采购管理规程.doc

1、V/A1浙 江 雅 士 迪 电 子 有 限 公 司采 购 管 理 规 程文件编号: / 版 次： A 修订序号： 1 审 核： 批 准： 2013 年 04 月 01 日发布 2013 年 04 月 01 日实施编制部门 采购部 文 件 编 号 /文件名称 采 购 管 理 规 程编制日期 2013-04-01 版 次 A/1文 件 修 订 履 历修订日期 修订单编号 修订章节 版次变更 修订状况说明 备注第 1 条 总 则1)目 的 规 定 供 应 商 的 管 理 基 准 和 采 购 业 务 的 顺 序 ， 使 成 本 降 低 ， 维 持 公 司 的 生产 等 业 务 顺 利 进 行 。2)适

2、 用 范 围 适 用 于 所 有 采 购 部 与 供 应 商 签 订 合 同 、 采 购 的 主 材 部 品 和 副 资 材 、 设 备 、计 测 器 、 工 具 、 器 具 、 补 修 零 件 、 固 定 资 产 、 易 耗 品 和 持 续 买 入 的 物 品 。3)法 律 的 遵 守与 供 应 商 交 易 ， 必 须 遵 守 中 华 人 民 共 和 国 的 法 律 法 规 。第 2 条 新 交 易 开 始 时 供 应 商 的 登 录在 合 格 供 应 商 名 录 里 登 录 新 供 应 商 前 ， 应 对 该 供 应 商 实 施 以 下 事 项 。1)新 交 易 开 始 时 对 供 应 商

3、 的 调 查(1)新 交 易 开 始 前 ， 让 供 应 商 在 供 应 商 调 查 表 里 面 写 入 必 要 事 项 ，盖 章 后 回 收 。 并 同 时 收 集 营 业 执 照 等 资 料 ， 收 集 所 必 要 的 资 料 后 ， 采购 部 担 当 者 在 新 供 应 商 开 发 申 请 书 上 填 写 必 要 事 项 ， 再 向 采 购 部 最 高责 任 者 提 交 申 请 ， 只 有 获 得 认 可 才 可 决 定 采 用 该 供 应 商 ， 列 入 合 格 供应 商 名 录 。(2)从 供 应 商 处 索 取 有 关 品 质 、 环 境 等 方 面 的 认 定 书 。2） 新 登

4、 录 时 的 探 讨 内 容(1)品 质 、 价 格 、 交 货 期 方 面 是 否 优 秀 ；(2)顾 客 是 否 有 指 定 和 要 求 ；(3)其 他 在 采 购 业 务 上 是 否 有 利 。3） 合 同 的 签 订 (1)采 购 部 制 作 统 一 格 式 的 基 本 交 易 合 同 、 品 质 保 证 协 议 ， 打 印 后发 给 供 应 商 。(2)供 应 商 对 合 同 内 容 若 有 争 议 ， 双 方 本 着 真 诚 合 作 、 平 等 协 商 的 原 则 ，对 有 争 议 的 合 同 内 容 进 行 修 订 。(3)双 方 在 最 终 内 容 达 成 一 致 的 合 同

5、上 盖 章 ， 一 式 二 份 ， 双 方 各 执 一 份 。由 采 购 课 进 行 管 理 。4） 签 订 基 本 交 易 合 同 的 要 点 ：(1)合 同 由 采 购 部 门 最 高 责 任 者 签 字 ；(2)合 同 内 容 应 包 含 “货 物 的 品 质 、 采 购 周 期 、 支 付 等 ；(3)货 物 的 品 质 异 常 、 交 货 期 延 迟 、 支 付 延 迟 等 场 合 的 处 理 方 法 在 合 同 里规 定 。 第 3 条 供 应 商 的 选 定当 需 要 采 购 时 ， 采 购 担 当 从 合 格 供 应 商 名 录 中 选 取 最 合 适 的 供 应商 。第 4

