1、2019/5/3,1,行政及公文写作培训,行政人事部 祁建明,2019/5/3,2,为什么要举办这次培训,集团和各投资企业的行政管理水平偏低公文写作不规范集团和投资企业信息沟通渠道不顺畅,2019/5/3,3,希望培训达到的目的,提高集团及各投资企业的行政管理水平 增强各培训人员的公文写作能力 保证集团及投资企业信息渠道的顺畅 改善企业形象 加强集团行政人员的沟通与交流,2019/5/3,4,培训方式,讲授基本知识和注意点 讨论、交流分小组进行 考核案例学习 反馈 汇报,2019/5/3,5,培训内容,常用公文写作 行政公文格式 企业行政工作的内容、职责、要点、方法 集团文件传输渠道和方法,2
2、019/5/3,6,行政管理,2019/5/3,7,行政管理工作,正确认识行政管理工作在企业中的性质、地位和作用 行政管理工作的原则 行政管理工作的特点和规律 行政管理的基本任务 怎样开展行政管理工作,2019/5/3,8,行政管理工作的性质、地位和作用,综合性、严肃性、从属性、服务性 中心地位、窗口地位、枢纽地位 参谋作用、助手作用、服务作用、耳目作用,2019/5/3,9,行政管理工作的原则和特点,三项基本原则： 迅速 准确 保密,四个主要特点 范围广，综合性强 辅助性和服务性 事务性 被动性,2019/5/3,10,行政管理工作的基本任务,领导秘书 会议管理 文书处理 （档案管理） 协调
3、工作,印信管理 保密工作 后勤服务 公务接待,2019/5/3,11,文书处理（档案管理）,发文稿纸 收文处理表,2019/5/3,12,印章管理类型和规定,印章种类 公章 单位章 部门章 专用章 经济合同章 财务章 领导人名章 缩印章（单证用）,企业印章标准规定直径不得大于4.5cm 中央刊五角星 字体、排版 其他印章与单位正式公章在名称、样式上有所区别,2019/5/3,13,印章管理内容,印章印制和启用 印章保管 印章使用 印章停用和缴销注意事项,使用范围 使用权限 法人代表章应与公章一起使用 专人保管 携章外出注意事项 注意登记和留存,2019/5/3,14,印章和信件管理,信证的类型
4、 凭证 介绍信 法人证明书 法人授权委托书,信证的使用和管理 专人负责 统一编号 掌握尺度 时间期限,2019/5/3,15,保密工作,哪些是秘密 公司机密 人事机密 业务机密,运行中的资金 发展战略、经营计划、决策项目、重要信息 内部掌握的意向书、协议、合同、章程、可行性报告、重要会议记录 财务预算和决算报告、财务报表、贷款资料 员工人事档案、薪酬福利纳税社保资料 重大决策中的其它秘密事项,2019/5/3,16,保密工作的密级及期限,秘密3（10）年 机密5（20）年 绝密10（30）年,2019/5/3,17,如何保密,文件资料及物品 指定权限，专人负责 未经批准，不得复制、摘抄或传阅
5、收发、传递或携带外出，由指定专人负责 保存在保险装置中,涉及秘密的会议或活动限定参加人员范围 确定会议内容是否传达和传达范围 收集并销毁涉密材料,2019/5/3,18,如何整理会议备忘？,看样本 和会议纪要有何区别？,2019/5/3,19,如何发挥参谋作用,做好调查工作，提供决策依据 分析综合信息，提出建议和办法 组织会议时，对会议的议程、开法、解决什么问题、如何贯彻落实提出参考意见,2019/5/3,20,如何做好助手,协助领导承办好各项事务 协助领导做好协调工作 协助领导落实各类决策 布置 督促和检查,2019/5/3,21,如何为领导服务,与领导处好关系 掌握领导做事风格和行为规律
6、实事求是反映情况 深刻领会领导意图 提高自身素质,2019/5/3,22,如何为领导服务,为领导服务时注意的问题 做好准备工作 出席场合把握分寸 如何跟随领导参加会议 交办事项要有回音，代办事务要汇报 待人接物有时需要挡驾 秘书不要轻易说出身份,2019/5/3,23,如何做好协调工作,政策协调 计划制定中的协调 事务工作中的协调 会务协调,受理请示报告中的协调 公务协调 公文协调 关系协调,2019/5/3,24,如何做好接待工作,做好准备 客人的资料 接待的背景、目的 交通工具,宴席平时留意 住宿 线路和景点 陪同人员,2019/5/3,25,如何做笔记？,听关键字 抓基本意思和主旨 不要
