1、计算机应用基础,第4章 Excel电子表格处理软件,第4章 Excel电子表格处理软件,4.1 概述 4.2 基本操作 4.3 公式与函数 4.4 工作表的格式化,Excel电子表格处理软件,4.5 数据管理 4.6 图表制作 4.7 打印 4.8 保护数据 4.9 敏感性分析,4.1 概述,基本特点 基本概念 Excel的界面组成,基本特点,Excel 是一个在 Windows 环境下运行的集工作表格处理、图表和数据库管理于一体的集成软件。 向用户提供友好界面 “所见即所得”的操作方式 提供了丰富的函数，可用于进行复杂的数学分析及报表统计。 具有丰富的制图功能，使表、图、文字有机地结合，而且
2、操作简单。,基本特点,以数据库管理方式管理表格数据，具有排序、检索、筛选、汇总计算等功能。 具有“宏”功能，特别是记录宏可将用户的一系列操作自动记录下来。 可以与Windows环境支持的Office的其他软件，如 Word 、PowerPoint、Access等程序相互切换并共享资源。,基本概念,工作簿是一个Excel文件（其扩展名为.xls），其中可以含有一个或多个表格（称为工作表）。它像一个文件夹，把相关的表格或图表存放在一起，便于处理。 一个工作簿最多可以含有255个工作表，一个新工作簿默认有3个工作表，分别命名为Sheet1、Sheet2和Sheet3。工作表名字可以修改，工作表的个数
3、也可以增加或减少。,工作表,工作表由排列成行和列的单元格组成。通常工作表由多行多列构成，可以根据实际数据清单的要求来扩展工作表，以满足大数据量的数据处理要求。工作表存储在工作簿中。 在数据处理过程中，可以根据需要增加或减少工作表的数量。,单元格,单元格是电子表格最基本的组成单位。 在电子表格中如果单元格外有一个黑色的方框，表示这个单元格是一个正在使用的活动单元格，此时所进行的任意操作只对此单元格有效。 在单元格中输入的任何数据都将被保存在这些单元格中，在单元格中输入的数据可以是一个字符串、一组数字，一个公式或者一幅图像等。,单元格,在单元格的名称及引用过程中，列号用英文字母A、B、C表示，而行
4、号用阿拉伯数字1、2、3来命名，因此表格中的第1列（即A列）第1行的单元格通常称为A1，第5行第5列的单元格通常称为E5，其它的依次类推。,Excel的界面组成,Excel的启动,双击桌面的Excel的快捷图标 单击“开始”菜单的“程序”级联菜单中的“Microsoft Office”程序组中的“Microsoft Excel” 在“资源管理器”或“我的电脑”中双击Excel工作簿,退出,下一页,上一页,章目录,节目录,标题栏,标题栏标识 Excel应用程序名、文档名及控制菜单框。应用程序的名称即为“Microsoft Excel”；文档名是所编辑的文件名称；标题栏的左端显示的按钮是“控制按钮
5、”，单击该按钮时弹出“控制菜单”，在控制菜单中可对主窗口进行最大化、最小化、关闭等操作，双击该按钮时可以关闭主窗口；在标题栏的右边分别是最小化、还原（最大化）和“关闭”按钮。,菜单栏,菜单栏列出了可用于建立、打印、保存以及其他处理文档的命令，包含了在 Excel中进行工作时所需要的绝大部分命令。,工具栏,“常用”工具栏 包含了一些常用的Excel命令按钮，为经常使用的菜单命令提供了快捷方式。 “格式”工具栏 包含可快速调整文本外观格式的命令按钮，对于快速选定字符或段落的格式化（字体、字号、样式、对齐方式等）提供了手段。 编辑栏 数据编辑区用来输入或编辑当前单元格的值或公式，其左边有 和 按钮，
6、用于对输入数据的确认和取消。该区的左侧为名称框，它显示当前单元格或区域的地址或名称。,工作区域,单元格 单元格是工作表的基本单位，用来输入文字、数据、符号并处理这些资料。 列号及行号 工作表的横向为行，行号用1、2、3等阿拉伯数字表示，工作表中行号最大为65536。 工作表的纵向为列，列号用A、B、C等英文字母表示，共有256列。对于26列之后的列号用AA、AB、ACAZ、BA、BBIV来表示。,工作区域,滚动条 Excel 提供有水平、垂直滚动条两种，使用滚动条可以快速移动文档。 状态栏 状态栏位于窗口的底部，用于显示当前命令或操作的有关信息。例如，在向单元格输入数据时，状态栏显示“输入”，
