1、第四讲 销售管理子系统课程目标：了解一般企业销售循环流程掌握销售管理子系统的基础设置与期初开账掌握销售管理子系统日常业务流程掌握销售管理子系统的常用报表知识要点：一般企业销售循环流程知识要点：易飞 ERP 销售管理子系统基础设置1.编码原则设置新增客户信息时，可由系统自动给予一个号码，人员就不用记住上一次已经编到第几号了，也不用担心会有跳号的问题发生。【业务场景】成功集团针对客户编码有以下编码原则，可将此编码规则设定在“设置编码原则”中，以方便录入客户信息时编码的设定。从系统主画面执行“基本信息子系统”|“基础设置 ”，进入“设置编码原则”新增客户编码原则。2.录入客户信息所有与企业有交易往来
2、的客户，不论是国内客户还是国外客户，都必须将客户信息录入在这个作业里。【作业重点】核准情况：设置当前客户的核准情况，设置选项包括：已核准、尚待核准、不准交易。总公司、分公司付款：当送货给各个运营网点，但是付款由总公司完成的时候设置此项。各营业地点的客户信息中需指定“总公司” ，并将“总公司付款”选项打钩。交易对象分类方式：可将客户分别以六种不同的分类方式进行分类。例如，渠道属于量贩店类，地区属于华南地区。送货地址：设置客户的送货地址，后续在交易单据中可以直接带出这里的地址信息。客户地址编号维护：可用于新增客户的其他地址。定价顺序：用于客户订单、销货单（无订单来源）及销退单（无销货来源）的单价取
3、价顺序，必须根据公司给予每位客户的销售基准而定。订金比率：如果在订单的条款里，有要求客户单次下订单时，必须先支付一定比率的订金，那么在这个字段需要输入订金比率。后续下订单时，订单上的订金比率，会自动默认为“录入客户信息”作业中设定的比率，并根据此比率自动计算预收订金。信用额度控制：为了降低由客户应收账款积压造成的企业资产损失，目前企业的经营对客户都有信用额度控管。信用额度代表客户可以向企业赊购一定金额的货品。这些额度是在客户偿债能力范围，而且是企业可承担的风险范围内。一般的信用额度控制范围包含以下四项：应收票据金额、应收账款金额、销货金额、订单金额。举例来说：企业给某客户甲信用额度为 100
4、万元，可超出率：10%，即可容许信用额度共有 110 万。其信用额度如下表所示：有三种信用额度控制方式：“Y:按公司参数控制” 、 ”N:信用额度不控制”以及“y:按客户信息控制” 。当设为“Y:按公司参数控制”时，系统按照“设置信用控制参数”控制信用额度。3.录入品号信息【作业重点】售价控制/单价下限率：用于在用户输入售价时，控管可以超出定价的范围。系统可以根据每家客户在“录入客户信息”中设置的“取价顺序”作为基准或判断依据，来控管定价的范围。可以管控售价的单据有“录入客户订单”和“录入销货单” 。超交管理/超交率：当录入销货单时，管控输入的销货数量是否可以超过订单的数量，且按照超交率做销货
5、数量上限的管控。4.设置订单单据性质设置【销售管理子系统】所使用的交易单据及其编码方式、性质、签核格式等。日后交易单据上使用到该单别，系统会默认单据性质里的相关设置。【作业重点】单据性质：共八种性质。更新核价：设定此单据是否可以更新“录入客户商品价格” 。售价控制：勾选后，该单别启用售价控制功能。核对订单：控管销货单和退货单必须输入订单单号。当企业是属于订单销货时，销货单应该核对订单做管控。当企业属于零售企业，立即销货时，一般来说不需核对订单。当然如果两种销货形态都有时，建议分成两种销货单别，一种设置为“核对订单” ；而另一种则设定为“不核对订单” 。直接开票：定义销货单及销退单产生发票的方式
6、。勾选后，必须同时输入对应的“发票单别” 。此时，若销货单审核，则立即产生一张对应的发票。这种情况适用于“随货附发票”的销货模式。若客户的账款采用月结制，则不属于直接开票的特性。知识要点：易飞 ERP 销售管理子系统日常业务1.报价流程新增客户信息时，可由系统自动给予一个号码，人员就不用记住上一次已经编到第几号了，也不用担心会有跳号的问题发生。【目的】企业向客户提供商品、数量和价格等信息，这个过程可以通过报价单记录下来。销售报价不是必须的销售环节，依企业实际业务需求而定。【业务场景】客户标竿公司(客户编号 1002)想要购买数码相机-SL 系列 10 台，于2009 年 2 月 10 日请成功
