1、1会展相关资料2目录1.简介2.主 要 课 程3.专 业 特 色4.职 业 分 析5.职 业 概 括6.职 业 概 况7.职 业 背 景8.技 能 要 求9.现 状10.前 景11.会 展 策 划 师 参 展 流 程 和 事 项12.会 展 筹 划 细 节1.简介会展策划师还是一个新兴的职 位 ，目前在行业里的定位还不是很明确，前景当然是明朗的，至少在上 海 、北 京 、广州、南 京 等会展发展还不错的城市，会展因对当地经济的拉动，受到了政府和社会各届的大力支持。 会展策划师其实是一个不明确的职位定义，真正准确的应该是会展统筹师，作为一个大型活动，统筹相当重要，这个职位也应该有一个人或一个团队
2、来完成，现在，国外展览公司已经有统筹经理这一职位，开出的薪金是每月 15000 左右，但要求也是相当高的，大约需要有 15 项技能。国内能满足这 15 项技能的人，大约不超过 50 人。所以，提早进入这一行，希望还是很大的。 至少它的门槛还是比较低，当然，需要的是经验和经 历 。 3会展策划师是专门从事会展的市场调研、方案策划、销售和营运管理等相关活动的人员。主要工作包括：从事会展（会议、展览、节事活动、场馆租赁、奖励旅游等）项目的市场调研；从事会展的立项、主题、招商、招展、预算和运营管理等方案的策划；从事会展项目的销售；从事会展的现场运营管理等。 劳动和社会保障部统计显示，目前全国有会展从业
3、人员 100 多万人，其中从事经营策划的各级管理人员约 15 万人。各地都缺乏真正懂会展业的人才，会展教育亦相对滞后。专家指出，中国展览会数量已经很多，但真正形成国际品牌的屈指可数，其关键在于策划人才的缺乏。 2.主 要 课 程管理经济学、企业管理学、国际贸易概论、市场营销学、市场调查和预测、展览实务、会议组织和管理、展示设计、计算机辅助设计、场景制作、会展设备管理、会展礼仪、广告学、公共关系学、商务谈判等。3.专 业 特 色主要学习会展的基础理论与基本技能，注重外语应用能力特别是口语能力的培养，强化计算机应用能力的教学，培养学生从事各类会展的市场调研、策划、组织管理和运作能力以及展台设计能力
4、。4.职 业 分 析这个行业对应的专业很明确，就是近年来一些高校设立的会展经济与管理、会展艺术与技术专业等。同时，这也是一个对综合素质要求很高的行业，所以，市场营销、工程管理，乃至衍生出的做布景的美术设计，做文案的中文、新闻，做广告、搞招商的广告学等专业，都能够凭着悟性和整合能力分一杯羹。5.职 业 概 括一座城 市 是一本书，会展就是书的封面，让这个封面五彩缤纷的人就是会展策划师。进入上世纪 90 年代以来，会展业在中国各主要城市得到了迅猛发展。据不完全统计，最近两年，全国每年举办的达到一定规模的会展活动项目约 3000 个，会展业创造的直接收入超过百亿元，直接或间接带动关联产业的经济产出约
5、有近千亿元。 会展策划师，就是从事会展的市场调研、方案策划、销售和营运管理等相关活动的人员。从事的主要工作包括：会展（会议、展览、节事活动、场馆租赁、奖励旅游等）项目的市场调研；会展的立项、主题、招商、招展、预算和运营管理等方案的策划；会展项目的销售；会展的现场运营管理。 会展是把最好的、最先进的东西拿出来供人看，供人选，作为会展策划师，要完成一个比较完美的策划就需要不断努力，不断创新。 6.职 业 概 况目前全国有会展从业人员 100 多万人，其中从事经营策划的各级管理人员约 15 万人。 会展业包括会议、展览、节事活动和奖励旅游等。进入上世纪 90 年代以来，会展业在我国各主要城市得到了迅
6、猛发展。 4据不完全统计，最近两年，全国每年举办的达到一定规模的会展活动项目约 3000 个，会展业创造的直接收入超过百亿元，直接或间接带动关联产业的经济产出约有近千亿元。 但是，由于我国会展业和对会展经济的研究起步较晚，会展教育亦相对滞后，各地都缺乏真正懂会展业的人才。会展人才培养和发展成为制约着我国会展业务的开展及会展的组织水平及服务质量提高的瓶颈。业内资深专家指出，我国展览会数量已经很多，但真正形成国际品牌的屈指可数，其关键在于策划人才的缺乏。 7.职 业 背 景（一）国际背景：会展经济一直是发达国家、地区经济驱动器之一，属于高收入、高盈利的行业。美国每年举办 200 多个商业展览会，所
