1、第一章 秘书实务概述1、理解秘书实务的含义，秘书职能分为哪几个方面？ P1-2秘书实务就是秘书工作的实际事务：从秘书学科体系的角度来看，它是秘书学科的一门分支学科；从秘书工作的职能角度来看，它是指秘书工作中具体办理事务的职能。其职能可以概括为辅助决策、处理信息、协调关系和办理事务。2、秘书实务的内容和作用？P1-2内容：拟写文书；处理文书；组织会议；安排领导活动；接待工作；信访工作；督查工作；协助领导处理危机；其它日常办公事务，如保密，值班。作用：推动管理信息环流；实现秘书工作职能；提高领导管理效率。3、为什么说从属性和服务性是秘书实务的性质？P3秘书实务中大量的事务都是因领导工作的需要而发生
2、，并且围绕领导工作这一核心展开的，因此，秘书实务应当从属于领导工作，总体上呈现被动性，即它具有从属性。从根本上说，秘书实务的目的就是辅助领导实施管理，因此，为领导机关和领导人服务，这是它的根本出发点和落脚点，是秘书实务的首要任务。因此，秘书实务具有服务性。4、结合实际理解秘书实务的特点？P3-5特点：综合性：范围广泛（根据领导职权范围所涉及的工作而定）形式多样（如打字印刷，电话传真等多种方式）相互交织（涉及的各项工作内容彼此联系，相互交融） ；繁复性（涉及范围广，工作头绪多，具有繁杂，琐碎和重复的特点） 。程序性（包括自然性、理论性、指令性、法定性、技术性和经验性） 。突击性（常遇到的一类是计
3、划中需要集中办理的事务，如领导重要活动的安排；另一类是事先无法预料，无法做出安排的事务，如突发性危机事件） ；潜隐性（表现在活动名义的假借性，活动过程的幕后性和劳动成果的利他性三个方面） ；机要性（秘书要接触大量的秘密）第二章 文书写作1、文书、公文的相互关系？P13-15文书是人们为了凭证和传递的需要，在一定介质上记录文字、图像信息而形成的书面材料，包括公务文书和私人文书。公文是指法定组织在其公务活动中所形成、具有法定效力和规范体式的、对外发出的公务文书。它并不是公务文书的简称，只是在外延上是公务文书的构成部分，二者在外延与内涵上并不相等。2、结合实际理解文书的特点和作用？P15-16作用：
4、行为规范作用决策指挥作用宣传教育作用联系交流作用凭证依据作用。特点：工具性，文书是法定组织对内实施管理、对外进行联系的工具；法定性，表现在三个方面：具有法定的作者、具有法定的效力、形成和发布的公务文书必须符合法定的职权范围和法定的程序；标准性，是指文书应当在名称，种类，范围等方面实行统一的标准；时效性。公务文书是反映和解决公务活动中的现实问题而制发的，因此时效性显得尤为重要3、文书按行文关系如何划分，包括哪些文种？P16按行文关系分：上行文，即向具有隶属关系或在特定业务范围内受其职权管理的高级别机关的行文，如“报告” ， “请示”等；平行文，即平行机关和单位之间的相互行文，如“议案” ， “通
5、知” ， “会议纪要”等；下行文，即向具有隶属机关或受本机关职权管理的次级机关的行文，如“命令” ， “决定”等；辐射行文，即向社会各方面告知或要求遵照执行的行文，如“通告”等。4、理解并运用文书写作的要求？20-25要求：一、主题方面的要求：正确，主题必须全面准确地反映客观实际，必须符合党的路线以及法律法规，准确体现机关及领导者的制文意图。主题集中，要做到集中、简明和单一。主题鲜明，指文书中所表达的立场、观点、态度、原则，必须旗帜鲜明。二、材料方面的要求：第一，收集和使用材料要坚持实事求是的科学态度；第二，坚持调查研究，加强材料的核算和检验，提高材料的准确性和可靠性；第三，严格把好文书的起草
