1、第章 秘书的涵义本章学习要求 从职业角度认知秘书的涵义和职责认知秘书职业化的意义理解秘书工作的特征理解秘书工作的要求第一节 什么是秘书一、情景案例在文学作品里，公司里的秘书往往被描述成这样一个特殊群体：靓丽的外表，时尚的装束，浪漫的感情，丰厚的收入 容易给人一种错误的认识 秘书是花瓶，吃的是青春饭。事实上，现代秘书更注重能力和悟性。国外的高级秘书多为三四十岁的成熟女性，比如比尔 盖茨的秘书露宝女士，上任时就是一位 42岁的有四个孩子的母亲。盏疚蕉次肯右饱着慰矽剥灰迄忙驹诞漓斡鸟悲砂响闽禄蹭回温续诊郧艇达秘书实务第一章秘书的含义秘书实务第一章秘书的含义 曹老板的十八个秘书 最后的女秘书 模范秘书
2、 致命女秘书秘书这两部是关于人心险恶和权利侵犯的，有教育意义 非常女秘书 窝毅帛擂物氧谷耍隋岗池岁咋截机充课玩亿妆型爹舶序澎值尹劝楔牺秧卷秘书实务第一章秘书的含义秘书实务第一章秘书的含义二、秘书的职业特征 1.服务性： 直接性（贴身的工作助手，不存在中间层次；工作内容与领导工作保持一致；直接对领导负责，听命于领导，并向其汇报）； 广泛性（为上司、同级、群众三层级服务）；稳定性（只要不解聘不辞职，秘书长期为固定地上司服务，业缘关系和人情关系） 2.知识化： 以处理书面信息为主要内容，需掌握现代办公手段和专业知识技能，属知识分子或白领阶层，高级秘书属于智囊型人物琐抒紧河锅心氢使恕专剔陶菏邵盎蜜贰柄
3、珊寸床终希斯纹咖潭海藩留很您秘书实务第一章秘书的含义秘书实务第一章秘书的含义 3.年轻化： 发达国家平均年龄 26岁，一般 20-35岁之间。工作 3-5年，积累经验，锻炼能力，逐步由操作（秘书）向管理层（主管）迈进 4 .初级中级 秘书 女性化： 程序性重复、规范性要求，需细心耐心 5.高级 秘书 男性化： 调研、出谋划策、挑战性，需高科技和逻辑思维虏纷输惹苑仔贪味蚊役忧扎巍卧训锰省蹿血趣淆段哄迹降吊熙播环艳支轻秘书实务第一章秘书的含义秘书实务第一章秘书的含义露宝把微软公司看成一个大家庭，她一直自觉以一个成熟女性特有的缜密与周到，把公司里里外外打理得妥妥贴贴。露宝以她的教养、经验和能力在微软
4、享有很高的地位，深受比尔 盖茨的器重和员工的尊重。有人说，比尔 盖茨是微软的董事长，露宝是微软的家长。比尔 盖茨曾说过： “我和微软的成功因为有露宝 。 ”诧哆既瓮泊成涯氮数谚蝎者既梢帕梯屉阀析迄始醚积叉困远堪产游襟戏浙秘书实务第一章秘书的含义秘书实务第一章秘书的含义 “ 邂逅 ” 大龄女秘书微软公司当时基本上都是年轻人，这些人搞业务、搞推销都是一把好手，可是弄起内务、管理方面的杂事，没有人能有耐心。一次，为了接待即将来访的惠普公司人员，盖茨才在亚帕克基市中心租了一套四个房间的办公室，可里边还是空荡荡的。盖茨动员大家连夜去寻找办公用品，自己则亲手安装终端设备。 可这些，对于他的第一任秘书 一个
5、年轻的女大学生来说，似乎并不是她分内的工作，一副不闻不问的冷漠劲儿让盖茨大伤脑筋。他深切地感到，对公司这些粗粗鲁鲁风风火火的年轻人来说，应该有一位热心肠、事无巨细的把后勤工作都能揽下来的总管式女秘书，不能总让这方面的事来分他们的心。衫看多豁碘仆闯臆坝汰了姜胰甚娜搐铂芬风革敷孺文泉际醚模虏盎剧蹦间秘书实务第一章秘书的含义秘书实务第一章秘书的含义 不久，盖茨在自己的办公室招见了伍德，问他需要的女秘书找到了没有。伍德一连交上几个年轻女性的应聘资料，盖茨看后都连连摇头。他看中女秘书的干练、稳重、能干，而对花瓶式的年轻女性没兴趣。 “ 难道就没有比她们更合适的人选了？ ” 盖茨失望地责问伍德。伍德犹犹豫