7、完成输入后，状态栏显示“就绪”。 工作表标签 工作簿窗口下方左侧是当前工作簿的工作表标签，每个标签显示工作表名称，其中一个高亮标签（其工作表名称有下划线）是当前正在编辑的工作表。,4.2 基本操作,建立和保存工作簿 工作表的数据录入 工作表操作 区域选择 编辑操作,新建工作簿,新建空白工作簿 单击“常用”工具栏的“新建” 按钮，或单击“文件”菜单的“新建”命令，在打开的“新建”对话框的“常用”选项卡中单击“工作簿”选项，单击“确定”按钮，即打开一个空白的工作簿。系统对工作簿名称的编号是“Book1”、“Book2”。 根据模板建立新工作簿 在Excel中，系统提供两大类的模板：电子表格方案和其
8、他文档。,建立新工作簿操作示例,打开工作簿,打开一个已存在的Excel文档。可采用的方法有：在Excel窗口中，单击“文件”菜单的“打开”命令，或在“常用”工具栏中单击“打开” 按钮，在“打开”对话框中打开工作簿文件；也可在资源管理器中，双击Excel的工作簿文件，系统自动打开Excel工作窗口，并显示该工作簿。,保存文件,直接保存 单击“文件”菜单的“保存”命令，或单击“常用”工具栏的“保存” 按钮，或用Ctrl+S组合键；在打开的“另存为”对话框中进行设置，选择工作簿文件的保存位置和文件名，单击“保存”按钮，则文档被保存在指定的外存储器中。 另存文件 另存文件可以将当前工作簿换名存盘。利用
9、“文件”菜单的“另存为”命令。,保存文件,另存为Web页 Excel文件还可以转存为html文件格式，可在网页浏览器中查看，有两种保存方式：“整个工作簿”和“选择工作表”。 操作方法是：单击“文件”菜单的“另存为Web页”命令，选择保存的方式，输入要保存的文件名的新名称，单击“保存”按钮，即将文档保存在指定位置。,工作表的数据录入,新工作簿有3个工作表（需要时，还可以增加），默认的当前工作表是Sheet1。输入数据时，先确定当前工作表，然后单击目标单元格，使之成为当前单元格，然后输入数据。,单元格的定位,使用鼠标 将鼠标指针指向要选的单元格单击，则该单元格周围以粗框显示，表示被选中或激活。 使
10、用键盘 Excel 总有一个单元的周围以粗框显示，表示它是当前活动单元。由它出发按动方向移动键，可使你所需要的单元成为当前活动单元。,方向移动键的功能,单元格的定位,在名称框中输入单元格地址 将鼠标指针指向名称框，单击选中名称框，直接输入要定位的单元格地址，按回车，即可将指定单元格设置为当前单元格。 A1方式：用列号和行号来表示某单元格的地址。 R1C1访问方式：用R后的数字表示行号，用C后的数字表示列号，这种地址称为绝对地址。 F8功能键,单元格定位操作示例,输入字符串,在单元格中输入字符串，输入完成后：按回车，当前单元格移至其下方的单元格；按右向光标键，当前单元格移至其右侧的单元格。 输入
11、时，单元格和资料编辑栏均出现输入的字符串，编辑栏出现“取消” 和“输入” 按钮。其中的功能是取消刚输入的数据；的功能是确认输入的数据并存入当前单元格。也可以用按ESC键将刚输入的数据取消。,输入长字符串,单元格的宽度有限，输入的字符串超出单元格的宽度时，存在两种情况： 右侧单元格内容为空时，则字符串超宽部分一直延伸到右侧单元格，成为宽单元格 右侧单元格有内容时，则字符串超宽部分隐藏，不在右侧单元格显示,数字字符串的输入,有些数值是无须计算的代码，如电话号码、邮政编码等，往往把它们处理为由数字符号组成的字符串。为了与数值区别，先输入单引号“ ”，然后再输入数字字符串。数字字符串不参加计算（如求和
12、）。,输入字符串操作示例,输入数值,输入数值时，默认形式为普通表示法，如12、123.45等。当长度超过单元格宽度时自动转换成科学计数法表示，如输入“123456789123”，在单元格显示为“1.23457E+11”。数值在单元格中右对齐。 输入数值时可出现数字0、1、9和+、-、（）、E、e、%、$。如+10、-1.23、1.23E-2、1,234、$134、30%、（123）等。其中1,234中的“，”表示分节号，30%表示0.3，（123）表示-123。,输入数值操作示例,输入日期和时间,输入日期 用户可以用如下形式输入日期（以2003年3月15日为例）：03-15-03 、2003/
13、03/15 、2003-03-15 、15-MAR-99 或15/MAR/03。 日期在Excel系统内部是用1900年1月1日起至该日期的天数存储的，例如1900/02/01在系统内部存储的是32。,输入日期和时间,输入时间 用户可按如下形式输入时间（以19点15分为例）：19:15、7:15 PM、19时15分、下午7时15分（AM或A为上午，PM或P为下午）。 日期与时间组合输入 如03/15/03 19:15、2003年3月15日19时15分等。 输入当天日期：CTRL+; 输入当下时间：CTRL+SHIFT+; 在一个单元格中分行:ALT+回车键,日期单元格的格式示例,自动填充,拖动