6、条 报 价1） 采 购 担 当 根 据 品 质 管 理 部 发 行 的 部 品 表 、 图 纸 和 规 格 书 委 托 供 应 商 报 价 。2） 同 一 型 号 的 物 料 同 时 委 托 3 家 以 上 供 应 商 报 价 ， 以 便 对 比 价 格 。3） 采 购 担 当 从 供 应 商 处 获 得 报 价 单 后 ， 根 据 市 场 行 情 初 步 分 析 ， 做 出 总 结 。4） 把 报 价 总 结 后 向 采 购 部 长 和 采 购 最 高 责 任 者 汇 报 。5） 采 购 部 长 以 及 采 购 部 最 高 责 任 者 在 报 价 单 上 盖 章 后 ， 报 价 单 返 还

7、给 采 购担 当 保 管 。第 5 条 供 应 商 的 决 定1） 供 应 商 决 定 的 基 准(1)品 质 优 良 （ 品 质 管 理 体 制 合 理 ， 交 货 不 良 实 绩 在 规 定 范 围 以 内 ）(2)针 对 不 适 用 环 境 负 荷 物 质 （ Rohs 等 ） 、 建 立 有 相 关 体 系 管 理 。(3)价 格 低 廉 （ 价 格 水 准 、 价 格 设 定 方 法 妥 当 ， 在 努 力 降 低 成 本 ）(4)能 遵 守 交 货 期 （ 交 货 期 意 识 强 ， 能 对 短 纳 期 订 购 提 供 协 助 ）(5)服 务 好 （ 能 迅 速 提 供 原 材 料

8、 信 息 ， 有 诚 意 和 责 任 感 ）2） 采 购 部 对 从 供 应 商 提 供 的 报 价 内 容 进 行 商 讨 ， 跟 供 应 商 交 涉 后 ， 决 定 是否 采 用 ， 得 到 采 购 部 最 高 责 任 者 的 承 认 后 决 定 供 应 商 。 采 用 与 否 的 方 法 按 照以 下 ：(1)采 用 最 低 价 格 原 则 。 这 个 最 低 价 格 是 包 含 营 业 经 费 的 价 格 ， 综 合 了 品质 、 交 货 期 等 综 合 因 素 。(2)如 果 对 生 产 效 率 、 品 质 会 产 生 影 响 或 者 有 其 他 理 由 ， 导 致 难 以 采 用

9、最低 价 格 的 场 合 ， 前 项 可 以 省 略 。(3)几 家 报 价 相 同 的 情 况 下 ， 根 据 以 往 的 采 购 实 绩 、 或 者 考 虑 各 种 有 利 条件 ， 对 供 应 商 行 进 行 采 用 。第 6 条 单 价 联 络1） 采 购 部 把 决 定 的 单 价 通 知 给 供 应 商 ， 同 时 向 财 务 课 和 营 业 课 联 络 。2） 供 应 商 处 有 降 价 联 络 时 ， 将 新 单 价 向 财 务 课 和 营 业 课 联 络 。 若 是 进 口 保税 材 料 ， 同 时 须 向 报 关 员 联 系 。3） 供 应 商 处 有 涨 价 联 络 时

10、， 经 交 涉 未 果 时 ， 将 新 单 价 向 营 业 课 和 财 务 联 络 。若 是 进 口 保 税 部 品 ， 同 时 向 报 关 员 联 系 。第 7 条 特 别 措 施若 由 于 交 货 期 的 问 题 导 致 不 能 从 既 定 的 供 应 商 那 里 采 购 ， 或 者 由 于 需 要采 购 特 殊 品 而 不 能 继 续 采 购 的 供 应 商 ， 经 过 采 购 部 最 高 责 任 者 承 认 ， 可 以 从其 他 供 应 商 处 购 买 。第 8 条 订 购1） ERP 订 购(1)在 MRP 运 算 后 ， 采 购 担 当 收 到 通 知 应 立 即 在 ERP 里