6、、修改、审核、校对四关，避免造成材料上的差错；第四，文书中重要的引文应标明出处。三、结构方面的要求：结构完整结构规范，每一部分具有特定的功能和特定的写作模式及有相对固定的位置，不可随意变动结构严密，要求前后提法要照应和观点材料要统一层次分明，条理清楚。四、语言方面的要求：语言朴实，通晓明白语言简练语言准确，要求概念准确、用词贴切，句子通顺、合乎语法，简称规范、合乎习惯语言庄重，用规范化的书面语代替口头语，以陈述句和祈使句为主，主要运用消极修辞。5、公文 “五个要素三个部分”的结构模式?（课件）6、文书的结构元素及其表述方法？P26-30文书的结构元素是指表现文书主题信息的各个组成部分，包括标题
7、、稿本性质、题注、作者姓名、称呼、主送机关、正文、签署、盖章、成文时间等7、理解常用行政公文的文种和适用范围？重点掌握通知、决定的写法？重点掌握通告和公告的区别，请示和报告的区别？行政公文的文种：1.命令，是最具有强制性的公文文种，适用于依照宪法和有关法律规定颁布法律和公布行政法规及规章；2.议案，是法定组织向其所负责的法定性会议及其常设机构提请审议事项时使用的公文；3.决定，使用于对重要事项或重大行动作出安排；4.公告，适用于向国内外宣布重大事项或法定事项；5.通告，适用于公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项，局限于国内；6.通知，适用于批转下级机关的公文传达事项等；7.通报，适用于表彰先
8、进，批评错误，传达重要精神或者情况，属于下行文；8.报告，适用于向上级汇报工作等；9.请示，适用于向上级机关请示、批准；10.批复，适用于答复下级机关请示事项，分决断性批复和指示性批复；11.意见，适用于对重要问题提出见解和处理方法；12.函，适用于不相隶属机关之间相互商洽工作，请求批准和答复审批事项；13.会议纪要，适用于记载和传达会议情况和议定事项。通告和公告的区别：都属于公开发布的辐射性公文，区别在于：一是周知对象范围不同。公告面向国内外，通告适用于国内，而且局限于一定的范围。二是内容性质不同。公告用于公布重要的或法定的事项，通告的内容具有较大的弹性，使用范围较广。请示和报告的区别：这是
9、两种不同的文种。一是行文的目的不同。请示的目的在于请求上级机关的答复而使自己明确所请示的事项是否能办；报告的目的在于让上级机关了解本单位的情况，并不要求上级答复。二是内容表达不同。请示必须做到一文一事，综合性报告则要求全面系统。三是行文时间不同。请示一定要事先行文，报告则事前事中事后均可。四是行文语气不同。请示是祈使语气，报告属于陈述性语气。第三章 文书处理1、文书处理的含义？P65文书处理是指围绕文书的运行所展开的一系列相互关联、衔接有序的工作。2、行文关系的概念？p66 了解多级行文、直达行文、越级行文的特点？P67行文关系是法定组织之间以及法定组织与其管理对象之间根据隶属关系和职权范围而
10、确定的文书行移关系。多级行文即同时向几个层次的下级机关行文。它可以提高行文的效率，表述方法有：1.在文书的主送机关中使用递降级，直接标明几个层次的下级机关名称。2.主送机关为直接下级机关，而在正文或附注中说明级别更低的传达阅读的范围。 直接行文即通过组织渠道，把文件直接发至最基层的单位，或内部传达到全体群众。其方法一般是在正文或附注中说明文书传达或发至的范围。越级行文是指越过直接上级或直接下级向更高的上级或更低的下级至最高的上级或最低的下级行文。3、发文和收文的处理程序包括哪些的环节？P71-904、理解文书立卷的方法？P97方法：把需要立卷的文书，按照它们相互之间的某些共同特征组合成案卷。1