14、填充 在选中的单元格或区域的右下角有一个很小的实心方块，称为填充柄。将鼠标指针对准填充柄，指针就变成实心十字形状，向上、下、左、右某方向上拖动过连续的单元格(不能是任意位置)，然后松开鼠标，则在所有拖过的单元内均填充了与初始值有关的数据。,自动填充操作示例,自动填充,选中单个单元格进行填充 拖动填充的方法可以由一个单元复制到与其相邻的若干连续的单元。对于一般的数值拖过的单元都复制成了相同的值。如果在拖动鼠标的同时按住Ctrl键，则它们将向下、向右递增1，向上、向左递减1。对于日期和时间数据，直接拖动将自动增或减，若要求在拖动过程中不递增或不递减，仅仅是复制，只需在拖动鼠标的同时按住Ctrl键即
15、可。其操作方式与数值情况相反。如果将填充柄拖向有数据的方向，则会把数据清除掉。,单个单元格内容的填充操作,填充序列,自动填充序列 在自动填充中，Excel还提供了一些标准的文字序列，如星期一、星期二星期日；一、二、三日等，要输入这些序列，只需在第一个单元格输入该序列的某个值，然后拖动填充柄，即可将序列自动填充。 如果要求数据按等差数列递增，先选两个单元格，填入数据，如A1=1、B1=3；将这两个单元格选中后，向右拖动填充柄就将依次填入5、7、9等。,自动填充序列和数值序列的填充,使用菜单命令进行填充,选择填充区，既要包含源填充单元格，又要包含目的单元格。使用菜单“编辑”中的“填充”命令。从菜单
16、中可以选择向左、右、上、下填充或以系列方式填充。 若选择序列方式填充，则将进入“序列”对话框， 从中可以选择等差序列、等比序列等类型，也可给定步长(可正、可负)和终值(终值可以不给，也可以给得大一些)， 最后以填充完选择区域后结束。如果终值给小了，就填充到终值为止， 可能填不满要填充的区域。确定按钮后即按所选择的方式填入了数据。,智能标记的使用 （1）自动填充选项。在Excel工作表中，使用自动填充操作后，在操作结束位置下方出现如图所示的自动填充智能标记。单击标记，出现图中的下拉列表，使用时可以根据实际需要选择填充的内容。,智能标记的使用 （2）粘贴选项。执行粘贴操作后，在执行粘贴的位置下方出
17、现如图所示的粘贴智能标记。单击标记，出现图中的下拉列表，使用时可以根据实际需要选择粘贴的内容。,粘贴选项,智能标记的使用 （3）插入选项。使用插入操作后，在插入位置下方出现如图所示的插入智能标记。单击标记，出现图中的下拉列表，使用时可以根据实际需要选择相应的插入格式。,插入选项,智能标记的使用 （4）错误选项。在输入操作出现错误后，在输入位置出现如图所示的错误智能标记。单击标记，出现图中的下拉列表，使用时可以根据实际需要选择适当的操作。,错误选项,自定义序列,自动填充序列可以给需要重复输入的数据输入带来极大的方便，但系统提供的序列有限，用户可以根据自己的需要定义自己的序列。 定义序列的方式：利
18、用“工具”菜单的“选项”命令，在打开的“选项”对话框的“自定义序列”选项卡中即可进行序列的定义。,自定义序列的操作示例,工作表操作,选定工作表 单击目标工作表标签，则该工作表成为当前工作表，其名字以白底显示，且有下划线。若目标工作表未显示在工作表标签行，可以通过单击工作表标签滚动按钮，使目标工作表标签出现并单击它。 选定多个相邻的工作表：单击要选择的第一个工作表标签，然后，按住Shift键并单击这几个工作表中的最后一个工作表标签。此时这几个工作表标签均以自底显示，工作簿标题出现“工作组”字样。,选定工作表,选定多个不相邻的工作表：先选中第一个工作表，再按住Ctrl键并单击选定其他的工作表标签。
19、,插入工作表,一个工作簿默认有3个工作表，如果不够用，可以插入新工作表，一个Excel工作簿最多可有255张工作表。 单击某工作表标签，选中当前工作表，新工作表将插在该工作表之前，再单击“插入”菜单的“工作表”命令。 如果当前工作表为Sheet3，则新插入的Sheet4出现在Sheet3之前，且为当前工作表。,工作表重新命名,双击要改名的工作表标签，使其反白显示，输入新工作表名称。要进行修改，可再单击，插入点出现在工作表名称中，即可修改。,工作表的移动和复制,在同一工作簿中移动（复制）工作表 单击要移动（复制）的工作表标签，沿着标签行拖动（按住Ctrl键拖动）工作表标签到目标位置。 在不同工作
