1、戏说一下 SAP 的清帐更新时间：2015-01-10 19:42:13 编辑：SAP 中文学习网点击：86 发表评论本文标签： SAP 清帐戏说一下 SAP 的清帐说到清帐,这个我就熟悉了,虽然我一贯非常谦虚,但是我还是愿意透露一下实际上我曾是200X 年第一清帐高手( 我公司内评的 ,当时候选人就我一个 ).我初中的一个同学,最近联系上了,中山大学财务系的高材生,现混了个 master 文凭,在某会计事务所做审计师,非常遗憾,他竟然从没听说过 SAP,因为他做的企业大都是国内中小企业,靠,原准备好好显示一番,最后弄的俺心灵备受挫折.由此可见,SAP 的圈圈非常闭塞.他很羡慕 SAP 的高薪
2、问曰,转 FICO 要多长时间,我回答象你这样的 ,我来带你一下一个月也就足够了,鉴于你可能成为我的第 100001 个竞争对手,你事先得付 50,000 RMB 作酒资,这是参考市场培训价格,公平合理,可以分 50 年付清,打个欠条,我计划一年吃你一次.MD,什么世道?要是财务专业的人都来搞 FICO 将来哪里还有俺老屠混饭的地方 .反思一下,如果有一堆详细的培训书籍,只要能认识中文字的 SAP 谁不会应用呢?然后他说你写点东西,靠,要是等俺这个杀猪的将 SAP 的肠呀肚呀什么的给写出来当街叫卖,估计 SAP 这行也就成 TMD 的狗屎了.SAP 月末清帐处理手工清帐相关 Tcode:(1)
3、.F-03:手工清 G/L account 未清项(2).F-44:手工清 Vendor 未清项(3).F-32:手工清 Customer 未清项(4).F-04:G/L account 的带清帐的过帐(5).F-51:Vendor 的带清帐的过帐(6).F-30:Customer 的带清帐的过帐F-04,F-51,F-30 功能一样只是初始屏幕显示的默认凭证类型不同而已( 真想不通设计这么多重复的 Tcode 干啥 ),这个可以使用 OBU1 设置.这样的情况在 SAP 非常常见,经常是一堆 Tcode 功能完全一样仅仅是初始屏幕上放的内容不同而已.*要找前台路径请使用 Tcode:Sear
4、ch_SAP_Menu自动清帐相关 Tcode:(1)F.13:不带清帐货币的自动清帐(2)F13E:带清帐货币的自动清帐什么样的科目需要使用未清项管理?无论是手工还是自动清帐,需要清帐的会计科目在建立时(FS00)的 Control Data Tab 页必须选上未清项管理,这些科目必须是 BS 科目, 通常需要未清项管理的科目有银行清帐科目 |现金折扣清帐科目|GR/IR 和类 GR/IR,类 GR/IR 科目包括 PO 中的 Condition 应用了 account Key 并在OBYC 里设置的相关科目典型的比如运输费,保险费,报关费和其它相关科目,设置这些科目的目的是为了将相关费计入
5、采购物料存货成本. 更详细请看接下来的实例运输费用清帐.不能使用未清项管理的科目有材料科目| 统驭科目| 所有的损益科目注:Vendor,Customer 的统驭科目被显示隐藏在 Vendor,Customer 的行项目中,统驭科目本身不能打上未清项管理标志.如使用手工清帐,注意会计科目主数据 create/bank/interest 的自动过帐标致不能选上.看一个未清项的图,你可使用 Tcode(FS10N/FK10N/FD10N)查看余额再双击看明细,实际上是调用行项目查看 Tcode(FBL3N/FBL1N/FBL5N),当然可使用后者直接查看.如图 1,展示的是 FBL3N 查看 Ve
6、ndor Open item 的一个结果画面.图 1-1-2:两个重要的行项目状态标志未清项状态标志和 Due Date 状态(FBL3N 时 GR/IR 只有未清项标志,GR/IR 科目本身无所谓的到期概念),Due Date 是表示该应收应付是否已经到期,根据凭证产生时的基限日期(baseline date)和 OME2 定义的付款条件的日期计算而来.图 1-4:你必须在 Layout 选上 Cleared/open items symbol 和 Net due date symbol,此屏幕的头部才会出现图 1-1-2的两个标志,你还可选择 Net due date 和 Arrears