11、.按作者特征立卷，即将由同一作者制发的文书组成案卷。2.按问题特征立卷，即将反映同一问题的文书组成案卷。3.按名称特征立卷，即将同一文种名称的文书组成案卷。4.按时间特征立卷，即将内容针对同一时间或同一时间内形成的文书组成案卷。5.按地区特征立卷，即将来自同一地区或内容针对同一地区的文书组成案卷。6.按通讯者特征立卷，即将本单位与外单位就某一个或某几个问题的相互往来文书组成案卷。7.按人物特征立卷，即将围绕同一人物产生的文书组成案卷，通常适用于人事档案。8.按会议名称或类型立卷，即将围绕同一会议上产生的文书组成案卷。第四章 会议准备工作1、会议的含义和特征？P110会议是一种围绕特定目的和议题
12、开展的、具有一定组织形态的、以口头交流为主要方式的群体性社会交往活动。特征：1.它是一种围绕特定目的和议题而开展的活动；2.是一种具有组织形态的活动；3.是一种以口头交流为主要方式的活动；4.是一种群体性的社会交往活动。2、会议的要素有哪些？PPT 或 P111-113。主办者的含义和类型 P112；与会者的含义和类型 P114；会议议题的含义和作用 P115会议的要素：1.会议组织者，一般由主办者、协办者、承办者组成，还包括与组织工作相关的机构；2.与会者 3 会议议题 4.会议的结果，即会议结束时实现目标的程度 5 会议的时间，指会议的起讫时间和时间跨度；6 会议的地点 7 会议方式，是指
13、举行会议的方法和形式。主办者是指对会议活动的组织、管理、协调负主要责任的机构或者个人，是会议活动最重要、最关键的组织者，在会议举办过程中起着决定性的作用。类型：1 具有领导和管理职权的机关 2 会议活动的发起者 3 特定组织的成员 4 通过一定的申办程序获得主办权的组织。与会者即会议成员，是会议活动的主体，一般分为四种资格：1 正式成员，即具有正式资格，具有表决权、选举权、发言权和提案权 2 列席成员，即不具有正式资格，有一定发言权，但没有表决权、选举权和提案权 3 特邀成员 4 旁听成员，不具有正式资格，无表决权和发言权。会议议题是根据会议目标确定并付诸会议讨论或解决的具体问题，是区别广义会
14、议和狭义会议的重要标志。议题的主要作用是：1 体现会议目标 2 引导和制约会议的信息交流。3、组织委员会和筹备委员会的区别？筹备委员会与主席团的关系？P120区别：组织委员会组织工作较为复杂的大中型会议，具有最高决策管理权，对会议活动实施全面和全过程的管理。筹备委员会筹备规模较小的会议活动，其职责与组织委员会大体相同，但只负责筹备工作，一旦会议产生领导机构，其使命就宣告结束。联系：主席团是在会议举行期间按照议事规则或既定的程序主持会议，决定会议中的重要事项，对会议活动实施集体领导的机构。一旦产生就将取代筹备委员会的所有工作。4、确定会议规模必须考虑的要素 P127要素：1.效果因素 2.效率因
15、素 3.成本因素 4.场地因素5、安排会议地点需要考虑的问题 P1291.会议的举行地是否具有足够的接待能力 2.会议的场馆及周边环境是否能够确保会议的安全 3.环境是否适宜 4 会场大小是否适中 5 会场内的设备是否能够满足会议的实际需要6 会议所在地是否具备必要的通信设施满足新闻采访和报道及时性的要求 7 会场距离是否适当 8 会场规格是否适当 9 是否可用现代通讯手段召开会议。6、会场总体座位格局的类型？P148 安排主席台和与会者座位 P156类型：上下相对式，全围式，半围式，分散式，并列式第五章 会议服务工作1、会议记录的格式和内容 P173一标题：专用性标题，其格式为会议名称+记录
16、；通用性标题，适用于一般会议，标题为“会议记录”即可。二首部：要求用表格的形式，包括会议名称，会议时间，会议地点，会议主席，参加人员，缺席人员。三主体：包括会议的议程和议题，发言情况，会议结果，会场情况。四尾部：用于各项署名，包括记录人，审核人，发言人，法定的签字人员2、会议简报的编写 P179第六章 安排领导的活动1、安排领导活动的原则？P201 安排领导活动的一般程序？P201-202原则：必要性原则，统筹性原则，简化性原则，合理性原则。一般程序：1 掌握情况，明确要求 2 精心策划，拟定方案 3 准备落实，搞好协调 4 现场服务，确保顺利 5 总结经验，形成报告。2、领导活动方案的写作格
