 效 标 识 2.6.1 单 一 发 文 印 章 单 一 机 关 制 发 的 公 文 在 落 款 处 不 署 发 文 机 关 名 称 ， 只 标 识 成文 时 间 。 成 文 时 间 右 空 4 字 ；

19、加 盖 印 章 应 上 距 正 文 2mm-4mm， 端正 、 居 中 下 压 成 文 时 间 ， 印 章 用 红 色 。 当 印 章 下 弧 无 文 字 时 ， 采 用 下 套 方 式 ， 即 仅 以 下 弧 压 在 成 文时 间 上 ； 当 印 章 下 弧 有 文 字 时 ， 采 用 中 套 方 式 ， 即 印 章 中 心 线 压 在 成文 时 间 上 。 2.6.2 联 合 行 文 印 章 当 联 合 行 文 需 加 盖 两 个 印 章 时 ， 应 将 成 文 时 间 拉 开 ， 左 右 各空 7 字 ； 主 办 机 关 印 章 在 前 ； 两 个 印 章 均 压 成 文 时 间 ， 印

20、 章 用 红色 。 只 能 采 用 同 种 加 盖 印 章 方 式 ， 以 保 证 印 章 排 列 整 齐 。 两 印 章之 间 不 相 交 或 相 切 ， 相 距 不 超 过 3mm。 当 联 合 行 文 需 加 盖 3 个 以 上 印 章 时 ， 为 防 止 出 现 空 白 印 章 ，应 将 各 发 文 机 关 名 称 （ 可 用 简 称 ） 排 在 发 文 时 间 和 正 文 之 间 。 主办 机 关 印 章 在 前 ， 每 排 最 多 排 3 个 印 章 ， 两 端 不 得 超 出 版 心 ； 最后 一 排 如 余 一 个 或 两 个 印 章 ， 均 居 中 排 布 ； 印 章 之 间

21、 互 不 相 交 或相 切 ， 在 最 后 一 排 印 章 之 下 右 空 2 字 标 识 成 文 时 间 。 2.6.3 特 殊 情 况 说 明 当 公 文 排 版 后 所 剩 空 白 处 不 能 容 下 印 章 位 置 时 ， 应 采 取 调 整行 距 、 字 距 的 措 施 加 以 解 决 ， 务 使 印 章 与 正 文 同 处 一 面 ， 不 得 采取 标 识 “此 页 无 正 文 ”的 方 法 解 决 。 2.7 附 注 公 文 如 有 附 注 ， 用 3 号 仿 宋 体 字 ， 居 左 空 2 号 字 加 圆 括 号 标识 在 成 文 时 间 下 一 行 。 3 版 记 3.1 主

22、 题 词 “主 题 词 ”用 3 号 黑 体 字 ， 居 左 顶 格 标 识 ， 后 标 全 角 冒 号 词目 用 3 号 小 标 宋 体 字 ； 词 目 之 间 空 1 字 。 3.2 抄 送 公 文 如 有 抄 送 ， 在 主 题 词 下 一 行 ； 左 空 1 字 用 3 号 仿 宋 体 字标 识 “抄 送 ”， 后 标 全 角 冒 号 ； 回 行 时 与 冒 号 后 的 抄 送 机 关 对 齐 ；在 最 后 一 个 抄 送 机 关 后 标 句 号 。 如 主 送 机 关 移 至 主 题 词 之 下 ， 标识 方 法 同 抄 送 机 关 。 3.3 印 发 机 关 和 印 发 时 间 位

23、 于 抄 送 机 关 之 下 （ 无 抄 送 机 关 在 主 题 词 之 下 ） 占 1 行 位 置 ；用 3 号 仿 宋 体 字 。 印 发 机 关 左 空 1 字 ， 印 发 时 间 右 空 1 字 。 印 发时 间 以 公 文 付 印 的 日 期 为 准 ， 用 阿 拉 伯 数 码 标 识 。 3.4 版 记 中 的 反 线 版 记 中 各 要 素 之 下 均 加 一 条 反 线 ， 宽 度 同 版 心 。 3.5 版 记 的 位 置 版 记 应 置 于 公 文 最 的 一 页 ， 版 记 的 最 后 一 个 要 素 置 于 最 后 一行 。 4、 页 码 用 4 号 半 角 白 体 阿

24、 拉 伯 数 码 标 识 ， 置 于 版 心 下 边 缘 之 下 一 行 ，数 码 左 右 各 放 一 条 4 号 一 字 线 ， 一 字 线 距 离 版 心 下 边 缘 7mm。 单页 码 居 右 空 1 字 ， 双 页 码 居 左 空 1 字 。 空 白 页 和 空 白 页 以 后 的 页不 标 识 页 码 。 5、 公 文 中 表 格 公 文 如 需 附 表 ， 对 横 排 A4 纸 型 表 格 ， 应 将 页 码 放 在 横 表 的左 侧 ， 单 页 码 置 于 表 的 左 下 角 ， 双 页 码 置 于 表 的 左 上 角 ， 单 页 码表 头 在 订 口 一 边 ， 双 页 码 表

25、 头 在 切 口 一 边 。 公 文 如 需 附 A3 纸 型 表 格 ， 且 当 最 后 一 页 为 A3 纸 型 表 格 时 ，封 三 、 封 四 （ 可 放 分 送 ， 不 放 页 码 ） 就 为 空 白 ， 将 A3 纸 型 表 格贴 在 封 三 前 ， 不 应 贴 在 文 件 最 后 一 页 （ 封 四 ） 上 。 6、 公 文 的 特 定 格 式 6.1 信 函 式 格 式 发 文 机 关 名 称 上 边 缘 距 上 页 边 的 距 离 为 30mm， 推 荐 用 小 标 宋体 字 ， 字 号 由 发 文 机 关 酌 定 ； 发 文 机 关 全 称 下 4mm 处 为 一 条 武

