1、办公小秘诀 Word 及 Excel1、让 Word 表格快速一分为二将光标定位在分开的表格某个位置上，按下“Ctrl+Shift+Enter” 组合键。这时你就会发现表格中间自动插入一个空行，这样就达到了将一个表格一分为二的目的。2、Word 中巧用 Alt 键按住 Alt 键再拖动左右（上下）边距，可进行精确调整，在标尺上会显示具体值。Excel 表格中经常会有一些字段被赋予条件格式。如果对它们进行修改，那么首先得选中它们。可是，在工作表中，它们经常不是处于连续的位置。按住 ctrl 键逐列选取恐怕有点麻烦，其实，我们可以使用定位功能来迅速查找并选择它们。方法是点击“编辑定位”菜单命令，在
2、弹出的“定位” 对话框中，选中“ 条件格式”单选项，此时，下方的“ 全部”和“相同”单选项成为可选。选择“相同” 则所有赋予相同条件格式的单元格会被选中。Excel 表格中，首先选定要输入同一内容的单元格区域，然后输入内容，最后按 ctrl+回车键，即可实现在选定单元格区域中一次性输入相同内容。在编辑文档的时候，如果要想实现将光标快速返回到上次的编辑点，我们可以按下“shift+F5”组合键。3、多个单元格数据巧合并在编辑了一个 Excel 工作表后，如果又需要把某些单元格中的数据进行合并，那么我们可以请“&”来帮忙，比如需要将 A、B、C 三列的数据合并为 D 列中的数据，就在 D2 单元格
3、键入公式“=A2&B2&C2”。在使用 Excel 时，当你想定位到行首或列首时，将鼠标指向任意一个单元格的上边框，然后双击鼠标左键即可。选中要移动的文本，再按“F2”键，此时光标会自动变成灰色，将输入光标定位到目的地，按回车键便可准确移动文本。当我们想选定 Word 文档中的一个垂直块时，可以先按下 Alt 键，然后将鼠标拖过要选定的文本。利用 Excel 制作财务报表，常要进行一些复杂的运算，可往往用 Excel 公式得出的数据结果与计算器算出的不一致，这主要是由于 Excel 本身不能对数据自动进入四舍五入造成的，为了更简便的解决误差问题，我们可以进行如下操作：依次在 Excel 菜单栏
4、中点击“工具选项重新计算”，将“ 工作薄选项” 中的“以显示值为准”复选框选中，确定退出即可。也可以用函数，方法：round(计算公式)，2)，其中的“round”是四舍五入函数，其中的“计算公式”中输入你的计算算式，例如 A1*A2，其中的“2”是代表你四舍五入后小数点的位数，这里是两位。在打印文件时，点击“文件打印”，在弹出的“ 打印”窗口左下方点击“ 选项”按钮，在上面选中“逆页序打印” ，这样先打印第一页，再打印最后一页，就无需动手分页了。另外还可以设置奇偶页打印，实现纸张的正反面成批打印。通常在 Excel 中使用文本框来进行表格内容注释，如果按住 Alt 键不放再绘制文本框可实现文
5、本框与单元格边线的重合，从而减轻调整文本框位置的工作量。选中要改变大小的字母或单词，按下 shift 以后按 F3，每按一次 F3，字母或单词将在全部大写、首字大写和全部小写之间切换。单击“格式/更改大小写 ”，可以进行更复杂的大小写更换。在 Excel 中编辑过长或过宽的 Excel 工作表时，需要向下或向右滚动屏幕，而顶端标题行或左端标题行也相应滚动，不能在屏幕上显示，这样我们搞不清要编辑的数据对应于标题的信息，可以先选定要锁定的标题，假如我们要将表格的顶端的第一行和左边第一列固定，那么单击 B2 单元格，然后单击 “窗口”菜单的“拆分”命令，拆分完毕后再单击“冻结窗格”命令，即可完成标题
6、的固定。在五笔字型状态下输入“shift+6”，另外按下“Ctrl+Alt+.”组合键可以在任何输入法状态下输入。5、轻松搞定单元格数据斜向排在 Excel 中打开“工具自定义命令类别格式”，在“命令”列表中找到“顺时针斜排”和“逆时针斜排”两个命令按钮拖到工具栏的合适位置，然后选中需要斜排的单元格，执行命令即可。另外，也可以选择“格式/单元格/对齐/ 方向”，旋转红色的指针或直接输入度数。在利用 Word 插入页眉后，页眉信息下总会有一条横线，如果希望将它去掉，可以打开“ 格式边框和底纹”，在弹出的对话框中把边框设置为“无” ，并在 “应用于” 下更改为“段落”，再单击“确定”安钮即可。还有
