1、秘书资格考试：秘书三级实务综合资料（一）礼宾次序常用的 5 种方法 1 依照来宾的具体身份和职务高低来排列顺序。2 按字母顺序排列。 3 依照来宾到达现场的具体时间早晚来排列4 依照来宾告知东道主自己到访的时间的先后排列 5 不排列即不分先后 涉外礼宾的准备工作。 1 搞清楚来访外宾或代表团的基本情况。 2 注意先弄清楚外宾的饮食爱好、宗教信仰和其他生活习惯。 3 拟定来宾访问日程。4.安排食宿 涉外会见、会谈的程序。 1 提前约定。2.通知对方有关事项。3.准备工作.4.迎接客人 5 会见、会谈 6.送别客人 接待计划与安排 1、说明接待计划的三项内容： （1）接待规格；（2）日程安排；（3
2、）经费列支。 2、人员安排中计划中应写明；（1）主要陪同人员；（2）主要工作人员； （3）住宿地点、标准、房间数量；（4）宴请时间、地点、标准、人数 （5）会见、会谈地点、人数、参与人员。 3、日程安排计划： （1）日期、时间、地点；（2）活动内容；（3）陪同人员。 4、接待经费计划（列支） ； （1）工作经费；（2）餐饮费；（3）住宿费；（4）交通费； （5）参观费；（6）其他不可预见费用。 进行岗前培训的基本原则和要求 .不卑不亢：不论来自哪个国家.所代表公司、企业的大小应以礼相待，互相尊重 依法办事：国际间交往合作.都要依法而行.既遵守我国法律.也遵守对方国家的法律 内外有别：指要有保密
3、观念，既要保守国家机密，也要保守本单位的机密。 了解国际交往的基本礼仪：即见面礼仪、谈话、身体语言、餐饮等等 新闻发布会的注意事项1. 确定新闻主题，选择发布良机。2.挑选媒介单位、落实宴请范围。 3. 确定会议主持人，精选发人4.处理好应回避的问题制定各种应变措施。 庆典活动组织工作重点。1.前期调查研究 2.精心策划准备。3.选择最佳时机。4.邀请嘉宾光临。 5.编排活动程序。6 安排其他活动。7.善后工作处理。 开放式和封闭式办公室优缺点。 1 开放式：有利于沟通 节省办公空间 办公设备共享。难保机密 干扰大 无私人空间 2.封闭式：有利于安全保密 集中注意力 保护隐私。难交流 费用高选
4、择不同办公模式的方法 1.认真分析现有工作模式存在的问题。2.综合分析不同模式各自优缺点。 3.确定新的办公模式。4.根据新的办公模式制定相应规章制度。 5.确定新的分配制度。 办公模式发生变化的原因 1.信技快速发展，尤是通技的改变人们的联系不受地理位置限制，不再办公场所也能进行工作。2 企业经营需要既支出少量费用，又能有更优秀的人才完成任务3.办公场地费用过高，需要压缩办公室面积，以最小投入得最好效益4 大中城市交通状况使人们寻找新的工作模式。5.人们思想观念的变化，不再拘于一种固定工作模式6.社会丰富多彩人们需要在时间上又更大的自主性和灵活性。7 人们希望最大限度的发挥自己的才干，多干事
5、情多得报酬。8 人事制度的改革，必须打破“铁饭碗” ，用多种方式激励员工的工作积极秘书资格考试：秘书三级实务综合资料（二）制定计划的作用。 1 指明办公室工作所起的作用及所处的地位2.指明组织为实现自己的目标而确定的主攻位置，所拥有的人、物、财力部署的根据3.指明组织的活动方针和范围保证行动目标一致4 指明事务顺序先后安排5 是一种主要控制手段和数量化财政计划 计划工作主要内容 1 每一项工作的起始时间、阶段时间和最终期限2 每一项任务的数量和质量要求。 3 每一项任务所需费用和其他资源4 每一项任务所承担的人员及负责人。5 每一项任务完成情况的检查和监督。 安全检查的主要内容及原则 1.对可
6、预见的自然灾害作好科学预测分析及时及早预报2.对可能发生的人为事故要多渠道深入了解有关信息，掌握动向3.对以前发生的事件进行总结，制定防范措施。 4.对预测的突发事件制定应急方案5.将应急方案或应急程序公示于醒目位置6.进行度突发事件的培训和演练，掌握必要的知识与技能7.配备相关设备和资源8.定期检查维护更新设备和资源，使之处于良好备用状态。 原则：1 加强领导 统一指挥 2.快速反应 控制事态发展 3 以人为本保护公众利益 4 公开透明 面对公众。 突发事件的报告和记录的必要性及其两表内容 必要性：1.作为事故处理的一依据 2.作为安全教育的案例资料 3.便于应对各种赔偿案件 内容：1.事故