26、文线 （ 上 粗 下 细 ） ， 距 下 页 边 20mm 处 为 一 条 文 武 线 （ 上 细 下 粗 ） ，两 条 线 长 均 为 170mm。 每 行 居 中 排 28 个 字 。 发 文 机 关 名 称 及 双 线均 印 红 色 。 两 线 之 间 各 要 素 的 标 识 方 法 从 本 标 准 相 应 要 素 说 明 。 6.2 命 令 格 式 命 令 标 识 由 发 文 机 关 名 称 加 “命 令 ”或 “令 ”组 成 ， 用 红 色小 标 宋 体 字 ， 字 号 由 发 文 机 关 酌 定 。 命 令 标 识 上 边 缘 距 版 心 上 边缘 20mm， 下 边 缘 空 2

27、行 居 中 标 识 标 识 令 号 ； 令 号 下 空 2 行 标 识正 文 ； 正 文 下 一 行 右 空 4 字 标 识 签 发 人 签 名 章 ， 签 名 章 左 空 2 字标 识 签 发 人 职 务 ； 联 合 发 布 的 命 令 或 令 的 签 发 人 职 务 应 标 识 全 称 。在 签 发 人 签 名 章 下 一 行 右 空 2 字 标 识 成 文 时 间 。 分 送 机 关 标 识 方法 同 抄 送 机 关 。 其 他 要 素 从 本 标 准 相 关 要 素 说 明 。 6.3 会 议 纪 要 格 式 会 议 纪 要 标 识 由 “会 议 纪 要 ”组 成 。 其 标 识 位

28、置同 1.4， 用 红 色 小 标 宋 体 字 ， 字 号 由 发 文 机 关 酌 定 。 会 议 纪 要 不 加盖 印 章 。 其 他 要 素 从 本 标 准 相 关 要 素 说 明 。七 、 行 文 规 则为 了 确 保 公 文 迅 速 而 准 确 地 传 递 ， 避 免 行 文 紊 乱 ， 办 法 第 13 条 、 第 14 条 指 出 ： “行 文 应 当 确 有 必 要 ， 注 重 效 用 。 行 文关 系 根 据 隶 属 关 系 和 职 权 范 围 确 定 。 ”具 体 的 行 文 规 则 有 ： (1)下 行 文 规 则 政 府 各 部 门 依 据 部 门 职 权 可 以 互 相

29、 行 文 和 向 下 一 级 政 府 的相 关 业 务 部 门 行 文 ； 除 以 函 的 形 式 商 洽 工 作 、 询 问 和 答 复 问 题 、审 批 事 项 外 ， 一 般 不 得 向 下 一 级 政 府 正 式 行 文 。 部 门 之 间 对 有 关 问 题 未 经 协 商 一 致 ， 不 得 各 自 向 下 行 文 。如 擅 自 行 文 ， 上 级 机 关 应 当 责 令 纠 正 或 撤 销 。 上 级 机 关 向 受 双 重 领 导 的 下 级 机 关 行 文 ， 必 要 时 应 当 抄 送其 另 一 上 级 机 关 。 向 下 级 机 关 或 者 本 系 统 的 重 要 行 文

30、 ， 应 当 同 时 抄 送 直 接 上级 机 关 。 (2)上 行 文 规 则 “请 示 ”应 当 一 文 一 事 ； 一 般 只 写 一 个 主 送 机 关 ， 需 要 同时 送 其 他 机 关 的 ， 应 当 用 抄 送 形 式 ， 但 不 得 抄 送 其 下 级 机 关 。 “报 告 ”不 得 夹 带 请 示 事 项 。 一 般 不 得 越 级 请 示 和 报 告 。 除 上 级 机 关 负 责 人 直 接 交 办 的 事 项 外 ， 不 得 以 机 关 名 义 向上 级 机 关 负 责 人 报 送 “请 示 ”、 “意 见 ”和 “报 告 ”。 受 双 重 领 导 的 机 关 向 上

31、 级 机 关 行 文 ， 应 当 写 明 主 送 机 关 和抄 送 机 关 。 (3)联 合 行 文 规 则 同 级 政 府 、 同 级 政 府 各 部 门 、 上 级 政 府 部 门 与 下 一 级 政 府可 以 联 合 行 文 ； 政 府 与 同 级 党 委 和 军 队 机 关 可 以 联 合 行 文 ； 政 府 部 门 与 相 应 的 党 组 织 和 军 队 机 关 可 以 联 合 行 文 ； 政 府 部 门 与 同 级 人 民 团 体 和 具 有 行 政 职 能 的 事 业 单 位 也 可以 联 合 行 文 。 (4)其 他 行 文 规 则 属 于 部 门 职 权 范 围 的 事 务 ， 应 当 由 部 门 自 行 行 文 或 联 合 行文 。 联 合 行 文 应 明 确 主 办 部 门 。 须 经 政 府 审 批 的 事 项 ， 经 政 府 同意 也 可 以 部 门 行 文 ， 文 中 应 注 明 经 政 府 同 意 。 属 于 主 管 部 门 职 权 范 围 内 的 具 体 问 题 ， 应 当 直 接 报 送 主管 部 门 处 理 。