7、带来的经济收益 38 亿美元；法国展会交易额高达 1500 亿法郞；香 港 每年举办 60 多个展会，创造相关经济收益逾 50 亿港元。（二）国内背景：中国作为全球第四在经济体，全球经济最热点地区，会展业有着蓬勃高速发展的前景，同时由于会展经济产业关连性强，互动性能好，给城市发展带来巨大的社会效应。会展业已成为国家和地方政府参与投资并分享收益的重要产业，在中国广东举行的深交会、广 交 会 每次都有国家领导人出席开幕，交易额逾千亿元，为地方和国家带来巨大的效益。 伴随着火爆的会展经济，国内的会展业对于高层次人才的需要也变得越来越迫切，尽管会展数量日趋增多，但真正形成国际品牌的屈指可数，其关键在于
8、策划人才的缺乏。会展经济的概念在中国出现出现是最近四五年的事情，会展经济速度发展，会展人才明显匮乏。会展策划人才的培养制约着我国会展业务的发展、会展的组织水平及服务质量提高。会展策划师这个符合市场需求、推动产业上升的岗位应运而生。 2008 年的北 京 奥 运 会 ，2010 年的上 海 世 博 会 ，把对优秀会展策划师的渴求呼声推向高潮。具有创新策划能力、现代经营理念的会展策划师发展前景看好。据不完全统计，目前北京、上海、广州、深圳等大中城市需要会展工作人员 300 万以上,一般年薪都在 4-10 万之间；高级会展人员缺口高达 50 多万人，一般年薪都在 15-50 万之间。 8.技 能 要
9、 求据会展业内专家介绍，首先要有室 内 设 计 专业相关的学历，经过专业培训合格后并持有相关资格证书，掌握基本展位布置、展架 设计能力的设计人员。其次，熟悉会展的基本流程，能独立完成设计，了解基本的设计和施工方法。最后，对品 牌 和客 户 有深刻的理解能力、独特的创意能力及团队 合作精神。另外，好的会展也不是一蹴而就，需要会展策划人员一点点地积累，也需要他们灵感的积聚和爆发。展览市场不同的需求，决定了不同的策划主题，作为会展策划人，拥有一双“慧眼”至关重要，只有做到与众不同，才能真正吸引众人的目光。会展策划人也会遭遇一些风险因素，如出现政策调控、执行风险或者选题撞车等等，要学会规避风险。 在中
10、国现阶段，会展业是一个逐渐走向成熟的产业，会展从业人员月薪一般为 2500 元左右， 一般具有 5 年以上工作经验的会展策划师的月薪都超过5000 元，好的会展策划师年薪在 10 万元以上。到 2008 年奥运会、 2010 年 上 海 世 博 会 前后及其间的国际国内各种会议、论坛、展览、展销等，需要从业人员 300 万人以上。 9.现 状据劳动和社会保障部有关专家介绍，进入上世纪 90 年代以来，被人们誉为“撒钱产业”的会展业，普遍利 润 率 在 25%以上，正依托中国经济的快速发展在全国各主要城市得到迅猛发展。据不完全统计，最近两年，全国每年举办达到一定规模的展会活动项目约3000 个，
11、参展企业超过 550 万家，进入市场的会议项目数以万计，会展业创造的直接收入5超过百亿元，直接或间接带动关联产业的经济产出则近千亿元。 但是，目前，全国有会展从业人员 100 多万人，其中从事经营策划的各级管理人员约 15 万人，高级会展策划人才数量更少。据专家介绍，在一些大城市能够称得上是“会展策划师”的，几乎都是各家展览公司的老总。由于中国会展业和对会展经济的研究都起步较晚，会展教育亦相对滞后，各地缺乏真正懂行的人才。会展人才培养和发展的滞后，已成为制约中国会展业务开展，以及会展组织水平和服务质量提高的瓶颈。结果，中国专业的展览公司以及展览设计公司数不胜数， 展览会数量已经很多，但真正形成
12、国 际 品 牌 的屈指可数，其关键在于策划人才的缺乏。 人才是国内会展业发展的“ 软 肋 ”，长沙市劳动和社会保障局职业技术培训指导中心的负责人就认为，展览业是知识密集型行业，长沙很多展览公司大多数从业人员却都是半路出家，缺乏会展方面专业知识和先进的会展经营策略，这使得本土会展企业无法得到国际市场的认可，在与外国公司竞争时，往往处于劣势。 10.前 景对此，劳动和社会保障部有关专家表示，就国际展览业而言，目前中国被认为是展览业发展最快的地区。一些国际专业人士也指出，国际展览业重心有“东移”和亚洲展览中心“北上”的趋势。在此形势下，欧美一些国家已经采取一些针对中国会展业的竞争对策。相比而言，国外