7、情况记录表：事故发生日期、时间、地点、涉及人员，事故过程。证人 2.工伤情况报告表：事故发生日期、时间、地点，涉及人员基本情况，事故过程细节，救治过程，医疗处理情况，证明人办公设备购买和租用的优缺点及其采购程序 1 购买：优点：为组织增加固定资产。使用方便。缺点:一次付费过高。设备难更新。 2 租用：优：最初投入费用低，并能被获得的利润补偿。租用协议包括维护修理。 便于更新换代。缺点：常年租用费用过高。提前终止合同会有很高赔偿。 采购程序：提出购买申请 审批落实费用 选择供应商 签订供货合同货物验收入库支付货款。 正确选择办公设备和易耗品供应商须考虑的因素 1.价格和费用 比较不同供应商的要价
8、：初次洽谈的价格 降低价格方法，如批量购买，节日削价或将其指定为唯一的办公用品供货商 购买后还要考虑费用的支出，如：占用空间费用，存储物品报废，存储过多占用资金 2.质量和交货 保证购买后能满足需求 选择不合格物品的供应商 比较供应商交货的时间供应商能说到，做到，有诚信，很可靠 3.服务和位置 比较为客户提供服务是否方便，如所提供的订购方式 供应商所在地点方便联络和交货 4.安全和可靠性 送货整个过程中，保证货品安全，包装，存放，运输和交货 比较供货商卖货手续及相关发票是否齐全，如查订货单，交货单等 了解商家规模的大小，经商史上的信誉度，如为客户保密的可靠性 申请费用以及报销结算的步骤是1、申
9、请人提交费用申请报告或填写费用申请表，详细说明需要经费的人员、时间、用途、金额等情况，并亲自签字。 2、该报告或该表必须经过组织确定的授权人审核同意，并签字批准。 3、一种情况是将获得批准的费用申请报告或费用申请表提交财务部门，领取支票或现金借款；一种情况是先由申请人垫付，完成商务工作。 4、在进行商务工作中，无论是使用支票，还是使用现金，都要向对方索取相应的发票，其内容中填写的时间、项目、费用等应与使用者实际用途相符。 5、商务工作结束，申请人应将发票附在“出差报销单” 后面，并亲自签字提交出纳部门，由出纳部门把先前领取的现金数额和支出情况进行结算。如果是先由申请人垫付的，在提交票据和“报销
10、凭单”后，方可返还现金。 6、如果事实商务工作时，计划的费用不够，需要超出时，应提前向有关领导报告，在得到许可和批准后，超出的部分才可得到报销。秘书资格考试：秘书三级实务综合资料（三）制定采购预算方案的程序和内容 1 程序：确定预算基数 调研 确定采购的产品 编写预算方案 修改完善方案 2 内容：预算的项目名称 目标 需要的办公资源 采用预算方法 测算的依据 支付预算标准 政府采购主要方式 公开招标 邀请招标 竞争性谈判 单一来源 询价 国务院政府采购监督机构认定的其他方式合理调配和利用办公资源 1.a 制定合理的调配计划：根据有关开支规定、现有库存、轻重缓急、逐项作出调配计划，计划要又预见性
11、和合理性，并注意在工作中不断调整满足办公需要。B 保证重点物品的使用对工作性质重要的部门实行倾斜政策。2.建立办公资源运行档案（购买信息 维修合同 操作指南 所有资源情况列表 基本信息 日志记录和故障登记）3.管理办公资源的注意事项（及时更新记录 按规定清退办公用品、设备 掌握人员流动情况） 会议筹备 1 作用：了解会务工作的全局 加强协调沟通 确保会议目标实现 2 特点：全面性和具体性 计划性 明确性 3 原则：严格时间 事项明确 会议必要 4 内容：会议主题于议题 会议名称 会议议程 时间和日期 地点 需要设备和工具 会议文件会议人员组成及人数 与会人员的组成 会议食宿安排 确定会议经费安
12、排 会议筹备机构和完成任务的期限 会议应急方案的内容 1.会议中可能出现的意外事件：人员问题 场地问题 设备问题 资料问题 健康与安全问题与会者情绪问题 与会者返程问题 行为问题2.明确意外事件出现时工作人员的责任 3.处理会议中意外事件的方法：同上组织电话会议的方法 发出会议通知 分发会议资料 安排会场 接通电话 相互通报出席情况 记录 组织视频会议的方法 视频会议的会场 做好会场布置工作 配备和检查设备 设备维护 为减少租用通信线路的时间 节约费用 远程会议筹备方案特点 （1）远程会议具有节省时间和金钱、能够与电话服务机构商定使用录音带做永久记录、而且交流更加直接、简短的优点。 （2）远程
13、会议筹备方案拟定时，应预先了解提供电信会议服务公司的服务业务，并提前一周与电信会议服务公司预约，明确提出自己的要求，并提前将下列内容告诉电信服务公司：会议日期、会议起止时间、会议参加人数、与会者的电话号码、主持人姓名等。 （3）会议程序、议程及其他材料必须提前寄给与会者，以便他们有时间准备会议讨论。 （4）远程会议筹备方案中要有专人负责检查远程会议设备是否齐全和正常，摆放是否符合要求。 会议筹备情况检查主要内容 1 会议准备工作是否充分2 文件材料的准备3 会议布置情况4 礼仪接待人员的准备5 环境条件与用品的准备6 保卫工作的检查 7 检查其他内容 做好会务筹备情况检查的方法有两种： （1）
