1、- 1 -公文写作公文主题词的写法主题词又叫关键词。它是指公文中代表其内容特征的、最能说明问题的、起关键作用的词。主题词是办公现代化的产物，它主要供制作公文索引和电子计算机检索之用。 中国共产党机关公文处理条例第八条和国家行政机关公文处理办法第十条第十二项都明确指出，上报的公文，应按照上级要求和公文主题词表的规定标注主题词。因此，任何单位在上报公文时，除了参照自身的公文主题词表外，更要按照上级机关的主题词表来进行标注；如是下发公文，还得使用自身的主题词表。 从数量上来看，一份公文除类别词外，最多不超过5个主题词。以国务院公文主题词表为例，选用主题词的原则和方法是：从“类别词”到“类属词” ，从
2、内容到形式。 国务院公文主题词表把“词表分为三个层次。第一层是对主题词区域的分类，如综合经济 、 财政、金融类等。第二层是类别词，即对主题词的具体分类，如工交、能源、邮电类中的工业 、 交通 、 能源和邮电等。 ”从这个意义上看，类别词有点儿类似于公文内容所在的行业划分。 国务院公文主题词表中的主题词主表的第一层划分有综合经济，工交、能源、邮电，旅游、城乡建设、环保、农业、林业、水利、气象等13类。第二层是对13类中每一类的具体分类。如农业、林业、水利、气象这一类下就具体地分为农业、林业、水利、气象四个小类。我们要给自己撰拟的公文标引主题词，首先就要找到公文所在第一、二层中的“行业”主题词。如
3、某市妇联撰拟一份通报，要标注主题词，首先就要在主题词表中找到第一层分类所在的“综合党团” （这一层分类只起引导作用，要选用的主题词还在下面） ，然后再在下面找到第二层所在的“党派团体” 。这就是类别词，也是我们在这份公文中要标注的第一个主题词。接着我们在“党派团体”下找出与公文主题相符的“妇女” 、 “儿童” ，这就是“类属词” ，也是我们在这份公文中要标注的第二、第三个主题词。再如国务院关于发布国家行政机关公文处理办法的通知 ，其主题词的类别词是“文秘工作” ，它的第一层分类是“秘书、行政”；“类属词”是“文秘工作”下的“公文” 。类属词一般就在类别词（第二层）下。它是能够概括反映公文主题概
4、念的词。如国务院- 2 -关于发布国家行政机关公文处理办法的通知 ，标注的第二个主题词是“公文” 。这个主题词就在“文秘工作”下附的主题词表内。类属词也可以在其他类别词下选用或“根据需要，可将不同类的主题词进行组配标引” 。如国务院关于加强水土保持工作的通知 ，标引的类别词是“农业” ，类属词却是在“水利”这个类别词下选用的。 国务院关于“九五”期间深化科技技术体制改革的决定 ，类别词是“科技” ，但类属词“体制”却在“民政、劳动人事”下的“机构”这个类别词下面， “改革”在“综合经济”下的“经济管理”这个类别词下面。 如果一份文件有两个以上的主题内容，可先集中对一个主题内容进行标引，再对第二
5、个主体内容进行标引。如国务院关于在若干城市试行国有企业兼并破产和职工再就业有关问题的通知 ，便先标了反映第一个主题内容的类别词“经济管理” ，再在这个类别词下找到类属词“企业” 、 “破产” ；然后标了反映第二个主题内容的类别词“劳动” ，再在“劳动”这个类别词后找到“就业”这个类属词。 当词表找不出准确反映文件主题内容的类属词时又怎么办呢？这时，你可以在类别词中选择适当的词标引。同时将能够准确反映文件内容的词标在类别词的后面，并在该词后面加“?荭”以便区别。相对来说，标注类属词难度最大。它首先要求标注者必须了解公文的主题内容，确定主题概念。其次还要熟悉主题词表的内容并通过查阅主题词表，将词表