11、进 行 订 单 制 作 。(2)订 单 上 要 记 载 预 先 在 ERP 里 设 置 好 的 供 应 商 名 、 品 番 、 品 名 、 订 购 数量 、 交 货 期 、 交 货 场 所 、 发 行 日 、 订 单 番 号 、 担 当 者 以 及 其 他 的 必 要 事 项 。(3)为 了 交 货 的 时 候 可 以 识 别 国 产 品 、 进 口 保 税 品 、 进 口 征 税 品 ， 订 单 上需 要 要 求 供 应 商 在 捆 包 箱 上 标 明 。(4)采 购 担 当 在 得 到 采 购 部 长 以 及 最 高 责 任 者 的 承 认 后 将 订 单 发 给 供 应 商 。2） 手

12、动 订 购(1)采 购 担 当 对 于 副 资 财 、 设 备 、 计 测 器 等 在 ERP 系 统 里 无 法 自 动 计 算订 购 的 物 品 ， 可 通 过 手 工 发 行 订 单 。(2) 购 买 申 请 单 填 写 使 用 部 门 填 写 购 买 申 请 单 ， 务 必 在 ERP 系 统 里 查 找 申 请 物 品 的 相关 项 目 ， 从 ERP 系 统 里 把 “品 名 ”、 “ERP 部 品 编 号 ”、 “规 格 ”、 “单 价 ”抄 写 到 购 买 申 请 单 上 。 若 申 请 的 物 品 在 ERP 系 统 中 还 没 有 注 册 “ERP 部 品 编 号 ”， 务

13、 必 注 册新 编 号 ， 同 时 注 明 规 格 型 号 。 购 买 申 请 单 上 的 所 有 项 目 务 必 填 写 完 整 。 单 价 若 未 定 ， 须 写 上 暂估 单 价 。 尽 量 只 申 请 必 要 的 数 量 ， 一 次 申 请 购 买 的 数 量 不 得 超 过 一 个 月 的 使 用量 。(3) 购 买 申 请 单 确 认 、 审 批 购 买 申 请 单 填 写 完 成 后 ， 使 用 部 门 的 部 门 长 签 章 ， 使 用 部 门 再 提 交至 副 总 经 理 ， 总 经 理 处 。 获 得 批 准 后 ， 交 给 采 购 担 当 。第 9 条 对 供 应 商 的

14、 交 货 管 理1） 延 迟 管 理(1)供 应 商 的 联 络采 购 担 当 从 供 应 商 那 里 得 到 延 迟 的 联 络 后 ， 对 生 产 没 有 影 响 的 情 况 下 ，向 供 应 商 回 答 可 以 延 迟 。 对 生 产 有 影 响 的 情 况 下 ， 向 供 应 商 交 涉 调 整 到 没 有影 响 的 交 货 期 。(2)向 生 产 管 理 、 制 造 部 门 的 联 络发 生 交 货 期 问 题 的 情 况 下 ， 如 果 是 原 材 料 ， 采 购 担 当 向 生 产 管 理 课 联 络 。如 果 是 制 造 部 安 排 采 购 的 物 品 ， 向 制 造 部 联

15、络 。 同 时 跟 供 应 商 交 涉 调 整 交 货期 ，(3)生 产 调 整采 购 担 当 者 跟 供 应 商 交 涉 的 结 果 还 是 对 生 产 有 影 响 的 场 合 ， 必 须 向 采 购负 责 人 和 生 产 管 理 课 联 络 。 生 产 管 理 课 根 据 生 产 计 划 表 进 行 商 讨 。(4)可 以 做 生 产 调 整采 购 担 当 向 供 应 商 联 络 生 产 调 整 后 决 定 的 交 货 期 。(5)不 可 做 生 产 调 整生 产 计 划 不 可 调 整 时 ， 采 购 担 当 再 次 向 供 应 商 进 行 交 货 期 的 交 涉 。 再 次交 涉 的