20、簿之间移动（复制）工作表 同时打开源工作簿和目标工作簿，选定要复制或移动的工作表，单击“编辑”菜单的“移动或复制工作表”命令，根据提示完成复制或移动操作。,删除工作表,单击要删除的工作表标签，选中工作表，再单击“编辑”菜单的“删除工作表”命令，在打开的“删除工作表”对话框中单击“确定”按钮。 注意：删除工作表是不可逆的，删除操作一定要慎重。,工作表的分割,对于较大的表格，若要在同一屏幕查看相距甚远的两个区域的单元格，可以对工作表进行横向或纵向分割。 在工作簿窗口的垂直滚动条的上方有“水平分割框”；在水平滚动条的右侧有“垂直分割框”； 当鼠标指针移到此处时，呈左右双箭头状。 水平分割工作表：上下
21、拖动“水平分割框”到合适位置，则把原工作簿窗口分成上下两个窗口。 垂直分割工作表：左右拖动“垂直分割框”到合适位置，则把原工作簿窗口分成左右两个窗口。,工作表的分割操作示例,区域选择,区域表示 “：” (冒号区域符)：前后为两个单元格，用来表示两个单元格间的所有单元格。 “，”(逗号，合集符)：前后为单元格区域或单元格地址，表示的是不连续的区域。 “ ”(空格，交集符)：前后为两个区域(包括一个单元格的情况)，用空格连起来表示这两个区域的相交区。,区域选择的缩写,区域选择选择一矩形区域,按鼠标左鍵单击区域左上角单元格后，将鼠标指针移到右下角单元格，再按住Shift键后单击，此矩形范围被选中。除
22、第一个单元格外均为逆显示，背景为黑色。 单击区域左上角单元格后，拖动鼠标指针(指针呈空心十字状)至右下角单元，松开鼠标左键。 当定义区域超过一个屏幕显示时，单击定义区域的左上角单元格后，按键，状态栏出现扩展字样，再单击右下角单元格，则区域被选。,矩形区域选择操作示例,选择整行、整列或全表,单击行号或列号可选择整行或整列。 单击行号或列号，并按住鼠标左鍵拖动，可选择连续若干行或若干列。 单击工作表左上角的全选框可选择全表。,选择不连续区域,先按上述方法选择第一个区域，然后选择第二个区域，当鼠标指针指向第二区的左上角后，按住Ctrl键再按住鼠标左鍵拖动光标到第二个区的右下角。可以类似地继续选择不连
23、续的其他区域。,条件选定,“条件选定”方法，即在指定区域中只选定满足条件的单元格。 利用“编辑”菜单的“定位”命令，实现条件选定操作。,释放选择区域,将鼠标指针移到所选区域外的任何空白处，单击可解除对该区的选择。在全选状态下，单击表中任意位置即可解除该选择。,区域命名,对选择的区域可以命名，以便于引用。对一个复杂的区域加以命名后，以后再要用它， 就不必再重新一一选择，只要引用其名即可。另外，当公式中引用一区域时采用名字将使公式更具可读性和灵活性。 用编辑栏左端的名称框命名区域 首先选定要命名的区域，再单击编辑栏的名称框，使名字框进入编辑状态。在名称框内输入名字，按回车键。,区域命名,用菜单命名
24、区域 选中要命名的区域，单击“插入”菜单的“名称”级联菜单的“定义”命令。打开“定义名称”对话框，在对话框的“在当前工作簿中的名称”中键入名字。如果命名前未选取区域，此时可在“引用位置”栏直接输入引用的区域，单击“添加”按钮。以后，该区域可直接用新定义的名称来引用。,区域命名,为整行整列命名 将表中的行标号或列标号(行尾名或列尾名)定义为名字，一次可定义所有行和所有列的名字。命名的方法是：选择列(或行)标号(或尾名)在内的区域，再单击“插入”菜单的“名称”级联菜单的“指定”命令，打开“指定名称”对话框, 选首行、尾行、最左列或最右列作为名字。,区域命名操作示例,通过名字选取区域,单击名字框右边
25、的小箭头，弹出所有已定义的区域名。单击要选的区域名后，按回车键选中。 在名称框中直接输入区域名称，按回车键。,编辑操作,编辑单元格数据 若想对当前单元格中的数据进行修改，则当原数据与新数据完全不一样时，可以重新输入；当新数据只是在原数据的基础上略加修改且数据较长，不必重新输入，可单击数据编辑区（该区显示当前单元格的数据），插入点出现在数据编辑区，状态栏左侧由“就绪”变成“编辑”，表示可以进行编辑。 修改时，插入改写状态的开关为插入键“Ins”或“Insert”。,移动与复制单元格数据,拖动鼠标法 首先选定要移动（复制）数据的单元格区域，然后用将鼠标指针移到所选区域的边线上，当指针呈型箭头时，拖