6、中能够准确反映主题概念的主题词挑选出来进行标注。 说它难，一是因为它的数量多。 国务院公文主题词表第一层仅分了15类，但属于类属词的主题词就有1049个。其次是找到类别词后，并不是在每种类别词后都能找到相应的类属词，有些还要到其他的类别词下去找，就如前面提到的国务院关于“九五”期间深化科学技术体制改革的决定一样。因此我们前面说“要熟悉主题词表的内容” 。 公文中标注的最后一个（或两个）主题词（也即“形式” ，此前的都属“内容” ）最好找，因为它就是该公文的文种，而且就在公文的标题上。如国务院关于成立国务院西部地区开发领导小组的决定 ，标题中的“决定” ，既是该公文的文种，也是该公文要标注的最后
7、一个主题词。 值得注意的是，在批转、转发、发布文件时，主题词中的文种，是标批转、转发、发布文件的文种，还是标被批转、转发、发布文件的文种呢？ 如果只选择一个主题词来标文种，可选择被批转、转发、发布- 3 -文件的文种。如国务院关于发布国家行政机关公文处理办法的通知 ，其主题词是“文秘工作 公文 办法” ，标注的就是被发布文件的文种“办法” ，而不是发布文件的文种“通知” 。如果想要完整反映文件的形式，也可将前后两个文种同时标注；但如果是用“通知”转发“通知” ，为避免文种上的重叠，只标一个“通知”即可。四、公文法定格式 由公文本质特征所决定而形成的公文格式，是我们学习公文写作的必由之路。公文格
8、式，表现为程式化的运作。 公文格式，由眉首、主体和版记三大部分组成，在2000年8月24日国务院发布的国家行政机关公文处理办法 （以下简称办法 ）第3章规定：“公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。 ”2000年11月，国务院办公厅秘书局发布国家行政机关公文格式 ，规定：眉首由公文份数、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人组成；主体由公文标题、公文正文、附件、成文时间、公文公文生效标识（单一发文印章和联合行文印章） 、附注；版记由
9、主题词、抄送、印发机关和印发时间、版记中的反线、版记的位置组成。公文的结构指公文的组织构造。公文结构具有规范性和相对确定性，党和国家对公文的基本构成作出了规范性要求。 党的机关公文一般由17个部分组成。 条例第八条规定：“党的机关公文由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记组成。 ”国家行政机关公文一般由18个部分组成。 办法第十条规定：“公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度。发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印
10、发机关和印发日期等部分组成。 ” 从大的方面看，在我国，党政机关通用公文的结构一般分为三个部分：公文版头部分、公文本体部分、公文文尾部分。 公文版头部分，包括版头（发文机关标识） 、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人等六项。党的机关公文截至目前，尚没有标注保密期限。 - 4 -公文本体部分，包括标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章等七项。 公文文尾部分，包括印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记等四项。 下面，以党的机关公文为例，对公文结构的组成部分作些介绍。 （1）版头。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字或者加括号标明文种组成，用套红大字居中印在公文首页上部