7、集团进行报价。【报价流程图】【操作步骤】步骤一：从系统主界面执行“销售管理子系统”|“录入报价单”作业，进入“录入报价单”开始新增单据信息。【作业重点】输入报价单信息。在“报价单别”字段输入“报价单”的单别，也可开窗选择。输入后，系统会根据该单别的单据性质设置显示出单号。单据日期默认当前日期，也可根据实际情况修改。开窗选择客户编号，选择客户编号后，系统会按照客户信息的设定自动带出业务人员、币种税种、付款条件等资料。自动带出的数据，若有需要，可再修改。接下来在单身输入客户要求报价的品号、品名、数量、赠品量、该价格的生效日等信息。交易单价及金额，会按照客户信息所设定的“取价顺序”带出，若有需要时，
8、可再进行修改。报价单数据输入完毕后，将报价单保存、审核。执行审核后，单头“客户审核”的选项就会勾选。步骤二：从系统主界面执行“销售管理子系统”|“报价管理”| “打印报价单”作业，进入“打印报价单”作业开始输入筛选条件并打印报价单。2.接单流程【目的】企业和客户双方确认要货的需求，可以通过销售订单记录下来。销售订单可以视同企业的销售合同，也可以作为订货的协议。企业将根据销售订单组织货源，对订单的执行进行管控。销售订单不是销售的必须环节，如果为流通买卖行业，可以略过销售订单，直接录入销货单。【业务场景】成功集团于 2009 年 2 月 15 日接到客户标竿公司(客户编号 1002)要向其购买数码
9、相机-SL 系列 10 台的订单，每台相机单价为 5000 元，预交货日为 2009 年 2 月 20 日。成功集团业务部门人员将此订单信息输入于易飞 ERP 系统“录入客户订单” ，步骤及说明如下：【接单流程图】【操作步骤】步骤一：从系统主界面执行“销售管理子系统”|“录入客户订单”作业，进入“录入客户订单”开始新增单据信息。【步骤一作业重点】在“订单单别”字段输入“客户订单”的单别，也可以开窗选择。输入后，系统会根据该单别的单据性质设置显示出单号。单据日期默认当前日期，也可根据实际情况修改。开窗选择客户编号，选择客户编号后，系统按照客户基本信息的设定自动带出部门编号、业务员、交易币种、税种
10、、付款条件等资料。若此笔订单为外币交易，系统会默认“银行买进汇率” 。带出的数据，若有需要，可再修改。步骤二：复制前置报价单【步骤二作业重点】此笔客户订单先前有报价单，可利用“复制前置单据”将报价单信息复制过来。步骤三：查看复制过来的信息，加以补入或修改调整。【步骤三作业重点】订单数量：有“F2 键各库存量查询” ， “F3 键可用量查询”可供辅助查询。单价：会通过“复制前置单据”功能自动带入单价，或者按照客户信息中所设定的“取价顺序”自动带出，也可用 F2 键客户商品计价查询，F3 键历史价格查询来辅助查询。预交货日：此订单预计交货的日期。已交数量：由销货单或销退单回写，或通过单头工具栏的“
11、输入已交数量”来填写。结束：分为三种情况， “N:未结束”表示尚未全数交货， “Y:自动结束”表示已全交货， “y:指定结束”表示未全数交货，但剩余未交货的部分不会交货了，必须做指定结束的动作（指定结束动作也可通过“录入订单变更单”或“结束订单”作业来执行） 。因为此订单是由报价单复制而来，所以“前置单别、单号、序号”会对应“报价单别、单号、序号” 。或者也可以运用 F2 键客户报价单信息查询，开窗选择客户之前的报价单。步骤四：检查无误后，保存审核。审核后画面会出现“核”字，此张单据才生效。3.订单变更流程【目的】当已经审核确认的销售订单发生变更需求时，为了记录变更的历史和保留变更前后的原始信
12、息，可以通过订单变更单来管理。同时将变更单打印出来转交给相关部门，便于协调后续的备料及生产。【业务场景】客户标竿公司 2009 年 2 月 17 日追加购买 5 台数码相机-SL 系列，与 2009 年 2 月 15 日订购的 10 台一样，要求 2009 年 2 月 20 日交货。同时订购数码相机-SX 系列 20 台，价格为每台 6000 元。【订单变更流程图】【操作步骤】步骤一：从系统主界面执行“销售管理子系统”|“录入订单变更单”作业，进入“录入订单变更单” ，选择要变更的客户订单。【作业重点】在“订单单别”字段 F2 键按钮开窗，选择要变更的订单，选择后按确定，系统会将原始订单单头的
