1、行政管理、文书岗位说明书（岗位说明书模板）岗位名称 行政管理、文书 岗位编号 所在部门 办公室 岗位定员 直接上级 主任/副主任 直接下级 工资等级 等 岗位分析日期 2012 年 02 月岗位目标：在“支撑煤炭、引领煤化、拓展多元 ”的发展战略和“唯才是举、兼容并蓄”的人才理念的指导下， ，做好研究院的人力资源规划，构建良好的 选人、用人、育人及留人机制，保证研究院人力资源供给，掌握 员工动态，带领部门员工不断提高 业务水平， 为研究院实现“国 际一流的综合性能源化工科技企业”的愿景目标提供智力支持。岗位职责：职责表述：承担办公室接待服务等工作， 为各部门工作的 顺利开展提供保障。1、根据工
2、作需要和领导安排，在院办主任/副主任的领导下，编制上级单位和领导、重要客户及来宾的接待方案，经批准后将接待方案 发至相关领导和部 门。2、根据领导安排，承担研究院重要内部关系的接待服 务工作，编制来宾接待方案，经主管领导批准后组织实施，具体联络协调 研究院内部相关接待人员做好接待服 务工作。3、根据领导安排，承担一般性内外部关系的接待服 务工作。4、根据主管领导安排，为在研究院外就餐的重要客户、来宾安排就餐地点和接送车辆。职责一 工作任务5、根据招待费管理规定，按照主管领导批准后的公司内就餐客 饭单，为各部门接待的公司内就餐人员安排就餐，并做好台 帐登记记录。职责表述：负责办公室日常行政管理，
3、做好后勤保障。 1、承担企业行政印鉴、各种证照的管理工作，确保合规使用和有效管理。2、协调研究院各部门、各单位之间的关系，上情下达，确保内部沟通顺畅。职责二 工作任务3、根据研究院领导或主管领导 的安排， 组织相关人员做好 领导外出旅程的周密安排，为领导的旅程提供良好的后勤保证。职责表述： 负责办公室日常事务工作。1、承 担 本 部 门 内 人 员 考 勤 、工 资 、保 险 及 费 用 报 销 等 各 项 日 常 管 理 工 作 。职责三 工作任务 2、承担本部门劳保用品及日常 办公用品管理及报刊杂志的 订阅、 发放。职责表述：保证公文及时正常流转，并妥善保管文件 资料，并监督决议落实情况。
4、1、根据收文处理程序，及时对文件、信件、 资料等进行签收、登记、分办、分送、承办、催办，保证文件要求事项的快捷有效办理。2、根据发文处理程序、参与、协助、 监督公文的拟稿、核稿、会签、签发、用印、制发，保证公文得到及时快捷的办理。职责四 工作任务3、根据研究院文件管理相关规 定， 为有关部门和领导办理文件、资料的查阅或借阅，并负责登记、回收等管理工作。4、根据文档管理有关规定，负责文书资料的定期整理、及时归档工作。5、根据研究院保密制度的要求，负责督导传阅，妥善保管、回收、清退保密文件。职责表述：会议安排管理工作。1、根据月度重点工作计划和院 领导的安排，承担班子成 员 每周会议日程的安排工作
5、，确保各项会议有序顺利召开。职责五 工作任务 2、根据研究院领导部署和会议 安排计划，承担院 务会、班子例会和专题会议等会议的组织筹备及会议记录等工作，牵头组织 有关部门进行专题会议的筹 备。职责六 职责表述：完成领导交办的其他工作。岗位权力：工作协作关系：内部协调 办公室、研究院各部门外部协调 上级单位岗位任职资格：教育水平 本科及以上 专业 企业管理、中文或其他相关专业工作经验 2 年以上工作经验知识 熟悉文件管理、机要管理制度及流程。技能技巧 熟练使用自动化办公软件，具 备一定的英语应用能力。个人素质 较强的组织沟通协调能力和文字处理能力。其它：使用工具/设备 计算机、一般办公设备（电话、传真机、打印机、 Internet/Intranet 网络）、录音录像工作环境 室内 办公场所工作时间特征 正常工作时间，偶尔加班所需记录文档 通知、简报、汇报材料、工作总结、研究院文件考核指标：
