1、中美秘书比较研究“秘书”这个词汇在 1979 年辞海中写道：秘 书室“职务名称之一，是领导的助手。秘书工作是一项机要性的工作，它的任务是收发文件、 办理文书、档案和领导交办的事项，各机关和企业、事 业单位，一般均设有秘书工作部门或秘书工作人员。 ”在西方发达国家拥有“国际职业秘书组织(Professional secretaries International)”，它给秘书所下的定 义是：“ 具有熟练的办公室工作能力，不需上级敦促即能主动负责、积极进取、干 练果断、能在授 权 范围作正确的决定的经理助手。 ”在我国古代，秘密机要的书籍文件， 宫禁秘藏之书故称之为“ 秘书”。 汉书刘歆传：“及
2、歆 校秘书，见古文春秋左氏传， 歆 大好之。 ” 汉 张衡 西京赋：“匪唯翫好，乃有秘书，小 说九百，本自 虞初。 ”晋书 荀勗传：“及得 汲郡 冢中古文竹书，诏 勗 撰次之，以 为中经，列在秘书。 ”之后慢慢演变为掌秘要文书之官，如 三国 魏 之秘书令、秘书丞。“秘书”在现在的生活工作中随 处可见，我最早接触“秘书” 这一词是小时候在中央电视台新闻联播中，常常能听见 XX 国主席及其秘书访华，国家主席 XX接见等，现在我所学正是文秘专业， 对秘书或多或少有些许的了解，我 觉得，秘书是领导的助手，协助领导完成工作，任 务是收发文件，办理文字，档案及领导交办的事项。虽说此事看来简单，但由于工作是
3、 辅助领导， 这就要求秘书工作细致，不能出过大的差错，更加不能越级，替领导做出任何决定 。作为秘书，必须要了解自己的领导在工作和私人方面的交际范围。如果不了解领导的交际范围，分不清他朋友亲戚的亲疏，不仅在工作日程上不好安排，就是许多电话也不好处理。 “我找某某！”对方电话打进来，不仅不报姓名，而且对领导直呼其名，如果你听不出这是领导的太太或老爸的声音，只是公事公办地反问“ 请问您是”则有可能让你吃不了兜着走。因为要了解领导的一些私人生活，或者是在给领导家送材料的时候，或者是在转接电话的过程中，不可避免地要了解一些领导的隐私。由于领导的私生活一般与工作无关，因此，作为职业秘书的操守， 对于领导的
4、隐私，看到了的要当作没看见，听到了的等于没听 见；只有这样， 领导才能真正放心让你协助他的工作。在这种现代企业中， 职业经理人与职业秘书的关系，既不是封建庄园里的主人与奴仆的关系，也不是江湖武林中那种师徒关系，更不是三国演义中刘备关羽张飞那种桃园结义的关系。秘书与领导之间的关系，就像一个交响乐团中的乐手与指挥的关系一样，乐手不是为指挥而演奏，而是按指挥的手势与指挥一起，共同为观众而演奏。秘书不是为领导而工作，而是与领导一起共同为企业而工作，只不过秘书是根据领导的指令而工作。因此，尽管秘 书与领导之间可能存在着一些私人情谊，或者其他的恩恩怨怨，但秘书与领导之间的关系，本质上是一种工作关系，不存在
5、任何人身依附关系。既然是一种工作关系，那就必须优先考虑公司利益，而不是个人之间的关系。曾有人在网上看到两篇题目相邻的两篇文章：美白宫秘书因“蹭饭夫妻”丢官和商水秘书门追踪:省级贫困县 8 名司机当上股 级秘书，突然就冒出一个念头：美国秘书不如中国秘书。 “美国秘书”一文说的是，因为三个月前一对“蹭饭夫妻”成功 闯入国宴而饱 受批评的白宫社交秘书德西莉罗杰斯于 26 日提出辞职。 “商水秘书”一文说的是商水县政府办公室竟有秘书 28 人之多，其中有 8 名是司机，在记者调查中，政府办的工作人也说不清楚办公室里究竟有多少人。有家属说门卫：“他 们每天报个到就走，就这样，每月 还可以拿到千元以上的工
6、资。 ”美国秘书因为“ 蹭饭夫妻”“蹭饭”而辞职，中国秘 书却有“蹭饭”之嫌疑。他 们白拿工资不上班，这不是“蹭国家饭”、 “蹭财政饭”“蹭纳税人的饭” 吗？，由此看来，美国秘书没有中国秘书安全。美国秘书们工作时要承担责任，并可能因此丢掉饭碗，而中国秘书们就不同了。他们可能是司机，可能是 门卫，也可能是其他的，反正外人不清楚，当然就可以躲在公众监督之外，只要上面不夺他们的饭碗，他 们就可能“蹭”一辈子的公家饭 。美国秘书的工作环境比中国秘书的要严苛得多。美国是经济大国、超级大国，人均国民生产总值和收入的数字都比中国人的要大，可是他们却抠门到家了。一个社交秘书不就是多放了两个人进来吗？那两个人进
