1、神东集团物资供应中心采购业务流程管理手册（第三版）神东集团物资供应中心二一年五月二十五日2目 录一、岗位说明书： .301、物资供应中心分管采购副主任 .302、物资供应中心采购部经理 .803、物资供应中心采购部副经理 .1904、物资供应中心采购部采购员 .30二、物资采购管理流程 .4901、国产物资采购计划收发流程 .4902、国产物资零星采购流程 .5103、国产化、本地化物资零星采购流程 .5904、物资协议采购流程 .6505、报股份公司采购国产物资计划编审流程 .6906、股份公司采购国产合同系统录入流程 .7407、国产及国产化、本地化物资集中招标采购目录编审流程 .7608
2、、物资采购集中招标合同审签流程 .8009、国产及国产化、本地化物资集中招标采购合同系统补录流程 .8610、进口备件询价及采购审批流程 .8811、股份公司采购进口物资合同系统录入流程 .9212、进口、国产化设备采购流程 .9413、变更运输方式审批流程 .10014、进口、国产化索赔管理流程 .10215、进口索赔件领用流程 .11216、国产不合格品处置流程 .11417、国产物资采购供应商入围工作流程 .11718、国产物资采购供应商基本信息及履约记录管理工作流程 .12119、国产物资采购供应商评议工作流程 .12520、物资供货质保金支付流程 .131三、采购相关流程 .1332
3、1、公司级物资采购合同审签流程 .13322、设备试用协议签订流程 .135一、岗位说明书：01、物资供应中心分管采购副主任岗位名称 物资供应中心分管采购副主任 所属部门 物资供应中心流程序号 流程名称 所属部门1 设备试用协议签订流程 设备管理中心2 国产物资零星采购流程 物资供应中心3 国产化、本地化物资零星采购流程 物资供应中心4 报股份公司采购国产物资计划编审流程 物资供应中心5 国产及国产化、本地化物资集中招标采购目录编审流程 物资供应中心6 物资采购集中招标合同审签流程 物资供应中心7 进口备件询价及采购审批流程 物资供应中心8 进口、国产化设备采购流程 物资供应中心9 变更运输方
4、式审批流程 物资供应中心10 进口、国产化索赔管理流程 物资供应中心11 国产物资采购供应商入围工作流程 物资供应中心12 国产物资采购供应商评议工作流程 物资供应中心413 物资供货质保金支付流程 物资供应中心职责任务序号 流程 步骤（职责 任务） 工作内容及标准 时限 相关表单 相关系 统 相关制度 制度条款内容1 设备试用协议签订流程 审核商务协议 物资供应中心分管采购部副经理审核设备试用商务协议。 1天 设备试用商务协议2 国产物资零星采购流程 审批 对比价采购目录表进行审批 1天物资供应中心零星物资采购订货目录神东煤炭集团招投标管理制度（试行）(神东【2005】314号文)第十五条_
5、 公司对工程建设项目采购招标实行计划管理。在项目初步（基础）设计批准后工程项目应当编制工程项目招标计划。招标计划分为三类：项目招标总体计划、招标年度计划、招标实施计划。项目招标总体计划应当在初设批复后30日内编制上报，并纳入到项目实施计划。招标年度计划应在每年最后一个季度内编制上报。招标实施计划应在发售招标文件前7日上报。3 国产物资零星采购流程 审核对采购员提交的（单一来源）零星采购审批表内容认真审核；属于第一次开标后只有一家供应商报价的审批内容，需要同时审核分析报告1天(单一来源竞争性谈判)零星采购审批表物资采购管理实施细则(神东201041号)4国产化、本地化物资零星采购流程审核 对比价
6、采购目录表进行认真审核 1天物资供应中心零星物资采购订货目录;零星采购订货审批表物资采购管理实施细则(神东201041号)第十五条_ 公司对工程建设项目采购招标实行计划管理。在项目初步（基础）设计批准后工程项目应当编制工程项目招标计划。招标计划分为三类：项目招标总体计划、招标年度计划、招标实施计划。项目招标总体计划应当在初设批复后30日内编制上报，并纳入到项目实施计划。招标年度计划应在每年最后一个季度内编制上报。招标实施计划应在发售招标文件前7日上报。55报股份公司采购国产物资计划编审流程审核股份公司采购物资明细报中心分管领导审核股份公司采购物资明细表 1天股份公司采购物资明细表物资采购管理实
