1、UFO报表,喀什西苑科技有限公司 姜新建 2010年 11 月 6 日,课程编号：,课 程 大 纲,一、产品概述,二、应用准备,四、报表数据处理,六、图表图形处理,七、函数、命令及批命令文件,五、报表模板,三、报表格式设计,产 品 概 述,一、产品概述,UFO报表系统可设计报表的格式和编制公式，从总账系统或其它业务系统中取得有关会计信息自动编制各种会计报表，对报表进行审核、汇总、生成各种分析图，并按预定格式输出各种会计报表。 UFO的主要功能有文件管理、格式管理、数据处理、图表功能、打印功能和二次开发功能，提供各行业报表模板 。,Uint1：产品介绍,一、产品概述,Uint1：产品介绍,一、产
2、品概述,产品接口关系图,Uint2：产品接口,应 用 准 备,二、应用准备_操作流程,Uint3：操作流程,1、报表结构,二、应用准备,Uint4：基本概念,标题：描述报表的名称 表头：描述报表的编制单位名称、日期等辅助信息和报表栏目 表体：报表数据的表现区域，是报表的主体 表尾：表体以下进行辅助说明的部分以及编制人、审核人等内容,1、报表结构,二、应用准备,Uint4：基本概念,2、格式状态和数据状态,二、应用准备_基本概念,UFO报表 将含有数据的报表分为两大部分来处理，即报表格式设计工作与报表数据处理工作 格式状态：在格式状态下设计报表的格式，如表尺寸、行高列宽、单元属性、报表公式等。在
3、格式状态下时，所看到的是报表的格式，报表的数据全部都隐藏了。在格式状态下所做的操作对本报表所有的表页都发生作用。在格式状态下不能进行数据的录入、计算等操作。 数据状态：在数据状态下管理报表的数据，如输入数据、增删表页、审核、舍位平衡、做图形、汇总、合并报表等。在数据状态下不能修改报表的格式。在数据状态下时，可以看到报表的全部内容，包括格式和数据,3、单元与单元属性,二、应用准备_基本概念,单元：组成报表的最小单位，单元名称由所在行、列标识，行号用数字1-9999表示，列标用字母A-IU表示如：B4 。 数值单元：是报表的数据，在数据状态下输入。数值单元的内容可以是数字 字符单元：是报表的数据，
4、在数据状态下输入。数值单元的内容可以是数汉字、字母、数字 等 表样单元：是报表的格式，是在格式状态下输入的所有文字、符号或数字,4、报表文件与表页,二、应用准备_基本概念,报表文件：一个或多个报表以文件的形式保存在存储介质中称为报表文件，如，“资产负债表.REP” 表页：由若干行、列组成的一个二维表，一个报表中的所有表页具有相同的格式，数据不同。,5、区域与组合单元,二、应用准备_基本概念,区域：由一张表页上的一组单元组成，自起点单元至终点单元是一个完整的长方形矩阵。如，开始单元（左上角单元）与结束单元（右下角单元） 为C3和F6，可以描述为 C3:F6 组合单元：由相邻的两个或更多的单元组成
5、，必须是同一种单元类型，数据处理时视为一个单元,6、固定区与可变区,二、应用准备_基本概念,固定区：组成一个区域的行数和列数的数量是固定的数目。 可变区：一个区域的行数或列数是不固定的数字，可变区的最大行数或最大列数是在格式设计中设定的。设置可变区后，屏幕只显示可变区的第一行或第一列，其他可变行列隐藏在表体内。在以后的数据操作中，可变行列数随着您的需要而增减。,7、关键字,二、应用准备_基本概念,关键字是游离于单元之外的特殊数据单元，可以唯一标识一个表页，用于在大量表页中快速选择表页。 UFO 共提供了一下几种关键字：单位名称、单位编号、年、季、月、日、自定义关键字，关键字的显示位置在格式状态
6、下设置，关键字的值则在数据状态下录入，每个报表可以定义多个关键字,报 表 格 式 设 计,1、设计表样,三、报表格式设计,设置表尺寸,定义行高和列宽,1、设计表样,三、报表格式设计,画表格线,1、设计表样,三、报表格式设计,设置单元属性 设置单元类型及数据格式、对齐方式、字型、字体、字号及颜色、边框样式等内容。其中最重要的是单元类型的设置 。固定内容的单元定义为表样单元；输入数字的单元定义为数值单元；输入字符的单元定义为字符单元。,1、设计表样,三、报表格式设计,设置组合单元,1、设计表样,三、报表格式设计,设置可变区,1、设计表样,三、报表格式设计,输入表样文字：指报表的固定文字内容，主要包