7、一种方法就是在字体左边的“标题”中选“ 正文”即可。最后一种方法就是选择“格式/ 样式”命令，弹出“样式”对话框，在“样式”项中选定“ 页眉”，再点击“更改”按钮。接着点击“ 格式”按钮，在弹出的菜单中选“ 边框”命令，弹出“边框和底纹”对话框，在“ 边框” 选项卡中选定 “无”即可。首先，执行“文件页面设置”命令，打开“ 页面设置”对话框，点击“ 版式”选项卡，选中“奇偶页不同”前面的复选框，单击“确定” 按钮关闭该对话框。然后再执行 “视图页眉和页脚”命令。进入页眉和页脚编辑状态，在某奇数页页面编辑区编辑设置奇数页的水印，再到某偶数页页面编辑区编辑设置偶数页的水印。在绘图中，如果要利用一个
8、工具按钮来绘制多幅图，只要用鼠标左键双击此图标即可。想取消超链接的下划线，只需按下组合键“Ctrl+Z”或“Alt+BackSpace”，便可将下划线取消。在排版文件时，有时发现一个标题出现在一页的底部，而它的正文出现在新的一页中，很不美观。为了使标题能够与它的正文排在一起，可以将光标移到该标题所在的段落中，选择“格式”菜单中的“ 段落”命令，出现段落对话框，在段落对话框中单击“ 换行和分页”标签，选中“与下段同页” 复选框，然后单击“ 确定”按钮。另外，为了防止一页顶端单独出现某段的最后一行文字，或者在某一页底部出现某段的第一行文字，或者在一页底部出现某段的第一行文字，只要把光标移到该段中，
9、然后在窗口中选中“孤行控制” 复选框，系统将自动向下页移一行文字。在排版某些文档时，要在文档中插入一个很宽的表格，需要把纸张改为横向。为了保证表格前后的内容仍为纵向，可以将光标移到表格之前，选择文件菜单中的“页面设置”命令，单击“纸张大小” 标签，在“ 方向 ”区中选择“横向”单选按钮，从 “应用于”下拉列表框中选择“插入点之后”选项，然后单击“ 确定”按钮。选择需要拆分的列，选择“格式”菜单中的“ 边框和底纹”命令或在右键菜单中选择“ 边框和底纹”，单击“边框” 标签，在预览区中单击顶边框、中边框和底边框，以将其边框线删除，保留左边框线和右边框线，单击“确定”按钮即可完成。将光标定位在你需要
10、选取的部分之首，按“F8”启动“扩展”，此时你会看到底部状态栏中的“扩展”由灰色变为黑色，再按一下“F8” ，将选取一个字或一个词，按二下 “F8”，将选取一句，按三下“F8”，将选取一段；按四下“F8”，全选。按 ESC 键或者按 F6 键即可关闭扩展功能。先选定需输入数字的单元格，然后单击“格式”菜单中的“ 单元格 ”命令，找到“ 数字”项中的“自定义”命令，然后在其右面的“ 类型”框中选择“”项， “确定”之后再输入即可。1 磅约等于 0.03527 厘米，1 厘米约等于 28.35 磅。28、计算机中容量单位的换算1GB=1024MB，1MB=1024KB；1KB=1024 字节。在
11、Excel 的某一单元格中，按住 “Ctrl”键的同时，按下“ ”（单引号）键，可复制上一单元格的内容。我们使用 Word 时，往往出现录入几个字后个别字的下方出现波浪线的情况，有时就会影响到视觉。要想彻底解决这个问题可单击“工具选项”，然后选择“拼写和语法”取消所有的可选项，点确定便完成了。在 Word 中，如果一篇文档的最后一页是表格，并且这个表格占满了一整页，就会在其后产生一张雪空白页。虽然该页只含有一个段落标记，但却是没有办法删除的。在打印时，该页照样会使打印机走一页纸，因而会造成不必要的浪费。解决这个问题的办法其实很简单：把光标置于最后这一段，然后把行间距设置成“1”（ Word 允
12、许的最小值）即可。要对一个图片进行不规则的编辑，可以打开绘图工具，选取任意的自选图形，然后在这个图形上点击右键，选取“设置自选图形格式”，在“ 填充颜色 ”中点击下拉箭头，选取“ 填充效果”，并选中“图片” 选项卡，在 “选择图片”按钮上点击。然后在硬盘文件夹中选取喜欢的任何图片，点击确定后图片的外形即为该自选图形。如果是用线条工具生成的图形可以编辑顶点。方法是选定该线条，点击鼠标右键，选择“编辑顶点”，再需要改变的地方点击鼠标右键，选择“添加顶点”，选中该点，点击鼠标右键选择“平滑顶点”等自己需要的方式，拖动鼠标到自己需要的图形。按下 ctrl 单击顶点则可以删除该顶点。在 Excel 中，
