1、 国家机关公文格式制作一、公文的模板制作进入 Word 2000 系统：“开始”菜单“程序” “Microsoft Word”进入 Word 2000 界面, 1 进行页面设置选择“文件 ”“页面设置”选择“ 页边距”附签，上：3.7 厘米 下：3.5 厘米 左：2.8 厘米 右：2.6 厘米。选择“版式”附签，将“ 页眉和页脚”设 置成“ 奇偶 页不同”,在该选项前打“”。选择“文档网格”附签，“字体 设置” ，“中文字体”设置为 “仿宋”；“字号” 设置成“三号” ，单击 “确定”按钮，选中“指定行网格和字符网格 ”；将“每行”设置成“28”个字符；“ 每页”设置成“22”行。然后单击“
2、确定”按钮，这样就将版心设置成了以三号字为标准、每页 22 行、每行 28 个汉字的国家标准。2 插入页号选择“插入 ”“页码”，“ 位置”设置为“页面底端（页脚）” ，“对齐方式”设置 为“ 外侧”。然后单击“格式” 按钮，“数字格式”设置为全角的显示格式，单击“确定” 按钮，再次 单击“确定”按钮完成页码设置。双击页码，在页码两边各加上一条全角方式的短线；并将页码字号设置成“四号 ”；字体任意；奇数 页的页码设置成右空一个汉字，偶数页的页码设置成左空一个汉字。3 发文机关标识制作选择“插入 ”“文本框”“ 横排”菜单项，鼠标将会变成“”，在 Word 2000 版面上单击鼠标左键，出现一个
3、文本框，在该文本框内输入发文机关标识，输入完成后，选中该文本框，单击鼠标右键“设置文本框格式 ”，在这里来 设置红头的属性。选择“颜色和 线条” 附 签，“颜色”设置成 “无填充颜色”。选择“大小”附 签 ，“高度 ”设置成“2cm”；宽度设置成“15.5cm”。注：用户可根据实际情况调节尺寸。选择“版式” 附签 ，单击“高级”按钮，水平 对齐：“对齐 方式” 设 置成“居中”，“ 度量依据”设置成“页面” ；垂直对齐： “绝对 位置” 设 置成“页边距”， “下侧”设置成“2.5cm”平行文标准，“8.0cm”上行文标准，注：用户可根据实际情况调节尺寸。然后单击“确定” 。选择“文本框 ”附
4、签，左、右、上、下都 设 置成“0cm”，单击“确定”完成。文本框属性全部设置完成，单击“确定” 按钮。选中文本框内的全部文字，将颜色设置成“红色” ，字体 设置成“小标宋简体”，字号根据文本框的大小设置成相应字号，但要尽量充满该文本框，这样，宽为 155mm、高为 20mm、距上 25mm 的红头制作完成。4 红线制作首先将“视图 ”“工具栏”“ 绘图”选中，单击“绘图” 工具条的直线工具，鼠标会变成“十” 字形，左手按住 键盘上的 Shift 键，右手拖动鼠标从左到右划一条水平线，然后选中直线单击鼠标右键，选择“设置自 选图形格式” ，红线 的属性在这里进行设置。选择“颜色和 线条” 附
5、签，“颜色”设置为 “红色”；“虚实” 设置为“实线” ；“粗线 ”设置为“2.25 磅” 。选择“大小”附签，“ 宽度”设置为“15.5cm”。选择 “版式”附 签，单击“ 高级”按钮，水平对齐：“对齐方式”设置成“居中 ”，“度量依据”设置成“ 页面”，垂直对齐：“绝对位置”设置成“页边 距” ，“下侧”设置成“7cm” 平行文标准，“13.5cm”上行文 标准，注：用 户可根据实际情况进行调节。单击确定。5 文号制作平行文文号：文号三号仿宋、居中显示。上行文文号：文号三号仿宋字体、左空一个字的距离；签发人三号仿宋字体；签发人姓名三号楷体、右空一个字的距离。注：文号一定要使用六角符号。六角
6、符号插入方法：选择“插入” “符号 ”“符号”附签，找到六角符号后，将光 标置于准备插入的地方，单击“插入 ”按钮即可。6 主题词制作选择“表格 ”“插入”“ 表格”，选中表格，单击鼠标右键表格属性“表格 ”附签，“对齐方式”设置为“ 居中”；然后单击“ 边 框和底 纹” 按钮 ，在“预览”窗口中将每行的下 线选中，其它线取消，在表格中填写具体内容：主题词用三号黑体；主题词词目用三号小标宋；抄送、抄送单位、印发单位及印发日期用三号仿宋。7 保存成模板文件单击“文件 ”“保存”，“ 保存类型”：选择“文档模板（*.dot）”；“文件名”：给 模板命名； “保存位置”：模板所在路径（一般不做，默认
7、即可）。至此，模板制作完成。以后所有属于此种类型的公文都可以调用该模板，直接进行公文正文的排版。要对该模板进行修改，可以调出相应模板，方法是：选择“文件”“打开 ”，找到相 应的模板路径，若模板保存 时按系统默认设置的，然后单击“打开 ”按钮调出模板即可 进行修改。二、公文正文排版1 依据模板建立新公文选择“文件 ”“新建”“ 常用”附签，选中所需模板，单击确定，调出模板。2 制作公文正文内容正文内容根据用户的实际需求，可以直接录入文字，也可以从其它软件中将文字复制进来，但必须遵循以下国家标准：标 题二号小标宋字体，居中显示；主送机关三号仿宋字体，顶格，冒号使用全角方式；正 文三号仿宋字体；
8、成文日期三号仿宋字体，右空四个字的距离，“”和六角符号的输入方法一致，不能使用“字母 O”或“数字 0”代替。文号、签发人、主题词按照模板定义的字体填写完整。最后，将红头、红线、文号、签发人、标题、主送机关、正文、成文日期、主题词的相互位置调整好。国家行政机关公文格式 国家行政机关公文格式1 范围本范围规定了国家行政机关公文通用的纸张要求、印制要求、公文中各要素排列和标识规则。本标准适用于国家各级行政机关制发的公文。其他机关公文可参照执行。使用少数民族文字印制的公文，其格式可参照本标准按有关规定执行。2 引用标准下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。本标准出版时，所示版