17、式？P2041.领导活动时间表的格式，组成部分：标题，题注，正文（时间，活动内容，活动形式，地点，参加人员，备注） 。2.专项活动方案的格式，由标题和正文两部分组成。3、安排考察访问活动的要点？P205要点：一、出行前的准备工作，包括：1 摸清领导人考察访问的目的等各方面的情况，以便做好助手 2 紧紧围绕领导人考察访问的具体任务和课题，了解相关情况，以便于向领导人提供咨询服务 3 设计活动路线，拟写活动方案，呈交领导审核批准 4 方案批准后，立即为领导做好各方面的准备工作 5 安排随行人员，明确任务 6 领导抵达前通知考察单位做好接待工作。二、出行中的服务工作，1 安排协调好各项活动 2 认真
18、受理群众来访 3 认真做好各项记录 4 及时办理领导交办的事项。三、善后工作，1 活动结束后，秘书要起草纪要、简报、报告，经领导人过目同意后印发 2 整个过程中发现的问题，办公室要会同有关方面提出整改措施，领导人的指示要及时传达并做好督查反馈工作。4、如何收集和协调好办公会议的议题？P209收集好议题：每次会议之前要收集必须在会上讨论解决或通气的事项，收集对象分三类：第一类是向领导班子成员收集，第二类要向各职能部门收集，第三类是向下级机关收集。协调好议题：可以分三个层次进行：1 凡拟在办公会议上讨论的议题，一律请主办部门先行协调会商，使各方达成共识 2 部门之间一时难以协调的问题，可批转有关部
19、门负责人进行协调 3 对一些比较复杂的问题，建议分管领导直接出面协调。4、联席会议具有什么含义和特征？P211联席会议是指若干组织或单位为协商确定某些工作或为达成某项协议而举行的双边或多边会议。特征：平等性，协商性，约束性。5、哪些内容可以列入听证会？P213一是征求对某项法案的意见，二是征求对某项行政决策的意见。对经济和社会发展有重大影响的法案或决策事项；对广大人民群众切身利益有重大影响的法案或决策事项；内容存在重大意见分歧的法案或决策事项；其他需要广泛听取意见的法案或决策事项。第七章 接待工作1、接待工作的含义？P254 接待者的类型？P255含义：是指特定的组织对公务来访者的迎送、接洽和
20、招待活动，它同信访工作中的来访接待的区别在于：前者的主要对象是具有公务关系的特定组织的代表，后者的主要对象是人民群众。类型：领导人，专职接待人员，业务人员，秘书人员。2、接待工作如何准备？P258一、环境准备：（一）硬环境，即客观条件构成的环境，要做到宽敞明亮、布局合理、整洁美观、气候宜人、明亮安静。 （二）软环境，即接待过程的人文环境，主要有组织文化环境和接待礼仪环境。二、信息准备：（一）收集和掌握来访者的情况（二）准备接待材料三、物质准备：（一）一般用品，如家具，茶水及茶具和文具用品（二）特殊用品，如接待用车，接待标志，接待设备，接待礼品。四、方案准备：（一）接待方案的一般内容，包括接待方
21、针，接待规格，接待日程，接待责任，接待经费。 （二）接待方案的书面格式，包括标题，正文，提交接待方案的部门名称和日期。五、人员准备：（一）人员准备的范围（二）人员准备的要求，包括规格适当，专业对口和素养要高。六、食宿准备3、接待方案的拟定？P2614、接待礼仪？P294涉及 1 约会和拜访 2 仪容 3 称呼 4 介绍 5 握手 6 致意 7 谈话七个方面第八章 信访、督察工作与危机管理1、信访工作的作用？P299作用：1.有利于人民群众行使民主权利；2.有利于广开言路，调动人民群众的积极性，提高领导决策的科学性；3.有利于各级领导干部改进工作作风，克服官僚主义，密切联系群众；4.有利于加强群