11、。联合行文，版头可以用主办机关名称，也和以并用联署机关名称。在民族自治地方，发文机关名称可以并用本民族的文字和汉字印制。 （2）份号。公文印制份数的顺序号，标注于公文首页左上角。秘密公文应当标明份号。 （3）密级。公文的秘密等级，标注于份号下方。 （4）紧急程度。对公文送达和办理的时间要求。 （5）发文字号。由发文机关代字、发文年度和发文顺序号组成，标注于版头下方居中或者左下方。联合行文一般只标明主办机关的发文字号。 （6）签发人。上报公文应当在发文字号右侧标注“签发人” ， “签发人”后面标注签发人姓名。 （7）标题。由发文机关名称、公文主题和文种三要素组成，位于发文字号下方。 （8）主送机
12、关。主要受理公文的机关。主送机关名称应当用全称或者规范化简称或者同类型机关的统称，位于正文上方，须格排印。 （9）正文。公文的主体，用来表达公文的内容，位于标题或者主送机关下方。 （10）附件。公文附件，应当置于主件之后，与主件装订在一起，并在正文之后、发文机关署名之前注明附件的名称。 （11）发文机关署名。应当用全称或者规范化简称，位于正文的右下方。 （l2）成文日期。一般署会议通过或者领导人签发日期；联合行文署最后签发机关领导人的签发日期；特殊情况署印发日期。成文日期应当写明年、月、日，位于发文机关署名右下方。决议、决定、条例、规定等不标明主送机关的公文，成文日期加括号标注于标题下方居中位
13、置。 （13）印章。除会议纪要和印有特定版头的普发性公文外，公文应当加盖发文机关印章。 （14）印发传达范围。加括号标注于成文日期在下方。比如， “（此- 5 -件发至省、军级） ”， “（此件发至县、团级） ”。 （15）主题词。按上级机关的要求和公文主题词表 （中共中央办公厅秘书局编制，中国档案出版社1998年出版）标注，位于抄送机关上方。 （16）抄送机关。指陈主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级、下级和不相隶属机关。抄送机关名称标注于印制版记上方。 （17）印制版记。由公文印发机关名称、印发日期和份数组成，位于公文未页下端。文格式图如下： 图1 份号 眉 秘密等级 首 紧急程度 发
14、文机关标识 发文字号 签发人 标题 主送机关 正文 主 体 附件 附件说明 公文生效标识 成文日期 附注 主题词 - 6 -版 抄送机关 记 印发机关 印发日期 印刷份数 份号：20 机密5年 特 急 省人民政府文件 府20013号 签发人： 关于的批复 市人民政府： 附件：1 2 （印章） 二00一年月日 附注：1. 2 主题词： 抄送： 省人民政府办公厅 年月日印发 （共印份） 图2 - 7 -份号 秘密程度（3级） 紧急程度（3级） 发文机关标识（发文机关 + 文件） 发文字号（机关代字+年份+序号） 签发人 标题（发文机关+事由+文种） 主送机关 正文（缘由+ 事项+ 结尾） 附件说明
15、 印章 发文时间 附注 主题词 抄送机关 印发机关 印发时间 印数 写作公文之前，就要确定行文规则。从现实的公文写作及教学情况来看，行文规则往往是人们普遍遇到的一个重要问题。而学习和把握行文规则，则必须首先了解行文关系、行文方向和行文方式。 一、行文关系 行文关系是机关单位之间的组织关系在公文运行中的的体 现。这就必须首先弄清我国社会组织的机关单位。 我国社会组织的管理机关可以分为三大类型： （一）政权机关，包括： 1立法机关体系：自全国人民代表大会及其常设机构、 省市人民代表大会及其常设机构（省级以上立法机关或经全国人民- 8 -代表大会授权的市级立法机关才有立法权）至乡镇人民代表大会。 2
16、行政机关体系：依次是中央人民政府即国务院；省、市（四大直辖市） 、区（各自治区和香港特别行政区）政府；市、地区、州（自治州）政府；市（县级市） 、区（市辖各区） 、县政府；乡、镇政府。3司法机关体系：自最高人民法院至乡镇司法机关。 其它政权机关有军事机关体系、政协机关体系等。 （二）团体机关，包括： 中国共产党机关体系，这一机关体系实质上是我国社会 的领导权力核心； 中国共产主义青年团机关体系； 全国工会机关体系； 全国妇女联合会机关体系； 其他群众性团体，如文联、社会科学联合会等等。 （三）实体机关，包括：事业单位机关，均由国家提供一定 的经费，如学校和研究机构等机关；企业单位机关。一般实体