13、会展人才培养体系相对成熟，已在长期的实践中形成良好完善的会展理论，如德国已经有专业公司培训会展人才，美国则是采用高校和培训两种人才培养模式，更注重实践能力的培养。 因此，专家认为，会展策划师职业的设立无疑为适应我国会展行业的快速发展提出了一个前瞻性解决方案。首先，培养一批既具有创新策划能力、又具有现代经营理念的会展中、高级管理人才，可以有效提高我国会展行业在国际上的核心竞争力；其次，经营策划是会展企业最重要的业务能力，培养一大批初、中级不同层次的会展策划管理人员，可以满足目前会展行业对于人才的迫切需要。11.会 展 策 划 师 参 展 流 程 和 事 项据国外专门机构的调查，参观者对展会各因素
14、的记忆顺序包括：展品吸引力 39% ，操作演示 25% ，展台设计 14% ，展台人员表现 10% ，散发资料 8% ，展出者的名气 4% 。由此可见，参展商并不是有名气就可高枕无忧了，关键在于展会现场的表现。 首先，展品选择是第一位的。 展品是给观摩者留下印象的最重要因素。展品选择应依据三项原则： 1 、针对性， 2 、代表性， 3 、独特性。针对性是指展品要符合展出的目的、方针、性质和内容。代表性是指展品要体现展出者的高新技术，生产能力及本行业特点。独特性是指展品要有自己的独到之处，与同类产品相比，明显有别。 其次，参展商的现场展示。 现在，很多参展商都采用歌舞表演，有奖问答和视频音频的展
15、示方法。这是因为在静态条件下，并不能说明展品的全部性能，显示全部特征，需要借助其他材料或设备等手段来加以说明，强调及渲染。参展商要注意引导参观者的现场参与，并准备一些小包装样品免费派发。 第三，展台设计。 当前，很多展会还以特装修的比例为主要宣传点。各参展商也越来越重视特装修。但特装并非花钱越多，装修越豪华越好。参展商考虑的应是特装能否充分反映自己的形象，吸引参观者的注意力。因此，你可以从几个方面衡量装修是否达到目的： 1 、展台设计要与展会整体的贸易气氛相协调； 2 、展台设计是为了衬托展品，不可喧宾夺主； 3 、展台设计需考虑参自身的公众形象，不可过于标新立异； 4 、不要忽略展台的展示、
16、会谈、咨询和休息等基本功能。 第四，工作人员的配备是展览成功的关键。 展台的人员配备可从四个方面加以考虑： 1 、按展览会的性质选派合适类型或相关部门的人员； 2 、根据工作量的大小决定人员数量； 3 、人员的基6本素质及个性； 4 、加强专业知识的培训及产品性能的了解 , 包括专业知识、产品性能、演示方法等等。 第五，客户邀请。 前往专业展会的参观者目标都很明确。所以参展者除了被动地等待客户，开展前要有意识地邀请客户。可采取直接登门拜访、刊登广告、现场宣传、派发资料等手段，邀请和吸引客户。 有经验的大公司做这些事情的时候，并非眉毛胡子一把抓，而是制定周详的计划。参考下表，看一看你做到了吗？
17、参展计划时间表： （一） 12 个月前： 1 、从展览的规模、时间、地点、专业程度、目标市场等各方面，综合专家意见，确定全年展览计划； 2 、与展览主办单位或代理公司联系，取得初步资料； 3 、选定场地；（一般而言，首次参加国际大展，较难取得最佳位置） ； 4 、了解付款形式，考虑汇率波动，决定财务计划。 （二） 9 个月前： 1 、设计展览结构； 2 、取得展览管理公司的设计批准；3 、选择并准备参展产品； 4 、与国外潜在客户及目前顾客联络； 5 、制作展览宣传册。（三） 6 个月前： 1 、以广告或邮件等进行推广活动； 2 、确定旅行计划； 3 、预付展览场地及其他服务所需款项； 4 、
18、复查公司的参展说明书、传单、新闻稿等，并准备必要的翻译； 5 、安排展览期间翻译员； 6 、向服务承包商及展览组织单位定购促销广告。 （四） 3 个月前： 1 、继续追踪产品推广活动； 2 、最后确定参展样品，并准备大量代表本公司产品品质及特色的样品，贴上公司标签； 3 、将展位结构设计做最后的决定； 4 、计划访客回应处理程序； 5 、训练参展员工； 6 、排定展览期间的约谈；7 、安排展览现场或场外的招待会； 8 、出国展则需购买外汇。 （五）四天前： 1 、将运货文件、展览说明书及传单等额外影印本放入公事包； 2 、搭乘飞机至目的地。 （六）三天前： 1 、抵达，饭店登记； 2 、视查展
19、览厅及场地； 3 、咨询运输商，确定所有运送物品是否安全抵达； 4 、指示运输承包商将物品运送至会场； 5 、联络所有现场服务承包商，确定一般准备就绪； 6 、与展览组织代表联络，告知通讯方法； 7 、访问当地顾客。 （七）两天前： 1 、确定所有物品运送完成； 2 、查看租用的设备及所有用品，了解其功能； 3 、布置展位； 4 、将所有活动节目做最后的决定。 （八）一天前： 1 、将摊位架构、设备及用品做最后的检查； 2 、将促销用品送达直接分配中心； 3 、与公司参展员工、翻译员等进行展览前最后沟通。 （九）展览期间： 1 、尽早到会场； 2 、展览第一天即将新闻稿送到会场的新闻中心； 3