9、本均为有效。所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。GB/T 148-1997 印刷、 书写和绘图纸幅面尺寸3 定义本标准采用下列定义。31 字 word标识公文中横向距离的长度单位。一个字指一个汉字所占空间。32 行 line标识公文中纵向距离的长度单位。本标准以 3 号字高度加 3号字高度 7/8 倍的距离为一基准行；公文标准以 2 号字高度加 2号字高度 7/8 倍的距离为一基准行。4 公文用纸主要技术指标 公文用纸一般使用纸张定量为 60g/m2-80g/m 的胶纸印刷纸或复写纸。纸张白度为 85%90%，横向耐折度15 次，不透明度85%，PH 值为
10、7.59.5。5 公文用纸幅面及版面尺寸51 公文用纸幅面尺寸公文用纸张采用 GB/T 148 中规定的 A4 型纸，其成品幅面尺寸为：210mm297mm，尺寸的允许偏差见 GB/T 148。52 公文页边与版心尺寸公文用纸天头（上白边）为：37mm1mm公文用纸订口（左白边）为：28 mm1mm版心尺寸为：156 mm225mm（不含页码）6 公文中图文的颜色未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。7 排版规格与印装要求7.1 排版规格正文用 3 号仿宋体字，文中如有小标题可用 3 号小标宋体字或黑体字，一般每面排 22 行，每行排 28 个字。7.2 制版要求版面干净无底灰，字迹清楚无断划
11、，尺寸标准，版心不斜，误差不超过 1mm。7.3 印刷要求双面印刷；页码套正，两面误差不得超过 2mm。黑色油墨应达到色谱所标 BL100，红色油墨应达到色谱所标Y80，M80。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。7.4 装订要求公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过 4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各 1/4 处，允许误差4mm。平订钉锯与书 间的距离为 3mm5mm；无坏钉、漏钉、重钉，针脚平伏牢固；后脊不可散页明订。裁切成品尺寸误差1mm，四角成 90 度，无毛茬或缺损。8 公文中各要素标识规则本标准将组成公文
12、的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线（宽度同版心，即 156mm）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。8.1 眉首8.1.1 公文份数序号公文份数序号号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第 1 行。8.1.2 秘密等级和保密期限如需标识秘密等级，用 3 号黑体字，顶格标识在版心右上角 第 1 行，两字之间空 1 字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用 3 号黑体字，顶格标识在版心右上角第 1 行，秘密等级和保密期限之间用” 隔开。
13、8.1.3 紧急程度如需标识紧急程度，用 3 号黑体字，顶格标识在版心右上角第1 行，两字之间空 1 字；如需同时标识秘密等级和紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第 1 行如需标识秘密等级，用 3 号黑体字，顶格标识在版心右上角第 1 行，紧急程度顶格标识在版心右上角第 2 行。8 1。4 发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加”文件” 组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为 25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为 80mm。如需标识公文份数序号、秘密等级和保密期限以及紧急程度，可在发文机关标识上空 2 行向下依次标
14、识（见图三）。发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但一般应小于 22 mm15mm(高宽)。联合行文时应使主办机关名称在前，“文件” 二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。815 发文字号发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空 2 行，用 3 号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角“ ” 括入；序号不编虚位（即 1 不编为 O01），不加“第”字。发文机关之下 4mm 处印一条与版心等宽的红色反线。816 签发人上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文
15、字号右侧。发文字号居左空 1 字，签发人姓名居右空 1 字；签发人用 3 号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用 3 号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第 1 行，其他签支人姓名从第 2 行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为 4mm。8.2 主体821 公文标题红色反线下空 2 行，用 2 号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。 822 主送机关 标题下空 1 行，左侧顶格用 3 号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关