14、听取会议筹备人员的汇报 1）听取汇报的领导要加强前期的调查，深入一线，发现问题，解决问题。 2）会议筹备人员对汇报材料的准备要侧重困难和问题，注重实效。3）选择合适的汇报时间。 4）对会议筹备情况汇报的重点是筹备中的问题。因此，汇报之后要抓紧催办和落实。 （2）会前现场检查 1）检查会议所需的各种资料，要考虑一些特殊人群的需求，如提供大号字印刷材料。远程会议要提前下发材料。 2）注意气味。一些人对香水、花露水和浓重的化学气味过敏或高度敏感。因此，要对所有工作人员提出要求。 3）设立入场登记台。为使人们能轻松、快捷地登记入场，可考虑设置咨询台或登记台。张贴会场平面示意图。 4）佩带徽章、名牌。为
15、方便工作，所有工作人员都应佩带徽章或名牌。 5）准备接待休息室。应在接待休息室内放置公司标志或旗帜，可放置电话机、传真机、电脑、留言条和笔等。此外，还应备有急救箱。 6）安排接待、服务人员。配备精通产品和服务的人员，事先组织培训，回答与会者的提问。 7）远程会议要加强对设备的检查秘书资格考试：秘书三级实务综合资料（四）会议协调的内容 1 协调会议召开的时间地点出席人员列席人员2 协调会议相关事项3 协调会议议题4 协调会议纪要5 协调会议决定事项的落实 推进会议进程的方法 1 了解会议主题和议题2 严格遵守会议时间3 主题明确4 鼓励和引导与会者5 消除交流故障抵制不和谐因素6 合理安排议题7
16、 掌握会议休息的时机8 适时结束会议 会议经费使用的方法 1 以节约为原则，需要开支的项目要尽量列的详细具体2 向会议筹备委员会的领导人提出申请并按照审批权层层审批3 领导审批后由财务部门提取现金或填写支票4 支出会议经费5 领导审批后按本单位零用现金、开支标准和报销的这种财务制度和规定办理结账手续。 会议总结的目的 1 检查会议目标的实现情况2 检查各小组分工执行情况3 检查个人工作情况4 表彰先进个人5 妥善解决会议遗留的问题高效率会议的决定因素 1 会议召开的必要性2 经过精心准备3 地点选择适中4 形式多样化5 严格执行了会议的各项议程6 与会者经过认真确认和专心挑选7 严格开会、散会
17、时间8 会议作出的决定事项 9 会议经费支出合理10 会议服务热情周到 信息利用的要求 1 信息利用要给组织带来效益2 信息利用要对社会环境和公众负责。不能损害社会环境和公众利益3 信息利用要严格遵守信息法规，遵守知识产权保护的相关法律法规 登记 （1）登记的含义：登记即建立信息的完整记录。 （2）登记分为两种类型； 总括登记，对存储信息按批分类登记； 个别登记，按信息存储顺序逐件登记。 （3）登记形式有两种：卡片式登记、薄册式登记。 2、编码： （1）编码要求；编码结构应表示出信息的组成方式及关系。 （2）编码步骤；分析所有预编的信息；选择最佳的编码方法；确定数码的位数 （3）编码的两种方法
18、： 顺序编码法，按信息发生的先后顺序或统一标准编码； 分组编码法，利用十进位阿拉伯数字，按后续数字来分别信息的大、小类 提供档案利用的要求及方式 1 要求：依法开展利用工具 主动及时开展利用工作 不断完善档案服务方式和手段 掌握本单位近期工作重点、重大活动据此开展档案利用工作 2 方法：开设阅览室提供利用 档案外借 制发档案复制本 提供咨询服务 印发档案目录 举办档案展览 编写大事记的工作步骤和注意事项 1.接受任务后，首先收集有关文件和材料，掌握公司成立至今以来发生的一些大事和要事，接下来了解编写大事记的注意事项，如材料真实编写时突出大事不要漏要点抛掉小事。编写大事记注意系统性和条理性，简明
19、扼要。写完之后要让经理过目，经理认为没有问题后将其制作成展板，供客阅览了解使用。同时要将该大事记放在公司的参考资料里，以后逐年编写。 2.大事记主要由大事记记述和时间组成。大事记述是大事记的核心部分，通过许多重大事件的记述，反映历史发展的概貌和规律。大事的合理选择是撰写着部分之一。大事时间要求有记载准确的日期，不用模糊的字词。而且对每件大事均写明某年某月某日，尔后再按大事发生的时间顺序进行排列第一章 商务沟通1.在见面礼仪中要注意到：在日本，鞠躬是常见的传统礼节；在欧洲各国喜欢拥抱的礼节2.录像中可能出现用餐礼仪：注意3.馈赠礼仪中：（1）与法国人交往，不宜选用刀、剑、剪、餐具或是带有明显的广
