1、FP290-V.30 门禁考勤管理系统说明书第 1 页 共 60 页目 录第一章 系统功能特性2第二章 系统安装要求3第三章 系统软件安装4第四章 软件详细操作说明6第五章 各模块详细介绍115.1人事系统115.1.1【公司信息】115.1.2【部门信息】115.1.3【员工信息】125.1.4【离职复职管理】165.1.5【人事参数设置】175.2 考勤系统195.2.1【班次定义】195.2.2【上班规律】215.2.3【员工排班】225.2.4【排班总表】245.2.5【假期登记】255.2.6【请假或外出登记】265.2.7【手工补卡】275.2.8【计算规则】285.2.9【考勤报
2、表】285.2.10【通讯程序】285.2.11【考勤数据分析】285.2.11【原始记录表】285.2.11【考勤明细表】285.2.11【考勤日报表】285.2.11【考勤月报表】285.3 门禁系统305.3.1【时间段定义】195.3.2【开锁组合定义】215.3.3【授权开门】22FP290- V.30 门禁考勤管理系统说明书第 2 页 共 60 页5.3.4【通讯程序】245.3.5【实时监控】255.3.6【门禁授权名单】265.3.7【门禁明细表】275.3.8【按钮事件明细表】285.3.9【报警事件明细表】285.4系统维护375.5数据库管理40第一章 系统功能特性指纹考
3、勤管理系统是以用户需求为导向，针对各工厂、公司电子化考勤管理业务需要而开发的通用考勤管理系统。系统界面清晰舒适，直观性强，操作简便，安全可靠，且提供了在线帮助。系统查询、汇总、计算快速简捷。考勤管理系统由主管人员设定操作人员的权限，由操作人员定义自己的口令密码，有效的防止了非法使用和越权使用情况的出现。系统具有严格的数据录入容错体系，防止了误操作和非法数据录入。系统备份功能保证了数据不丢失，在系统发生故障时，可迅速恢复运行。指纹考勤门禁管理系统具有五大功能模块，分别为“人事系统” 、 “考勤系统” 、 “门禁系统” 、 “系统维护” 、 “系统管理”几个模块。FP290-V.30 门禁考勤管理
4、系统说明书第 3 页 共 60 页第二章 系统安装要求2.1 硬件要求：CPU：1GMHz 以上 内存：512MB 以上硬盘：2GB 以上的可用硬盘空间通讯端口：COM 口 1个或 USB口 1个或网络端口（具体请根据所购机型，及自身设计的通讯方式链接）2.2 运行环境数据库：ACCESS/SQL操作系统：WIN98/2000/ME/XP/NT/2003/WIN7第三章 软件的安装3.1管理软件安装1在安装光盘中双击程序，开始安装系统，如下图：FP290- V.30 门禁考勤管理系统说明书第 4 页 共 60 页2单击“下一步”安装程序，点击“取消”结束安装。FP290-V.30 门禁考勤管理
5、系统说明书第 5 页 共 60 页3选择安装程序的地址，默认安装到系统盘的 D：U300 单机版人事管理系统，通过“更改”可改变安装路径，点击“下一步” 。FP290- V.30 门禁考勤管理系统说明书第 6 页 共 60 页4点完成后，并在开始菜单、桌面形成快捷方式。SQL安装打开安装光碟内 MSDE文件夹，双击运行 SETUP.EXE程序SQL自动安装FP290-V.30 门禁考勤管理系统说明书第 7 页 共 60 页注：在安装该程序时若出现英文报错界面，请查看电脑 D盘内是否已经存在 MSDESP3文件夹，若存在，需要将该文件夹改名或删除掉之后重新安装。以上软件安装完成之后，在电脑开始菜