7、施细则(神东201041号);股份公司集中采购管理目录(2008 年)第五条 属于集团股份公司集中采购的物资，由采购部汇总后编制形成神东煤炭集团计划申报表，并履行中心内部审批程序后，经公司主管部门、公司分管领导审核审批后，在每月25日前向股份公司采购中心上报（附带相关图纸及技术文件）；涉及生产及基建专项工程所急需的设备和材料按程序审核、审批后以月度追加计划的形式上报。;神东煤炭分公司资供应管理办法第十一条 属股份公司集中采购的计划由物资供应中心统一汇总后，并经公司分管领导审批后上报。 物资供应中心国产物资采购管理实施细则第五条 属于集团股份公司集中采购的物资，由采购部汇总后编制形成神东煤炭集团
8、计划申报表，并履行中心内部审批程序后，经公司主管部门、公司分管领导审核审批后，在每月25日前向股份公司采购中心上报（附带相关图纸及技术文件）；涉及生产及基建专项工程所急需的设备和材料按程序审核、审批后以月度追加计划的形式上报。6国产及国产化、本地化物资集中招标采购目录编审流程审核对拟订招标审批报告内容进行认真审核，并对于因不够三家供应商而须采取招标以外的其它采购方式的，应当经过复核；1天物资单一来源采购、竞争性谈判、邀请招标审批表7国产及国产化、本地化物资集中招标采购目录编审流程审批对拟订招标审批报告内容进行认真审批，不属于单一来源采购，竞争性谈判、邀请招标的采购订货目录审批表由中心分管采购副
9、主任审批后直接提交采购代理机构1天物资集中招标会议采购订货目录审批表68 物资采购集中招标合同审签流程 审签系统中审批后打印出的合同文本，采购金额小于100万元的，需经中心采购分管领导签字后盖章生效半天技术协议;物资供应中心EAM系统采购单9 物资采购集中招标合同审签流程 初审合同条款1、确认该合同项目已经按照分公司招投标管理制度或者其他有关制度履行了规范的谈判程序，并且该谈判结果已经分公司同意；2、确认合同条款记载了合同谈判的全部成果，且能够满足分公司通过本合同拟实现的目标；3、对依照本细则无需报技术主管部门审核的合同，确保合同的技术条款准确、清晰、合法。1天 合同书神东煤炭集团合同管理细则
10、(试行)(2005年)第二十一条 业务审核由业务主管部门负责，其职责是：（一）确认该合同项目已经按照公司招投标管理制度或者其他有关制度履行了规范的谈判程序，并且该谈判结果已经公司同意；（二）确认合同条款记载了合同谈判的全部成果，且能够满足公司通过本合同拟实现的目标；（三）对依照本细则无须报技术主管部门审核的合同，确保合同的技术条款准确、清晰、合法。第二十二条 技术审核由相关技术主管部门或者单位负责，审核部门或单位应当确保合同及其附件规定的质量、规格、技术、安全性能、进度及其他技术条款等准确、清晰、合法且能够满足公司通过该合同拟实现的目标；拟列入基本建设或者专项资金计划内的合同由规划发展部履行计
11、划审核程序，并就是否同意签订本合同提出明确意见。10 进口备件询价及采购审批流程 审批属于重点类进口备件范围内的,需要由中心分管采购副主任对进口备件计划采购审批表进行审批,并向集团公司机电副总经理汇报相关内容. 1天神东煤炭集团计划采购审批表;比价意见反馈表物资采购管理实施细则(神东201041号)第二十九条 单项或同类物资汇总采购计划金额在200万元人民币以下的，要由采购部经理审核，中心分管领导审批后报股份公司采购。200万元人民币以上的，要由采购部经理审核（必要时组织公司相关技术人员会审），中心分管副主任审核、中心主任审批、向公司分管领导汇报后报股份公司采购。11 进口、国产化设备采购流程
12、 汇报公司分管领导和采评标后在接到采购中心通知时，应及时通知中标厂家进行谈判，1天 会议纪要 物资采购管理实施细则(神第五十五条 评标后并在接到采购中心通知后，应及时通知中标厂家进行谈判，谈判结果要经中心审核、汇报公司7购中心 谈判结果要经中心审核、汇报公司分管领导批准后方可通知供应商起草合同并小签。同时上报采购中心报批后签订合同东201041号) 分管领导批准后方可通知供应商起草合同并小签。同时上报采购中心报批后签订合同12 进口、国产化设备采购流程 合同商务部分小签合同附件起草完毕后，合同商务部分小签由物资供应中心分管采购副主作负责1天 股份公司物资采购文本合同物资采购管理实施细则(神东2
13、01041号)第五十五条 评标后并在接到采购中心通知后，应及时通知中标厂家进行谈判，谈判结果要经中心审核、汇报公司分管领导批准后方可通知供应商起草合同并小签。同时上报采购中心报批后签订合同13 变更运输方式审批流程 审批对紧急运输审批表进行认真审核。要求及时、准确。1天 变更运输方式呈批表14 进口、国产化索赔管理流程 听取汇报通过索赔谈判与供应商未达成一致意见的,向中心分管采购副主任汇报,听取指导性意见后上报公司或采购中心采取其它途径处置30分钟 鉴定结果15国产物资采购供应商入围工作流程审核 对业务人员提交的物资采购供应商入围申请进行认真审核 1天 供应商资质审查单物资采购管理实施细则(神