20、 、实地观察后尽早预约明年场地； 4 、详细记录每一个到访客户的情况及要求，不要凭事后记忆； 5 、对于没有把握的产品需求，不要当场允诺，应及时报告总部作出合理答复。一旦应诺，必须按质按期完成； 6 、将每日情况做成简报通知员工； 7 、每天将潜在商机及顾客资料送回公司，以便及时处理及回应。 （十）展览结束： 1 、监督摊位拆除； 2 、处理商机；3 、寄出感谢卡。12.会 展 筹 划 细 节(一 ) 邀 请不管什么样的会议或者展览，主办者当然希望适宜的对象（客户）参加。作为主办者，邀请的方式非常重要。通常情况下，邀请包括信息发布、回执处理、确认通知等 3 个程序。1. 信息发布从媒体上分有印
21、刷品（包括邀请信函、组织文件、会议通知） 、电子邮件、印刷媒介公告、电子媒介公告等几种形式。通常的信息发布包括主题、时间、地点（暂定或者候选） 、主要议程及安排、费用及标准等等，有些还附送会议（展）企划书，可以让参与者了解参加的意义及对会展的期望。 2. 回执对于主办者来说，回执是对会展企划活动成功与否的判定标志之一。回执收到后，通常需要统计（回执单的设计非常重要，应当是合理且圆满的，应当包括如下信息明确的人数、职务、性别、联系方7式、预计到达目的地的时间、迎送要求等等）和确认回执有效（通常以会务费用是否交纳为标志） ，接下来需要做的就是资源分配主要是展位与酒店住宿的安排，回执确认即确认通知可
22、以在这一切完成后发出。 3. 回执可以有多种形式传真、信函、电子邮件、网络或者电话均可。回执需要注意的是，如果会展课题允许，应该考虑到参与者的特殊要求，譬如家属、随行人员、保健要求、交通代理、饮食习惯、住宿要求等，如果回执清楚，那么对会展的有序安排会起到很大帮助。确认通知如果会务费用确认或者有其他方式可以确认，需要发出确认通知。同时发出的应该还有会展的确切地点、时间、议程、签到程序及会展注意事项等。 (二 ) 签 到 与 入 住 安 排如果是小型商务会议，签到相对简单，仅仅是名录登记。但如果是大型会议或者展览，那么签到就是一项复杂的工作。通常情况下，会议的签到与住宿安排连在一起。 大型会议如果
23、想要签到过程不出现混乱，必要的流程及准备是必须的回执统计表、签到表格、引导及协助人员、住宿宾馆准确的房间数量及房间号、房间分配表、钥匙、标明入住者姓名及房号的小信封（内装客房钥匙，通常酒店可以提供） 、入住酒店相对明显的路径指示、会议（展览）须知、会议（展览）详细日程、考察线路及参与方式、酒店功能开闭说明及付费标准、返程预定及确认、会务交通使用方式及付费标准等等。如果可能，尽量使用电脑签到。一般情况下，签到服务人员应该不少于 6 人工作时间应该根据会展参与人员抵达时间合理分配。如果事先将回执的项目设计得很周全，对于签到及入住安排有很大帮助。 (三 ) 餐 饮 安 排一般而言，展览不统一安排餐饮
24、（特邀嘉宾或者重要客户除外） ，会议通常统一安排餐饮。 餐饮安排通常有两种形式自助餐或者围桌餐。类别有中式、西式及清真系列。统一安排餐饮的会议，对于成本的控制非常重要，自助餐一般可以发餐券控制（很多酒店对于自助餐的开设有就餐人数的最低要求） ，可以事先制订餐标及餐谱，严格区分正式代表与随行人员、家属，特殊要求者可以和餐厅协商。围桌式餐饮安排比较复杂特别是大型会议的时候。围桌式餐饮安排需要考虑的问题有：开餐时间、每桌人数、入餐凭证、同桌者安排、特殊饮食习惯者、酒水种类及付款等。需要提醒的是，会议前期考察时注意餐厅及用具的卫生情况，不能让就餐者出现健康问题。如果就餐者无法按时集合就餐，可采取那桌够
25、人数那桌开席的做法，以保证就餐者的权益。 (四 ) 秘 书 服 务所谓秘书服务指向会展主办方提供各类文秘、勤杂、临时采购、临时司乘、向导等服务。这些服务通常是临时或者按时提供的，在预算时通常按类别笼统计算，不在细分可以按不可预计费用或者按其他类别计算。 如果通过代理公司操作，那么告诉代理公司作好随时服务的准备很有必要。代理公司与主办方之间的最后服务费用核算将通过双方指定的联络人互相签单认可，由双方财务或者相关人员核定。 (五 ) 茶 歇茶歇对于一般的大型会议而言可能不需要，中、小型会议，特别是公司或者组织高层会议，会间茶歇是很重要的。茶歇的定义就是为会间休息兼气氛调节而设置的小型简易茶话会，当