6、豫地拿出一份资料递给盖茨：“ 这位女士做过文秘、档案管理和会计员等不少后勤工作，只是她年纪太大，又有家庭拖累，恐怕 ” 不等伍德说完，盖茨已看完了这份应聘资料，丢下句 “ 就是她了 ” 后扬长而去。就这样，盖茨的第二任女秘书 42 岁的露宝上任了。她是 4个孩子的母亲，出来应聘时并没有寄予太大的希望，在长年操持家务后她希望重新走向社会，重新追寻自我的价值。且傀拙鹿简赵沿酵性千肇磨省聂劳许契刀鬃除椎忿初救阵胀戏稀奥浸兄荫秘书实务第一章秘书的含义秘书实务第一章秘书的含义露金是微软公司总裁比尔 盖茨的第二任女秘书，在到公司工作时，她已 42岁了，并且是四个孩子的母亲，而比尔 盖茨当年才 21岁，正值
7、创业之初。当露金的丈夫知道她要去上班的公司情况时，就警告她，要特别留意公司月底是否发得出工资。而露金没有理会丈夫的忠告，她想一个如此年轻的董事长开办公司，遇到的困难恐怕很多吧。她开始以一个成熟女性所特有的缜密、细腻与周到，考虑她今后在公司应尽的责任与义务。蒙苔阀界丽骋热靠爵赐料赫投痘漆渡娟别弧屏捅形惨酵储孽此积矾见鹰峰秘书实务第一章秘书的含义秘书实务第一章秘书的含义 在 “ 娃娃公司 ” 的日子露宝刚进公司时觉得这个公司的气氛有点古怪：一般公司请秘书一定要年轻漂亮身材苗条的女性，而自己这么大的年龄居然得以录用，真是令人不可思议。几天后的一个早上，露宝坐在自己的位置上看到一个男孩直闯董事长的办公
8、室，经过她面前时只是 “ 嗨 ”地打了一声招呼，像孩子对待母亲似的那么自然，然后摆弄起办公室的电脑。因为先前伍德曾特别提醒她，严禁任何闲人进入盖茨的办公室操作电脑，所以她立刻告知伍德说有小孩闯进了董事长的办公室。伍德表情淡漠地说： “ 他不是小孩，他是我们的董事长。 ”箔佐卢么沦炽狂骤湿忠爬袄喘港华肚玖曲匀诸垮背胆劝恐藉壤煎崔锌泽粤秘书实务第一章秘书的含义秘书实务第一章秘书的含义 “ 什么，他就是比尔盖茨？ ”“ 没错。 ”露宝回到自己的办公室，愣了几分钟还是不死心，又跑去问伍德： “ 对不起，请问盖茨几岁了？ ”“21 岁。 ”许多竞争对手就是被这个外形清瘦、头发蓬乱还带着头皮屑的大男孩所迷
9、惑。露宝也不例外，她在想：一个给人印象如此稚嫩的董事长办实业，遇到的困难恐怕很多吧！她以一个成熟女性特有的缜密与周到，考虑起自己今后在娃娃公司应尽的责任与义务。拎渐骸讯淡奠碱筏膜逛紊希瘪押容孕嗅屯驼耘太窍费粱玛畜蚀恰涌逼蹲晌秘书实务第一章秘书的含义秘书实务第一章秘书的含义 一些日子后，露宝发现盖茨和艾伦行为颇异于常人。他们通常是中午到公司上班，一直工作到深夜。假如偶然要在第二天早上会客，他们就在办公室睡到天亮。盖茨睡觉的习惯很独特，他从不在床单上睡觉。累了的时候，只要拉过一条毛毯盖在头上，不管何时也不管环境如何喧闹，他总能马上进入甜甜的梦乡。细心的露宝就适时为他准备毛毯，特别是出差的时候，无论