20、告标志的物品作为馈赠礼品。 （2） 与美国人交往，两种场合可通过赠礼圣诞节期间当你抵达和离开美国的时候。(3)与俄罗斯人交往，送鲜花要送单数。 （4）与日本人交往，切忌送梳子，而且一般不送菊花和荷花。 （5）与阿拉伯人交往，不送酒。P3304.商务交往中，日本人不太尊重女性。5.谈话礼仪中， （1）避谈政治、宗教等敏感话题（2）不要以自我为中心（3）避免询问他人穿着、饰物等价格。 （4）男士不问钱包，女士不问年龄。6.西餐餐具中注意刀和叉的使用。P334 中7.进餐礼仪时，餐巾放在腿上。完全摊开、塞在胸前、掖在腰带上都是不正确的。P3358.普通西餐的上菜顺序：面包、汤、各类菜肴、甜点、水果、
21、咖啡或者红茶。P3359.吃甜点时，要用刀切开后，用叉取食 P33610.第一大题：背景：要接待一个重要访团，进行岗前培训，请您写一份接待计划。答：（1）做接待计划之前我们要了解基本情况，确定接待规格，指定接待计划包括工作准备、生活准备、参观娱乐准备，最后确定人员和经费（2）书上第 339 页上中要点的第一点。（3）书上第 339 页上中要点的第二点。（4）进行岗前培训的基本原则和要求：.不卑不亢：不论外宾来自哪个国家，所代表公司、企业的大小，都应该以礼相待，互相尊重。依法办事：国际间的交往合作，都要依法而行，不仅遵守我国法律，也要遵守对方国家的法律。内外有别：指要有保密观念，既要保守国家机密
22、，也要保守本单位的机密。了解国际交往的基本礼仪：即见面礼仪、谈话礼仪、身体语言礼仪、餐饮礼仪等等。P339（5）在涉外活动安排中，注意安排好礼宾次序，它表示各国主权平等的地位。方法有：（1）按身份与职务的高低排列。 （2）按来宾所在国名称的英文字母顺序排列（3）按时间先后顺序排列。P339 下11.单选：对以前来访过的来宾，接待规格应按惯例规格。P340 上12.会谈时就某些实质性的问题进行交流。 （选择）P340 中13.会谈完毕后的合影留念时，顺序按第 341 页的第一种。他遵循的原则：（1）以右为尊（2）前高后低14.对外宴请时要注意：（1）环境要雅致、安静（2）点菜时要考虑对方的信仰方
23、面的忌讳，有许多对方不能普遍接受的，如燕窝、鱼翅、海参等（看一下书 P341 下）15.集体来访，组织其参观、娱乐时要一要去有代表性的地方；二是不能泄密。应预先通知接待方作好准备。P34216.录像中可能出现：迎宾时秘书要到大门口去迎接；介绍时通常是先由我方人员或翻译按、迎宾者按身份高低向来宾一一介绍 P342 中注意：在沟通部分可能出现大题，多为小题 17.小题：广义的网络沟通指那些网络沟通与传统沟通并行、或者网络沟通占主导地位的企业管理沟通体系。P344 中18.网络沟通的主体有：管理者的角色转换、员工知识拥有者、网络沟通的环境 P344第二章 办公环境的管理1.办公布局：开放式办公室的优
24、点：易于沟通，便于交流；缺点：房间易有噪音，如说话声，打电话等影响他人 ； 封闭式办公室的优点：易于保证工作的机密性 （把书第 353 页上表格看一下）2.封闭式办公室又称为传统办公室、网格式办公室。P3523.预防紧急情况的措施有：主要是第二点和第六点（P354）其中，第二点可能考选择题；第六点在录像中可能出现4.发生事故时，秘书要填写事故情况记录表 ；如果事故中有人受伤，则涉及到的每个人都要填写一张工伤情况报告表 ，里面的主要信息要有：完成表格人员、事故涉及人员、事故见证人、填写表格的人员签名和日期。注意一定不要有伤情鉴定医生。5.第二题：改进日常办公事务工作流程的方案。答：改进日常办公事
25、务工作流程的基本思路是：合并和精简。认识到存在的问题后，提出如下改进建议。书上第 356 页的表格，把大标题写上，然后在自己添写一些话，是句子完整通顺。然后再答第 357 页注意事项中：（1）流程应由职权明确的专人来负责（2）要考虑客户的需要，与其他流程以及客户需求适当结合（3）流程本身要有不断改善的空间和弹性。6.选择题：文稿审定的步骤：（1）文秘人员打印文件，首先应浏览一遍文稿。 （2）校对人员应认真校对。 （3）章监管员用印前，对文件内容、文件格式、签发手续再次认真核对一遍。 P358 上7.选择题：文稿审核的内涵：法律审核、政策审核、实施审核、体式审核、程序审核 P3588.选择办公设
