1、采购员作业流程,2009-7-24,一、采购员的主要职责,从总体上来讲，从合适的供应商处以合适的价格，按时、保质、保量的买回所需物料是采购最主要职责。采购员最主要的职责：按时、保质、保量将物料买回（找到合适的供应商以合适的价格买回是采购工程师的主要职责），也即及时下达采购订单、跟催供应商交货、异常处理。小细节：我司采购按工作内容分为采购工程师（即sourcing）和采购员（即buyer）两类,二、采购订单管理,1、下达采购订单 2、采购订单变更3、采购订单交期管理,1、下达采购订单,采购员接到PMC下达的采购计划（即PR）之后应第一时间生成采购订单（即PO），经成本负责人审批后方可打印，然后传
2、真给供应商。订单传真给供应商后需及时与供应商确认订单信息是否清楚，并跟催供应商于两个工作日内回签。收到回签件后将其与原件按顺序整理，并及时存档。应定期或者不定期与供应商核对在途订单信息，通常情况下应让供应商按照我司的格式要求提供在途数据进行核对。,二、采购订单管理,2、采购订单变更,因公司业务需要或者供方提出并经双方同意后，采购订单可做相应变更。采购员填写“订单变更通知”单，经采购课长确认，资材总监批准后传真给供应商，并跟催供应商于两个工作日内回签，然后将原件与回签件一起交与系统操作员做系统变更。,二、采购订单管理,3、采购订单交期管理,原则上讲，供应商应严格按照采购合同上的交期交货，采购员应
3、及时跟进即将到交期（如三天）的物料。但是为了业务方便，可能会提前或者延后交期：提前交期：因计划调整或其他原因，结合每日PMC提供的“每日欠料表”，采购员需要求欠料表中的物料尽快交货。 推迟交期：因我司仓库库容有限，对于一些物料可能会控制交货，可以将交期推迟。,二、采购订单管理,小细节：为了防止订单下达错误（供应商、数量等），不但下单的时候要小心、谨慎，订单打印出来传真给供应商之前最好再核对一遍，这样能将错误降低至最小点。供应商回签的采购订单、订单变更通知单等各种单据需注意一些诸如：签章、日期、相关条款是否有修改等细节，如果有任何改动或者备注务必立即联系确认、解决。物料生产流程方面的知识对控制供
4、应商的交期很重要，越快越多的学习这些知识你会发现崔料越有把握也更有底气。,二、采购订单管理,三、齐套、欠料回复与物料跟催,齐套表中的物料是未来（通常情况下为七到十天，具体会随淡旺季而变化，目前为八天）即将投单机型的欠料状况，前段物料上了齐套需尽快跟催到仓（控制交货物料除外），后段控制库存物料可以安排供应商参考备货。欠料表为已经投单的在线欠料，在线欠料中的前段物料必须尽快催回，对于控制库容的后段物料应根据欠料表安排送货。物料跟催，保障物料正常供应是采购员日常工作的重中之重，必须及时、准确、快速与供应商沟通并反馈给PMC等相关部门。需要强调的是出现任何异常情况必须及时处理，并在第一时间与PMC等相
5、关部门沟通、协调，以免将小问题扩大化。,小细节：供应链环节要求信息传递必须及时、准确，因此物料有任何异常务必第一时间与供应商、我司相关部门沟通解决。对待不同的供应商、不同的物料跟催的方式（包括与人沟通的方式）是有很大不同的，通沟是门艺术，需要在工作中慢慢的体会、总结，多跟老员工交流会很有帮助的。,三、齐套、欠料回复与物料跟催,四、品质异常的处理,品质异常对物料正常供应影响极大，一旦异常出现采购员需第一时间配合品质部门与供应商协调处理，尽量将影响和损失降低到最低点。采购员应及时跟进供应商改善进度，并跟催供应商及时提供我司要求的8D报告，并做好存档工作。小细节：从接手物料的第一天起就开始记录、汇总
6、相关的品质异常，好好研究8D报告，也许你就能从中间找出规律来，试试看。,五、退货的处理,退货分两种：来料判退（即IQC判退）和坏料仓退货（生产线零星退坏料） 来料判退，在途不受影响，退货需补回，采购员需及时协助IQC处理并跟踪尽快交货； 坏料仓退货，只退不补，采购员需及时通知供应商将坏料领回。 小细节： 仓库通常说的“RE单”即为坏料仓退货单，只退不补，须扣款。 IQC判退IQC会传一份“IQC检验报告”给供应商通知供应商处理。,六、物料知识,物料知识是采购员必备的基础知识、基本技能，采购员应充分利用网络、供应商等资源学习物料的生产工艺、常见品质异常及其处理等相关知识。小细节： 本年度有一个物
7、料知识学习的项目，目前已经开展过四个物料的培训，共享中有课件，找来看看，也许会有你想要的。 看厂是实地学习物料制程很好的机会，看厂前先梳理一下你想知道什么，带着问题去学习效果应该会更好的。,七、重点说明,采购员的日常工作琐碎的事情较多，对时效性、工作效率和工作质量要求非常高，因此要做好这些看似简单的事情并非易事，需有一个良好的心态并时刻保持对工作的热情和高度的责任心，当然，细心也是非常重要的。多一些思考，多一些行动，少一些抱怨，少一些拖沓，你会发现你会收获很多。说起来很简单，做起来却有难度，但这些素质是做好前面所有流程的基础，从开始工作的第一天就有意识地去培养，相信你会成为一名出色的采购员。,提问与解答,谢谢大家！,Q&A,