7、after net due date(过期多少天)对行项目分析,更详细的帐龄分析请参考本书的帐龄分析配置部分.对 vendor,customer 的行项目 ,前面已经说过,其统驭科目科目不能选清帐标志 ,实际上行项目清帐隐含是必须的,在实际收付款时会根据一定规则清帐,请参考接下来的部分和剩余收付款.通常企业用户也直接使用 F-32/F-44 清帐,假设选择的 Debit/Credit 金额相同,则会产生一只有凭证头的清帐凭证(数据库中只有 BKPF 数据而 BSEG 没有行项目).图 2 显示的一个 F-44 清 Vendor 未清项的一个实例,选择 Document Number 51000
8、00052 和5100000051 的未清项对清,金额是 8.33HKD,因为清帐的 Dr/Cr 金额完全相同,于是产生了只有凭证头的清帐凭证 0100000228.注意的是剩余付款产生的新未清项的 Baseline date,这与帐龄分析和催款流程密切相关 ,一般是默认从原来的行项中 Copy 过来 .,如有必要可以在部分付款时按实际需求更改 baseline date.部分和剩余收付款无论是部分还是剩余收付款( 收款 :F-28,付款 :F-53),以付款为例 ,当本次付款金额恰好等于选择的行项目金额和,当然行项目自动变成已清项.假设某 Vendor 的一笔 10000 RMB 的未清项(
9、 凭证号假设是 5100000063,类型一般是RE/KR,RE 由 LIV MIRO 而来 ,KR 通常是手工记帐 ),本次付 9000.如果采用部分付款时通常会产生一 KZ 的付款凭证,原来的 5100000063 依旧是未清项.本次付款产生的付款凭证如下:Dr:应付( 某 vendor) 9000 HKD? Cr:银行存款 9000 HKD其中产生的应付借项也是未清项 (注意该付款凭证的贷方行项目是银行存款没有所谓的未清项 ),金额是 9000HKD如果采用剩余付款,则 5100000063 会变成已清项,同时产生一新的未清项凭证如下:Dr:应付( 某 vendor) 10000 HKD
10、 (5100000063 成已清项清帐凭证为该次付款凭证 )? Cr:应付(某 vendor) 1000 HKD(未清)? 银行存款 9000 HKD最后剩下的是贷方 1000HKD 成为新的未清项,原来的凭证 5100000063 则成已清项,新的未清项的 baseline date 自动为 5100000063 的 baseline date,除非你手工更改它,这也很合理.图 3 是一个实际付款的例子,凭证 5100000045 是 MIRO 进行 LIV 产生的凭证(类型 RE). company code 5100 的本位币是 HKD,PO currency 是 USD,MIRO 时的
11、 Exch. Rate 是1HKD=0.12000USD,确定应付 80USD,折合 666.67 HKD,假设 F-53 使用剩余付款方法付出500HKD.图 3-3显示的凭证 5100000045 的两个行项目(AP 和 GR/IR 科目 都使用未清项管理 )对应的清帐凭证(1500000026 是 F-53 剩余付款 500HKD 产生的,如图 4, 凭证 100000121 则是 F.13 自动清帐产生的,如图 5).图 4,显示的是 F-53 剩余付款产生的凭证 1500000026,在图 3 中的 local currency amount HKD 金额是 666.67HKD,Do
12、cument currency amount 是 80USD.在付款时汇率发生变化,1HKD=0.12900USD,SAP 的凭证产生逻辑是付出 500HKD,根据此时汇率(0.12900) 转成 64.50USD,还剩下 15.50USD,转 HKD 为 15.50/0.12900= 120.16HKD.可以看到此时 80USD=620.16HKD.因为图 3 确定应付 80USD,付款应以付清 80USD 为准.然而,SAP 的清帐原则是:确保 Document currency amount,local currency amount 和 group currency amount(本书
13、是 USD,假设你设置了 parallel currency 并使用 Group currency USD 做第 2 本币的话 )三种货币同时平衡.这样就会产生一汇兑损益行,document currency 和 group currency amount 都是 0,而 local currency amount 为 46.51(根据 SAP 的清帐逻辑 ,这种由于汇率变化某一货币金额为 0 而其中另外某币别的金额不为 0 情况在 MIRO 时汇率变化时也经常发生 ,所以在 SAP 中 ,不要以为Document currency 为 0,local currency amount 就一定为