7、括表头、表体项目、表尾项目等,2、设置关键字,三、报表格式设计,关键字主要有六种：单位名称、单位编号、年、季、月、日，自定义关键字 。 一个关键字在该表中只能定义一次，即同表中不能有重复的关键字。 关键字在格式状态下设置，关键字的值则在数据状态下录入。,3、定义公式,三、报表格式设计,单元公式 审核公式 舍位平衡公式,3、定义公式,三、报表格式设计,单元公式-业务系统取数公式 报表数据的主要来源，提供总账函数、应收应付函数、薪资函数、固定资产函数、采购函数、存货函数、库存函数、销售函数、成本函数、结算中心函数、财务预算函数、项目管理函数、预算管理函数、合同管理函数 账务取数公式是报表系统中使用
8、最为频繁的一类公式 基本格式：函数名（“科目编码”,会计期间,”方向”,账套号,会计年度,编码1,编码2）,3、定义公式,三、报表格式设计,单元公式-业务系统取数公式,3、定义公式,三、报表格式设计,单元公式-业务系统取数公式,3、定义公式,三、报表格式设计,单元公式-本表页内部统计公式 用于在本表页内的指定区域内做出诸如求和、求平均值、计数、求最大值、求最小值、求统计方差等统计结果的运算 基本格式：函数名(,) 如：PTOTAL(A3:A5,A3:A50)，返回当前表页中区域A3:A5的固定区中值大于0的所有单元的合计,3、定义公式,三、报表格式设计,单元公式-本表它页取数公式 有些报表数据
9、是从以前的历史记录中取得的，如：本表其他表页 取确定页号表页的数据 格式： = 。 如：B2=C51，表示当前页B2单元取当前表第一页C5单元的值。 按一定关键字取数SELECT函数，常用在利润表中，求累计值 本年累计 ：D=C+SELECT(D, 年=年and 月=月+1) 上月数 ：E=SELECT(C,年=年and 月=月+1) 上年同期 ：F=SELECT(C,年=年+1 and 月=月),3、定义公式,三、报表格式设计,单元公式-本表它页取数公式 按一定关键字取数： relation函数 RELATION WITH “”- WITH前的参数表示目标表页的特征，WITH后的参数表示数据
10、源所在表页的特征，关联条件的意义在于目标页与数据源所在的表页使WITH前后的参数相等 如：令表“LRB”各页A列取该页上月B列数值 ：A=“LRB”-B RELATION 月 WITH “LRB”-月+1 “RELATION 月 WITH “LRB”-月+1”是一个关联关系，假如当前表页是5月，即左边的参数“月”为5，WITH右边的参数“月”的值为4时才能使WITH前后相等，这就形成一个关联，达到了取上月表页数据的目的,3、定义公式,三、报表格式设计,单元公式-报表之间取数公式 取他表确定页号表页的数据 格式： = “” - 如：D5=“syb”-D54，表示前表页D5的值等于表“syb.re
11、p”第4页D5的值。 用关联条件从他表取数 RELATION WITH “”- 本表各页A列取表“LRB”上月各页B列数值：A=“LRB”-B RELATION 月 WITH“LRB”-月+1 当前表各页A列取表“LRB”同年上月A列数值：A=“LRB“-A RELATION 年 WITH“LRB“-年, 月 WITH“LRB“-月,3、定义公式,三、报表格式设计,审核公式：检查报表内或报表之间的勾稽关系是否正确 审核公式格式： MESS“说明信息” 以利润表为例： 产品销售利润=产品销售收入-产品销售成本-产品销售费用。否则，出现“产品销售利润计算有误！”的出错信息。 净利润=利润总额-所得
12、税。否则，出现“净利润计算有误！”的出错信息。,3、定义公式,三、报表格式设计,审核公式举例,3、定义公式,三、报表格式设计,舍位平衡公式:针对报表数据进行进位或小数位取整时调整数据 如：原始报表数据平衡关系为:50.23+5.24=55.47若舍掉一位数，即除以10后数据平衡关系成为:5.02+0.52=5.55，原来的平衡关系被破坏，应调整为：5.02+0.53=5.55,3、定义公式,三、报表格式设计,舍位的表名：和当前文件名不能相同，默认在当前目录下 舍位范围：舍位数据的范围，要把所有要舍位的数据包括在内 舍位位数：1-8位。舍位位数为1，区域中的数据除10；舍位位数为2，区域中的数据
13、除100；以此类推 平衡公式： 倒顺序写，首先写最终运算结果，然后一步一步向前推。 每个公式一行，各公式之间用逗号“,”隔开，最后一条公式不用写逗号 公式中只能使用“+”“-”符号，不能使用其他运算符及函数。 等号左边只能为一个单元（不带页号和表名） 一个单元只允许在等号右边出现一次,3、定义公式,三、报表格式设计,舍位平衡公式举例,报 表 数 据 处 理,1、切换格式/数据状态,四、报表数据处理,生成报表，即编制报表，在报表的数据状态下进行 点击“格式/数据“按钮，进入数据状态,2、录入关键字,四、报表数据处理,在格式状态下设置关键字，在数据状态下录入关键字的值,3、表页计算,四、报表数据处