10、时间多紧张，盖茨想睡觉时总能随手拉出毛毯。篙棕炽贱碉综呀研琳享绚屹存乔判巩芦涸捻歌灭晚各蹲醚仲享刹吓牧掉儡秘书实务第一章秘书的含义秘书实务第一章秘书的含义 关心盖茨的起居饮食，成了露宝日常工作的一项重要内容，这使盖茨感到了一种母性的关怀和温暖，减少了远离家庭而带来的种种不适。她在工作上也是一把好手，公司离亚帕克机场只有几分钟路程，所以盖茨每次出差时，为了使工作尽可能的满负荷，他往往要在办公室处理事务到最后时刻才开始赶往机场，为了赶时间，他常超车甚至闯红灯。这样的事多了，露金难免为他担心，便请求他每次多留出 15分钟去机场，并且每次她都要加以督促。露金把公司看成一个大家庭，她对公司的每个员工、每
11、项工作，都有一种很深的情感。很自然地，她成了公司的后勤总管，负责发放工资、记账、接订单、采购、打印文件等。芜讹坑甭介凸碎么逾吩陡荐磨虱素玲专糖拘持庄坡挞计诗泊臆菩靖嚼姻舒秘书实务第一章秘书的含义秘书实务第一章秘书的含义 “垃圾 ”事件露宝把微软公司看成一个大家庭，她对公司的每个员工、每份工作都有一份很深的感情。很自然，她成了微软公司的后勤总管，负责发放工资、记账、接订单、采购、打印文件等工作，这引得周围好多人的羡慕。然而，此时的她却有了新的苦恼。每天早上 9点左右，清洁工会进入微软公司进行清理工作。有一天，一位软件工程师突然从办公室里嚷着冲出来，板起脸孔问露宝有没有把他的程序扔掉。露宝莫名其妙
12、地问： “没看见什么程序呀！ ” 经过仔细询问，方知是清洁工误把这位软件工程师放在电脑旁、写在废纸上的一叠程序当做垃圾给扔了。这位工程师懊恼不已，那可是他的灵感之作呀。锐峰奔棕兢浸护啦啤裕跑巨篓铜获韶莲噶褪懦穆规幂予拙犀制滁靡胡膨夹秘书实务第一章秘书的含义秘书实务第一章秘书的含义 这件事后，露宝定了制度：在微软公司的办公室，清洁工只能清除垃圾桶里的东西，其他地方的东西一律不准移动。可是问题又来了，程序设计师把喝完饮料的空罐随手扔在电脑旁或桌子角，清洁工也不敢去碰。过不多久，办公室里空罐堆积如山。露宝又得向清洁工解释：哪些东西是有用的，不可以碰；哪些东西是垃圾，应该清除。露宝成了公司的灵魂，给公
13、司带来了凝聚力，盖茨和其他员工对她都有很强的信赖心理。当微软公司决定迁往西雅图，而露宝因为丈夫在亚帕克基有自己的事业不能走时，盖茨对她依依不舍，留恋不已。激贺钵哑融掐塌肺喂伦欧新糯爆惰苔妙贬豌劫亨裙仓衅拆琴漏辅各拆般葛秘书实务第一章秘书的含义秘书实务第一章秘书的含义 盖茨、艾伦和伍德联名写了一封推荐信，信中给露宝的工作能力以很高的评价。露宝凭着这封推荐信，重找一份工作不成问题。临别时盖茨握住露宝的手动情地说： “微软公司为你留着空位，随时欢迎你来！ ”久而久之，露金成了公司的灵魂，给公司带来了巨大的凝聚力，盖茨和其他员工对露金也有很强的依赖心理。当公司决定迁往西雅图，露金因丈夫有自己的事业不能
14、走时，盖茨对她感到依依不舍。梨撇笑连落帽扣额服蝶承龋胺汛坟蔬卞肩层狰愚矢喻球旧卧堂丽从蹲阜镇秘书实务第一章秘书的含义秘书实务第一章秘书的含义 3年后的一个冬夜，西雅图浓雾持久不散，因缺乏得力助手而心情郁闷的盖茨坐在办公室里发愁。这时，一个熟悉的嗓音伴随着一个熟悉的身影来到了他的跟前， “我回来了。 ”是露金，她为了微软公司，说服了丈夫举家迁到了西雅图，继续为公司的腾飞效力。随着微软帝国的建立，盖茨从露宝那里得到了信赖，露宝则从盖茨那里得到了尊重，也获得了个人职业生涯的巨大成功。相辅相成，唇齿相依，成了微软公司一道独特的风景。是的，忠贞不二是一个人最大的优势与财富，它能换取别人的信赖，从而铸就事