6、单-所有程序-启动，运行 SQL服务器。打开 SQL服务器程序并复制服务器名。如下图。FP290- V.30 门禁考勤管理系统说明书第 8 页 共 60 页双击打开考勤软件弹出初次使用对话框，点击确定后在如下对话框中，SQL 服务器栏内输入上一步中复制的服务器名称，登录名及密码栏均填小写“sa”勾选创建数据库，点击确定。程序开始创建数据库，稍后提示创建数据库成功：创建成功FP290-V.30 门禁考勤管理系统说明书第 9 页 共 60 页数据库创建成功后，弹出软件登录对话框：系统初始用户名为 admin 密码为空。第四章 软件操作流程说明如果您使用的是指纹考勤机，可先在设备上登记员工的指纹，并
7、记录FP290- V.30 门禁考勤管理系统说明书第 10 页 共 60 页下每个员工的“指纹登记号” ，然后再进行软件操作。如果您购买的是感应卡考勤机，可在软件中的员工信息中输出员工持卡的卡号（或者使用“读卡”功能读入） ，然后下传到考勤机。4.1 功能模块本软件一共由五个大的功能模块：【人事系统】 、 【考勤系统】 、 【门禁系统】 、 【系统维护】 、 【系统管理】1、 【人事系统】包含了公司信息、部门信息、员工信息的录入、编辑，员工离职的处理，员工的工种、学历、民族、籍贯等信息的编辑。2、 【考勤系统】包含了考勤规则的设定、排班、排班情况查看，还包含了节假日、请假、加班等情况的登记，同
8、时包含数据采集，及数据分析功能。还包含了原始记录表、考勤明细表、日报表、月报表的查看、导出、打印。3、 【门禁系统】包含了时间段定义、开锁组合定义、授权开门、通讯程序、实时监控、门禁授权名单、门禁明细表、按钮事件明细表、报警事件明细表。4、 【系统维护】包含了系统初始化、重复原始考勤数据处理、压缩数据库、备份数据库、恢复数据库、修改用户密码、用户管理、关闭系统。5、 【系统管理】包含了压缩数据库、备份数据库、系统初始化、重复考勤数据处理等。4.2软件考勤部分操作步骤4.3 软件首次操作流程注：用户如果使用的是指纹考勤机，首先在考勤机上登记每位员工的系统登陆 更改密码 人事信息设置 设备设置注册
9、员工 班次定义 设置上班规律 开始排班查看报表数据分析查看原始数据查看总排班表考勤数据采集FP290-V.30 门禁考勤管理系统说明书第 11 页 共 60 页指纹信息，并记录下每个员工的“指纹登记号” ，然后再进行软件操作。1设置管理员建议用户首次登录后先更改密码（初次登录用户名为系统管理员帐号：admin，密码为：空） ，若有多个操作员使用系统，应给每个操作员建立帐号，并根据每个操作员的工作分配适当的权限；2建立人事档案A. 设定公司信息，注意 公司名称 是整个系统的总部门；B. 部门信息：部门是对员工的分类，建议如果一个部门中存在上班不同的情况可以设置子部门。C. 员工资料：考勤系统归根
10、结底是对人出勤情况的管理，因此员工信息是考勤系统的一个基础。其中“员工编号” 、 “姓名” 、 “注册号码（指纹登记号） ”、 “入职日期” 、 “所属部门”是必填项目 注意：注意：【员工信息】中的【注册号码】一定要和员工在指纹考勤机登记的号码一致；【员工编号】中的号码不可使用数字以外字符，否则会造成报表无法统计。【入职日期】：考勤系统只统计员工入职日期之后的数据。3. 获取指纹信息，注册姓名至考勤机对于指纹考勤机来讲，用户一定要在指纹机上面登记每位员工的指纹信息（每位员工对应一个“登记号” ） ；指纹信息保存在考勤机中，需使用软件考勤系统内考勤报表菜单里的通讯程序功能将这些注册信息获取到软件
11、系统中保存，一方面防止考勤机出现异常指纹信息丢失造成重新录入，另一个方面，如果客户使用多台考勤机，可以通过软件将这些指纹信息“写入” （注册）到其它的考勤机中。使用【通讯程序】连接考勤机：A可以通过软件查看考勤机的信息，如登记了多少人，多少枚指纹，累积考勤记录条数等等，也可以设置考勤机的某些参数等。B. 将考勤机中登记的指纹信息获取到软件中；C将姓名信息（必须建立了员工信息并且将指纹信息获取到了软件中）上传到考勤机中；FP290- V.30 门禁考勤管理系统说明书第 12 页 共 60 页 注意：注意：部分考勤机型，使用标配的通讯线（RS232）与电脑连接,需要手动设置电脑串口的波特率与考勤机
