1、Excel 2000 速成教程第二部分 使用公式查询数据 第一讲 认识中文 Excel 2000 的计算公式一旦在中文 Excel 2000 中建立起了电子报表，就可以按前面课程中所述的操作计算并显示某一列单元格区域内各值的总计值。其实，中文 Excel 2000 提供有自动计算功能，如选定“工资额”列中的各单元格后，状态栏中就将显示各项数据记录的总值：求和=￥5,010.00；若选定“年龄” 列中的各单元格，状态栏中显示的总计值为：求和=184。这种显示总计的操作，也可以用于某一行，或者某几行所有或者部分单元格。这就是中文Excel 2000 与中文 Visual FoxPro 6 最大不同
2、之处，不但能轻易的建立起计算公式，还能在指定位置显示计算的结果。此外，若选定单元格后右击状态栏，然后从一份快捷菜单中还能选择显示这些选定单元格内各数字的平均值、最大值或最小值。若选择此快捷菜单中的“计数值”命令，中文Excel 2000 会自动计算将要统计含有数值的单元格个数，选择“计数”命令则自动计算将要统计的已填充单元格数目。在中文 Excel 2000 中，“公式”是在单元格中执行计算的方程式，如一个执行数学计算的加、减就是一种简单的公式。在前面的操作中，对工资额的总计就使用了这样的公式，此时若单击显示工资额总计的单元格D9，当它处于选定状态，“编辑栏”中就会显示所使用的公式，如图 1
3、所示。图 1 在“编辑栏”中观看计算公式这里，D9 单元格中的公式 = SUM(D3:D9)所要计算的是单元格 D3 至 D9 中各数值的和，其值将显示在 D10 单元中。您一定还记得前面是如何在 D10 单元格中进行操作来显示统计数字的，若想要在别的单元格中也显示该值，而且还是让中文 Excel 2000 自动计算它，那么就单击那个单元格，接着在该单元格中输入这个公式吧！当然了，如果想在“编辑栏”进行操作也行，只要您记住公式的应用法则，无论在单元格中，还是在“编辑栏”中总能准确无误的建立并使用公式的。而公式的应用法则呢又是那样的简单，如下面的公式即可将单元格 B4 中的数值加上 25，再除以
4、单元格 D5 至 E5单元格的数值不过，这一条公式的建立就不同了，不能使用前面的方法来建立，而需要在“编辑栏”中使用编辑的方法。注意：如果正确的创建了计算公式，那么在中文 Excel 2000 的默认状态下，其计算值就会显示在单元格中，公式则显示在“编辑栏”中。如果要使工作表中所有的公式在显示公式内容与显示结果之间切换，可按下 CTRL+组合键（位于键盘左上侧）。一旦建立起了计算公式，中文 Excel 2000 将根据公式中运算符的特定顺序从左到右进行计算，也可以使用括号更改运算顺序，而且与小学课程中四则混合运算法则相同。第二讲 创建计算公式下面将要为某公司的经营情况创建一张电子报表，并使用计
5、算公式做一些统计，请先按下列步骤进行操作。步骤一、单击屏幕左下角处的 Sheet 3 标签，然后在 A1 单元格中开始书写“北京分公司本月收支一揽表”字样，并设置好字体与字号(即字的大小尺寸)，如图 2 所示。图 2 输入新的报表标题 图 3 输入纵、横栏目与标题名步骤二、在 B2、C2、E2、F2 单元格中分别输入“收入/月”、“支出/天”、“员工工资”、“盈利”栏目名称，如图 3 所示。接着分别在 A3、A4、A5、A6 单元格中输入“第一营业部”、“第二营业部”、“第三营业部”、“总结余”项目名。注：上面输入文字的操作说明，若输入的文字不能被当前单元格完全容纳时，中文Excel 2000
6、 会自动占用邻近的单元格。书写完毕后，通过设置较小一点字号的方法，或者扩大单元格，就可以在单元格中完整地显示它们。图 4 适当调整一下文字字号步骤三、选定 A 列与 B 列中的所有栏，并设置较小一点字号，以便在单元格中完整地显示它们，如图 4 所示。上面建立好了该分公司本月的报表，所要填入的数据资料如下表所列： 部门 收入(元) 每天支出费用（元/天） 第一营业部 8000000 50000 第二营业部 7000000 30000 第三营业部 0 70000 元 这些数据可以按前面所述的方法直接在表中输入，如图 5 所示。下面的操作将创建一些公式来自动生成“盈利”与“总结余”栏中的数据，此后无
7、论什么时候，只要公式有变动，单元里的内容也会自动产生变化。步骤四、单击 F3 单元格，选定它后单击编辑框，输入： =B3-C3*30注意：公式应以等号开头，公式内容紧接在后面。 如果输入了一个错误的公式，按下键盘上的 Enter 键后，屏幕上将显示一条出错信息，并询问处理方式，并让您选择是否通过一个向导来处理问题。一旦输入的正确的公式，单元格中就会显示相应的数字，如图 5所示。图 5 显示第一营业部的盈利值步骤五、选定 F4 单元格后在编辑栏中输入公式输入：=B4-C4*30选定 F5 单元格后在编辑栏中输入公式输入：=B5-C5*30选定 F6 单元格后在编辑栏中输入公式：=B6-C6*30
8、此后，各营业部的盈利数字就会自动计算并显示出来，如图 6 所示。图 6 自动计算并显示各营业部的盈利值步骤六、选定 A6 单元格，并在编辑栏中输入公式：=E3+E4+E5图 7 自动计算并显示“总结余”上述操作完成后，一张电子报表就制作好了。此表的最大特点是可以在变更收入/支出数据后，自动更新“盈利”与“总结余”单元格中的值。第三讲 认识中文 Excel 2000 的运算符由上可见，公式用于按特定次序计算数值，通常以等号(=)开始，位于它之后的就是组成公式的各种字符。其中，紧随在等号之后的是需要进行计算的元素操作数，各操作数之间以算术运算符来分隔的，如在上面的这个公式中就使用了加法、除法两种运