7、来不就是多添两双筷子的事吗？外国人不用筷子，其实也就是多添两副刀叉的事情而已，他们有严查到底的必要吗？那两个人又不是暗杀的特务，只是“ 蹭饭”的普通人，有必要迫使秘书辞职吗？再说了，那两人“ 蹭”的是公家饭，又没让白宫里的任何人掏钱，何必那么认真呢？写份检查不就完了吗？美国人没有，而是一查到底，从这一点看来美国秘书的工作环境比不上中国秘书。如果说美国秘书们生活在严寒的北极，那中国秘书们就生活在气候适中、不冷不热的温带。美国秘书的工作量要比中国秘书的大。美国白宫那是多大的地方啊，工作量有多大啊，可是掌管社交的只有一个秘书，与商水县政府办公室 28 名秘书相比，简直就是小巫相大巫。如果商水县秘书的
8、工作量适中，那么美国人就是在“ 摧残”秘书们、“折磨”秘书们，有“ 践踏” 人 权之嫌。有一部分中国人常常崇洋媚外，动不动就说外国的月亮比中国圆，动不动就说美国的哪些方面哪些方面比中国好，其实通过美国秘书（以白宫社交秘书罗杰斯为代表）与中国秘书（以商水县政府办公室秘书为代表）的比较，就可以破除这种观念， 树立另一种观念：美国秘书不如中国秘书。可是作为一个老百姓，在上面的比较中却是希望中国秘书不如美国秘书。在我国提起“ 青春饭 ”行业，在 传统观念中，人们总会觉得不但饭碗易碎，而且不自觉地会将其与“ 靠脸 蛋吃饭” 画上等号。现在的秘书职业也被列入了新“青春饭”的行列，然而越来越多的年轻人并不会
9、因为“青春饭”职业不稳定而选择放弃。其实出现这一现象的也是“秘书”本身，因为社会竞争非常之大，所以从事这个职业的人员就会产生对“青春饭” 的担忧，其 实实质上是一种职业的危机感，主要来自于对年龄增大的盲目焦虑。当今社会发展日新月异，职场竞争极为激烈，在这种高强度的压力之下，许多“青春饭”一族感到不适应。此外随着年龄的增长，许多人需要重新审视自己的职业发展时，发现自己没有做好从事其他职业的知识与技能的准备，因此会觉得“年龄大了，无法参与竞争”。所以，即使是青春仍在的时候，从事青春行业的人便要做好准备，以 备寻求新的出路。自然而然，秘书这个职业在我们的心目中就形成了“青春饭” 的形象。美国是个职业
10、化程度很高的国家，秘书也毫无例外地实现了高度职业化。在美国，秘书是个既严肃又体面的职业，不 仅从业者众多，而且很受尊重。美国秘书分类很细。据美国行政管理协会的分类，秘 书分成企业秘书，主要是 为公司经理服务，负责安排会议、起草信件等工作；行政助理秘书， 为公司高级行政管理人员当参谋，负责全部的秘书工作；法律秘书， 为司法部门服务，具 备一定法律专业知识的秘书；政府秘书，在政府部门工作的秘书；教育秘书，专门服务于教育系统的秘书。每一种类的秘书都有不同的要求和工作特点。现在中国的秘书也同样有类似的分类，在每个公司的各个部门都配有不同职责的秘书，但是作为秘书，以上所有的能力都是要具有的，这样才能更好
11、的协助同事，而不仅仅只是领导了。中美秘书并无很大区别，区别就在于两地的社会文化历史的差异，西方国家思想比较开放，做秘书工作的自然也不会有类似于我国前些年对于秘书那样认为秘书就是“ 小秘” 、“小三”什么的烦恼， 现在还有人有这样的想法。在美国，秘书是受到尊敬的，由于他们理解秘书工作的复杂性，把秘书称为身兼数职的“ 八爪鱼”。为了肯定秘书的贡献， 1952 年经两位美国资深秘书提议，美国宣布设立秘书周和秘书日。1955 年，正式将秘书周定在每年 4 月份的最后一个星期，而 这周的星期三为秘书日。每年的秘书节，美国 总统都会致信祝贺。 这是作为秘书的荣幸，作为即将成为秘书的我们要把秘书这项工作做好，让中国的人民像美国人民那样肯定秘书的工作。