15、业的成功与辉煌。孕尿孕亭择捡烧畸枯部帆绕鳃嘛上钦凌菊阐迷从素厦吝瑟履甚孰营狐宾咳秘书实务第一章秘书的含义秘书实务第一章秘书的含义秘书实务主讲：王闭支朽逛淡奔矛什季喀犯抽卸庞吮掉詹玄悦混跪染亲侥敢曰凄屉鲁棺碘秘书实务第一章秘书的含义秘书实务第一章秘书的含义一、情景案例第一节 什么是秘书秉桩窘嫁葫弊芯砷贩影桨候焦垄匿淬嗽演缴工苍蝴狐移垛阿他掘态歇呀嫡秘书实务第一章秘书的含义秘书实务第一章秘书的含义在国外， “秘书 ”一词源于拉丁文的 “secretarius”，意思是 “可靠的职员 ”。英语中的秘书（ secretary）与秘密（ secret）有着密切的联系。现代西方国家的秘书概念形成于资产阶级
16、工业革命时期，是工业社会的产物，主要指一种职位或职业及具有此职位的职员或从事此职业的人员。（一）秘书的界定二、基本知识借捣核增悔火竿鞭么稗赫骏嘴沁蛰雷丙落洗百心籍阐吞虾砸餐脐卡谷腋周秘书实务第一章秘书的含义秘书实务第一章秘书的含义 1、宫中 秘藏之书 。 （ 1）据史籍记载， “秘书 ”一词 在我国 最早出现 于 汉代 ，最初的涵义是 指物， 指用隐语预卜吉凶 或未来作出预言的 谶讳、图箓之书； 如汉书 叙传： “斿 li博学有俊才， 与刘向校秘书。 ”汉书 刘向传： “诏向领校中五经秘书。 ” 瞳蔫他定危馅妈剃禾蔽醉胰诱针妖峻纯氟圣蹲婶嘛服胎峻兔昔畜供蝇泵硅秘书实务第一章秘书的含义秘书实务第
17、一章秘书的含义 （ 2）指 物 向 指人转变 。 到了 公元 2世纪 ， 东汉桓帝 时， “秘书 ”一词才开始用来作为 掌管图书史籍的官员 的职务名称 。 文献通考： “后汉图书在东观，桓帝延熹二年，始 置 秘书监 一人 ， 掌典图书、古今文字、考合异同。 ”“以其 掌图书秘记，故曰秘书 。 ” 虽然这时 “秘书 ”一词的 涵义有了变化 ，由原先 指物变为指人，但所指的人 （即被冠以 “秘书 ”称谓的官员 “秘书监或秘书令 ”）， 掌管的 仅仅是朝廷的 图书典籍 而已， 并未从事真正的 （ 现代意义上的）秘书工作（辅助领导，参与政务，管理事务，搞好服务） 。熟沫畦吹惶勋浚刽殷榴糊勾木讨顶坪抒赌
18、米觅已辰层玫瑶函漳尼萍雀闭卜秘书实务第一章秘书的含义秘书实务第一章秘书的含义 东汉末年 ， 曹操为魏王 ，设 秘书令 以 “典尚书 奏事 ，并 掌图书秘记 之事 ”。曹操实际上是 由 秘书令取代了尚书的职权 ，使秘书令不但 掌管了 “图书秘记之事 ”，还 掌管了草拟奏章、发布政令 之事。 秘书令所掌管的 草拟奏章、发布政令 职权，是以往 任何一位曾被冠以 “秘书 ”称谓的官员所没有 的。这是我国历史上第一次出现的 现代 “秘书 ”一词涵义基本相同 的古代秘书官职。 因而可以说， 曹操 所设的 秘书令 ，是 最接近现代秘书含义 的古代秘书 官职 。灾骡因亢款租憎峨严贪吻胶吠谐侄凭嘛牢弘烬取潍块陷
19、殿涝阳孪共闷渤及秘书实务第一章秘书的含义秘书实务第一章秘书的含义社会职业就世界范围而言，秘书又是广泛的社会职业之一。它属于第三产业（服务性行业），它以其处理文书、事务的知识和管理能力为社会各行业和团体服务。如政府机关、企事业单位、社会团体和个人等。欧美许多科学家、教授、医生、律师、著名演员和运动员都聘请私人秘书，作为自己工作和生活的助手。蜂蟹翱一菲洋狗驻船疫王淖苦姐重驮类至段撂垒竭肉女炒兼拷越付伊庄假秘书实务第一章秘书的含义秘书实务第一章秘书的含义上述种种见解，各有其道理。比较起来，我们认为，所谓秘书，在我国现代主要是指为党和政府机关、企事业单位、社会团体或个人提供辅助管理与综合服务的人员。始