14、0).汇兑损益科目在 OB09 或 OBA1(KDF)中定义,通常各种 AP/AR Recon.科目和 GR/IR 都要定义对应的汇兑损益科目.图 5 显示的是使用 F.13(SE38:SAPF124)自动清 GR/IR 的结果,实际上一般会将 MIGO 收货产生的贷方 GR/IR 和 MIRO GR/IR 借方金额根据一定规则 (详细请参考接下来的自动清帐处理)自动抵消.一个跨国集团可能经常使用 group currency 作为 parallel currency,关于此请看本书的专门讨论并行货币的相关篇幅.Group currency 是在 SCC4 中定义的 ,对整个 client 生
15、效,就是说,假设你在某 client 使用了多个 controlling area,group currency 只能有一个,如图 6,client 066 的 group currency 是 EUR,client 200 是 USD,在此你可以改变 client 级的 group currencyGroup currency 通常被用来定义为 2nd local currency 请看 SE16:V_T001A.Vendor 和 Custom 的对清有时候,企业可能向某家 Vendor 采购原材料同时又销售商品给这家 Vendor,或反之,此时产生的应收应付就可相互清帐,但是进项和销项增值
16、税是必须缴纳的.小庖:象这种交易能不能做以物易物处理 ?有什么好方法在 SAP 中简化流程?老屠:美国以武器换石油(要是别人出售武器老美一般要出来职责一番,类似中国的只许州官放火), 中国以日常用品换飞机这种贸易并不少见,特别是有些中小企业缺少周转资金,通过这种换货贸易将原材料,产品向其它企业换取继续生产物资甚至新技术倒是一个可行的资金解决方案. 这样描述,以物易物是购销双方不以货币而以同等价格的货物互相结算以实现货物销售的一种方式。以物易物双方都必须做购销处理，以各自发出的货物核算销售额计提销项税额，以各自收到的货物核算购货成本计提进项税额。? 既然如此,在 SAP 中就直接开 PO 和 S
17、O 处理.小庖:那昨天邻家小强以他的小坦克和隔壁小灵子换了个小熊猫玩具算不算以物换物?要不要交税?老屠:你怎么不为社会做点正经事就光知道抬杠 ?Vendor 的 AP 和 Customer 的 AR 能被对清,需要在 Vendor 和 customer 主数据设置一下,如图 7-2,在 vendor 的 control 页的 Account control 的 Customer 填上 Customer name 80005803.如图 8-2,在 payment transaction accountings 页选上 Clng with Cust.标志如图 9 和图 10,在 Customer
18、 80005803 设置 Vendor 和 Clearning with Vendor 标志.这样在处理 Vendor/customer 未清项时就能看到 Customer/Vendor 的未清项.运输费用清帐处理Fowarder 的运输费用可不可以直接作为期间费用呢?当然没问题.根据 第条 ,对不起,一想玩点高级的就出错还是引用我的 ,里面说存货的入库成本可以包括相应的运输费保险费报关费挑拣费合理损耗等. 一个会计人员是这样和我解释的,一个 PO 可能多个采购物料运输费怎么分摊( 可根据数量或重量 )到材料成本还有分摊后记帐问题,这样工作量将非常大,通常运输费占物料成本的比例应该比较小,因为
19、如果运输费用太高公司估计自己就组建运输队了,( 要不让员工拉大板车将采购材料拉回也行 ,反正钱不能让forwarder 给赚了去 ),所以根据重要性原则,采购物料入库就只计算采购价将相关采购费用直接记入期限费用.*抬高采购库存成本的一个最有实际意义就是报价应用 .外企似乎喜欢将运输费报关务费用计入采购物料的库存,下面举一个实例说明 SAP 中典型的运输费用的处理方法.如图 11,看看采购的 Condition procedure ZM3000(这个 Procedure 用于 Stock transfer Order,将产品从国内工厂转到国外的集团分公司工厂 ,关于 STO 的业务处理详细流程请