12、的通讯波特率相同才能够正确通讯。一般考勤机的默认波特率为：38400BPS。考勤机波特率设置一般在菜单内数据下载项里 RS232/RS485下载项里设置。若通过 USB下载，部分机型需要安装驱动，驱动文件在安装光碟或软件安装目录下 driver文件夹内，可运行安装。若通过 TCP/IP下载，则需设置考勤机内 IP地址，符合所在网络环境。同时更改软件上设备 IP地址与考勤机一致。* 以上所有通讯，需要软件与设备内机号一致。4 【班次设置】：“班次”是指员工在一天内的上下班时间、规律。包含上、下班时间设定，迟到、早退规则，缺勤规则，加班规则等。整理公司员工所有的上班情况，将每一天不同的上下班方式设
13、为一个班次（例如：白班，夜班，长白班等） 。5 【排班】：“排班”是指定员工每一天的上班情况，通俗说就是哪一天上什么样的班次？【排班】是一考勤管理软件分析数据并获得统计报表的基础，因为系统必须知道某位员工某一天是被安排如何上班的，才能够知道这位员工是迟到，还是早退，或者正常出勤等等？所以“班次设置” 、 “排班”是考勤管理系统的核心。A.【上班规律】：如果员工出勤情况是按周期循环的，可先在“上班规律”中设置一个或多个“排班模板” 。如下图，某单位，周一到周五上正常班，周末双休，则可设定一个按周循环的上班规律：FP290-V.30 门禁考勤管理系统说明书第 13 页 共 60 页B 【开始排班】
14、：使用上班规律中设定的“排班模块”为员工排班（指定员工那一天上什么样的“班次” ）C 【总排班表】排完班后，在“考勤管理”模块中的“总排班表” ，可以查看每个员工详细的排班情况。一方面查看排班是否成功，排班的结果如何，另一方面又可以排班情况进行调整。如下图：6备份数据库人员资料、考勤规则、班次设定、排班等操作完成以后，建议以有意义的名字备份数据库，在以后出现电脑问题造成系统无法使用时，可FP290- V.30 门禁考勤管理系统说明书第 14 页 共 60 页将此数据库恢复，减少再次输入人员的工作量。7通讯程序将指纹信息获取到软件中，并注册姓名至考勤机之后，员工就可以开始考勤了。一段时间之后（一
15、般为月底） ，管理员就需要把考勤机中的考勤信息采集到软件中，通过软件分析获得统计报表。使用【通讯程序】中的【考勤数据下载】 ，选择“下载新纪录”获取上次采集数据之后的记录。使用“下载新纪录”功能只采集上次采集完毕之后的数据，避免了重复采集带来的时间浪费。8. 分析数据考勤系统原理就是电脑依照预先安排好的出勤规定（排班，请假、外出等规定） ，通过员工的上下班的签卡情况，综合统计出员工的出勤情况。下图是增个考勤系统工作原理流程图9. 查看报表分析数据之后，可以查看考勤报表。原始记录（获取于考勤机）班次定义、排班请假、外出、假日等员工信息统计报表（日报表、月报表等）数据分析FP290-V.30 门禁
16、考勤管理系统说明书第 15 页 共 60 页第五章 各模块详细介绍5.1 人事资料5.1.1 【公司信息】设置点击【公司信息】模块，进入公司信息设置窗口，如下图：点击【修改】 ，然后陆续输入公司名（必填，可简称） 、地址、电话等公司信息，点击保存。5.1.2 【部门信息】设置点击【部门信息】模块，进入部门信息设置窗口，点击添加或修改FP290- V.30 门禁考勤管理系统说明书第 16 页 共 60 页公司是整个部门结构的总部门，所有的部门都可以设置子部门，理论来讲，部门是不限制最多可以分几级子部门的。但是为了管理的方便，最好不要超过 4级子部门。【使用步骤】：1) 添加【部门】点击“添加”按