13、信息，带进订单变更单单头。变更版本：自动显示此为第几版的变更，每变更一次， “变更版本”就会加“1” ，版次的编号原则为 00019999，单号最多可变更 9999次。步骤二：选择要更改的订单信息，选择后再对需要变更的信息做修改。【作业重点】“原序号”处可以开窗选择原始订单信息。按照要求修改订单数量，并填写变更原因。步骤三：新增追加订购的商品信息。【作业重点】单击单身第一个空白行的“原序号” ，新增一个原版本不存在的序号，之后填写追加订购的品号品名及相关信息。步骤四：将输入完毕的变更信息保存并且审核。步骤五：从系统主界面执行“销售管理子系统”|“录入客户订单”作业，进入“录入客户订单”查询出原
14、订单，在原订单上查看变更的信息。【作业重点】查看方式：选中要查看变更内容的那笔单身信息，单击“资料查询”|“历史变更信息查询” ，即可看到变更内容的窗口。4.出货通知流程【目的】通常在货品销货出库前，业务人员会通过“出货通知单”通知仓库人员备货。出货通知单是一种调拨单据，所以单据审核后对库存没有影响。【业务场景】成功集团于 2009 年 2 月 20 日按照客户约定时间，准备出库数码相机-SL 系列 15 台及数码相机-SX 系列 20 台销售给客户标竿公司。【出货通知流程图】【操作步骤】步骤一：从作业菜单执行“销售管理子系统”|“销售管理”| “录入出货通知单”作业，进入“录入出货通知单”开
15、始新增单据信息。【作业重点】在“通知单别”字段 F2 键开窗，选择要使用的出货通知单单别，系统会根据该单别的单据性质设置显示出单号。单据日期默认当前日期，也可根据实际情况修改。开窗选择客户编号，输入客户编号后，系统按照客户基本信息的设定自动带出业务人员、送货客户、部门编号、工厂、付款条件等资料。因为有时客户的地址和送货地址会不一样，所以这里做了区分。其他带出的信息，若有需要，也可再进行修改。步骤二：单身选择要做出货通知的订单。【作业重点】在单身的“订单单别”处 F2 键开窗，选择要做出货通知的订单单别、单号和序号。预计出货数量：默认抓取订单上的“未交数量” ，也可以根据需要更改为这次预计出货的
16、数量。步骤三：保存审核及复核产品质量。【作业重点】输入完毕后，请将此客户订单保存并审核。审核后画面会出现“核”字，此张单据才生效。如果在出货通知单审核之后还需要复核产品质量。则可以单击工具栏上面的“出货复核/撤销出货复核”按钮，系统会弹出一个对话窗口。输入复核日期和质量状况后单击“确定”即可。5.销货流程【目的】当商品正式出库给客户时，可以通过销货单记录出货信息。仓管人员将销货单审核后，表示商品已从仓库出货，将减少库存数量。【业务场景】成功集团于 2009 年 2 月 20 日按照客户约定时间，送交货品数码相机-SL 系列 15 台及数码相机-SX 系列 20 台给客户标竿公司。【销货流程图】
17、【操作步骤】步骤一：从系统主界面执行“销售管理子系统”|“录入销货单”作业，进入“录入销货单”开始新增销货单信息。【作业重点】输入销货单别、单据日期、客户编号等，这些都可利用 F2 键开窗查询选择。输入销货单别，系统会根据该单别单据性质的设定给予单号。输入客户编号后，会按照客户信息的设定自动带出部门编号、业务人员、付款条件、币种、汇率信息等。由于先前有“出货通知单” ，所有可以利用工具栏上“复制前置单据”按钮，来协助信息的输入，它会将出货通知单的内容复制到销货单，包括：品号、数量、价格等，复制完成后，再对自动带出的信息进行检查后修改调整的动作。由于利用“复制前置单据”功能，单身的销货信息由系统