13、要去掉网格线，在 “工具自定义命令”类别中找到“窗体”，在右边找到“网格线开关”（Excel 中是“切换网格”） ，把它拖到工具条上，关闭对话框，以后在需要去掉网格线时，单击一下，想恢复，再单击一下。全选你想要改变行距的文本段落，按 ctrl+1 键，可将该段落设置为单倍行距；按按 ctrl+2键，可将该段落设置为双倍行距；按 ctrl+3 键，可将该段落设置为 1.5 倍行距。将光标放在需选取的段落中的某行的左边空白处，单击左键一次，选取该行，单击左键二次，选取该段落，单击左键三次，选取全文。选择菜单栏中的“格式单元格对齐”，接着选中“ 文本控制 ”标题下的“ 自动换行”复选框即可（打勾）
14、。如果单元格中还要将文字分段，按 Alt+Enter 键来实现硬回车换行操作。固定使用某一种汉字输入法的人，希望一打开电脑就有这种输入法在伺候。要实现这一点，只需要打开“控制面板” 中的“键盘”，调出“语言”页，在“ 语言”栏中选中你需要的汉字输入法，然后点击“设成默认值” 和“ 确定 ”按钮，最后重新开机即可。使用 Ctrl+Shift 组合键可以在英文和所有汉字输入法中进行循环切换。为了得到我们需要的汉字输入法，往往要连按几下 Ctrl+Shift，显得很不方便。其实我们可以将经常使用的汉字输入法定义成热键，需要时按一下即可。比如，欲将“王码五笔输入法 86 版”定义成Ctrl+Shift
15、+8，可以打开“ 控制面板”中的“输入法”，调出“ 热键”页，在“ 项目”中找到“切换到王码五笔输入法 86 版”，然后在“组合键” 中选中“Ctrl”、 “左键 ”、 “右键”，在“基本键”中选8，最后按“确定” 即可。工作中为了节省打印纸，经常使用 Word 双面打印文档，但打印出的文稿正面和背面的页边距很难左右对齐。对策：首先，选择“文件/ 页面设置/页边距 ”选项卡，选中“对称页边距”复选框，清除“拼页” 复选框，在“ 内侧”和“外侧”框中，输入对称页边距值，比如都为 3.17厘米。然后，插入页码。最后，先打印奇数页再打印偶数页。对于 Excel 工作表中的数据，有时需要将其进行行列转
16、换，即将原来的列变为行，原来的行变为列。方法：选中要进行操作的单元格，点“复制”，然后确定需要“转置”操作的目标位置，单击菜单中的“编辑/选择性粘贴”，然后勾选“转置”，点“确定”即可。当我们需要将 Excel 工作表中的人事数据按照人员职务的大小或者职称的高低进行排序时，单击“数据/排序 /选项” ，在“ 自定义序列”中点击添加，然后按照助教、讲师、副教授、教授的顺序输入就 OK 了。有时表格的标题是非常难做的，并且好多页数据都使用同一个标题，在 Word 中，选中需要重复的表格行，然后执行“表格/ 标题行重复”，以后每输入完一页数据，下页就会自动出现该标题行。在 Excel 中，选择“文件
17、/页面设置/ 工作表/打印标题/ 顶端标题行 ”，在其中输入顶端标题行所在位置，例如：前三行是该表格的需要每页重复的标题，则输入 : 或者 A1：A3，则预览和打印时，每页将会显示和打印出标题。如果你还需要打印行号和列标，可以勾选“行号列标”。在 Word 中打开需要阅读的文档，白纸黑字在屏幕上显示好象对眼睛不太好，那就依次选择“工具/选项/常规” ，在“ 常规选项”中将“蓝底白字”选上，这种方式就可消除一些眼睛的疲劳；另外为了便于阅读，再单击“视图”菜单中的“ 网格线” ，屏幕上就出会出现稿纸般的横线。选择“编辑/定位 ”，打开“定位条件”选中“ 公式”，按“确定”退出，这样所有含公式的单元
18、格就被选中，在工具栏上选择背景或字体颜色即可。在 Excel 中，当一个单元格成为活动单元格时，四周为粗线框，把鼠标指向上边框，然后双击鼠标左键，活动单元格快速定位到该行的行首，同理行首列尾随点随到。6、表格一次删个光在 Word 中编辑表格时，选中要删除的部分，按下“Delete”键，删除的是其中的文本内容，表格部分还存在；按下“BACKSPACE”键，则删除的是选中的全部，包括单元格、表格行或是整个表格。在文档中，当需要查找文档内容时，常常是用“编辑”菜单中的“查找”命令，其实可以用另外一种更简便的方法：在垂直滚动条的下方，有一小圆点按钮（“选择浏览对象” ） ，单击则可以选择按对象进行浏
19、览。将大标题设为标题 2，将小标题设为标题 3，打开“插入”菜单，选择“索引和目录”，点选“目录”标签，在“ 显示页码”与“页码右对齐”前面打上“”， “制表符前导符”选择为点， “格式”选用默认的“来自模板” ， “显示级别 ”设为“2”，按下“选项”按钮，弹出一个“目录选项”窗口，在“标题 2”与“标题 3”之后分别输入“1”和“2”，这时“标题 2”与“标题 3”前方出现符号“”，与此同时，将其标题后面的数字删除掉，按两次“确定”，目录生成了！化学方程式的一大特点就是包含大量的脚码，这一特点使得在 Word 中编辑化学议程式成了一件极痛苦的事情：极为频繁地对单个数字进行“下标”格式设定，