26、备和易耗品供应商时要比较：（1）价格和费用，如批量购买，节日削价或将其指定惟一的办公用品供货商，但注意一定不要处理的产品（2）质量和交货（3）服务和位置（4）安全和可靠性 要仔细比较供应商的报价单、订货单、交货单和发票是否一致 P3599.第三题：作为秘书，你如何做到对办公用品的控制和监督？答：第一：要做好库存控制，就要确定好库存卡，既确定最大库存量、最小库存量和再订货量。其中最大库存量是（定义，在书上第 360 页中间） ，最小库存量是（定义，在书上第 360 页） ，再订货量是：（定义，在书上第 360 页）第二：加强对办公设备和耗材的库存管理和监督，要求保持进货卡、出货卡和库存卡的三卡一
27、致。(P261)进货卡即记录所有接收信息；出货卡即是申请领用单，记录发放物品的数量；库存卡是每一次计算物品的库存余额，该余额代表库存物品的实际数量。（P260）第三：最后（书上第 360 页下）检查库存物品申请表和库存卡，从而了解各部门和某个人使用物品的情况定期检查库存记录卡，了解库存物品的项目和最大、最小库存量和再定购量检查实际库存，将库存中实际存放的物品余额对照卡片上的余额相比较，看是否有出入，其目的是防止浪费和被盗。10.小题：租用或租借合同无法提前终止，否则可能是昂贵的. P36111.办公用品的采购，由购买货物的人填写购买申请表 ，经部门领导批准后交给采购人员。并复制一份给会计部门。
28、采购人员要根据收到的货物填写入库单，货物入库，库房人员要签字表示货物进库会计部门收到发票后，对照交货单、入库单和订购单，要做到三单一致，经财务主管签字，支付款额或支票。 P36212.做时间表应按照工作的轻重缓急和逻辑顺序用数字编号标记出任务完成时间的前后顺序。(P363 中)并指明每一项任务的负责部门或承担人以及负责人13.行动计划的内容：书上第 364 页第一、二、三、四点14.现代企业管理要求工作的时效性。制定承办周期的内容和期限要考虑：（1）时间期限（2）确定多长的时间期限做标准适宜，包括能体现组织的形象。 P365 中15.承办周期是企业接到客户或询问者的问题后处理并回复的时间规定。
29、 P365 下第三章 常用事务文书的拟写1. 选择题：市场调查报告的特点：其一是针对性；其二是真实性；其三是时效性。 P367 中2. 市场调查报告有情况调查报告、事件调查报告、经验调查报告和问题调查报告。 P3673. 市场调查报告的主体由三部分：书上第 368 页下4. 市场调查报告最重要的是实事求是。 P369 中5. 计划的概念。是实现目标、内容、步骤、措施和完成期限的一种事务性文书 p3696. 计划的特点：其一是针对性；其二是预见性。 P3697. 从书上第 371 页下计划的结构与写法开始看到第 372 页的注意事项。看后，第四题题目就是根据背景写一篇计划书。北京的粗略意思是：单
30、位要开展一项学习太极神功的活动，学习完后举行比赛，以次写一个计划。 （注明：背景是老师举的例子，未必是考题）仔细看一下书上第 370 页，例文分析 28. 总结的类型;按内容分，由学习总结、工作总结等；按性质和作用分，由综合性总结、专题性总结等。 （选择题）P3729. 总结的结构中主体包括的内容：成绩和经验、存在的问题和教训以及今后努力的方向等10. 选择题：主体由过程式、经验式等多种形式。P37411. 在总结中的注意事项：第一、二、三、四点 P37412. 述职报告的特点是：一是个人性；二是真实性；三是通俗性。 P37513. 重点：招标书。招标书由多种类型：企业经营者招标书、企业承包招
31、标书、劳务招标书、技术引进或转让招标书。 P376 下14. 第五题：可能是公文写作题：招标书 因此一定要好好看一下招标书的结构和写法 看一下第 377 页的招标书例文15. 第六题：可能是请柬写作题 参见第 191 页请柬的格式与写法16. 投标书也称为“标函” ，它的特点是：针对性、求实性和合约性。P378关于投标书的结构和写法同学看一下即可。第四章 会议与商务活动1.会议前我们应该做好哪些方面？（1）确定会议的议题（2）确定会议的议程（3）确定会议时间、会期（4）确定经费预算和餐饮安排 P3822.确定会议主题的主要方法：一是要有切实的依据；二是必须要结合本单位的事迹；三是要有明确的目的