20、参考本书的STO处理流程 篇 ),Y090/Y100/Y110/Z090 是相关运输费用 condition,因为集团公司可能有多个Fowarder,通常的做法是尽量使一个 conditio 只对应一两个 Fowarder,Account Key 是FR1(OBYC-FR1),表示此 condition 会产生会计凭证行项目 (详细请参考本书的 PO condition 相关配置 ).同样设置相关报关费用(图中未显示 )condition with account key FR2.这些 condition 对应一 access sequence,condition amount 事先使用 ME
21、K1 维护一标准价格.在 OBYC-FR1 定义 Freight clearing 科目 14050050,Custom clearing 科目 14050060.图 12-1 condition P101 的单价默认是 supplying plant 的物料单价 ,图 12-2 Y090 是运输费用 condition,注意到有多个运输费 condition,因为从国内到国外可能需要多个 fowarder,比如货从工厂到香港,从香港上货轮,从货轮到国外工厂是不同的运输商.图 12-3 连装卸费也算上了图 12-4 是包括运输费,关务费 (比如企业可能将报关业务外包给某关务代理 )和装卸费在内
22、的所有 delivery cost 是 413.90HKD,这部分成本将计入 receiving plant 的存货成本.?图 13-1,显示和普通 LIV 不同的是,Delivery cost 发票校验需要选择 2 planned delivery costs,此时显示出 fowarder 的 vendor no,因为 STO 700001 的 Delivery cost 由一个 fowarder 和一个装卸公司承担,其中一个是装卸公司 30213 ,假设图 12-3对应的 Y121 表示装卸公司 30213 的装卸费用 87.75HKD,这是使用 MEK1 维护的,标准价格是 0.45US
23、D/PC,当时合计 87.75HKD,在 MIRO 时假设实际应付给 vendor 30213 80HKD, 此时本次节省的-7.75HKD 做为 unplanned delivery cost .如图 14-1,维护-7.75 作为unplanned delivery cost(此科目在 OBYC-UPF 维护,科目假设是 62000270).过帐后产生图 15 的凭证.图 15-1特意在行项目 layout 抽出 transaction,这个正是 OBYC 里的 transaction,SAP 应用这个自动确定科目,要不 OBYC 怎么叫 MM 自动科目分配?图 15-3特意将 PO,PO
24、item 和 assignment 选出,assignment 记录的正是 POPO item 内容，自动清帐时就使用这个 assignment 做关键字段关于自动清帐请看接下来的自动清帐处理自动清帐处理前面已经说过, 不管是手动清账还是自动清账，科目需设定未清项管理. 自动清账除了可以进行总账科目( 典型的比如 GR/IR 科目 )的清账外，还可以进行应收、应付的清账处理.通常带特殊总帐标识( 常见的有 A 预收预付帐款 ,W 应收付票据 )的一些凭证不能自动清帐(当然可以手工清帐).自动清账除了可以进行总账科目的清账外，还可以进行应收、应付的清账处理及其相关的特别总账的清理。通常,在执行自
25、动清帐 F.13,程序一般根据相同的借贷金额和相同的分配字段( 这个视你的清帐配置 )进行清帐处理.下面以为 GR/IR 详细介绍如何设置自动清帐，其它类 GR/IR 科目( PO condition 用的所有非 GR/IR 科目 )一样一个家伙问究竟需不需要清帐？不清帐有什么后果？我家 GR/IR 没有使用未清项管理也不用清帐?如没有清帐该打谁的 PP.你看这什么人说话? 整一个流氓口气.我回答说:即使 GR/IR不清帐似乎也无可厚非,因为并不影响总的余额,只是当你使用 FLB3N 看 open item 时一堆东西,你分不清南北.审计来审你的 GR/IR 估计要找对应关系估计也挺费力的.另