20、即使使用“格式刷”工具也难以化繁为简。方法：首先在 Word 中输入方式程式的文本，不用进行任何格式设定，但是要在不是脚码的数字前加上一个不常用的符号，如：“F2+NaOH=NaF+OF2+H2O”。要注意的是：应在每个不是脚标的数字前都加上不常用符号，如 22 应输入为“”；然后在所有方程式文本全部输入完成之后，打开“编辑”菜单下的“替换”功能的“ 高级”选项卡，在“查找内容”中选择 “特殊字符”中的“任意数字”，在“替换为”中把“ 格式”中的“字体”选项卡中的“ 下标”选中，然后按下“全部替换”，你就会发现所有数字均被设置了“下标” 格式。高兴之余，你一定发现那些不希望被设置为下标的数字也
21、无一幸免的成了“脚标” 。别着急，还记得前边输入的“ 不常用字符 ”吗？再次打开“ 替换”，还是在“查找内容” 选择“ 任意数字 ”。然后在“任意数字”的通配符 “#”前边加上你刚才输入的那个“不常用字符” ，并在“ 替换为 ”中把“字体”选项卡中的 “下标”选空，最后按下“全部替换”。这样所有本不应为“脚标” 的数字就恢复了原貌，最后再用一次“替换”，在“ 查找内容”中输入那个“不常用字符” ，在“ 替换为 ”中不填任何内容，并按下“ 不限定格式”，最后按下“全部替换”，所有“不常用字符” 就完全消失了。对于数学上的一些复杂的公式，可以使用 Word 的“公式编辑器 ”组件来进行编辑。一般来
22、说， “公式编辑器” 默认没有安装，我们可以点击“ 插入对象 ”菜单，在“ 新建对象类型”搜索栏中，找到“Microsoft 公式 3.0”，点击“确定” 安装即可。一是文字水印：单击“格式” 菜单的“ 背景”子菜单中的“水印”命令，可以插入不同颜色、样式、大小、方向和字体的水印。还可以根据需要选择或输入要作为水印的文字。二是图片水印：单击“插入图片” ，视图片的来源选“ 剪贴画”或“来自文件”，选定图片后向文档中插入图片，在图片插入处单击鼠标左键，出现“图片工具栏”，在“文字绕排”选“ 衬于文字下方”， “图像控制” 选“水印”，此外还可以对图片亮度、对比度、尺寸等进行设置。如果想画水平、垂
23、直或 30、45、75 度的角的直线，则固定一个端点后在拖动鼠标时按住Shift，上下拖动鼠标，将会出现上述几种直线选择，合适后松开 Shift 键。按住 Shift+矩形，拖动鼠标，可以画出一个正方形。另外，按下 Ctrl+方向键可以实现图形的微调；按下 Alt+线段的一段，也可以实现对线段长短或者位置的微调；所谓“文字流”，就是输入文字在文本框链中的流动过程，而文本框链是在 Word 中用动态链功能将各个文本框链接起来形成的。当录入或拷贝的文字内容超过一个文本框的容量时，其它内容就会依次自动“流” 向该链的下一个文本框，这对于那些经常从事长文本编辑或多页排版的朋友将十分有用。方法：首先用鼠
24、标单击“插入/菜单/文本框/ 横排或竖排”，用鼠标在工作区的合适位置拖出第一个文本框，其大小可根据用途而定，同理可以拖出第二、第三个文本框；然后用鼠标选中第一个文本框，在弹出的“文本框”工具条上单击“创建文本框链接”，在第二个文本框上单击左键，两个文本框就链接上了。要想让多个文本框都连成一串均可如法炮制。此时，在这些文本框中不管是用键盘直接输入还是将文本复制，当第一个文本框装满时，文字会自动“流”到第二个文本框中；当第二个文本框又不够时，再“流”到第三个文本框中。有时在 Word 中画了一个行列数很多的表格，过一段时间想知道它的总行数或总列数又忘记了，不用一行行数，点击“编号”按钮立刻得出。首
25、先点击“工具/自定义/命令/ 分解图片”，按住鼠标左键把它拖放到工具栏任意位置即可；然后点击“插入/图片/艺术字”，例如输入空心字“ 心”，选择该“心”字剪切，在选择性粘贴中选图片（Windows 图元文件） ，选中该字，点击工具栏中的“分解图片” 按钮，这样可以选择“心”中的任意笔画进行一笔一画的拆分了。打开 Word，首先设置纸张大小，选择“文件/ 页面设置/自定义”，将贺卡或信封的尺寸输入；然后利用绘图中的“文本框” 和“ 直线”准确的定义好邮政编码框以及收信人、收信人地址、寄信人地址、寄信人邮编等的位置；再次把收信人、收信人地址、寄信人地址、寄信人邮编等情况输入 Excel 表格中，注