17、钮，然后输入“部门编号” 、 “部门名称” 、 “上级部门” 、“部门负责人”点击“保存” 。注意：上级部门为必填项目，除了顶级部门（公司）外，每个部门都有上级部门。部门的级数理论上讲可以无限制。2) 修改【部门】点击“修改”按钮，可以对已经添加的部门信息进行修改，点击“保存” 。3) 删除【部门】点击“删除”按钮，可以删除已经添加的部门。但部门下已经添加了员工信息之后，部门不可删除。4) 打印选择“打印”按钮，可以打印部门列表。5) 退出选择“提出”按钮，可以退出部门设置模块。5.1.3 【员工信息】设置点击【员工信息】模块，进入员工信息设置窗口，添加员工信息。FP290-V.30 门禁考勤
18、管理系统说明书第 17 页 共 60 页【员工信息设置】模块用于建立人事信息档案，是整个考勤管理软件系统的基础，必须仔细填写。1) 添加员工信息在【员工信息】管理窗口点击“添加”弹出以下窗口：FP290- V.30 门禁考勤管理系统说明书第 18 页 共 60 页在【员工信息】窗口一次填写员工的档案信息。员工编号、姓名、卡号（登记号） 、所属部门是必须要填写的，其他项目可以选填。填写完毕后，点击“保存”按钮即可保存员工人事信息。【员工编号】：是员工在单位中的“工号” ，请使用数字编号。注意：员工编号是员工在考勤系统的最基本依从依据，因此在使用过程中尽量不要修改员工编号。【卡号（登记号） 】：是
19、员工在考勤机上的登记号码，此登记号码一定要和本人在考勤机上的登记号一致，否则无法处理数据。【免卡】：如果选中，表示此人不用考勤，在系统不处理此人的考勤数据。【入职日期】：考勤系统只处理入职日期之后的考勤数据，因此填写入职日期的时候可以选择性的填写较前的日期。【截止日期】：此项针对门禁功能设置，截止日期到达后，该用户对此门禁失去开门权限。2) 修改员工信息在【员工信息】管理窗口，选择要修改档案信息的员工，点击“修改”弹出以下窗口：FP290-V.30 门禁考勤管理系统说明书第 19 页 共 60 页可以使用“查询工具条”根据条件查找需要修改档案信息的员工，也可使用左侧“部门列表”列出所选部门全体
20、员工缩小查询范围。点击“修改”按钮进入员工信息设置对话框， 【添加员工信息】步骤相部门列表查询工具条选择指示箭头FP290- V.30 门禁考勤管理系统说明书第 20 页 共 60 页同。3) 删除员工信息在【员工信息】管理窗口，选择要删除档案信息的员工，点击“添加”弹出以下窗口：（可以使用“查询工具条”根据条件查找需要修改档案信息的员工，也可以使用左侧的“部门树”查找员工）如果删除此员工，则该员工的所有考勤数据将被全部删除。4) 打印在【员工信息】管理窗口，选择需要打印档案信息的员工，点击“打印”可以弹出此人的“员工个人信息资料” 。点击左上角的“ ”图标，可以打印此员工信息5) 导入本考勤
21、系统支持 EXCEL表格导入功能，可以将一定格式的员工信息导入到员工信息档案中去。在【员工信息】管理窗口，选择“导入”按钮，进入数据导入选择模块，如下图：FP290-V.30 门禁考勤管理系统说明书第 21 页 共 60 页点击“浏览文件”选择保存了人事信息的 EXCEL文件，并填入 EXCEL文件中人事信息表名，点击“下一步” ，设置字段对应关系，然后点击“下一步” ；注意：【所属部门】中的部门名称必须在【部门信息】中已存在，人事信息才能够被正确导入。FP290- V.30 门禁考勤管理系统说明书第 22 页 共 60 页如果员工信息不能够正确导入，则可以点击“查看日志”查看不能够导入的原因