26、然提供的饮品可能不限于中国茶，点心也不限于是中国点心。通常茶歇的准备包括点心要求、饮品要求、摆饰要求、服务及茶歇开放时间要求等等，一般不同时段可以更8换不同的饮品、点心组合。大致上茶歇的分类是中式与西式。中式的饮品包括矿泉水、开水、绿茶、花茶、红茶、奶茶、果茶、罐装饮料、微量酒精饮料，点心一般是各类糕点、饼干、袋装食品、时令水果、花式果盘等等。西式茶歇饮品一般包括各式咖啡、矿泉水、低度酒精饮料、罐装饮料、红茶、果茶、牛奶、果汁等等，点心有蛋糕、各类甜品、糕点、水果、花式果盘，有的还有中式糕点。 (六 ) 翻 译可能有的人认为翻译只是传声筒，是一个工具，所以会议翻译的安排就如同其他道具那样很简单
27、，只要“采购” 就可以了。其实，翻译是工具不假，但翻译是个特殊的工具，是担负思想传递的具有思维方式的人（有时候还是会谈僵局的润滑剂或者缓冲剂） 。所以翻译，特别是临时聘请的翻译值得认真对待。很多所谓翻译不是通才（换言之，除翻译者本身已经掌握的知识外，可能对其他领域的连概念都没有） ，而会议涉及的专业术语往往很多，而且通常是很生僻的单词或者组合词，因此提前沟通十分必要。 再者，应当告诉翻译发言者通常的语速，有条件的可以把以往的映像资料交给翻译，让其熟悉一下，并告诉翻译本次会议大致的研讨或者涉及的内容。当然为了商业秘密不外泻，对翻译必要的约束是应该的通常以书面形式约定在多长时间内接触机密的翻译不得
28、对外界透露，在此期间内雇用方有权要求翻译保密，并有权要求翻译赔偿由于泄密而带来的损失。 (七 ) 车 辆 调 度重要的国际性会议、行业重要会议、知名公司全球或者大区会议，参与者通常人数较多，身份较高，如果在主办者所在地，车辆调度可能不成问题，如果在异地举办，那么车辆调度就值得好好研究。通常，异地举办会议基本上委托当地专业机构代理，车辆调度涉及到主办者与代理方的沟通，还涉及到会议举办地的车源问题。对于主办方，通常只提出用车要求及安排要求，而代理公司则要考虑时间安排、预定的合理车辆数量、行走时间及线路等等。因此，主办方应该提前告诉代理方相对准确的与会者抵达时间、人数、此时间段内抵达客人的身份及车辆
29、使用标准，并告诉代理方如果出现与预告情形不符时希望采取的弥补措施及愿意为此承担的代价。 (八 ) 健 康 保 障一般情形下，健康保障不需要列入会议或者展览企划。但对于特殊会议如有高龄知名学者、身体残疾专家或者政府官员参加的一些会议，那么健康保障就应该纳入会议企划内。主要内容包括举办地医疗信息的收集、特色专科分布、急救车辆呼叫及费用支付办法、常用药品少量采购、无障碍通道及洗浴卫生设备的改造等等。 (九 ) 保 险 知 识组织展览需要办理保险。展览会组织者一般不负责展出者展品的丢失、损坏和人员的伤亡事故，以及在展台内发生的第三者伤亡事故。因此，展出者需要自行安排保险。 保险涉及投保险种、投保金额、
30、投保期限等问题。保险不仅涉及展品和运输，还涉及展台人员、参观者等。展览涉及的险种比一般人想象的多，包括展览会取消险、展览会推迟险、政治险、雇工责任险、运输险、战争险、火险、盗窃险、破损险、人身伤害险、公众责任险、人身事故险、个人财产丢失险、医疗保险等，名目繁多，比较冷僻的险种有展览会附属研讨会主要发言人未出场险。但是，展出者没有必要投保所有险种，根据规定和需要选择险种投保。基本险包括展品、运输、人身、第三者有关险种。展览会组织者、运输公司、施工管理部门等会规定了一些强制性的保险要求，这些规定应予以执行。 此外，展出9者可以根据自己的实际需要办理其他险种。对于展出者，主要投保险以及办理投保需要注
31、意事项如下：展品和道具险，保期要包括运输和展览会过程。投保险种有展品的盗窃险、道具的火险等。 (十 ) 礼 仪 与 迎 送对于会议而言，必要的礼仪显得温馨。礼仪工作一般包括模特召集、程序分解、简单培训、服装道具准备、礼仪执行等。值得注意的是礼仪的文化素质及外语基本技能考察，而不能简单看形体决定是否聘请，另外一点就是礼仪的个性是否符合工作要求。各种主题的会议对礼仪的要求不一样，学术性会议、政府性质会议要求模特的着装比较素雅，不能抢了专家及政府要员的形象，而销售类会展则需要模特为企业及产品锦上添花，尽量着装鲜艳，与企业或产品的品质形象要求一致。 (十 一 ) 展 台 人 员 训 练为了保证良好的展