26、动（或按Ctrl键拖动）到目标位置即可。 剪贴法 首先选定要移动（或复制）数据的单元格区域，然后单击“常用”工具栏中的“剪切”（或“复制”）按钮，将所选内容复制到剪贴板上，再选定目标位置，即单击目标区域左上角的单元格，单击“粘贴”按钮（也可以单击“编辑”菜单的“粘贴”命令）。,移动或复制操作示例,清除单元格数据,清除单元格数据不是删除单元格本身，而是清除单元格中的数据内容、格式或批注三者之一，或三者均清除。 选中单元格区域，按Del键，完成的是内容的清除。 单击“编辑”菜单，在“清除”命令的4个选项中选择一个。 全部：清除单元格中的格式、数据内容和批注。 格式：只清除单元格中的格式。 内容：只
27、清除单元格中的数据内容。 批注：只清除单元格中的批注。,清除单元格数据操作示例,插入单元格,插入一行（列） 首先单击要在之前插入行（列）的某行（列）的任一单元格，然后单击“插入”菜单的“行”（“列”）命令，即可插入行（列）。 插入单元格的操作方法 “插入”菜单的“单元格”命令： 活动单元格右移：当前单元格及其右侧（本行）所有单元格右移一个单元格。 活动单元格下移：当前单元格及其下面（本列）所有单元格下移一个单元格。 整行（列）：在当前单元格所在行（列）前出现空行（列）。,插入单元格操作示例,删除单元格,删除一行（列） 单击要删除的行（列）号，再单击“编辑”菜单的“删除”命令。 删除单元格 “编
28、辑”菜单的“删除”命令： 活动单元格左移：被删单元格的右侧（本行）所有单元格左移一个单元格。 活动单元格上移：被删单元格的下面（本列）所有单元格上移一个单元格。 整行（列）：删除当前单元格所在行（列）。,删除单元格操作示例,查找,首先选定查找范围（如：l10行，B1:L10，全体单元格等）。然后，单击“编辑”菜单的“查找”命令，打开“查找”对话框，在对话框中输入查找内容，并指定搜索方式（按行或按列）和搜索范围（如值、公式或批注）。 输入查找内容时，可以采用“”和通配符“?”、“*”。 ?：表示一个任意字符。 *：表示多个任意字符。 ：?、*、分别表示?、*、本身，而不是通配符。,替换,选定查找
29、范围。单击“编辑”菜单的“替换”命令，打开“替换”对话框，在对话框中输入查找内容和替换它的新数据（替换值）。然后，单击“全部替换”按钮，将把所有找到的指定内容用新数据替换。,4.3 公式与函数,输入公式 自动求和 函数 地址引用 错误信息,输入公式,公式形式：=表达式其中表达式由运算符、常量、单元格地址、函数及括号等组成，不能包括空格。,运算符,用运算符把常量、单元格地址、函数及括号等连接起来构成了表达式。常用运算符有算术运算、字符连接和关系运算符三类。 算术运算符有：+（加号）、（减号）、*（乘号）、/（除号）、%（百分号）和（乘方）。 关系运算符有：=（等于）、（大于）、=（大于等于）、（
30、不等于）。 字符串运算符：&（字符串连接）。,公式输入与修改操作,选中存放公式的单元格，从“=”开始，输入公式。 单击公式所在的单元格，在编辑区中出现已输入的公式，单击数据编辑区中公式需修改处，进行增、删、改等编辑工作。修改完毕后，单击“确定”按钮或“取消”按钮（若单击“取消”按钮，则刚进行的修改无效，恢复修改前的状态）。,自动求和,Excel“常用”工具栏，提供了“自动求和” 工具按钮，可以利用该按钮实现自动求和操作。 若参加求和的单元格区域不连续，可采用如下方法： 首先选定存放结果的单元格地址。然后，单击“常用”工具栏的“自动求和”按钮 ，数据编辑区显示：SUM（）。再选定参加求和的各个区
31、域。（按住Ctrl键，用拖动的方法选定各区域，选定的区域用动感的虚线框围住。） 区域选择完成后，按回车键或单击编辑栏的“输入”按钮 ，完成公式的输入。,函数和公式的应用,2、函数的应用 Excel中提供了多种函数，函数分为以下几类： （1）常用函数。 （2）财务函数。 （3）日期与时间函数。 （4）数学与三角函数。 （5）统计函数。,（6）查找与引用函数。 （7）数据库函数。 （8）文本函数。 （9）逻辑函数。 （10）信息函数。,函数和公式的应用,2、函数的应用 Excel中提供了多种函数 最常用的函数有以下几个： SUM（number1，number2，） 计算参数列表中所有数字的和 AV