22、，如果导入成功点击“操作完成” 。6) 导出【导出】功能可以将员工人事信息导出成 EXCEL文件。5.1.4 员工离职、复职管理选择“人事资料”“登记员工离职”为员工办理离职：【离职】在“登记员工离职”窗口点击“添加”按钮，然后点击“选择员工”选中要离职的员工，并填入“经办人” 、 “离职原因”点击“保存”完成员工离职登记。FP290-V.30 门禁考勤管理系统说明书第 23 页 共 60 页【复职】在已离职员工信息表中，选择要复职的员工，点击“复职”按钮，弹出提示窗口：选择“是” ，完成复职。5.1.5 【人事参数】设置设置“工种信息” 、 “学历信息” 、 “民族信息”等员工属性信息。点击
23、【人事参数】模块，进入人事参数设置窗口，添加“工种信息” 、“学历信息” 、 “民族信息”等员工属性信息。【使用步骤】：FP290- V.30 门禁考勤管理系统说明书第 24 页 共 60 页1）增加选择要设置的员工属性信息，例如：点击“工种信息”查看已设置的工种信息。如果要设置新的“工种信息” ，点击“添加”按钮，在工种名称中填入新工种，点击保存，完成设置。2）修改选择要设置的员工属性信息，选中要修改的信息项，点击“修改”按钮，在工种名称中填入新工种，点击保存，完成设置。3）删除选择要设置的员工属性信息，选中要删除的信息项，点击“删除”按钮，完成删除。5.2 考勤系统5.2.1【默认班次设置
24、】【默认班次】：系统内默认一个班次如下（可进行更改）当用户未排班时，软件自动给该员工划分一个默认班次做打卡规则。FP290-V.30 门禁考勤管理系统说明书第 25 页 共 60 页5.2.2【班次定义】设置选择【考勤系统】【班次定义】 ，或者在向导中直接点击【班次定义】图标，进入班次定义设置模块。“班次”是指员工在一天内的上下班时间、规律。包含上、下班时间设定，迟到、早退规则，缺勤规则，加班规则等。整理公司员工所有的上班情况，将每一天不同的上下班方式设为一个班次（例如：白班，夜班，长白班等） 。1.名词解释【班段】:“班段”是包含在“班次”内的时间段，它由一个时间起点（上班时间）和一个时间终
25、点(下班时间)组成。一般班次可以由一个段，也可以有几个段组成，本软件可以最多支持一个班次包含三个班段。例如班次名称为“长白班”的班次，包含三个“班段”：第一段：08:0012:00第二段：14:0018:00第三段：20:0004:00（第二天 04：00，次班段为加班班段）【考核否】:考核：此班段该打卡是否作为考核依据。【免卡否】:“免卡”：此班段是否必须签卡（按指纹考勤）1) 如“免卡”被勾选，则此时间如果未签卡，则不计为缺勤，FP290- V.30 门禁考勤管理系统说明书第 26 页 共 60 页2）如不选中“免卡” ，而在此时间必须打卡,否则在报表中计缺勤。例如：A 公司早上 8点上班
26、，中午 12点下班，下午 14点上班，下午18点下班，且中午不需打卡，则按下图所示设置。【班段处理类别】：定义【班段】的属性；方便处理报表后计算工资倍率的方便（法定加班工资是正常出勤的 N倍，具体倍率按加班属性定义） 。分为:【正常出勤】 、 【平时加班】 、 【周末加班】 、 【公休加班】 。【前有效】：“前有效”是指在上班签卡时间之前多长时间内的考勤数据为有效考勤数据。例如：班段【上班卡】为：08：00， 【前有效】设为：60 分钟，则员工在 07:0008:00之间的考勤数据计为正常出勤。07：00 之前考勤计为无效考勤。【后有效】：“后有效”是指在下班签卡时间之后多长时间内的考勤数据为