18、自动带出，带出后需要查看是否无误。单身的“出货通知单单别-单号-序号”的作用，一方面可以表明此笔销货所对应的出货通知单是哪一张。另外，还可以将销货数量的信息回写到该出货通知单中的“实际出货数量” 。记录已开票的数量。步骤二：保存单据后查看无误即可送交审核人员审核。审核后，存货的库存量便会减少。【作业重点】出货通知单中的“实际出货数量”更新为销货单的累计销货数量。客户订单中的“已交数量”更新为销货单的累计销货数量。结束：N:未结束，表示尚未完全交货；Y:自动结束，表示已全数交货；y:指定结束，表示尚未完全交货，但剩余未交货部分不会交货了，必须做指定结束的动作。6.销货退回流程【目的】可记录客户的
19、退货及折让信息，若为销退单，当销退单审核后，表示商品已退回仓库，所以将增加库存的数量；但若为销货折让单，则只牵涉到金额的折减，并不会影响库存数量的增减。【业务场景】2009 年 2 月 26 日客户标竿公司退回数码相机-SX 系列 5 台。【销售退回流程图】【操作步骤】步骤一：从系统主界面执行“销售管理子系统”|“录入销 退单”作业，进入“录入销退单”开始新增销退单信息。【作业重点】在“销退单别”字段输入单别编号，也可 F2 键开窗选择。 （由于公司可能将销货退回和销货折让分为两种不同的单别，所以选择时要注意。 ）选好后，系统会根据该单别单据性质的设置进行编号。输入单据日期、客户编号，也可以开
20、窗选择。输入客户后，会按照客户信息的设置自动带出币种、付款条件、税种等信息，请检查这些信息的正确性。尤其，当销退单必须对应原始销货单时，这些信息必须与原始销货单相符合。单身品号字段的输入提供三种辅助功能键，F2 键品号信息查询，F3 键客户计价信息查询，F4 键销货单信息查询， F11 键品号属性查询。利用 F4 键选择销货信息，系统会自动将销货单的内容复制过来，再加以修改部分信息就可以了。可以输入“销货单别-单号-序号” 、 “订单单别-单号- 序号”以便对应。若有输入“订单单别-单号-序号” ，系统就会将销退数量的信息，回写至该订单的“已交数量” 。若有输入“销货单别-单号- 序号” ，销
21、退数量不可大于销货数量。销退单上的类型有“销退”与“折让” ，销退是指客户有将货品退回，会影响库存数量的增减，折让是针对金额上面的折减，不影响库存数量的增减。“开票码”是指当次笔销退信息开完发票之后，系统会自动将“开票码”打钩。步骤二：输入完毕后保存、审核。 知识要点：易飞 ERP 销售管理子系统常用报表1. 预计出货表【目的】提供四种不同角度的预计出货报表，主要控管及追踪出货状况。(1)订单预计出货表：从订单预交货日的角度，查询一段期间各预交货日预计出货的资料。(2)商品预计出货表：从品号角度，查询出某个货品预计在何时出货。(3)客户预计出货表：从客户角度，查询客户货品预计出货状况。(4)业
22、务员预计出货表：从业务员角度，查询单个接单预计出货状况。【操作步骤】在销售管理子系统常用报表中找到相应的报表功能。2.客户销货明细表【目的】查询客户一段时间内，销货明细数据状况，可供财务对账使用。【操作步骤】在销售管理子系统常用报表中双击该报表，生成相应数据。3.历史交易记录表【目的】查询货品所有往来交易明细数据。【操作步骤】在销售管理子系统常用报表中双击该报表，生成相应数据。知识要点：易飞 ERP 销售管理子系统期初开账【目的】“销售管理子系统”的开账是为了将开账时间点之前就已经接到的未完成订单和客户商品价格录入到 ERP 系统中。这样在开账时间点之后，销售部门就可以依据订单和客户商品价格开
23、展后续的销售动作，如销货。这样就保证了销售信息的完整性和可追溯性。【业务场景】成功集团计划于 2009 年 1 月 1 日正式上线易飞 ERP 系统，针对销售类部分，公司必须进行 2008 年 12 月 31 日未结束的客户订单和客户商品价格的导入【操作步骤】步骤一：收集截止到 2008 年 12 月 31 日前，未出货完毕的客户订单。收集格式如表所示：步骤二：将未出货完毕的订单信息逐笔输入到“录入客户订单” 。不需输入销货单，直接通过工具栏的“输入已交数量”输入开账时间点之前的已销售数量。步骤三：输入好之后，已交数量自动回写，将单据审核。步骤四：收集 2008 年 12 月 31 日客户商品价格，格式如表所示步骤五：将上述数据输入到“录入客户商品价格”作业中。