26、意其中的邮编可以利用公式 MID（F2，1，1）提取，其中的“MID”是数字提取函数，其中的“F2”是邮编所在的单元格，其中的“1”是指邮编数字左数第 1 位，再其中的“1”是指提取 1 个数字；最后在 Word 中选择“工具/邮件合并”，按照提示插入收信人、收信人地址、寄信人地址、寄信人邮编等一一对应，调节好字体、长度及位置。进入“项目符号和编号” 对话框“ 编号”选项卡，单击“自定义”按钮，在“编号样式”栏内选择“一，二，三”，然后在“ 编号格式 ”栏内的“一”前输入“ 星期”即可。选择要输入带圈字符的文字或数字，点击“格式/ 中文版式/带圈字符”。我们在粘贴网页时，有时只想保存文字而不想
27、保存图片，可以在“编辑/选择性粘贴”中选定“无格式文本”。在 Word 中输入 12345，然后点击“插入/ 数字”命令，在弹出的 “数字”对话框“数字类型”栏里选择中文数字版式“壹、贰、叁”。点击“工具/自动更正选项 ”，打开“自动更正”对话框，进入“键入时自动套用格式”选项卡，打到“键入时自动应用” 组中的“ 自动编号列表”复选项，取消前面的钩即可。这样就可以去掉那些“烦心”的自动编号功能。在 Word2002 中使用自选图形工具画图时，总会出现一个“ 画布”，去掉它的方法是：点击“工具选项”，进入“ 常规”选项卡，去除“插入自选图形时自动创建绘图画布”复选框上的钩即可。如果需要将某甲段落
28、格式运用到乙段落，可以选中甲段落，点击格式刷在乙段落刷一下，如果还要刷到丙段落或者更多段落，可以双击格式刷连续刷。在 Word 中需要加粗某一条或几条表格线时，可以先在工具栏选项中点击“ 表格和边框”按钮，然后在“表格和边框” 窗口中选定“ 线型”与“线宽”，再点击 “绘制表格”按钮，最后在欲加粗的表格线上从头到尾画上一笔即可。笔者单位的财务分析报告有固定的格式，不过有些内容平时不需要打印出来，每次打印都要手工删除，很是麻烦。其实利用隐藏文字功能即可轻松解决。在 Word 中选择要隐藏的文本，点击“格式/字体”，进入“字体”选项卡，勾选“ 隐藏文字 ”复选框，这时刚才选中的文字会消失或者出现点
29、式下划线（选中隐藏的文字部分，按工具栏中的“显示/隐藏编辑标记”按钮即可以这两种显示效果之间切换） 。当编辑长篇文档时，通常都需要比照前后的内容，用鼠标拖动或键盘翻页都不太方便，单击“窗口/拆分”，然后在窗口中部点击鼠标，就可以将窗口一分为二，上下窗口打开的都是同一篇文档，可以单独操作，比照文档的前后部分就方便多了。双击窗口中间的分割栏即可取消拆分。为了增大 Word 的文档编辑区，我们可以取消“视图”菜单“标尺”项前的钩，使得在页面上不显示“标尺”工具条，不过偶尔需要用标尺来检查排版位置的时候可以将鼠标指向编辑区的上（左）边框处，停留一会儿，水平（垂直）标尺就会显示出来；鼠标一离开，标尺就会
30、自动隐藏，非常方便。在 Word 中，文档字号的默认设置只能在最大 72 磅、最小 5 磅之间进行。如果输入内容的字号要超出这个磅值范围，请先选中要修饰的文本，直接在“字号（S） ”栏输入所需的磅值，字体大小的磅值范围为 11638 之间，还有一个更方便的办法就是反复使用快捷键“Ctrl+”使字体 shift 逐渐增大或使用快捷键 “Ctrl+”使字体逐渐变小。7、巧调 Word 字符间距Word 中的汉字、英文字母、数字之间一般都存在一小段间隔，这个间隔有一个空格大小，看起来很不协调，如果我们不需要这段间隔，可以按“Ctrl+A”组合键选定全部文档，选择“格式/段落/中文版式” ，取消其中的
31、 “字符间距”设置框下面的“自动调整中文与西文的间距”和“自动调整中文与数字的间距”选项。点击“格式/字体 ”中的“字符间距”，在“ 标准”、 “加宽”、 “紧缩”中缩入需要的磅值即可。选中需要调节行间距的段落，点击“格式/ 段落/缩进和间距 ”中的行距，在其中选固定值，在设置值中输入合适的数字可以精确调整行间距。按“Alt+Shift+P” 组合键可以在页面的任何位置插入本页页码，如果哪一页没插入，则不显示页码，当页数发生变化时，可以按“Ctrl+A”选择全文，点击鼠标右键，选择更新域，显示的页码便全部自动更新，不需要人为逐个更新。在 Word 中，将两页 A4 内容一次性打印到一面 A3