7、一字不拉地记 不要怕写错字 在关键处画圈 在重点内容下面画线 标星号、箭头、数字、页码等符号,2019/5/3,26,应该养成的工作习惯,随时记录 当日自己的主要活动 本单位大事 领导交办的事情 别人交办的事情或反映的情况 自己想到的事情和设想 换位思考 工作具有侵略性,先做为上 想到就做 即时事即时做 当日事当日做 学会督办、催办 领导 下属 业务联系人员,2019/5/3,27,如何安排会议？ 案例学习Case Study,产业集团拟在2008年7月份在珠海某宾馆举办投资企业总经理年中会议（当时全国已有多家分支机构），假如你是集团行政部经理，你是如何准备和组织这次会议？同时写出会议组织方案
8、和会议通知。每组派一名代表进行讲解。,2019/5/3,28,如何组织会议会前准备,会议筹备机构或人员 会议名称、时间、地点、与会人员 安排会议议题 会议文件产生、审核、分发、收取,报名和报到 会议编组 会场布置、坐次排列 证件制作,2019/5/3,29,如何组织会议会间组织,签到 引导就座 安排发言 会议记录,会场后勤 资料派发 集体摄影 特殊情况处理,2019/5/3,30,如何组织会议生活安排,交通安排 住宿 饮食 财务管理注意紧急事务处理：生病、醉酒,文化娱乐 办公用品 会外接见 回程事务,2019/5/3,31,如何组织会议会后处理,整理会议记录 印发会议纪要 安排与会人员 归档文
9、件立卷,落实议定事项 宣传会议报道 会议财务决算 会务工作总结,2019/5/3,32,如何组织会议文字工作,开幕词 会议简报 会议报告 会议总结,会议记录 会议纪要 闭幕词 新闻稿,2019/5/3,33,公文写作,2019/5/3,34,企业常用公文类型,行政公文 决定 通告 通知 通报 报告,通用公文 规章制度 计划 总结 简报 调查报告 会议公文 社交公文,请示 批复 意见 函 会议纪要,商务公文 商务信函 商品说明书 经济合同 仲裁申请书和仲裁答辩书 项目建议书,2019/5/3,35,通知、通报、通告,通告在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。 通知适用于批转下级单位的公文，转发
10、上级单位和不相隶属单位的公文，传达要求下级单位办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项，任免和聘用干部。 通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。,2019/5/3,36,请示和报告,报告适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级单位的询问。 请示适用于向上级单位请求指示、批准。 样文,2019/5/3,37,意见和函,意见可以是上行文、下行文或平行文 函适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。属于平行文。 公函和便函 发函和复函 商洽函、询问函和请求批准函 样文,2019/5/3,38,会议纪要,特点 综合性 指导性 备考性,写
11、法 集中描述法小 分项叙述法多 发言提要法散,2019/5/3,39,公文写作的步骤和方法,明确行文目的和要求 确立主题 选择文种 安排结构,2019/5/3,40,行文基本规则,按机关隶属关系和职责范围行文的规则 授权行文的规则 一般情况下不越级行文的规则 不越权行文的规则 “请示”不直接报送领导者个人的规则 “请示”应一文一事、只主送一个机关、不抄送下级机关的规则 “报告”中不得夹带请示事项的规则 公文由文秘机构统一处理的规则,2019/5/3,41,联合行文,发文机关的排列顺序以主办单位在前，发文字号按照主办单位排文号或协商确定 由主办单位签署意见，协办单位依次会签 用印可以同时盖印或由