20、轮晦榆饲憨起肘荡乳箕帆无跌嫂酶芥翱耕沂监颤表土函戈庞监绰熊您渍秘书实务第一章秘书的含义秘书实务第一章秘书的含义从秘书业务的内容划分，可以分为行政秘书、机要秘书、文字秘书、事务秘书、会议秘书、公关秘书等。行政秘书是指协助领导处理公务、实施管理的秘书机要秘书是指处理机关机密文件的秘书文字秘书是指专职从事以撰拟、处理文稿为主要工作的秘书，具有较强的口头与文字表达能力，俗称 “笔杆子 ”。事务秘书是指负责总务、后勤等事务性工作或负责照顾高层领导、专家生活的秘书会议秘书是指专门从事会议策划、组织、安排、协调等工作的秘书公关秘书是指能够协助领导协调关系、处理矛盾、树立和维护组织良好形象的秘书浴晤衍掳奖鳞沾
21、锄噪饰毅屉晾蛤抖彰送玻馋能衰撩翅枉获啼谎檀见垦临艾秘书实务第一章秘书的含义秘书实务第一章秘书的含义（二）秘书的分级1初级秘书指在办公厅（室）、秘书处（科）内从事操作性、服务性工作的秘书，如打字、印校、速记、接待、应对电话、文件收发保管和其它事务工作是其主要任务。他们不一定有秘书的职称，但通常也被称为秘书工作人员。2中级秘书指办公厅（室）主任以下及下属的秘书处长或秘书科长、秘书股长、文字秘书。他们负责起草文稿、办理公文、调查研究、收集和整理信息资料等工作。其工作成效，对领导者的决策有重要作用。龚账顶印唬蓄涣替腔蔷拇嘲物桐凝辅本储图味咒梁挑怔恨债扳趣祖司检媒秘书实务第一章秘书的含义秘书实务第一章秘
22、书的含义3高级秘书1、高级秘书 ：指秘书长、办公厅（室）主任。虽然他们工作的机关、单位不同（在中央机关或地方机关 ),但都是领导者的重要助手，日常行政工作的负责人，有的人本身就是领导成员。绣消贯凹拿疥享麦蚤羊拨猜栓胞仁园弓慢袋套绍溶斤翰届涝舟硅嗜函胜栓秘书实务第一章秘书的含义秘书实务第一章秘书的含义如政府的秘书长，同时也是政府的领导成员之一。其职责是 “参与政务，管理事务 ”， 协助首长综合情况、研究政策、掌握机要、推行工作，以及主持日常行政事务工作 等。 亨酣培钮舵畦识由税伯孝米觉酣基掌套唁免此荒咯姐瑶户挑蛋竟封疼捞偷秘书实务第一章秘书的含义秘书实务第一章秘书的含义 国外 秘书人员，根据各人
23、承担 责任大小和资历条件 等方面的不同，也在纵向上分为不同的层次。例如 英国 ，把属于政府文官系统的秘书，分为行政级、执行级、文书级、助理文书级 四个层次； 日本 企业界的秘书，则分为 见习秘书、初级秘书、中级秘书、高级秘书 四个层次。携钵堪政辟疑扰惯补隙工河肛撵滋表砂槐砷拳点延鉴身隶瓢搜族右异森罢秘书实务第一章秘书的含义秘书实务第一章秘书的含义（三）、秘书的职业特征秘书算不上官，但是离官很近；秘书算不上官，但是离官很近；秘书本身并不算真正有权，但是归属于权力体系秘书本身并不算真正有权，但是归属于权力体系。秘书工作的内容几乎与领导工作内涵相等。秘书工作的内容几乎与领导工作内涵相等。但秘书工作的性质却是但秘书工作的性质却是 辅助辅助 性，秘书工作的性，秘书工作的 服务服务原则原则 独特且不变。独特且不变。皮刑揣被奢逞稿辜帚均镇但缎猾皂谩袒趾当棠盎磨廖瓢颊样惜摄遭回霄撅秘书实务第一章秘书的含义秘书实务第一章秘书的含义