32、。议题是对会议主题的细化 P3823.会务组是负责会务组织、会场布置、会议接待签到等会议的组织、协调工作。 P382 下4.开远程会议，预算我们应重点考虑：邮电通信费用，电话和电视费用5.选择题：三方或三方以上参加会议的桌子药用：A.长方形桌子 B.圆桌性 C马蹄形桌子 D.正方形桌子 答案：BD6.选择题：在什么样的会议中，报告人和主办单位负责人座位相间排列？答案：报告会、表彰会、联席会 P385 中7.远程会议的优点：节省时间、节省金钱、可以使用录音带的形式作永久纪录 P3858.第七题：秘书如何做好会议协调？答：在总协调中，先要准备工作协调，即答书上第 387 页上面的表格，然后再添加两
33、列，一列的标题是：不完成，存在问题；另一列的标题是：落实日期在组织工作协调中，秘书要引导会议进程，秘书发言（1）着装要得体，注意表情（2）在时机成熟时，适时引导（3）发言时要与领导导向相同。 秘书还应做到在会上认真倾听，最大限度地给予鼓励，在会上要尊重他人意见，确信自己能对任何冲突产生积极的影响。9.决定会议效果的因素：书上第 388 页下第二点、第三点、第四点和第五点。10.导致会议承销不高的主要方面：P389 中，看一下即可，了解11.第八题：某公司开业。请你做好开业典礼的前期准备答：书上第 392 页到 393 页，一共 9 个点。其中在第四点，阐述来宾邀请的人士包括上级领导，社会名流，
34、新闻界人士和同行业代表。第六点中，开业现场，可以是正门之外的广场，也可以是正门之内的大厅。第九点中，向来宾赠送的礼品时，应选择有宣传性、荣誉性和独特性的礼品。典礼的程序包括：17 点（书上第 394 页） ，其中第五点，详细阐述揭幕人要由本单位负责人和一位上级领导或嘉宾代表组成，揭去盖在牌匾上的红布，宣告企业的正式成立以上用自己的语言组织一下。即为答案12.信息发布会的主题大致有两类：（1）说明性主题（2）解释性主题 P39513.选择：信息发布会的时间选择要注意：（1）避开节日与假日（2）避免与重大社会活动相冲突（3）防止与新闻界的宣传报道重点撞车 P395 下14.选择：确定信息发布会的地
35、点要考虑：（1）本单位所在地（2）事件发生地（3）当地著名的宾馆、会议厅等 P395 下15.信息发布会的主宾是新闻记者 广告公司、客户、同行业是受邀请的对象 P396 上17. 信息发布会的主持人大都由主办单位的办公室主任或秘书长、公关部部长担任。 P39618. 选择：图片、实物、模型、录像、光碟等也是新闻发布会准备的材料。 P396 中19. 信息发布会上要注意：（1）讲话重点突出（2）各发言人口径统一（3）对各方记者要一视同仁，不能厚此薄彼 p397第五章 信息与档案多为选择题，这部分也可能出现大题（可能在档案与沟通中选择一个）1.多选：信息开发的主要形式：P401 下2.剪报的优点：
36、成本低，获得的信息量多 不足的是：缺乏时效性、可靠性 P402 上3.信息资料索引可分为篇目索引和内容索引。 P402 中4.文摘的类型：指示性文摘（适用于信息篇幅长河内容复杂的情况）和报道性文摘 P4025.多选题：信息编写的类型：5 点 书上第 403 页下面6.信息开发的方法：主要注意第三点（纵深发）和第四点（连横法）P404 中7.仔细看书上第 405 页信息开发的类型，一次信息的形式有剪报、外文文献的编译等；二次信息的形式有目录、索引、文摘和简介等；三次信息提供的是评述性的、动态性的、预测性的信息，其形式有：简讯、综述、述评、调查报告等 P405 中 其考察方式是：从中抽出 4 个，
37、让你选择哪些是一次信息？二次信息？三次信息？8.信息开发技巧：抓住热点、针对难点、找准亮点、超前预测、突出特色 P405 中9.信息利用中要使用跟踪卡，跟踪卡的定义。P406 中10.信息咨询服务的表现形式：报刊索引服务、信息线索咨询服务、统计资料的咨询服务。P407 考题形式：在给出别的一个，构成四个选项11.信息反馈的形式：正反馈和负反馈，前反馈和后反馈 四选题 P408了解前反馈的定义：在信息发出之前，向信息发出者表示的要求和愿望 如来自基层和群众中的建议和呼声等 后反馈的定义：信息在发出后，信息接受者对信息做出的反应 P40812.信息反馈的特点：针对性、及时性和连续性 P409 中1