12、主办单位一方盖印,2019/5/3,42,公文写作常见问题,文种使用不当 格式不规范 行文规则混乱 提法不当,名称、时间表述混乱含糊 用词不当 不符合语法 数字使用不统一,2019/5/3,43,公文改错Case Study 改后的公文,校领导：由中山大学和广州市芳村区建筑业协会共同出资组建的广州市中大工程力学测试有限公司，成立于02年4月30日。因经营范围（工程力学测试、建材力学测试）狭窄且需凭资质证经营，而资质证由于目前国家和省行业无力学测试标准，一直都不能办理，从而使得该公司二三年一直没有经营。经工商部门同意，公司已将原经营范围变更为“筹建”。现其公司要求将经营范围扩大至：科技开发、咨询
13、、服务、科技交流合作；软件开发、网络构筑、硬件开发的研制、销售；建材销售；工程力学测试仪器和建材力学测试仪器的销售；园林美化设计；标准化服务；室内装修；专利中介；商标设计。为使该公司早日拓展业务，实现正常运作，我集团同意其扩大经营范围。同时，集团已对其经营管理层提出明确的运营要求。当否，请批示。此致敬礼！ 2004年4月23日,2019/5/3,44,公文格式,2019/5/3,45,公文格式组成成分,秘密等级 紧急程度 发文机关标识 发文字号 签发人 标题 主送单位 正文,附件 发文单位 成文日期 印章 附注 主题词 抄报、抄送单位 印发机关、印发日期 印刷份数,2019/5/3,46,公文
14、格式要点,纸张：A4210mm297mm 版心156mm225mm（不含页码） 上:37mm，下:35mm，左:28mm，右:26mm装订位：3mm5mm每页22行，每行28个字 每行40个字符，每页44行,2019/5/3,47,公文标题常见病例分析,*关于申请污水处理甲级证书的报告。 *关于春节文艺联欢会所需经费的报告。*省教育厅关于加快和深化普通高校教育体制改革若干问题的试行意见,2019/5/3,48,公文格式主题词,三个层次：主题词区域类别词类属词 标引方法关键词数目5（不含类别词）,2019/5/3,49,公文格式主题词Case Study,产业集团关于举办行政人员培训班的通知主题
15、词：人事 行政人员 通知 关于注册成立广州中大人力资源中心有限公司的函主题词：经济管理 公司 注册 函 印发中山大学行政公文处理实施细则的通知主题词：文秘工作 公文 细则 通知 关于印发广州中大产业集团经营管理实施意见的通知主题词：教育 校办企业 实施意见 通知经济管理 集团 管理 意见 通知,2019/5/3,50,公文写作练习案例学习Case Study,假设你单位准备成立一家子公司，需要向工商部门出具相关文书，现由你拟稿。注意公文格式和内容。,你单位一子公司欲进行改制，并向你单位作了申请，你单位董事会经研究同意其改制申请。请你为该公司和你单位分别拟文。,2019/5/3,51,集团与投资
16、企业 事务处理,2019/5/3,52,集团内部传递信息内容,集团投资企业 转发学校需要公示的文件 集团下行文件 会议及活动通知 政策、法规和市场信息,2019/5/3,53,集团内部传递信息内容,投资企业集团 投资企业的报告、请示 公务呈批 人事、行政、计划生育等证明材料 集团代办事项,2019/5/3,54,现在信息交流方式,电话 传真 邮寄 学校交换 上门领取,电话 传真 外勤送达 托人转达,2019/5/3,55,传统信息交流方式的弊端,手段陈旧 效率低下 传递失误率高 集团与投资企业互相抱怨,2019/5/3,56,信息传递的改进措施,建立联络员制度集团行政人员各投资企业指定联络员
17、确定重要文件传达方式交换领取挂号邮寄,强化电子通讯方式网站（注册）电子邮箱（集团、备用）,2019/5/3,57,文件传递渠道,2019/5/3,58,有关规范文本,公务呈批表 发文稿纸,2019/5/3,59,如何浏览集团内部网和使用电子邮箱,登陆网址： 注册用户名单位盖章确认送集团审核系统管理员设置权限阅览内部网、发表文章 邮箱使用（三个月不用，收回）公司邮箱企业负责人邮箱,2019/5/3,60,培训后,将培训情况向单位领导汇报 复习消化培训内容，并在实际工作中予以应用 注册网站用户名 启用电子邮箱,下载有关电子文档 公务请示 发文稿纸 填写表格并上报集团 联络员 确认重要文件接收方式 集团网站用户,2019/5/3,61,结束,