32、ERAGE（number1，number2，） 计算参数列表中所有数字的平均值,函数和公式的应用,2、函数的应用 最常用的函数有以下几个： COUNT（value1,value2,） 计算包含数字的单元格个数。 MAX（number1，number2，） 返回一组数中的最大值，忽略逻辑值及文本。 ABS（number） 返回指定数的绝对值。 SQRT（number） 返回指定数值的平方根。注意，参数必须是正数。,函数,Excel提供了11类函数，每一类有若干个不同的函数。 函数的形式 函数名（参数1,参数2） 函数名后紧跟括号，可以有一个或多个参数，参数间用逗号分隔，也可以没有参数。,函数的输
33、入,函数的输入可以通过单击“常用”工具栏的“粘贴函数” 按钮来实现。 也可通过“插入”菜单的“函数”命令来实现。 函数的插入还可直接在单元格中输入的方式来插入，但要注意，输入函数和公式一样，必须以“=”开头。,地址引用,单元格地址引用有相对引用、绝对引用和混合引用。 相对引用 是指引用单元格的位置关系被记录下来，当把这种引用再复制到其他单元格时，这种位置关系也随之被复制过来。公式中的相对引用随单元格的移动而修改，但原位移关系不变。,地址引用,绝对引用是指引用单元格和被引用单元格的位置关系是固定的，公式中的绝对引用不会随单元地址的变化而变化。绝对地址的表示是列号与行号左侧用“$”作为引导符，如$
34、A$2、$C$6、$D$2等。 混合引用是指公式中参数的行用相对地址，列用绝对地址表示；或列用相对地址，行用绝对地址表示。当含公式的单元格被复制时，公式中相对地址部分随公式地址变化而变化，绝对地址部分不随公式地址变化而改变。如$A1、C$5等。,常见错误信息,#!单元格中公式所产生的结果太长，该单元格容纳不下。可以通过调整单元格的宽度来消除该错误。日期或时间格式的单元格中出现负值。# DIV/O!如果单元格中出现“#DIV/O!”错误信息，很可能该单元格的公式中出现零除问题。即输入的公式中包含除数0，也可能在公式中的除数引用了零值单元格或空白单元格，而空白单元格的值将解释为零值。,常见错误信息
35、,# N/A在函数或公式中没有可用数值时，会产生这种错误信息。 # NAME?在公式中使用了Excel所不能识别的文本时将产生错误信息“#NAME?”。# NUM!这是在公式或函数中某个数值有问题时 产生的错误信息。,常见错误信息,# NULL!在单元格中出现此错误信息的原因可能是试图为两个并不相交的区域指定交叉点。例如，使用了不正确的区域运算符或不正确的单元格引用等。 # REF!单元格中出现这样的错误信息是因为该单元格引用无效的结果。,常见错误信息,# VALUE ! 当公式中使用不正确的参数或运算符时，将产生错误信息“#VALUE!”。,操作中出现错误的处理,4.4 工作表的格式化,单元
36、格格式化 行高和列宽 图案与颜色 网格线与边框 格式复制与建立模板,单元格格式化数字格式化,设置数字格式 在向单元格输入数据时，Excel会自动判断数值并格式化。如：输入￥1234，系统会格式化为：￥1，234；输入34%，会显示34%，但实际存储的是0.34；输入2/5，则格式化为：2月5日。 系统自动记忆单元格的格式。当重新对单元格进行输出时，系统会自动按照先前的格式显示所输入的数据。,输入各种格式数据操作示例,数字格式化,利用“格式”工具栏提供的数值格式格式化单元格中的数值。 货币格式 百分比格式 千分位格式 增加小数位数 减小小数位数,利用“格式”工具按钮设置数值格式,自定义数字格式,
37、系统提供的各种格式很可能不适合你的需要，为此，系统提供了自定义格式。若仍然不能满足你的需要，系统允许你自己定义数字格式。,日期时间格式化,单击“格式”菜单的“单元格”命令，打开“单元格格式”对话框的“数字”选项卡，在“分类”栏中单击“日期”项，即可选择所需要的日期格式。,字符格式化,用工具按钮：单击“字体”工具的下拉按钮，可以在下拉列表中选择所需字体；单击“字号”工具的下拉按钮，可以在下拉列表中选择所需字号；单击“加粗” 工具，可以使字体加粗；单击“字体颜色” 工具的下拉按钮，可以在下拉颜色列表中选择所需颜色。 用菜单命令：选择要格式化的单元格区域。单击“格式”菜单的“单元格”命令，在弹出的对
38、话框中单击“字体”标签。在“字体”栏中选择字体；在“字形”栏中选择字形；在“字号”栏中选择字号；另外，还可以规定字符颜色、是否要加下划线等。,字符格式化操作示例,条件格式,正负数可以用自定义格式的颜色，规定用不同的颜色显示，也可以根据某种条件来决定数值的显示颜色。也突出显示特殊的数据。,条件格式操作示例,标题居中,标题居中：标题按数据表的宽度跨单元格居中，这就需要先对表格宽度内的单元格进行合并，然后再居中。 用“合并及居中” 工具按钮。 按表格宽度选择标题所在行。单击“格式”菜单的“单元格”命令，在弹出的对话框中单击“对齐”标签，打开“对齐”选项卡。在“水平对齐”和“垂直对齐”栏中选择“居中”