14、东201041号)第二十三条 参加资质审查的人员必须根据供应厂商资质审查表所设各栏目对照相关供应商提供的相关证件进行认真审核，并如实填写，不准空白或简化，不准他人代写，更不准交由投标人填写。审查完毕要在负责审查的项目栏内签署意见并签名，明确是否同意厂商参加会议，并承担相关责任。16 国产物资采购供应商入围工作流审批 审核供应商各项证件，变更名称是否符合公司规定，防止因1天 供应商名称变更审查表;营业执照8程 名称变更影响与公司业务往来17国产物资采购供应商评议工作流程审核 应对物资采购供应商评估方案进行及时和认真的审核 1天 供应商评议方案物资采购管理实施细则(神东201041号)第五十六条
15、评议工作要确定评议对象、方法和标准。要严格按供应商考核评议表及相关规定确定评议等级，报公司主管部门审核，经公司分管领导审批后编入合格供应商名录（要载明具体资质情况及准许投标的具体项目及规格型号等具体要求）。18 物资供货质保金支付流程 审核 认真审核材料配件供应商的供货质量证明 1小时 无质量问题证明02、物资供应中心采购部经理岗位名称 物资供应中心采购部经理 所属部门流程序号 流程名称 所属部门1 设备试用协议签订流程 设备管理中心2 国产物资零星采购流程 物资供应中心3 国产化、本地化物资零星采购流程 物资供应中心4 物资协议采购流程 物资供应中心5 报股份公司采购国产物资计划编审流程 物
16、资供应中心6 物资采购集中招标合同审签流程 物资供应中心97 进口备件询价及采购审批流程 物资供应中心8 股份公司采购进口物资合同系统录入流程 物资供应中心9 进口、国产化设备采购流程 物资供应中心10 变更运输方式审批流程 物资供应中心11 进口、国产化索赔管理流程 物资供应中心12 国产不合格品处置流程 物资供应中心13 国产物资采购供应商入围工作流程 物资供应中心14 国产物资采购供应商基本信息及履约记录管理工作流程 物资供应中心15 国产物资采购供应商评议工作流程 物资供应中心16 物资供货质保金支付流程 物资供应中心17 物资验收不合格品处置流程 物资供应中心18 火工品准用证件办理
17、流程 物资供应中心职责任务序号 流程 步骤（职责 任务） 工作内容及标准 时限 相关表单 相关系 统 相关制度 制度条款内容1 设备试用协议签订流程 设备试用商务谈判物资供应中心采购部会同设备管理中心、生产管理部、试用单位相关业务领导进行设备试用商务谈判，主要确定试用价格等相关问题。15天 设备试用商务谈判会议纪要102 国产物资零星采购流程汇总各分项采购目录并初审将各采购员制订的比价采购目录表汇总初审后办理审批手续1天物资供应中心零星物资采购订货目录3 国产物资零星采购流程 审核对采购员提交的（单一来源）零星采购审批表内容认真审核；属于第一次开标后只有一家供应商报价的审批内容，需要同时审核分
18、析报告1天(单一来源竞争性谈判)零星采购审批表物资采购管理实施细则(神东201041号)4 国产化、本地化物资零星采购流程 汇总并办理审批手续将各采购员制订的比价采购目录表汇总后办理审批手续1天零星采购订货审批表;物资供应中心零星物资采购订货目录5 国产化、本地化物资零星采购流程转发零星采购订货审批表、订货目录将零星采购订货审批表、订货目录转发给招标代理机构30分钟物资供应中心零星物资采购订货目录;零星采购订货审批表6 国产化、本地化物资零星采购流程接收采购招标结果并反馈相关人员将批准的采购评议情况反馈计划部、采购部业务人员设备管理中心国产化部30分钟 物资供应中心零星开标评标记录物资采购管理
19、实施细则(神东201041号)第四十条_ 中标确定后，公司应当在5 个工作日内向招标代理机构签发中标确认函，招标代理机构应在公示结束后2个工作日内向中标人发出中标通知书，同时将中标结果通知其他投标人。7 物资协议采购流程 审核 对采购员在EAM内创建的采购单进行认真审核。 1天 物资供应中心EAM系统采购单EAM资产管理系统物资采购管理实施细则(神东201041号)第一百条 寄售和供应链协议的履行，采购部要在接到计划部下达的计划三个工作日内，在EAM系统中创建并批准合同。特殊情况下达的急用寄售和供应链物资采购计划应在四小时内在EAM系统中创建并批准合同。合同中要明确各种物资的要求到货时间（包括分