32、出效率和效果，在配备展台人员之后，必须对他们进行培训。不论是临时雇佣人员还是固定工作人员包括公司高级人员都应当接受培训。培训的目的是使展台人员了解展出目的，掌握展台工作技巧，培养合作及集体精神。如果条件许可就安排比较正规的培训，至少要在开幕前进行简单的工作交代和技术指导。培训工作可以在选定展台人员后即着手进行。比较正规的培训形式包括筹备会或培训班，时间可以是半天至两天，但地点要专门安排。要尽量使用教学辅助工具，比如投影仪、讲义等。 培训方法要尽量正规，越正规，越显示组织者的重视，培训效果也就越好。若有主要负责人参加展览，也应参加训练，这对提高训练效果有利。培训内容要有系统，培训材料要编印成套。
33、欧美一些国家的展览行业协会、展览研究机构、展览咨询公司安排专门的展览培训，有专门的展台工作培训教材、录像带等，可以购买参考使用。培训教材应该标明秘密程度，培训内容和步骤可以分为三部分： 1. 情况介绍：包括人员介绍、筹备情况介绍、展出情况介绍等。情况介绍的目的是使展台人员熟悉展出背景、环境和条件。首先相互自我介绍，培训者和接受培训者自我介绍，不仅要介绍姓名、工作，还要介绍在展览方面的知识和经验。展出介绍，包括展览会和展台情况。展览会情况，包括名称、地点、展出日期、开馆时间、场地平面、展馆位置、出入口、办公室、餐厅、厕所位置等，展台情况包括展出意图、展出目的、目标观众、展台位置、展台序号、展台布
34、局、展出工作的整体安排等。展出活动介绍，包括记者招待会、开幕仪式、馆日活动、贵宾接待活动等，并对展台人员提出相应的工作要求。展品介绍，要详细介绍每一项展品，其性能、数据、用法、用途等。市场介绍，包括销售规模、销售渠道、规章制度、特点习惯和销售价格等。 2. 工作安排：向展台人员布置展台工作，并提出要求和标准，必须使展台上的每一个人知道、理解展出目的；布置展台工作，包括观众接待、贸易洽谈、资料散发、公关工作、新闻工作以及后续工作等，进行分工，提出要求；管理安排，包括工作时间、轮班安排、每日展台会议、记录管理等；行政安排，包括展台人员的宿、膳、行、日程等安排。展出主要是为了成交，展台工作准备就是围
35、绕此开展，包括市场调研、准备货源、准备产品资料、准备贸易条款等。 3. 技术训练:主要训练展台的接待和推销技巧。展台工作与其他环境下的工作有所不同，即使是有经验的推销人员也应接受展台技巧培训。可以使用模拟方式并应准备完善、系统的培训资料。另外，如果可能，要培养展台人员认真的工作态度、协作精神和集体感。 (十 二 ) 秩 序 维 护对于会议或展览而言，无不希望有良好的秩序。小型会议（特别是企业或者）的会议10秩序基本不用控制，但大型会议及展览，秩序的控制就显得很重要。大型会议可以采用代表证或者入场券方式控制，如果需要保密，代表证可以特制，印制有代表的数码身份照片，会场入口设立保安；展览的控制比较
36、复杂，因为展览主办者关注的和展商关注的不是同一个目标。 展览主办方需要控制的秩序，而展商需要的是信息最大化以及信息获取的便利性。有些展览附带有展中会，还有的带有技术交流或者论坛性质，所以通常会对所有展商或者参展人员进行身份及级别分类，以保证技术交流或者论坛不被外界或者无关的展商干扰。控制的手段有带条形码的参展证（需配备读码机） 、或者磁卡式代表证。为同时满足展商信息最大化的需求，现在国外开始引入电子名片管理。 资 料 快 速 收 集 利 器 电 子 名 片 传统的展会上，少不了的是满天飞的名片，参展商在每天展会结束后总要花上一两个小时整理名片。想取代这些繁琐，可以使用电子名片。所谓电子名片，通
37、常用磁卡或带条形码的材料制作可以说是为参展商和参观者特制的参展证。在签发该证前，组委会会要求参展商或参观者输入个人资料，包括公司名称、联络办法、本人职衔、公司性质和业务范围等，然后把这些资料存入卡中。同时，组委会会购置这类磁卡或条形码的读取设备供出租，参展商可以自由选择租用与否。参展商租用设备后，只需把设备连接到自己的电脑上就可以开始使用。买家需要把名片给参展商时，只需要把存有自己资料的入场证在读取设备上划过，所有资料就会在眨眼间被传输到参展商的电脑里。参展商还可以把双方谈话的要点记录在相应备注栏里，做到十分有条理地管理买家资料。尽管这些设备比较昂贵，但可以由展会组委会统一购买、重复使用，参展