17、机关纵向级别较少。 各级机关都有自己所辖的若干部门。在公文写作中，一定要注意机关和部门的区别。每一社会组织都有管理机构即机关，在机关中又有不同的职能部门。如市政府，应理解为市政府机关，而商业局则应解为市政府机关所辖的部门之一。同时，相对而言，机关首脑一般称机关领导人，部门首脑一般称部门负责人。还要注意，在机关之下有各级单位，这些基层单位又会有自己的机关。如市政府机关下设区县及乡镇政府机关。又如总公司机关下设分公司机关。 我国社会组织机关及其部门、单位之间的组织关系和行文关系有以下四种： 一是上下级关系，即领导和被领导关系，这是直接垂直的关系，一般在上下一级之间。如国务院和省政府。机关或部门的上
18、行文报告和请示都是面向上一级的机关或部门。而下行文如决定、通知、批复等都是面向下一级机关或部门。 二是隶属关系，不论大小和级别，都在同一系列内。如某乡政府就可以说隶属国务院或者所在省的省政府，而和另外的省政府就不是隶属关系。在这一关系之下，上级常用普发性下行公文如命令、通知、意见、会议纪要等，下级也可越级使用上行文（在特殊情况下行文并且必须抄送上一级即直接上级机关部门） 。 三是平级关系，是在一个系列中的同等级别的机关或者部门、单位- 9 -之间的关系。其代表性文种是平行文函。有的通知也可以发挥平行性来使用。 四是非隶属关系，指不是同一垂直系列不发生直接职能往来的机关及其部门、单位之间的关系，
19、不论是相同级别还是不同级别，都要通过知照性行文如函进行协调，或联合行文共同办理。 二、行文方向 行文方向是以发文机关为立足点向不同机关运行的去向。大 致有四个： 上行，指公文向上级机关单位运行。行政公文的上行文有议案、报告和请示， 但有的下行文如通知、通报等也可以在一定情况下上行。 下行，指公文向下级机关单位运行。下行的行政公文较多。 平行，指公文向同级或不相隶属的机关单位运行。函、通知等都可以平行。 泛行，指公文可以同时上行、下行或平行，并向社会公布。行政公文中的公告和通告就属此类。 三、行文方式 行文方式，指行文的方法和形式。 （一）从行文对象分 1. 逐级行文：向直接的上级或者直接下级行
20、文。 2. 越级行文：越过自己的直接上级或下级行文。 3. 多级行文：向直接上级并呈非直接上级或者向直接下 级并转非直接下级的一次性行文。 4. 普发行文：向所属各机关及其部门、单位一次性行文， 主送机关使用泛称。 5. 通行行文：向隶属机关和非隶属机关以及社会群体一 次性泛向行文。 （二）从发文机关分 1.单独行文。 2.联合行文。 （三）从对象主次分 1. 主送。 2. 抄送。 本文公文写作基础知识_文秘114_免费文秘网由文秘- 10 -114（）为您整理,更多文秘文章请访问：http:/ 公文写作基础知识第一章 公文概述 一、公文的概念公文，即公务文书，是国家机关及其他社会组织在行使职
21、权和实施管理的过程中形成的具有法定效用与规范格式的文件材料,是办理公务的重要工具。公文的基本含义,可以从四个方面来理解：(1)公文形成的主体是国家机关及其他社会组织。(2)公文形成的条件是行使职权和实施管理。(3)公文是具有法定效用与规范格式的文件材料.这是公文区别于其他文章和图书资料的主要特点。(4)公文是办理公务的重要工具之一。二、公文的发展、演变，反映了历代政权的性质，也反映了统治者的需要及其对公文在行使政治权力中的重要性的认识程度。公文是统治阶级实现其统治的一种重要工具，因此，文书工作具有鲜明的阶级性，它从属于一定的政治集团并为其服务。三、 “文书” 、 “文件” 、 “公文”这三个概念，在机关的日常活动中是基本一致的。四、公文的特点主要表现在五个方面