32、纸张上，一般都是采取分栏的办法处理。其实利用 Word 拼页设置即可解决。打开 Word，点击“文件”，进入“页面设置”，选择“纸型”中的 A3 纸张，纸张方向选定横向，选择 “页边距”中的“拼页”，输入文字，打印即可。8、巧用“单色打印”如果将应用了彩色格式的 Excel 工作表通过黑白打印机打印，会发现效果欠佳。原来，在黑白打印机上，Excel 是以不同的灰度来打印彩色效果。那么怎样用黑白打印机打印彩色格式的工作表呢？点选“文件/页面设置/工作表”，勾选“ 单色打印”复选框。在使用 Excel 计算数据的过程中，经常会使用一些比较复杂的公式，比如“D7*E7*D8+D9/E9*E10+E1
33、1”，如果需要计算公式中的部分结果，可以单击公式所在的单元格，然后在编辑栏中，选中公式中的某个部分，比如“D9/E9*E10”，按下“F9”键即可显示部分公式计算结果“2733”，需要退出时，按下“Ctrl+Z”键即可回到原来的公式状态。打开 Excel，选择“编辑/定位”，在“ 定位”窗口中，按下“定位条件 ”按钮，选择“定位条件”中的“空值”，是理选择“ 常量”，这样就可以将所有的空白或者含有数据的单元格选定了。在 Word 文档中，如果有竖排文字，其中非汉字的字母、数字和其他字符都是“ 躺”着的，如何让它们站起来呢？选中字符，然后打开“格式/ 中文版式”，单击“纵横混排”，选中“适应行宽
34、”，单击“确定” 按钮，现在，选中的字符就站起来了。在 Word 文档中，有一段带着空格键的文本，现在你只想给该段文本中的文字加上下划线，而忽略其中的空格，此时，请选中该段文本，然后按下“Ctrl+Shift+W” 键就 OK 了。在 Excel 中当单元格计算结果为 0 时，默认会显示 0，这看起来显示有点碍眼。如果你也和我一样希望单元格为 0 时显示为空白，那么你可以试试下面的方法。打开“工具/选项/视图”，取消“0 值”复选项前的，确定后，当前工作表中的值为 0 的单元格将全部是空白。在 Word 中输入国外人名时，常常需要输入人名间隔号“”，只要按下“url=mailto:Shift+
35、Shift+/url”即可。连续输入 3 个以上的“*”、 “=”、 “”、 “_”、 “#”、 “-”等回车就会出现不同式样的分隔线，你试试！在用 Word 编辑文稿时，常会遇到刚输入的文字或图画内容接着又要重复输入。此时用复制方法当然可行，但不够快捷，其实，此时只要再同时按下“Alt+Enter”组合键，那么刚才输入的内容会被自动重新输入一遍，若再按会再重复。在 Word 中可以通过“文字方向”命令来改变文字的方向，但我发现如果要将文字逆时针旋转 90 度的话，还可以用下面简捷的方法来做。选中要设置的文字内容，只要把字体设置成“字体”或“黑体” 就可使这些文字逆时针旋转 90 度了。有一个
36、 Word 文档，只想对其中的一页文本竖排设置，其余则保持原有格式，如果先选择这部分文字再执行“格式” 菜单下的“ 文字方向”命令，结果是整个文档都被竖排了。这时我们可以利用加入“分节符” 来达到目的。将光标移到这页文字的开头，执行“插入”菜单下的“分隔符”命令，在弹出窗口中选“ 分节符类型”下的“下一页”或“连续”，用同样方法在这页结尾处也插入一个分节符，最后选择这页文字（结尾的分节符不能选入）改为竖排即可。如果想在某一行上面插入几行空白行，可以用鼠标拖动自此行开始选择相应的行数，然后单击右键，选择插入，如果在每一行上面均插入一空白行，按住 Ctrl 键，依次单击要插入新行的行标按钮，单击右
37、键，选择插入即可。将光标移至需要输入大写数字的单元格中。利用数字小键盘在单元格中输入相应的小写数字（如 123.45） 。右击该单元格，点击“设置单元格格式”对话框中选择“数字”选项卡，再从“分类”列表框中选择“ 中文大写数字 ”选项。最后单击“确定”按钮，这时用户输入的 123.45就自动变为“壹佰贰拾叁点肆伍”。我们有时要把一个 Excel 文件中的多个工作表设置成同样的页眉和页脚，分别对一张张工作表去设置感觉很烦琐，如果用下面的办法就可以一次将多个工作表中的页眉和页脚同时设置好。具体做法是：把鼠标移到工作表的名称处，然后点击右键，在弹出的菜单中选择“选择全部工作表” 的菜单项，这时再进行