27、有效考勤数据。例如：班段【上班卡】为：08:00， 【后有效】设为：30 分钟，则员工在 08:0008:30之间的考勤数据计为正常出勤（如果超过迟到限制会扣工时,记迟到） ，08:30 之后的考勤计为无效考勤。系统计算为缺勤。注： 在软件中，前有效与后有效定义了各个班段上下班的时间区域，这些区域不能重叠。否则无法计算考勤。例如，中午 12点下班，后有效 60分钟，中午 13点 30分上班，前有效也设置为 60分钟，假设 12点 43分打卡，则软件无法识别该卡为上班或下班卡，导致报表计算错误。【迟到】：“迟到”是指在班段【上班卡】的“后有效” 范围内,设置为多少记迟到例如：班段【上班卡】为：0
28、8:00， 【迟到】设置为 0分钟,【后有效】FP290-V.30 门禁考勤管理系统说明书第 27 页 共 60 页设为：30 分钟，如果 08:01打卡,则此人,记迟到 1分钟【早退】：“早退”是指在班段【下班卡】的“前有效” 范围内,设置为多少记早退例如：班段【下班卡】为：12：00， 【早退】设置为 0分钟,【前有效】设为：30 分钟，如果 11:59打卡,则此人,记早退 1分钟【跨天设置】：跨天由第几次起打卡时间为次日时间，例如下图所示班次：在上图中，班段三中，加班时间为 18：30 到次日 06：00.若加班不到06：00，则按实际时间算。但加班最多到 06:00，超过此时间段，不计
29、算加班，若超过 06：00 打卡段后有效，则此卡算作缺勤。例如：11 点打卡，则计算加班 4个半小时。若 12点半打卡，则计算加班 6个小时。若次日 6点 15打卡，则计算加班 11.5小时。若次日 6点 30打卡，则计算缺勤。【上班提前】：上班提前多少分钟算加班，可将相应班次相应打卡时间设置提前相应时间后算作加班，如下图。FP290- V.30 门禁考勤管理系统说明书第 28 页 共 60 页如图所示班段 1上班的前有效 600分钟，上班提前 60分钟算平时加班。则早上提前 60分钟打卡会计算为加班。例如早上 6点打卡，则计算为加班 2个小时。不足 60分钟则不计。例如早上 7点过 2分打卡
30、，则不计算加班。【下班延时】：下班延时多少分钟算加班，可将相应班次相应打卡时间设置延时相应时间后算作加班，如下图。如图所示班段 2下班的后有效 600分钟，下班延时 30分钟算平时加班。则下班延迟 30分钟打卡会计算为加班。例如当日晚上 21点 02分打卡，则计算为加班 3个小时。FP290-V.30 门禁考勤管理系统说明书第 29 页 共 60 页【按实际时间算】：按实际时间算会根据当前班段实际打卡时间计算上班时长，若不勾选，则不计算额外加班时长。例如：在上图中班段三中的加班班段设置按实际时间算，假设 18点 10打上班卡，21 点 12打下班卡，则软件计算此次打卡加班 3个小时零 2分钟。
31、若不勾选按实际时间算，则此次打卡计算加班 2.5个小时。【迟到或早退扣工时】：在此项中可定义迟到或早退超过指定时间扣工时，例如，若早上 8点上班，下午 18点下班，迟到或早退超过 10分钟扣工时，则当日迟到或早退总时间超过 10分钟则扣工时，软件报表内计算实际上班时长。若没超过 10分钟，则软件报表内按 8点到 18点该班次总上班时长 10个小时计算。【默认班次】：FP290- V.30 门禁考勤管理系统说明书第 30 页 共 60 页系统内默认一个班次如下（可进行更改）当用户未排班时，软件自动给该员工划分一个默认班次做打卡规则。常见几种班次设置举例一:早上 8点上班，中午 12点下班，下午 14点上班，下午 18点下班。无加班。若早上下班跟下午上班不需要打卡，则在图示中班次相应段勾选免卡。举例二:早上 8点上班，中午 12点下班，下午 14点上班，下午 18点下班，晚上 18点 30开始加班，21 点结束加班。 （在下列班次设置中，加班时长恒定为 2.5小时。 ）举例三:早上 8点上班，中午 12点下班，下午 14点上班，下午 18点下班，晚上 18点 30开始加班，下班时间不定最迟不会到次日早上 6点，需要