38、3.选择题：开展档案利用的方式和途径有：（1）开设阅览室（2）档案外借（3）制发档案复制本 （4）出具档案证明 P41114.开架阅览的做法是：（1）科技档案副本（2）非密的或密级较低的（3）编制“科技档案检索图表” 选择题 P41115.档案外借的制度：（1）办审批手续（2）外借期限不易过长（3）数量要有所限制（4）保证按期归还 P41116.档案复制本分为副本和摘录两种 P41117.档案人员只有在利用者正式申请下才能出具档案证明。 在证明中只能对有关材料进行客观地、如实地叙述或摘录，尤其对所要证明的问题起关键性作用的内容应做到与原件的字、句，甚至标点完全吻合。 P412 中18.印发目录
39、包括内部印发（向内部各机构和下属单位印发）和外部交流两种 P41220. “提供档案利用”是针对档案管理者而言；“利用档案”是针对利用者而言 P412 下21. 档案参考资料具有问题集中、内容准确、文字精炼、概括性强的特点 P413 中22. 把书上第 413 页下的几种常见的档案参考资料的编写看一下 他的考题类型可能是根据一定的背景，让你选择。如对于一个搞科技的企业来说，编写档案参考资料的一句诗（）则选书上第 415页的第八点、第九点和第十点。 因此要知道，对于不同类型的企业，其依据不同。23. 大事记的概念 P413 中秘书编写的大事记主要是持续反映本单位情况的单位大事记。 在编写的时候，
40、具体要求是：（三点）第一，观点正确，用材真实；第二，大事突出，要是不漏，小事不记；第三，系统条理，简明扼要 P413大事记的内容有大事时间和大事记述两部分组成。23.组织机构沿革和企业年鉴 可能要反过来考。 如：选择题：系统记录一个单位或专业系统的体制、组织机构和人员编制变革的情况的一种文字材料是（） 选择：组织机构沿革 同时，企业年鉴也是如此的考法 P41424.统计数字汇集按其内容可分为综合性和专题性两种 P414 中25.针对性地提供档案服务的人员：计划决策人员、基层管理者、科研人员、工程技术人员 P416 中的四个大标题文书拟写一、通告 （一）通告的概念 通告是公布社会各有关方面应当遵
41、守或者周知的事项的公文。通告是各级机关、企事业单位与社会团体通常使用的告晓性公文。（二）通告与公告的区别 通告与公告同为具有广泛告知性与约束力的公布性公文，但是，他们又具有明显的区别：1、使用范围不同；2、宣布事项不同 3、制发者不同。 （三）通告的类型:通告可以分为制约性通告与告知性通告二种类型。 （四）通告的结构是：标题+ 正文 +落款+成文日期 二、通报 （一）通报的概念 通报是表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况的公文.通报时各级机关、企事业单位和团体经常使用的文种 （二）通报的性质 1、通报属于奖励与告诫性的公文;2、通报属于传达和告诫性的公文;3、通报的发布范围，往往是在一个机
42、关或一个系统内部使用 （三）通报的类型:通报可以分为表彰通报、批评通报和传达通报三种类型。 （四）通报的结构是：标题+ 主送机关 +正文（+附件）+落款+成文日期 （五）通知于通报的区别通知与通报均为知照性公文。通知带有一定指令性，其事项具体，是上级机关下达至下级机关的公文；而通报重在传达重要精神或者情况，以使有关单位和公众知晓，一般不具有指令性。通知重在告知人们执行什么任务或怎样做；通报则是为了提高人们的认识和开阔人们的视野，以便把工作做得更好。 三、决定 （一）决定的概念决定是对重要事项或者重大行动做出安排,奖励有关单位及人员,变更或者撤销下级机关不适当的决定事项的公文。 （二）决定的特点
43、 根据决定的性质，决定可分为：1、指挥性决定；2 知照性决定。 （三）决定的类型 根据决定的性质，决定可以分为：1、指挥性决定；2、知照性决定。 （四）决定的结构：标题+ 主送机关 +正文+（附件）+落款+成文日期 （五）相关注意事项 1.不可用“文种”作标题 以文种“决定”作标题，省略发放机关与事由，不符合国务院对公文标题的书写要求。 2.慎用“决定” 应该针对发放机关内部的重大事项或行动发布决定。在使用中容易出现的问题是“小题大做” ，即把本应写为“表彰通报” 、“批评通报”的，写成“表彰决定” 、 “批评决定” 。请注意，不应把一半事项随意升格为重大事项或重大行动，要把握好“度” 。 四
44、、请批、批答函 （一）请批、批答函的概念 请批、批答函是请批与批答函的名称，是不相隶属机关之间请求批准和答复审批事项的公文。 （二）请批、批答函的类型:1. 请批函。请批函是向有关主管部门请求批准的函。2. 批答函。批答函是有关主管部门批答请批事项的函。 （三）请批、批答函的结构是：标题+主送机关+ 正文+落款+成文日期 五、计划 （一）计划的概念 计划是各级机关、企事业单位、社会团体和个人对未来一定时间内的活动拟定出现目标、内容、步骤、措施和完成期限的一种事务性文书 （二）计划的特点有：1.针对性 2.预见性 （三）计划的类型:1.按内容分，有学习计划、工作计划、生产计划、财务计划、教学计划