38、页眉和页脚设置是针对全部工作表了。在 H5：H24 中输入从 50 至 100 的不同数字，单击 I5 单元格，输入公式=IF(H5=85,“优“,IF(H5=70,“ 良“,IF(H5=85”)”，统计大于 85 分的学生人数；在 D29 单元格中输入公式“=countif(I5:I24,“=70”)-D29”，这个公式是将大于 70 分的学生人数统计出来，减去大于等于 85 分的学生，从而得到成绩在 70 到 85 之间的人数。在 Word 中最近用过的文档会出现在“文件”菜单中，不过它只保存在最后的四个，其实我们可以使用“工作” 来随心所欲地定制需要经常打开的文档。首先，需要将“工作”
39、菜单添加到菜单栏或工具栏中：在“ 工具 ”菜单中，点击“ 自定义”，然后点击“命令”选项卡，在“ 类别 ”方框中，点击“内置菜单”，点击“命令”方框中的“工作”，把它拖动到菜单栏或工具栏中。以后，如果要将当前的文档添加到“工作”菜单中，只要点击“工作”菜单，选择“ 添加到工作菜单”命令即可，如果要在“工作”菜单中删除一个文档，可以按 CTRL+ALT+-（破折号键） ，此时指针将变成为粗体下划线，在“工作”菜单中，点击希望删除的文档就可以了。使用 Word 的公式编辑器创建公式后，你如果感到其中的公式不整齐（特别是矩阵形式的公式） ，那么你可以通过下列方式进行微调：双击该公式使之进入编辑状态，
40、再选中需要调整的项；按下 Ctrl 键后，利用光标上下左右移动对该项进行微调，重复上述步骤，直到将公式位置调整到满意为止。在一篇 Word 文档中，绘制一表格，为了调整单元格宽度，可将鼠标移至单元格缝隙处按左键，当双向光标出现时则可调节单元格宽度，但有时却总是差那么一点点无法与其它单元格对齐，这时可同时按下右键，则可方便的进行精确的调整啦！（记住位置对好后，应先松鼠标左键，再松右键） ；当然也可按下 Alt+鼠标左键进行精确调整，不过也应先松鼠标左键，再松 Alt 键。可以插入一个自选图形，右键单击选择“添加文字”，则此时这个自选图形就像一个文本框一样，不仅可以输入文字，还可以和其它文本框连接
41、。选中文档中需要禁止移动的图片，用鼠标右键单击它打开快捷菜单，选择“设置图片格式”命令，再单击“版式” 选项卡中的“ 高级”按钮，打开“高级版式”对话框中的“图片位置”选项卡。将其中的“对象随文字移动” 选项前的勾去掉。单击“ 确定” 即可。1）随机编排考号：学校在组织考试时，常需要将学号（报名号）顺序打乱，并随机编排考号，使用随机函数（RAND）即可实现。方法：先在 B 列和 C 列输入学号及考生姓名，然后再在 D2 单元格内输入公式 “=rand()”并向下填充，这样在 D 列的每个单元格就产生了一个 01 之间的随机数；然后将光标放入 D 列，点击工具栏上的“升序排列”按钮或“ 降序排列
42、”按钮，都将重新随机排列一次；最后在 A2 单元格输入第一个考号，并按序列向下填充，再将 D 列删除或数据清空即可。2）消除计算误差在用 Excel 为学校编制工资表时，在 E3 单元格中输入公式 “=（C3+D3）*3%” 并向下填充，则在 E7 中的合计结果“125.04”却与实际结果“125.05”不符，究其原因，原来是单元格中的显示值与存放值不一致造成的，例如 E4 单元格显示的值是“32.06”,而实际存放的值是“32.55”,计算时采用的是存放值而非显示值，所以造成计算误差。要解决上面的问题，只要利用四舍五入函数(ROUND)将 E3 单元格中的公式改成“=round(C3+D3)
43、*3%,2)”并向下填充即可。3）为考试成绩排名在统计学生成绩时，一般要对总分进行排名，只要利用排序函数（RANK）在 G2 单元格输入公式“=rank(F2,$F:$F,0)即可。常见的公式都是“C2=A2+B2”等等模式，一般人看了不能立即理解，能否把公式写成“合计=工资+资金”？方法：把表格的第一行设置成字段名称，然后在“工具/选项/重新计算”中选定“接受公式标志” ，输入上述公式即可。在 Word 中有几种方法可以任意改变文字的大小。逐渐缩放：选中要调整的文字后，按下“Ctrl+”可逐渐放大文字，而按下“Ctrl+”可逐渐缩小文字；快速缩放：选中要调整的文字后，按下“Ctrl+Shif