14、理,整表重算：将该表的所有表页全部进行计算 表页重算：将该表页的数据进行计算 计算时提示选择账套：选中，则每次进行重算要进行账套选择操作；否则，按进入系统时选择的账套进行计算 表页不计算：表页中的单元公式都不再重新计算。,4、审核报表,四、报表数据处理,根据报表中已经设置的报表勾稽关系即审核公式，对已经生成的报表进行审核，以验证报表的正确性 在数据处理状态，选择菜单“数据”-“审核”命令，系统将按照审核公式逐条审核表内的关系。当报表数据不符合勾稽关系时，会提示错误信息 按照提示信息修改报表数据，重新进行审核，直到不出现任何提示信息，表示该报表各项勾稽关系正确 每当对报表数据进行过修改后，都应该
15、进行审核，以保证报表各项勾稽关系正确,5、报表舍位操作,四、报表数据处理,在数据处理状态，选择菜单“数据”-“舍位平衡”命令 按照所定义的舍位关系对指定区域的数据进行舍位，并按照平衡公式对舍位后的数据进行平衡调整，将舍位平衡后的数据存入指定的新表或他表中 打开舍位平衡公式指定的舍位表，可以看到调整后的报表,5、报表舍位操作,四、报表数据处理,报 表 模 板,1、生成常用报表,五、报表模板,可根据用户默认账套的行业性质，自动生成资产负债表、利润表、现金流量表以及与该行业性质相关的其他报表,2、调用报表模板,五、报表模板,调用系统已有的报表模板，在此基础上修改即可快速得到所需要的报表格式和公式。,
16、图 表 图 形 处 理,1、UFO图表,六、图表图形处理,UFO提供了直方图、圆饼图、折线图、面积图4大类共10种格式的图表 图表是利用报表文件中的数据生成的，图表与报表存在着紧密的联系 图表以图表窗口的形式存在。图表并不是独立的文件，它的存在依附于源数据所在的报表文件 图表可以命名，可以选择打开图表、修改图表、保存或删除图表，打印输出图表,2、插入图表对象,六、图表图形处理,进入数据状态，选择数据区域 点击工具菜单中的插入图表对象，将弹出“区域作图” 数据组：行，列 操作范围：当前表页，整个报表 关键字标识：当选取“整个报表”作为操作范围时，用以区别不同表页的数据 图表名称，图表标题，X轴标
17、题，Y轴标题,2、插入图表对象,六、图表图形处理,3、编辑图表对象,六、图表图形处理,双击图表对象，激活图表对象窗口 编辑标题,修改标题字体,3、编辑图表对象,六、图表图形处理,定义数据组,改变图表格式,4、图表窗口,六、图表图形处理,图表窗口中看到的仅仅是图表文件，只能对图表文件进行操作，无法观察到报表的格式和数据 在报表窗口中，点取【工具】菜单中的【图表窗口】，打开一个图表窗口,4、图表窗口,六、图表图形处理,打开图表,函数、命令及批命令文件,七、函数、命令及批命令文件,1、常用函数,UFO函数包括：统计函数，数学函数，表操作辅助函数，日期函数，条件取值函数，读取数据库数据函数，指针状态类
18、函数，字符处理函数，UFO系统函数 业务函数包括：总账函数、应收应付函数、薪资函数、固定资产函数、采购函数、存货函数、库存函数、销售函数、成本函数、结算中心函数、财务预算函数、项目管理函数、预算管理函数、合同管理函数,七、函数、命令及批命令文件,1、常用函数,期间,七、函数、命令及批命令文件,1、常用函数,账务函数：介绍一个扩展期末qmex 函数格式：扩展期末额函数=扩展期末额函数名（科目编码，会计期间，方向，账套号，会计年度，编码1，编码2，编码3，截止日期 ，,编码1汇总,编码2汇总，编码3汇总，是否包含调整期 默认Y包含 ）,七、函数、命令及批命令文件,1、常用函数,七、函数、命令及批命
19、令文件,2、常用命令,赋值命令 功能：将表达式的值赋给单元或区域或关键字或变量。 格式：LET = , = FOR ; RELATION , 举例：LET B5=B4+1 注释命令 功能：将其后至回车换行的内容视为注释。 格式： / /,七、函数、命令及批命令文件,2、常用命令,其他常用命令,七、函数、命令及批命令文件,3、命令行方式,命令行方式必须在命令窗口中输入，输入后按回车键即可立即执行该命令 命令窗口中输入的命令只能一条一条单击，不能成批单击 命令单击后在报表窗口中立即能够观察到单击的结果,七、函数、命令及批命令文件,4、批命令文件,批命令：把多个UFO命令进行集合操作处理，即在一个批命令文件中编写多个命令，执行这个批命令文件就可以一次性完成这些命令 建立批命令文件,七、函数、命令及批命令文件,4、批命令文件,执行批命令文件,