45、、科研计划、销售计划等。2.按范围分，有国家计划、地区计划、单位计划、部门计划、班组计划、个人计划等。3.按时间分，有长期计划、短期计划、年度计划、季度计划、月计划、周计划等。4.按性质和作用分，有综合性计划、专题性计划、指令性计划、指导性计划等。 （四）计划的结构 计划的结构有两种，如下：1 文章式结构，其结构是：标题+正文+尾部。2.表格式结构，就是整个计划以表格的形式表述，适用于时间较短，内容单一或量化指标较多的工作计划。 六、总结 （一）总结的概念 总结是各级机关、企事业单位、社会团体和个人通过对过去一阶段工作的回顾、分析和研究，从中找出经验、教训，得出一些规律性的知识，用以指导今后工
46、作的事务性文书。 （二）总结的类型:1.按内容分，有学习总结、总做总结、生产总结等。2.按范围分，有单位总结、个人总结等。3.按时间分，有年度总结、季度总结。4.按性质和作用分，有综合性总结、专题性总结等。 （三）总结的结构是：标题+ 正文 +尾部 （四）总结的注意事项：1.树立正确的知道思想;2.坚持实事求是;3.总结出规律性的东西;4.分清主次、突出重点;5.语言简明、准确七、述职报告 （一）述职报告的概念 述职报告是各级机关、企事业单位、社会团体的各级领导干部及管理工作人员，向上级管理机关陈述自己在任职期间履行岗位职责情况的书面报告。 （二）述职报告的特点有：1.个人性；2.真实性；3.
47、通俗性。 （三）述职报告的结构是：标题+称谓+ 正文+落款+成文日期 （四）注意事项:撰写述职报告要注意：1.事实求是；2.突出特点；3.语言简洁。 八、讲话稿 （一）讲话稿的概念:讲话稿是讲话者在公共场合就某一问题发表自己的见解或阐明某种事理而事先写成的文稿。 （二）讲话稿的特点:1.内容针对性强。2.语言评议通俗。3.交流具有互动性 （三）讲话稿的分类:1.按场合分，有集体讲话、广播讲话、电视讲话、会议讲话。2.按讲话者的身份分，有领导讲话、群众代表讲话、来宾讲话等。3.按讲话的目的分，有鼓动性的、说服性的、祝贺性的、凭吊性的讲话等。4.按讲话的内容分，有政治的、军事的、经济的、文化的、学
48、术的、礼节的讲话等。 （四）讲话稿的结构:讲话稿包括三个部分：开头+主体+ 结尾。（五）注意事项:1.口齿清晰、吐字准确、注意语调的抑扬顿挫就成为讲话者应该具有的基本条件。2.讲话稿的内容要有针对性。3.观点鲜明，主题明确。4.语言要通俗、生动。 九、市场调查报告 （一）市场调查报告的概念:市场调查报告是对市场调查所获得的信息资料，进行整理、得出结论，提出采取行动的合理建议之后撰写的书面报告。 （二）市场调查报告的特点有：1.针对性 2.真实性 3.典型性4.时效性 （三）市场调查报告的分类:1.按调查范围、调查方式分，有综合性调查报告和专题性调查报告。2.按目的、作用、内容分，有情况调查报告
49、、事件调查报告和问题调查报告。 （四）市场调查报告的结构是：标题+前言+ 正文+尾部 （五）撰写市场调查报告的注意事项:1.深入调查，充分占有材料。2.实事求是。 十、招标书 （一）招标书的概念:招标书又称招标说明书，是招标人利用投标者之间的竞争从而达到优选投标人哦一种告知性文书，是招标人为了征招承包者或合作者而对招标的有关事项和要求所作的解释和说明。 （二）招标书的特点是:具有明确性、竞争性、具体性和规范性。 （三）招标书的类型:按性质和内容分，招标书有多种类型，如工程建设招标书、企业租赁招标书、大宗商品交易招标书、选聘企业经营者招标书、企业承担包括招标、劳务招标书、技术引进或转让招标书等。 （四）招标书的结构是：标题+ 正文 +尾部 十一、投标书 （）投标书的概念:投标书也称“标函” ，是投标人为了中标而按照招标人的要求，具体地向招标人提出订立合同的建议，是提供给招标人的备选方案的文本。 （二）投标书的特点是针对性、求实性和合约性。 （三）投标书的结构是 ：标题+ 正文 +尾部 （四）撰写招标书的注意事项:1.明确招标要求 2.实事求是，不可弄虚作假 3.语言简洁，语气谦和。收发处理一、文书的审核 是对文件草稿从内容到形式做得全面检查和修正工作。 （二）文书审核的要求:1.审核中