26、,打人 PP 是要犯错误的,要是脱裤子打人家的 PP 就属于严重犯罪行为,弄不好你自己得先洗好 PP 准备坐牢.自动清帐使用步骤（）设置自动请帐依据(Criterion)Tcode: SPRO (SE16:V_TF123)如图 16-1,设置 account type(D,K,S),D,K(AP/AR)通常就不用自动清帐了,在实际业务中你想好好使用自动清帐功能恐怕也不那么好使,最后还是手工清帐(AP/AR)方便,请看接下来来的清帐存在的问题. SAP 默认设置使用 ZUONR(Assignment)字段做清帐条件,意思是说如果一堆open items 在一起 ,如果 assignment 字段
27、相同,并满足 Total debit amout = Total credit amount,就讲它们对清了.注意是 Total,我们知道,通常设置 open item 管理的科目是 GR/IR 和类 GR/IR 科目,说说 GR/IR,PO 某 Item 的采购物料 quantity 100PC.,MIGO3 次,30/30/40,GR/IR 记录在贷方 3 次,供应商送两次发票,MIRO 50/50,GR/IR 记录在借方 2 次,假设 assignment 字段记录 PO+PO item,如果在收货后 PO 价格不发生变化,正常情况下,F.13 时 3 个贷方和 2 个借方的 GR/IR
28、 未清项因为金额平衡就自动对清了.如图 16-2,如果你假如第 2 个 Criterion 2,就表示 F.13 不但要 assignment 字段相同同时还要第 2 个字段内容也相同,相当多与( 判断条件的与或非应该不用多讲 )了一个条件,一般使用PO+PO item 清比较合适 .如果是这样 GR/IR 科目的自动清帐倒不如 Criterion 1 用EBELN,Criterion 使用 EBELP,因为使用 assignment 字段可能会有潜在的问题,就是 assignment 有时会偷懒并不记录 PO+PO item 内容( 我一直跟踪过这个问题但是还是没有找到答案 ).话又说回来,
29、如果 G/L 确实只有 GR/IR 和类 GR/IR 科目才进行未清项管理使用EBELN+EBELP 倒是更好的选择,如果还有其它的 GL account 也需要清帐,就请使用 ZUONR(因为在一般的总帐科目在手工记帐时通常是没有 PO 和 PO item 的 )(2)设置 sort KeyTcode:SPRO(SE16:V_TZUN)那么 ZUONR 是如何和 PO+PO item 关联的呢？使用 sort key .图 17-1表示 sort key 014 使用的字段将是 EBELN+EBELP. Allocationfield 对应的实际就是 BSEG-ZUONR(assignmen
30、t 字段) 在 FS00 定义( 类 )GR/IR 科目，control data tab 页的 sort key 选择 014(另一个常用的 sort key 是 001-posting date),这样在,MIGO,MIRO 等时产生的会计凭证，绝大多数情况下 BSEG-ZUONR 将记录+PO item 字段非常遗憾的是,并不是 100%如此,有时 ZUONR 字段只记录到 PO 信息而已 ,这样在自动清帐时就出现问题了.至此,相信大家对自动清帐已经了解的差不多了,是的,接下来你只要 run F.13 就行.清帐存在的问题1.AP/AR 自动清帐的困惑以 AP 为例,同 GR/IR 不同
31、的是,通常 GR/IR 一定可以对应到 PO+Item,MIRO 做 LIV 时每笔GR/IR 是对应 MIGO 的( 多数企业会使用 GR-based invoice verification,为此在 vendor 主数据维护好此标志 ,),但是 AP 通常是个总数,特别是 by vendor 进行发票校验,你不可能在 AP 的行项目确切地记录 PO 和 PO item,因此,根据 ZUONR 自动清帐显然就行不通,尽管在设置自动清帐criterion(MD,这个单词读起来怎么怎么不顺口呢 )你可专门为 account type K/D 设置一个自动清帐 criterion(SE16:V_TF123),但是似乎找不到合适字段组合做自动清帐条件.MD,自动不好玩就手工,FB15/FB17 Manual 清 AR 还挺惯用的.小庖跑过来说,刚才我做了笔测试,使用 posting date 做 Vendor open item 的自动清帐条件,没事,F.13 OK 了, 这是什么人呀,实际业务多复杂,用某个鸟人的话 ,那时博大精深呀.2.已经发生业务交易,再想使用未清项如何处理3.集团公司间的相互清帐Tcode:OBYASAP 清帐的设计逻辑不玩了