9、算符。运算符就是这样的一种符号，用于指明对公式中元素做计算的类型，如：加法、减法或乘法。中文 Excel 2000 中的运算符四种类型：算术运算符、比较运算符、文本运算符和引用运算符，它们的功能与组成如下所述。1.算术运算符用于完成基本的数学运算，如加法、减法和乘法，连接数字和产生数字结果等。各算术运算与用途如下表所列。表：算术运算符算术运算符 名称 用途 示例 + 加号 加 3+3 - 减号 “减”以及表示负数。 31 * 星号 乘 3*3 / 斜杠 除 3/3 % 百分号 百分比 20% 脱字符 乘方 32 （与 3*3 相同） 2.比较运算符用于比较两个值，结果将是一个逻辑值，即不是 T
10、RUE(真)就是 FALSE(假)。与其它的计算机程序语言查类似，这类运算符还用于按条件做下一步运算。各算术运算符名称与用途如下表所列。表：比较运算符比较运算符 名称 用途 示例 = 等号 等于 A1=B1 大于号 大于 A1B1 = 大于等于号 大于等于 A1=B1 不等于 不等于 A132“ 、“apples“。 Sum_range 为需要求和的实际单元格。只有当 Range 中的相应单元格满足条件时，才对 sum_range 中的单元格求和。如果省略 sum_range。则直接对 Range 中的单元格求和。例如，假设 A1:A4 单元格中的内容分别为四种产品的属性值：$100,000，
11、$200,000，$300,000 ，$400,000。B1:B4 的内容为每个属性值所对应的销售佣金；$7,000， $14,000，$21,000，$28,000，那么就可以运行公式：SUMIF(A1:A4,“160,000“,B1:B4)最后的求和结果将是$63,000。注：中文 Excel 2000 还提供有其他可根据条件来分析数据的工作表函数：用于计算单元格区域内某个文本字符串或数字出现次数的 COUNTIF；用于要让公式根据某一条件返回两个数值中的某一个值（例如，根据指定销售额返回销售红利）的 IF。 第七讲 注意公式中的数值转换对于初学者来说，在公式应用中要准确的输入字符是很困难
12、的。不过，尽管每个运算符都需要特定类型的数值与之对应，但如果输入数值的类型与所需的不同，中文 Excel 2000 还是有可能做些力所能及的转换，并完成计算，虽说不是所有的转换都能成功，但下表中所列的常见输入错误都能被很好地处理。表：公式中的数据类型自动转换公式 产生结果 说明 =“1“+“2“ 3 在中文 Excel 2000 中，文本与字符串都是由一对双引号(英文)来引用的，也就说双引号中的内容应当视为文本。但当公式中使用加号(+)时，中文 Excel 2000 会认为运算项为数字。虽然公式中的引号说明“1”和“2”是文本型数值，但是还是会自动将它转换成数字。=1+“$4.00“ 5 当公
13、式中需要数字时，中文 Excel 2000 会将其中的文本转换成数字。 =“6/1/2001“-“5/1/2001“ 31 中文 Excel 2000 将具有 mm/dd/yy 格式的文本看作日期，将日期转换成序列号之后，再计算它们的差。=SQRT(“8+1“) #VALUE!(#值！) 中文 Excel 2000 是不能将文本转换成数字的。因为文本“8 + 1”不能被转换成数字。如果使用“9”或“8”+“1”代替“8 + 1”，则将把文本转换成数字并返回 3。 =“A“&TRUE ATRUE 当需要文本时，中文 Excel 2000 将数字和逻辑型数值转换成文本。 表中的 SQRT 工作表函
14、数用于计算圆括号中的数操作数的正平方根。语法为： SQRT(number) Number 为需要求平方根的数字，如果该数字为负，则将返回错误值#NUM!。如：SQRT(16) 等于 4SQRT(-16) 等于 #NUM!SQRT(ABS(-16) 等于 4总结： 这一部分介绍了中文 Excel 2000 的自动计算功能，以及输入与使用化工的方法。也许当您使用这个软件开展工作后，随着大量的数据积累，还需要通过链接或者外部引用来共享其它工作簿或工作表中的数据。如下例中，AVERAGE 工作表函数将计算同一工作簿中 Marketing 工作表 B1:B10 区域内的平均值：在这个例子中，工作表的名称
15、和感叹号 (!) 位于区域引用之前。这种链接工作簿中工作表的用途很广，您可以很容易的理解到不但可以用于计算，也可以在指定的单元格中引用计算的结果。构建链接层次。例如，一组销售部门可以跟踪各自工作簿中的数据，然后将数据输入到按区汇总的工作簿中，接着再输入到按区域汇总的工作簿中。如果为链接提供数据的单元格发生了变化，那么只有当包含该链接的工作簿处于打开状态时，中文 Excel 2000 才会自动更新该链接。如果确实链接了工作簿，那么在修改了源工作簿中的值后，请一定更新其从属工作簿。如果修改源工作簿时其从属工作簿是打开的，中文 Excel 2000 就会自动更新从属工作簿。中文 Excel 2000 可通过两种方式显示链接到其他工作簿上的公式，这取决于源工作簿（为公式提供数据的工作簿）是否打开。当源工作簿打开时，链接中包含工作簿的名称（在方括号中），然后是工作表名称、感叹号（!），接着是公式所在的单元格。例如，若 Budget.xls 打开，则可以使用公式：=SUM(Budget.xlsAnnual!C10:C25)