39、。选中“合并单元格” 复选项，单击“确定”按钮，完成设置。,单元格数据对齐,单元格中的数据在水平方向可以左对齐、居中或右对齐，在垂直方向可以靠上、居中或靠下对齐，此外，数据还可以旋转一个角度。 水平方向对齐方式：可利用“格式”工具栏的三个水平对齐按钮，也可通过“单元格格式”对话框的“对齐”选项卡来实现。 垂直对齐方式：选择要对齐的单元格区域，利用“单元格格式”对话框的“对齐”选项卡的“垂直对齐”列表进行设置，有靠上、居中、靠下和两端对齐。,单元格数据对齐,数据旋转：在单元格中的数据除了水平显示外，也可以旋转一个角度。设置旋转还是在“单元格格式”对话框的“对齐”选项卡中进行设置，只需拖动“方向”
40、栏中的红色标志，或单击微调按钮设置角度，即可按要求将文字按一定的角度对齐。,单元格数据对齐操作示例,行高和列宽,在Excel中，当改变单元格的文本格式，如将字体增大，单元格的行高会自动增加。如果希望调整单元格的行高和列宽，还可进行设置。 鼠标拖动法：鼠标指针移到目标行（列）的行（列）号的边线上，指针呈上下（或左右）双向箭头，然后上下（或左右）拖动，即可改变行高（或列宽）。 菜单命令法：选择目标行（列），单击“格式”菜单“行”（或“列”）命令的“行高”（或“列宽”）项。,调整行高和列宽的操作示例,图案与颜色,选择要加图案和颜色的单元格区域，单击“格式”菜单的“单元格”命令，在弹出的“单元格格式”
41、对话框的“图案”选项卡中进行设置。 单击“图案”栏的下拉按钮，在出现的图案和颜色中选择。在“示例”栏中显示相应的效果。 注意：这是为单元格区域增加背景底纹图案和颜色，与单元格中的数据无关。要改变数据显示颜色，可在选择单元格区域后单击“字体颜色”工具按钮。,网格线与边框,网格线：网格线是用来方便操作的，也示单元格的区分，它只是为了区别各单元格的区域的，不会在打印时输出网格线。 网格线也可以不显示，操作方式：单击“工具”菜单的“选项”命令，在“视图”选项卡中进行设置。,边框,在工作表中的数据区域输出时，希望单元格有边框，是需要进行设置的。 “格式”工具栏的“边框”工具提供了12种单元格边框，可以利
42、用它进行边框设置。 也可利用“格式”菜单的“单元格”命令，在“边框”选项卡中进行边框设置。,边框设置操作示例,格式复制与建立模板,复制格式的操作方法是：选定要复制的源单元格区域，再单击“常用”工具栏中“格式刷” 按钮，此时，鼠标指针变为一个刷子形状，将鼠标指针移到目标区域的左上角，按住鼠标左键拖过要复制的目标区域，则该区域用源区域的格式进行格式化。若目标区域在另一工作表，则选择该工作表，鼠标指针移到目标区域的左上角并单击。,建立模板,若某工作簿文件的格式以后经常使用，为了避免每次重复设置格式，可以把工作簿的格式做成模板并存储，以后每当要建立与之相同格式的工作簿时，直接调用该模板，可以快速建立所
43、需的工作簿文件。 当前工作簿文件建立模板的方法是：单击“文件”菜单的“另存为”命令，打开“另存为”对话框，在“保存类型”栏的下拉列表中选定“模板”。在“文件名”栏输入模板文件名。在“保存位置”栏选定“电子表格模板”文件夹，即可将模板文件保存。,4.5 数据管理,建立数据清单 排序 数据筛选,建立数据清单,数据表由字段结构和记录数据组成。而字段结构就是表格的列标题，记录数据就是表格中各行数据。 可以直接在字段行的下一行开始逐行输入记录数据。也可用“记录单”命令输入记录数据。操作方法是：单击首行记录的任一单元格。单击“数据”菜单的“记录单”命令，打开“记录单”对话框。在各字段框中输入新记录的字段值
44、，用Tab键或用鼠标单击的方法转到下一字段，各字段值输入完毕可按回车键转下一记录。,建立数据清单操作示例,编辑记录,查找记录，即记录定位。 直接移动单元格指针到目标记录：在记录单对话框中，单击“上一条”或“下一条”，或利用滚动条也能定位到目标记录。 条件定位：单击查找的起始记录（查找从该记录开始），单击“数据” 菜单的“记录单”命令，打开“记录单”对话框，单击“条件”按钮，打开“条件”对话框。在条件记录单中，在与条件相关的字段输入条件值。单击“下一条”按钮，就可以定位在满足条件的第一条记录。再单击“下一条”按钮，可以定位在满足条件的第二条记录。,编辑记录,修改记录 插入记录：在插入位置插入空行