16、结 果 还 是 对 生 产 有 影 响 的 情 况 下 ， 向 生 产 管 理 课 和 采 购 责 任 者 联 络 ，听 取 指 示 。2)在 库 控 制(1)为 了 不 使 库 存 膨 大 ， 采 购 担 当 应 指 示 供 应 商 ， 不 能 擅 自 提 前 送 货 。(2)当 客 户 有 减 产 ， 原 定 交 货 期 相 对 于 新 的 生 产 计 划 明 显 太 早 ， 会 导 致 库存 过 多 的 情 况 下 ， 采 购 担 当 应 根 据 最 新 的 生 产 计 划 ， 指 示 供 应 商 交 货 延 后 。第 10 条 不 合 格 品 发 生 的 联 络制 造 工 程 内 或

17、者 品 质 管 理 课 里 发 生 不 合 格 品 的 时 候 ， 如 果 被 认 定 为 可 能是 该 供 应 商 的 供 货 原 因 ， 按 照 以 下 的 顺 序 进 行 处 置 。1） 对 应 处 置对 于 生 产 线 担 当 或 者 品 质 管 理 课 联 络 的 不 合 格 内 容 ， 采 购 担 当 要 迅 速 向供 应 商 联 络 ， 让 供 应 商 进 行 暂 时 处 置 。另 外 ， 采 购 担 当 把 从 品 质 课 拿 到 的 品 质 异 常 联 络 发 给 供 应 商 ， 要求 解 析 以 及 发 生 原 因 的 探 究 和 改 善 处 置 ， 并 让 供 应 商 提

18、 交 再 发 生 防 止对 策 。2） 供 应 商 的 处 置通 过 供 应 商 的 解 析 ， 确 定 是 异 常 后 ， 采 购 担 当 进 行 代 替 品 的 更 换 或 者 采取 特 别 采 用 的 处 置 。另 外 ， 品 质 异 常 联 络 、 再 发 生 防 止 对 策 书 的 内 容 得 到 品 质 管 理课 承 认 后 ， 可 以 使 用 代 替 品 以 及 对 策 品 。3） 特 别 采 用需 要 特 别 采 用 的 场 合 ， 采 购 担 当 在 得 到 品 质 管 理 部 长 的 承 认 后 ， 可 以 特别 采 用 。第 11 条 识 别 管 理 的 要 求1） 初

19、次 交 货 物 品 的 识 别关 于 下 列 物 品 ， 采 购 担 当 必 须 要 求 供 应 商 做 出 识 别 。(1)新 部 品 、 新 材 料 （ 品 番 有 变 更 时 当 作 新 品 ）(2)设 计 变 更(3)工 程 变 更(4)对 策 品(5)其 他 制 造 课 以 及 品 质 管 理 课 有 指 示 的 场 合 。2） 需 要 验 收 检 查 的 物 品 的 识 别根 据 品 质 管 理 课 发 行 的 制 造 指 示 票 的 指 示 进 行 识 别 。3） 初 次 采 购 品 识 别 票 的 粘 贴 指 示采 购 业 务 担 当 在 向 供 应 商 下 初 次 采 购 物

20、 品 的 定 单 时 ， 要 在 定 单 上 指 示 供应 商 粘 贴 初 次 物 品 识 别 票 或 其 他 的 标 识 。4） 验 收 检 查 品 的 标 识 指 示采 购 担 当 在 必 须 做 验 收 检 查 的 部 品 、 材 料 的 定 单 的 时 ， 要 在 定 单 上 指 示供 应 商 做 验 收 检 查 对 象 部 品 的 标 识 。第 12 条 定 期 评 价1） 为 了 防 止 品 质 不 良 的 发 生 、 交 货 期 的 延 迟 、 其 他 品 质 异 常 的 发 生 ， 采 购担 当 要 根 据 供 应 商 评 价 表 （ 附 表 1） 对 供 应 商 实 施 每