44、t+”可快速放大文字，而按下“Ctrl+Shift+”可快速缩小文字；任意缩放：选中要调整的文字后，在字号栏内直接输入文字大小即可。复制文字和段落的格式都可以使用格式刷，但当段落较大时，这种方法就不太方便，还有一种方法：选中源段落，按 Ctrl+Shift+C 复制格式，然后选择目标段落，按 Ctrl+Shift+V粘贴格式。在使用 Word 制作一个综合性的大文档时，经常会遇到页码编排问题，若文件有封面、目录、正文时，如何使封面没有页码，目录和正文又各有独立的页码呢？有人把文件分成若干个文件来做，这固然可以解决问题，但不方便编辑和管理，实际上只要在封面、目录和正文之间插入分节符后再插入页码即
45、可，方法是：“插入/分隔符/分节符/下一页”，不同的节可以有不同的页码编排。有时候 Word 文档中有许多多余的空行需要删除，我们可以完全可以用“ 查找替换”来轻松解决。 打开“编辑”菜单中的“替换”对话框，把光标定位在“查找内容”输入框中，单击“ 高级”按钮，选择“ 特殊字符” 中的 “段落标记”两次，在输入框中会显示“PP”，然后在“替换为”输入框中用上面的方法插入一个“段落标记”(一个“P”)，再按下“全部替换”按钮。这样多余的空行就会被删除。用替换的办法删除空行时要注意两个问题： 1.分清文件中用的是手动换行符(“Shift+回车”)，还是段落标记。 “pp”替换成“p”并不能替换所有
46、的空行。如果文件中用的是手动换行符，那么就要用“ll”替换成“l”(这里用的不是 1，而是 L 字母的小写，也可以直接用替换对话框里的“特殊字符” ，里面有“有手动换行符”)，空行才能去除。在论文中，图表和公式要求按在章节中出现的顺序分章编号，例如图 11，表 21，公式34 等。在插入或删除图、表、公式时编号的维护就成为一个大问题，比如若在第二章的第一张图（图 21）前插入一张图，则原来的图 21 变为 22，22 变为 23，更糟糕的是，文档中还有很多对这些编号的引用，比如“流程图见图 21”。如果图很多，引用也很多，想象一下，手工修改这些编号是一件多么费劲的事情，而且还容易遗漏！表格和公
47、式存在同样的问题。能不能让 Word 对图表公式自动编号，在编号改变时自动更新文档中的相应引用？答案是肯定的！下面以图的编号为例说明具体的作法。自动编号可以通过 Word 的“题注”功能来实现。按论文格式要求，第一章的图编号格式为“图 1”。将图插入文档中后，选中新插入的图，在“ 插入 ”菜单选“ 题注”，新建一个标签“图 1”，编号格式为阿拉伯数字（如果不是点击“ 编号” 修改） ，位置为所选项目下方，单击“确定”后 Word 就插入了一个文本框在图的下方，并插入标签文字和序号，此时可以在序号后键入说明，比如“形态学膨胀运算示例”，还可以移动文本框的位置，改动文字的对齐方式等。再次插入图时题
48、注的添加方法相同，不同的是不用新建标签了，直接选择就可以了。Word 会自动按图在文档中出现的顺序进行编号。在文档中引用这些编号时，比如“如图 11 所示”，分两步做。插入题注之后，选中题注中的文字“图 11” ，在“ 插入”菜单选“书签”，键入书签名，点 “添加”。这样就把题注文字“图11”做成了一个书签。在需要引用它的地方，将光标放在插入的地方（上例中是“如”字的后面） ，在“插入” 菜单选“ 交叉引用 ”，弹出对话框中引用类型选“ 书签”， “引用内容”为“书签文字”，选择刚才键入的书签名后点“插入” ，Word 就将文字“图 11”插入到光标所在的地方。在其他地方需要再次引用时直接插入
49、相应书签的交叉引用就可以了，不用再做书签。至此我们就实现了图的编号的自动维护，当在第一张图前再插入一张图后，Word 会自动把第一张图的题注“图 11” 改为“ 图 12”，文档中的“图 11”也会自动变为“图 12”。表格编号的作法与图相同，唯一不同的是表格的题注在表格上方，且要求左对齐。公式的编号略有不同，插入公式后，将公式单独放在一个段落，版式为“嵌入式”（Word 默认） ，光标放在公式之后，不要（注意是“不要”）选中公式，在“插入”菜单选“ 题注”，由于没有选中项目，所以“位置” 一项为灰色，新建标签“ 公式 1”，点击“ 插入”，Word 就将标签文字和自动产生的序号插入到光标所在位置。在文档中引用公式编号的方法与图相同，此处不在赘述。公式的编号要求在右边行末，具体的方法在“制表位的使用”一节详细说明。这里顺便说一下，交叉引用、书签和题注都是 Word 的域。域是文档中可能发生变化的内容，Word 使用域来进行文档自动化。多个域的联合使用可以实现更复杂的功能，各个域的具体使用方法请参考 Word 的帮助。注：2（1）题注中新建标签时，Word 会自动在标签文字和序号之间加一个空格，