22、众监督，反对腐败，纠正不正之风；5.有利于维护社会稳定，保证改革开放顺利进行；6.有利于树立受理者良好的社会形象。2、信访工作的原则？P3001.实事求是原则 2.依法处理原则 3.属地办理、分级负责原则 4.及时办理原则 5.就地解决问题与疏导教育相结合原则 6.统一领导、部门协调原则 7.保护信访人原则。3、督察工作的含义和作用？P309督查是指对下级机关和部门贯彻落实领导机关决策和领导人指示的情况展开督促检查的活动。督查工作可以使领导机关的决策和领导人的指示得到全面正确的贯彻落实，可以有效地维护领导决策和指示的权威性和严肃性，保障领导管理系统的健康运行和组织目标的顺利实现。4、结合实际理
23、解危机处理程序和方法？P3181.政治性、群众性危机的临时处置：立即用电话了解事件的各项详细情况，务必弄清情况，准确判断事件的性质；立即向领导报告调查情况，并请示处置办法；事先已制定预案的，经领导人同意后通知有关部门紧急启动预案。如无预案，要示情况而定；安排好值班，确保信息的畅通事后协助有关部门深入调查。2.灾害性危机、事故性危机的处置：接到报告后要立即详细了解灾害或事故的情况，及时向领导汇报，听候领导指示；根据领导指示通知有关部门启动相关应急预案亲自或安排人员赴现场了解灾情，向领导人及时反馈安排好值班，确保信息的畅通协助领导和有关部门调查灾害或事故的原因组织安排新闻发布会，或安排领导接受采访
24、及时处理公众来信，并将其中反映的情况和意见及时向领导汇报协助领导安排好后期的理赔、慰问的相关工作。3.侵权、误解性危机的处置办法：了解情况，搜集证据根据领导指示，邀请有关专家和律师参加情况分析会，共同商讨应对措施安排新闻发布会或情况说明会，或安排领导接受采访。第九章 办公室日常事务1、保密工作的要求？P325要求：（一）加强领导，健全机构。具体要求 1 实行保密工作领导责任制，主要领导要切实履行职责，支持保密工作；2 在主要领导之下明确一名分管领导，负责对本单位的保密工作进行具体规划，协调和督促；3 重要单位应成立保密工作领导小组；4 一般性单位的日常保密工作由秘书部门负责。 （二）依法处理，
25、完善制度。1 专项保密制度 2 员工保密培训制度 3 保密工作定期检查制度 4 泄密责任追究制度 5 保密工作总结表彰制度（三）积极防范，突出重点。 （四）既确保秘密，又便利工作。1 确定秘密范围要准确 2 确定秘密等级要合适 3 确定保密期限要合理 4 变更密级和保密期限要及时（五）应用技术，严防窃密。2、日常接待？P333-334日常接待是指大型活动、正规访问、值班和信访接待以外，秘书平时在办公场所的接待活动。特点包括 1 接待对象的不确定性 2 接待时间的随机性 3 接待事项的随机性。形式包括前台接待和办公室接待。日常接待来访的程序、方法和要求：1.接待领导预约的客人， （礼貌招呼，辨明
26、身份；通报领导；安排休息；引导开门；介绍；引座；退出；松口。 ）2.接待不速之客（礼貌招呼；辨明身份，了解来意，区别处理；其余同接待预约的客人一样。 ）3.安排领导的临时性会见（了解事项缓急和客人的时间要求；根据领导既定日程，提出会见时间建议；领导同意后及时告知客人；客人接受时间安排后，立即向领导汇报；秘书按预定时间做好各项准备，并督促领导准时赴约） 。考试题型：一、单项选择题（每小题 1 分，共 10 分）二、多项选择题（每小题 2 分，共 10 分）三、简答题（每小题 6 分，共 30 分）四、情景分析题（共 10 分）五、工作实务题（共 10 分）六、综合运用题（共 30 分，第 1 题为 10 分；第 2 题为 20 分）