16、名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。823 公文正文主送机关名称下 l 行，每自然段左空 2 字，回行顶格。数字、年份不能回行。824 附件公文如有附件，在正文下空 l 行左空 2 字用 3 号仿字体字标识“附件” ，后 标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码 (如“附件：1”)；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第 l 行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第 l 行顶格标识公文的发文字号
17、并在其后标识附件(或带序号)。825 成文日期用汉字将年、月、日标全；“零” 写为“O”；成文日期的标识位置见 826。826 公文生效标识公文生效标识是证明公文效力的表现形式。它包括发文机关印章或签署人姓名。公文生效标识有以下两种情况，一种是单一发文机关如何标识公文生效标识，另一种是联合行文的机关如何标识公文生效标识。8261 单一发文印章单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成 文日期。成文日期右空 4 字；加盖印章应上距正文 l 行之内，端正、居中下压成文时间，印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心
18、线压在成文日期上。8262 联合行文印章当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7 字；主办机关印章在前；两个印章均压成文日期，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过 3MM。当联合行文需加盖 3 个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称(可用简称)按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前，每排最多排 3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2 字标识成文时间。8263 特殊情况说明 当公文排版后所剩空白处不能
19、容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此 页无正文 ”的方法解决。827 附注公文如有附注，用 3 号仿宋体字，居左空 2 字加圆括号标识在成文日期下 1 行。83 版记831 主题词“主 题词 ”用 3 号黑体字，居左 顶格标识 ，后标全角冒号；词目用 3 号小标宋体字；词目之间空 1 字。832 抄送机关公文如有抄送机关，在主题词下 l 行；左右各空 1 字，用 3 号仿宋体字标识“抄送” ，后 标全角冒号；抄送机关 间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。83
20、3 印发机关和印发日期位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占 l 行位置；用3 号仿宋体字。印发机关左空 l 字，印发日期右空 1 字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。834 版记中的反线版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。835 版记的位置版记应置于公文最后一面(封四)，版记的最后一个要素置于最后一行。9 页码用 4 号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条 4 号一字线，一字线距版心下边缘 7mm。单页码居右空 l 字，双页码居左空 1 字。空白页和空白页以后的页不标识页码。10 公文中表格公文如需附表，对横排 A4 纸型表格，应将页码
21、放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。公文如需附 A3 纸型表格，且当最后一页为 A3 纸型表格时，封三、封四(可放分送，不放页码)应为空白，将 A3 纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页(封四)上。11 公文的特定格式111 信函式格式发文机关名称上边缘距上页边的距离为 30mm，推荐用小标宋体字，字号由发文机关酌定；发文机关全称下 4mm 处为一条武文线 (上粗下细) ，距下页边 20mm 处为一条文武线(上细下粗) ，两条线长均为 170mm。每行居中排 28 个字。首页不显示页码。发文机关名称及双线均印红色。发文字号
22、置于武文线下 1 行版心右边缘顶格标识。发文字号下空 l 行标识公文标题。如需标识 秘密等级或紧急程度，可置于武文线下 l 行版心左边缘顶格标识。两线之间其他要素的标识方法从本标准相应要素说明。112 命令格式命令标识由发文机关名称加“命令” 或 “令”组成，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。命令标识上边缘距版心上边缘20mm，下边缘空 2 行居中标识令号；令号下空 2 行标识正文；正文下空 1 行右空 4 字标识签发人签名章，签名章左空 2 字标识签发人职务；联合发布的命令或令的签发人职务应标识全称。在签发人签名章下空 1 行右空 2 字标识成文日期。其他要素从本标准相关要素说明。113 会议纪要格式会议纪要标识由“会议纪要”组成。其标识位置同8l4，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。会议纪要不加盖印章。其他要素从本标准相关要素说明。12 式样A4 型公文用纸页边及版心尺寸见图 1；公文首页版式见图 2；上报公文首页版式见图 3；公文末页版式见图 4；联合行文公文末页版式 1 见图 5；联合行文公文末页版式 2 见图 6。