38、商只需付出较低的价格向组委会租用，十分实惠和方便。如果每个参展商及买家都使用电子名片，展览会甚至可以像地下铁路入口那样管理而且可以准确的记录入场人数。 (十 三 ) 会 展 考 察 /旅 游实际上，会展考察或者旅游大都是为嘉宾特别安排的、具有公关性质的行为，当然不排除部分行为是真正的商务考察（为获取行业或者相关行业信息而举行的市场调研性质的动作） 。 1. 真正的商务考察：此类商务考察实际上主办者已经作好安排，需要会展中介公司提供的服务只是目的地住宿餐饮预定与安排、交通工具、司乘人员及向导，可能的话需要中介公司协助解决媒介邀请及映像资料摄制。中介公司的职能大体等同于主办者的前导服务及后勤保障部
39、门。 2. 会展旅游：一般而言，会展旅游基本安排短线旅行，旅程很少离开会展举办地 500 公里以上，时间不会超过 48 小时（大多数为 24 小时以内） 。少数旅程可能超过 1000 公里以上，时间可以长达一周甚至可以跨国旅行。此时中介公司的作用就相当于旅行社，将提供线路咨询、线路包价购买、导游、景点票务、车辆、住宿餐饮安排、旅游保险购买、落实异地返程票务等服务。 (十 四 ) 展 览 设 计如果说展览是一台戏，展览设计就是戏剧的主题思想。有的时候展商可以自己提出总体要求，而有的时候，展商可能没有提炼，需要展商与中介公司沟通后共同制定。现在国内的展览设计基本上还处于抄袭国外展览设计的阶段，可使
40、用的材料及展商愿意承受的成本也与国际相差甚远，所以在设计上一般都要考虑成本，其次再考虑创意。设计的基本框架应根据展商的行业属性、展出参观者群体、展览场地背景以及空间设定，露天展览在选材上还要考虑气候及安全因素。展览设计在造型选择上是几乎无限的，以下是一些经验总结： 1. 造型要考虑展位利用率的最大化； 2. 造型要考虑人流心理及流向； 3. 造型应当符合参观对象的审美导向； 4. 造型要考虑施工难度及成本因素； 5. 造型还要考虑安全性。 在展览设计上，材料的使用与选择也是关键。有些展览类别需要沉稳，而有点展览需要活泼，有的需要展现科技，有的需要显示环保，还有的需要表现11艺术或者人文或者社会
41、公益，总之，表现的主题对材质的选择是个考验，在这方面，会展中介机构比展商有专业优势。现代科技发展很快，新材料、新光源、新媒体层出不穷，而中介公司除可以敏锐的为展商提供展览设计趋势及对象的审美导向外，更可以为展商提供成本节约方法。 (十 五 ) 产 品 展 位 装 潢 及 展 具 使 用尽管中国产品一向以价廉物美著称，但不可否认在整体形象上仍上不了档次。许多厂家除了在产品的设计和装潢包装上下工夫外，往往忽略了参展时展位的装饰这也会对产品形象产生影响。在一些著名展会里，国内企业的摊位很多仍停留在“三板一桌加两凳”的水平，呆板且毫无新意。据统计，在大型展览里，过半数的参观买家在展场停留的时间不足 8
42、 小时。而很多国外企业却能有效地吸引这些买家，在短短的时间内令买家对自己的产品留下深刻印象。这除了由于产品质量过硬，设计新颖外，别出心裁的摊位设计和装潢功不可没。现在流行的展示用具主要有 3 大类：一次性使用展具、循环便携式展具及循环租用式展具。 一次性使用展具一般是由较有实力和较具创意的展览工程公司为客户度身订造，所选材料多为木制品，优点是可因地制宜，通过千变万化甚至超越想象，随心所欲的造型来充分体现企业和产品的形象。但其不足之处是一旦成形就不易改变，而且单次使用价格较高，通常不可多次使用。 循环租用式展具通常由于材料昂贵，使用者并不必拥有器材的物权，可向专业展览工程公司租用。优点是结构坚固
43、，器材耐用，通过钢制支架拼制造型，在三维视觉上丰富多变而且可随时更改，即使在同一次展会里亦可每日变样，不足之处是价格较高，不易携带。 最普遍使用的要数循环便携式展具。这种展具一般采用可折叠的支架辅以喷涂精美的宣传图片，既有流畅的整体线条而不必拘于传统的三面围板式结构，能较突出地体现公司形象和传递产品信息。这种展具优点是价格相宜，便于携带，标准的展具拆卸折叠后一人就可以进行搬运，十分适合长途运输。外观上，它还可以在结构允许范围内改变开头也可以通过更新宣传图片以配合新产品。不足之处是变化不及其它两种器材多样化。总的来说，对国内一般厂家参展来说，较适合使用第 3 种便携式展示用具，只需不多的投入就可