45、，再在空行中输入数据。 追加记录：在数据“记录单”中单击“新建”按钮，即可追加新记录。 删除记录：在“记录单”中，定位到要删除的记录处，单击“删除”按钮，即可完成记录的删除。,排序,利用“常用”工具栏的“排序”按钮排序 单击字段名，即为排序关键字，单击“常用”工具栏的排序工具按钮“升序”或“降序”，即可完成数据清单的排序。 利用“排序”对话框进行排序 选中要排序的数据区域，利用“数据”菜单的“排序”命令，打开“排序”对话框，最多可设置三个排序关键字。 可通过“选项”按钮，设置排序方式：拼音方式和笔划方式,排序操作示例,数据的筛选,将不需要的数据隐藏起来，即对数据进行筛选。 自动筛选 利用“数据
46、”菜单的“筛选”级联菜单的“自动筛选”命令，即可在数据清单的标题行的字段名右侧显示一个下三角按钮，通过它可设置自动筛选的方式和条件。 自动筛选的清除： 单击“数据”菜单“筛选”命令的“全部显示”项。 单击“数据”菜单“筛选”命令的“自动筛选”项。,自动筛选操作示例,高级筛选,高级筛选可以对复杂的筛选条件进行设置，一次完成复杂的筛选操作。 构造筛选条件 在数据表前插入若干空行作为条件区域，空行的个数以能容纳条件为限。根据条件在相应字段的上方输入字段名，并在刚输入的字段名下方输入筛选条件。同样，筛选区域也可构建在数据区域的右侧或下方，一定与数据区域中有空行或空列区分。,高级筛选,筛选条件的构建方式
47、： “与”关系的条件必须出现在同一行 “或”关系的条件不能出现在同一行 高级筛选的结果可以在原数据清单上显示，也可放置到其他的位置。,高级筛选操作示例,数据的分类汇总,分类汇总是分析数据表的常用方法，系统提供了分类汇总功能。在进行分类汇总时，必须先将数据清单按分类字段进行排序，然后，再进行分类汇总。 分类汇总可以通过“数据”菜单的“分类汇总”命令来实现。 在分类汇总时，可以对多个字段进行分类汇总，即在汇总字段列表中选择多个字段，也可在已经汇总的基础上进行新的分类汇总，在“分类汇总”对话框中取消“汇总结果显示在数据下方”项的选中，则可看到汇总后的数据表中有多个字段的分类汇总结果。,分类汇总操作示
48、例,数据透视表,数据透视表的突出优点是可以利用它对数据进行透视分析，可以根据不同的分析要求，对数据透视表进行各种操作。例如进行不同级别的概括汇总，添加或删除分析指标，显示或隐藏细节数据，改变数据透视表的版式等。 利用“数据”菜单的“数据透视表”命令，根据操作向导，实现透视表的制作。,数据透视表操作示例,4.6 图表制作,创建图表 增减和修改图表数据 图表修饰,创建图表,选定数据区域 “数据系列”是指要操作的数值集，即图表中需要表现的数据。“类”是指组织数据系列的值。 在数据区域选择时，一定要注意，连续区域用拖动选择的方式，如果是离散的区域，则应在选完第一个区域后，按住Ctrl键，去选取其他的不
49、连续区域。 制作图表 选择好数据区域后，单击“常用”工具栏的“图表”按钮，即可打开“图表向导”，根据向导提示即可完成图表的制作。,创建图表操作示例,图表操作,图表的移动和缩放 嵌入式图表建立后，如果对位置不满意，可以将它移到目标位置；如果图表大小不合适，也可以放大或缩小。在图表上单击，图表边框上出现8个小黑块，鼠标指针移到小黑块上，指针变成双向箭头，拖动鼠标，就能使图表沿着箭头方向进行放大或缩小。鼠标指针移到图表空白处，拖动鼠标能使图表移动位置。,增减和修改图表数据,增加图表数据 增加数据系列 图表制作完成后，发现数据系列丢失，可在图表区域上单击鼠标右键，在快捷菜单中单击“数据源”命令，在打开
50、的“数据源”对话框的“系列”选项卡中添加数据系列。 增加数据分类 单击图表，激活它，其边框出现8个小黑块，同时，生成图表的数据区域也同时被蓝框框住，将鼠标指针移到蓝框右下角，鼠标指针呈“十”字形，向下拖动它，使蓝框中包括了新的一行数据。同时，在图表中将显示新数据的图表。 增加的数据与原图表数据相邻，可以采用拖动蓝框的方法增加图表数据。若要增加与原图表数据不相邻的数据，应采用剪贴板复制方法。,增加图表数据操作示例,删除图表数据,若要同时删除工作表及图表中的数据系列，则只需删除工作表中相应数据，图表中数据系列图会同时消失。若只删除图表中的数据系列图，并保留工作表中相应数据，则可以采用如下方法：单击图表中要删除的数据系列图中任意一个，则该系列所有的图均出现记号，然后按删除键（或单击“编辑”菜单“清除”命令的“系列”项）。,