21、年 2 次 的 定 期 评价 ， 分 别 在 6 月 末 和 12 月 末 实 施 评 价 。2） 采 购 部 对 评 价 结 果 合 格 的 供 应 商 继 续 交 易 ， 不 合 格 的 情 况 下 ， 在 得 到 采购 最 高 责 任 者 的 承 认 后 停 止 交 易 。但 是 ， 若 有 客 户 要 求 或 者 其 他 原 因 不 能 切 换 到 其 他 供 应 商 的 情 况 ， 经 过采 购 部 最 高 责 任 者 承 认 可 以 继 续 交 易 。3） 评 价 基 准 对 供 应 商 的 评 价 按 照 以 下 项 目 、 在 供 应 商 评 价 表 写 入 分 数 。(1)批

22、 次 不 良 率(2)工 程 不 良 剔 退 率(3)客 户 处 不 良 投 诉(4)纳 期 达 成(5)停 工 损 失(6)价 格 合 理 性(7)服 务 人 员 态 度第 13 条 改 善 指 导对 供 应 商 评 价 表 上 的 评 价 是 C以 及 以 下 但 又 要 继 续 交 易 的 供 应 商 ，采 购 担 当 在 采 购 部 门 长 和 总 经 理 判 断 为 必 要 的 项 目 上 进 行 改 善 指 导 ， 1个 月 后 再 次 根 据 供 应 商 评 价 表 进 行 评 价 ， 确 认 效 果 。第 14 条 供 应 商 的 变 更根 据 第 5 条 供 应 商 的 决

23、定 里 面 决 定 的 供 应 商 ， 在 交 货 期 、 品 质 、价 格 出 现 问 题 时 ， 采 购 部 在 考 虑 到 本 公 司 对 外 信 任 度 的 基 础 上 进 行 变 更 。第 15 条 采 购 数 据 的 管 理1） 订 购 规 格把 品 质 管 理 部 以 及 客 户 发 行 的 图 纸 、 规 格 书 、 部 品 表 作 为 订 购 的 规 格 。另 外 ， 对 用 规 格 部 品 ， 把 供 应 商 规 定 的 规 格 书 以 及 其 他 资 料 作 为 订 购 的规 格 。2） 订 购 规 格 的 发 行对 品 质 管 理 部 或 者 客 户 发 行 的 订 购

24、 规 格 ， 采 购 担 当 确 认 是 否 实 际 最 适 合的 版 本 ， 经 过 品 质 部 承 认 后 ， 向 供 应 商 发 行 。 使 用 供 应 商 规 定 的 规 格 书 以 及其 他 资 料 的 场 合 ， 要 得 到 品 质 部 的 承 认 后 才 能 向 供 应 商 发 行 。3） 定 单 的 管 理向 供 应 商 发 行 的 定 单 在 采 购 部 保 管 2 年 。第 16 条 客 户 支 给 品 的 管 理1） 总 则关 于 客 户 支 给 的 物 品 、 材 料 以 及 生 产 用 的 资 料 、 数 据 、 零 备 件 、 计 测器 的 管 理 业 务 ， 要

25、明 确 出 来 进 行 合 适 的 管 理 ， 使 生 产 活 动 迅 速 而 且 顺 利 地 进行 。2） 支 給 品 、 材 料 的 管 理采 购 部 对 客 户 的 支 給 部 品 、 材 料 ， 要 与 其 他 采 购 部 品 进 行 相 同 的 管 理 。3） 资 料 以 及 数 据 的 管 理采 购 部 把 客 户 支 给 的 资 料 以 及 数 据 ， 按 照 合 同 规 定 的 方 法 进 行 管 理 。4） 零 备 件 、 设 备 、 计 测 器 的 管 理关 于 客 户 支 给 的 零 备 件 、 设 备 、 计 测 器 的 管 理 按 照 合 同 规 定 的 方 法 进 行管 理 。本 规 定 于 2013 年 4 月 1 日 起 实 行 。7、 相 关 质 量 记 录 （ 附 录 ）合 格 供 应 商 名 录供 应 商 调 查 表新 供 应 商 开 发 申 请 书基 本 交 易 合 同 和 品 质 保 证 协 议供 应 商 评 价 表