44、打破传统的形象宣传方式，而且可循使用。 A. 展 台 搭 建 有 什 么 要 注 意 的 ？ 成千上万的观众涌进展览会，看到的是各家厂商各具风格的展台，那多姿多彩的场面常常使人目不暇接。他们几乎不能想象，就在展览会开始之前，这里还是一片“有计划、有组织的”的混乱，运输车辆横七竖八，卡车司机忙着对号入座，参展商等候着自己货物的到来。展览会货运的重头戏首先是按时地搭建和拆除展台，这一任务非行家里手不能胜任。多种多样的展览会有各种不同的展品，天上飞的、直升机、地上跑的活动物均可入主展览场地，那么对展览会货运也就有相应不同的要求。参展商应根据货物的内容和数量确定是使用自己的还是租用运输装卸器械，或者干
45、脆委托搬运公司。他们可以在展览专业代理商那里得到很多有用的建议，因为后者负责搭建过程和协调工作，比如在许多供货商同时来到的时候安排先后顺序，他们还出租人力和器械。对展览会展台搭建来说一般有两种装卸的可能。首先一种是直接装卸，就是说按照搭建日期把卡车直接开到展厅里，由展览代理商负责卸货和中间储存。由于参展商自己不必操心这一环节，可以节约一些相应的费用。另外那些易破损物品如玻璃或大理石板等只须一次搬运即可。采用这种方式应注意，时间预算要打得宽松一些，要考虑到种种延误的可能性，例如：交通阻塞或事故等等。如果数量较小或是提前送货，则最好集中运输。在开始搭建之前，货物应运抵展览代理商处，由他们暂时储存货
46、物，并按照规定的时间运到展台位置。需要注意的是，笨重的、占地多的物品最好先行运入现场，一般在展馆内可以安排一辆汽车起重机，以便吊卸这些展品，但是如果展台搭建过半，这样的机器就难有用武之地了。 B. 小展 位 参 展 如 何 引 人 注 目 ？ 由于参展企业自身规模、资金能力等限制，有时参展只能12购买小的展位。通常小展位要想引人注意不是件容易的事。那么小展位如何吸引来观众的目光呢？ 1. 使用灯光，尽可能使小展位“耀眼” 起来。大部分展览中心提供参展商天花板聚光灯，否则可租用便携式照明系统。根据产业调查，照明可将展览品认识度提高3050。 2. 强调设计，突出视觉效应。大企业通常是采用传统方式
47、展览，并且依赖大规模场地，所以小企业应该以新颖的设计来凸显自己的小展位。 3. 依展位大小选择合适的展示用品及有代表性的产品，避免过度拥挤或稀松。 4. 善于利用组合式展览用具，避免用低廉的展览道具，应该给人“小而精”的感觉，把展位装潢得有品位。 5. 使用少量且较大的图片，创造出强烈的视觉效果图片一定要精美，构图应该是舒适而不失抢眼，创意而不显凌乱，还有太过密集或太小的图片皆不易读取，同时，限制文字的使用。而且要将图片放在视线以上，图片应在自壁板 120cm 以上的地方开始放置。 6. 在保证企业 VI 得到忠实的原则下，展位装饰使用大胆抢眼的颜色。这样从较远距离即可凸显出来，避免易融入背景
48、的中性颜色。 7. 成立完整服务式展览展位，热情接待来到展位的参观者，对他们有问必答。如果仅仅将手册、传单、赠品和样品摆放在桌上任参观者自己索取而不主动询问，不但无法实现商家与观众的互动，也非参展的目的。 8. 在展览设计上，材料的使用与选择也是关键。有些展览类别需要沉稳，而有点展览需要活泼，有的需要展现科技，有的需要显示环保，还有的需要表现艺术或者人文或者社会公益，总之，表现的主题对材质的选择是个考验，在这方面，会展中介机构比展商有专业优势。现代科技发展很快，新材料、新光源、新媒体层出不穷，而中介公司除可以敏锐的为展商提供展览设计趋势及对象的审美导向外，更可以为展商提供成本节约方法。 (十
49、六 ) 交 际 /酒 会交际/酒会一般需要细心策划。酒会的目的是加强公共关系及客户感情联谊，所以氛围十分重要。交际/酒会通常在一个环境相对封闭且有特色的地方举行。涉及的环节有：乐队（或者音响、音源） 、节目及演员、节目单、酒水、水果、点心、烧烤食品、道具、烧烤用具、司仪、交通工具、天气预报、第二方案、电器技师、保安人员、临时舞伴、助兴烟火、厨师、服务人员等。重点：场地、节目、司仪、安全保障、服务程序。 由于酒会的规模及目的不同，没有完整的标准模式，只能借鉴一些已经举办过的酒会实例。 (十 七 ) 新 闻 发 布 会新闻发布会议形式包括记者招待会、新闻发布会、酒会等。一般来说，酒会更自由、随意一些，非正式一些，气氛也相对轻松一些，它可以单独召开，也可以附属于其它形式，比如，有的在招待会后举行酒会或茶会。记者招待会一般是专题性的，以“答记者问”为主要特色。另外，新闻发布会由公关负责人执行即可，而记者招待会一般有更高层次官员出席。在这些形式中，最为常见的是新闻发布会。新闻发布会要素： 1. 目的 2. 信息发布的目标受众 3. 拟邀请对象 4. 发布会规模 5. 新闻发布会涉
